基于資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)互相融合的高校固定資產(chǎn)管理合作機制設(shè)計

洪雪芬 謝和女 （廣東金融學(xué)院財務(wù)處 廣東廣州 510521）

一、研究的目的與意義

我國大多數(shù)高校的固定資產(chǎn)管理都是由資產(chǎn)處或后勤處來履行職能。由于高校固定資產(chǎn)種類繁多，職能部門一般都有各自的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，與財務(wù)通過對賬的方式來進行固定資產(chǎn)的信息核對，并通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供固定資產(chǎn)的折舊信息。但資產(chǎn)與財務(wù)分屬不同的管理部門，無法將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)等諸多管理系統(tǒng)置于一個管理信息系統(tǒng)，高校財務(wù)系統(tǒng)的安全性難以得到保障，如果黑客通過管理信息系統(tǒng)進入網(wǎng)銀和國庫支付系統(tǒng)，其后果將不堪設(shè)想。2017年10月24日《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》（財會[2017]25號）發(fā)布，高校固定資產(chǎn)核算內(nèi)容的要求更加細致，除“固定資產(chǎn)”外，增加了“公共基礎(chǔ)設(shè)施”“政府儲備物資”“文物文化資產(chǎn)”和“保障性住房”四個科目。高等院校的固定資產(chǎn)管理從某種意義上來說應(yīng)該是廣義的固定資產(chǎn)管理，管理的復(fù)雜性進一步上升，再沿用傳統(tǒng)的管理方法進行固定資產(chǎn)的管理，難以實現(xiàn)固定資產(chǎn)的精細化管理。

就目前的情形而言，如何低成本、高效率地解決高校固定資產(chǎn)管理中存在的問題，保障高校固定資產(chǎn)的安全完整和高效利用，是加強高校財務(wù)管理必須要解決的問題，本文嘗試通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)相互融合的合作機制，來探索高校固定資產(chǎn)管理的有效途徑。

二、文獻綜述

固定資產(chǎn)管理是重要的跨部門管理工作，很多學(xué)者和從事資產(chǎn)管理的工作人員，站在不同角度對固定資產(chǎn)管理展開了相關(guān)研究。陳彬（2021）認為固定資產(chǎn)作為教學(xué)科研的物質(zhì)基礎(chǔ),是高校各項事業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要保障，固定資產(chǎn)管理要結(jié)合新政府會計制度要求管理。王玉偉等（2021）認為高校固定資產(chǎn)價值管理與實物管理在制度與機制比較落后，提出應(yīng)用分級管理來實現(xiàn)協(xié)調(diào)等對策。唐華（2021）研究認為民航高校在固定資產(chǎn)管理運行體制機制中存在固定資產(chǎn)管理制度沒有充分體現(xiàn)我國事業(yè)單位分類改革的目標(biāo)要求等問題，提出了著力抓好民航高校固定資產(chǎn)管理制度的修訂完善等對策。任方輝（2021）從不同角度對高校固定資產(chǎn)管理存在的問題進行了分析，從觀念、機制、模式、手段以及監(jiān)管這五個方面對高校固定資產(chǎn)管理新模式實施提出了一些建議。王化柱（2021）引入預(yù)算績效理念，構(gòu)建了一個“資產(chǎn)管理有隊伍、資產(chǎn)配置有預(yù)算、資產(chǎn)使用有效率、資產(chǎn)處置有程序、過程管理有控制”的固定資產(chǎn)管理模式，并提出了基于預(yù)算績效視角下的固定資產(chǎn)管理流程。左琳（2021）認為健全的項目庫建設(shè)與管理機制對于項目后期的投資決策十分重要，提出了重點項目庫和成熟項目庫的管理辦法。楊雨锜等（2021）提出了完善公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理制度、強化固定資產(chǎn)會計核算、加強固定資產(chǎn)日常管理及實現(xiàn)信息化管理目標(biāo)等措施。徐煥玲（2021）分析了高校固定資產(chǎn)信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀，認為存在信息化落后、管理部門職能不清和缺乏監(jiān)督制度等問題，提出了優(yōu)化信息管理平臺、打通部門壁壘和優(yōu)化績效考核等對策。

通過現(xiàn)有的研究成果發(fā)現(xiàn)，很少有文獻就資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)互相融合的合作機制進行研究，這為本文提供了研究空間。

三、現(xiàn)行高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)運行中高校固定資產(chǎn)管理存在的問題

現(xiàn)有高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的信息化管理，形成了固定資產(chǎn)清單，實現(xiàn)了對固定資產(chǎn)新增、使用和報廢的全過程管理。但是，由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)是單系統(tǒng)運行，缺乏資產(chǎn)管理和財務(wù)管理相互融合的合作機制，在具體管理實踐中存在五方面問題。

（一）固定資產(chǎn)入賬不及時

由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)沒有定期核對，導(dǎo)致固定資產(chǎn)入賬不及時。比如某高校由于經(jīng)辦部門一直未交驗收資料，不能辦理固定資產(chǎn)入賬，導(dǎo)致單位某年購買的采油發(fā)電機組在十年之后的專項資產(chǎn)清查中才被發(fā)現(xiàn)，在財務(wù)人員的多次催促下，經(jīng)辦部門才辦理相應(yīng)驗收手續(xù)，完成固定資產(chǎn)入賬。

（二）固定資產(chǎn)增加或減少的折舊計提不夠準(zhǔn)確

由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)沒有定期交換制度信息，致政府會計制度變更以后，仍按照原有制度增加或減少折舊計提，導(dǎo)致固定資產(chǎn)增加或減少的折舊計提不夠準(zhǔn)確。比如某高校201X年度固定資產(chǎn)，按政府會計制度要求，新增加的固定資產(chǎn)應(yīng)在當(dāng)月開始計提折舊。經(jīng)核實 ，本年度新增固定資產(chǎn)仍沿用舊制度，從下月才開始計提折舊；減少的固定資產(chǎn)應(yīng)在當(dāng)月停止計提折舊，經(jīng)核實，本年度減少固定資產(chǎn)仍沿用舊制度，從下月才停止計提折舊。201X年度新增或減少的固定資產(chǎn)，折舊計提或不提的時間不符合新政府會計制度要求。究其原因，某高校會計核算所采用的固定資產(chǎn)折舊額是根據(jù)資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行計提的，由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)未按照新政府會計制度及時更新，無法按照新政府會計度的要求計提折舊。

（三）固定資產(chǎn)核算范圍不清晰

高校飲食服務(wù)部門財務(wù)和高校其他部門財務(wù)在平時是分開核算的，在年終時高校要將所有部門的財務(wù)活動匯總，編制合并報表。高校飲食服務(wù)部也要購置廚具等各種固定資產(chǎn)，由于飲食服務(wù)部門購買固定資產(chǎn)也要通過資產(chǎn)管理部門進行采購和管理，兩部門缺乏信息溝通，可能導(dǎo)致飲食服務(wù)部門財務(wù)和高校其他財務(wù)都進行了固定資產(chǎn)的核算，固定資產(chǎn)核算范圍不清晰問題突出。

（四）受托代理固定資產(chǎn)會計處理不符合要求

高校財務(wù)處要承擔(dān)學(xué)校黨委、工會和團委代理資產(chǎn)核算業(yè)務(wù)，工會購買固定資產(chǎn)也要通過資產(chǎn)管理部門進行采購和管理。財務(wù)和資產(chǎn)管理部門缺乏信息溝通，可能導(dǎo)致財務(wù)在受托代理固定資產(chǎn)的會計處理上不符合要求。比如某校工會的會計核算工作委托學(xué)校財務(wù)處代管，工會201X年用工會經(jīng)費購買的掃描儀、電腦、保險柜等固定資產(chǎn)，對該筆業(yè)務(wù)會計處理，與現(xiàn)行政府會計制度的相關(guān)規(guī)定不一致，虛增了學(xué)校“固定資產(chǎn)”及“累計盈余”，虛減了“受托代理負債”。

（五）對以前年度購買的受托代理資產(chǎn)未做調(diào)整

由于財務(wù)和資產(chǎn)管理部門缺乏信息溝通，在高校新舊制度銜接工程中，導(dǎo)致受托代理固定資產(chǎn)沒有進行相應(yīng)賬務(wù)處理。比如根據(jù)高校新舊會計制度銜接規(guī)定，高校有使用受托代理資金購買固定資產(chǎn)的，應(yīng)當(dāng)將原賬的“固定資產(chǎn)”科目余額中使用受托代理資金購買固定資產(chǎn)的金額轉(zhuǎn)入新賬的 “受托代理資產(chǎn)——固定資產(chǎn)”科目借方，已計提折舊的，應(yīng)當(dāng)將原賬的“累計折舊”科目中對使用受托代理資金購買固定資產(chǎn)計提折舊部分的金額轉(zhuǎn)入新賬的“累計盈余”科目。但很多學(xué)校對受托代理資產(chǎn)沒有進行過相應(yīng)的處理。

四、高校資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相互融合的管理機制

高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)相互融合，必須采取一定合作方式，真正實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的融合。兩個系統(tǒng)的融合不是簡單的互聯(lián)互通，而是要在信息共享、信息稽核、權(quán)限設(shè)置和線下協(xié)商等方面形成系統(tǒng)的管理機制。

（一）建立固定資產(chǎn)信息共享機制

賦予財務(wù)部門固定資產(chǎn)核算人員進行資產(chǎn)管理系統(tǒng)的查詢權(quán)限，財務(wù)部門管理固定資產(chǎn)核算的工作人員有權(quán)限進入到學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)，賦予其查詢的權(quán)限，但是不賦予其操作的權(quán)限，因為財務(wù)人員的行為不能影響資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運行。這樣做的好處是，既可以從資產(chǎn)管理系統(tǒng)獲取新增固定資產(chǎn)的信息，明確固定資產(chǎn)所處的狀態(tài)，監(jiān)督固定資產(chǎn)的處置流程，又可以和財務(wù)系統(tǒng)固定資產(chǎn)信息進行比對。

（二）建立固定資產(chǎn)信息稽核機制

分管固定資產(chǎn)核算的財務(wù)人員進入資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理在真實性、完整性和及時性等方面存在問題時，可以對固定資產(chǎn)管理發(fā)出稽核指令，要求固定資產(chǎn)管理人員就上述問題做出解釋，允許固定資產(chǎn)管理人員就其管理的合理性做出說明。如果固定資產(chǎn)管理人員能夠就其管理問題做出合理性解釋，則取消稽核指令；如果不能就其管理問題做出合理性解釋，則要求改正管理錯誤。

（三）建立固定資產(chǎn)信息處置權(quán)限機制

分管固定資產(chǎn)核算的財務(wù)人員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)的權(quán)限必須明確，僅具有查詢的權(quán)限。對于固定資產(chǎn)的新增、處置和報廢只有查詢的權(quán)限，要保證資產(chǎn)管理人員運行權(quán)限不受干擾；同時也要保證分管固定資產(chǎn)核算財務(wù)人員的稽核權(quán)限。高?？梢愿鶕?jù)固定資產(chǎn)的不同特點，依據(jù)以上要求，設(shè)立分區(qū)域、分層次的固定資產(chǎn)信息處置權(quán)限。

（四）建立線下協(xié)商機制

建立跨部門定期交流協(xié)商制度，高校資產(chǎn)管理部門和財務(wù)管理部門應(yīng)建立定期交流協(xié)商制度，落實制度對接、規(guī)范核算、信息提醒和固定資產(chǎn)處置的具體工作。就固定資產(chǎn)管理問題充分協(xié)商，探討固定資產(chǎn)管理政策法規(guī)實施中的細節(jié)問題，適應(yīng)現(xiàn)行高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運行現(xiàn)狀，保證兩個系統(tǒng)的相互合作。

（五）共同參加固定資產(chǎn)管理培訓(xùn)

高校財務(wù)管理部門由于繼續(xù)教育的職業(yè)要求，一般每年都會進行職業(yè)培訓(xùn)，當(dāng)培訓(xùn)內(nèi)容涉及固定資產(chǎn)管理時，可以要求資產(chǎn)管理部門的人員一起參加相關(guān)培訓(xùn)；當(dāng)資產(chǎn)管理部門的培訓(xùn)內(nèi)容涉及核算時，財務(wù)管理部門的人員，也應(yīng)當(dāng)要求財務(wù)部門資產(chǎn)管理人員參與，通過各種培訓(xùn)讓兩個部門人員都掌握新制度、新要求，思考適應(yīng)新制度、新要求的方式方法，以適應(yīng)高校固定資產(chǎn)管理的需要。

五、對高校資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相互融合合作機制的要求

建立資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相互融合的高校固定資產(chǎn)管理合作機制，不僅要解決兩個系統(tǒng)之間信息交互、相互監(jiān)督、相互糾錯和制度銜接等功能，而且還應(yīng)該在提高固定資產(chǎn)使用效益方面發(fā)揮更大的作用。具體來說，應(yīng)該滿足以下要求：

（一）能實現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理制度的對接

高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的信息，按照要求是要向財政系統(tǒng)上報的。高校財務(wù)系統(tǒng)信息（含固定資產(chǎn)信息）按照要求也要向教育財務(wù)系統(tǒng)上報。財政固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)依據(jù)的管理要求有明顯區(qū)別，其具體的管理制度也不相同。在相互融合管理系統(tǒng)之間，必須實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理制度的對接，也就是要實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)制度和財務(wù)資產(chǎn)核算管理的對接，形成信息交換的機制，以保障管理制度的對接，打破不同管理系統(tǒng)只遵循各自管理制度的情況，以保證兩個系統(tǒng)都能滿足相應(yīng)制度的規(guī)范，又都能為對方提供相應(yīng)的信息。

（二）規(guī)范固定資產(chǎn)核算，保證固定資產(chǎn)價值的準(zhǔn)確性

高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)相互融合的合作機制，改變了資產(chǎn)管理平臺的運作方式。比如高校固定資產(chǎn)的更新改造核算，是高校固定資產(chǎn)核算容易出現(xiàn)的問題之一。對固定資產(chǎn)更新改造的支出費用是增加固定資產(chǎn)的原值還是作為事業(yè)支出，由于缺乏溝通渠道，導(dǎo)致會計核算準(zhǔn)確性出現(xiàn)了問題。在相互融合的合作機制下，資產(chǎn)管理部門和財務(wù)管理部門應(yīng)通過相互協(xié)商，可以依照固定資產(chǎn)核算管理辦法對以下問題明確：對維持固定資產(chǎn)功能的更新改造支出，財務(wù)部門按照事業(yè)支出處理，資產(chǎn)管理部門不對固定資產(chǎn)價值進行調(diào)整；對于增加固定資產(chǎn)功能的更新改造支出，財務(wù)部門按照增加固定資產(chǎn)價值處理，資產(chǎn)管理部門需要對固定資產(chǎn)價值進行調(diào)整。通過相互融合的合作機制就可以實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算的規(guī)范。

（三）建立起固定資產(chǎn)信息相互提醒的渠道

高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間可以建立固定資產(chǎn)相互提醒渠道，形成規(guī)范的流程。高校購置固定資產(chǎn)，首先要申請項目，項目批準(zhǔn)后會形成相應(yīng)的預(yù)算，依據(jù)預(yù)算再通過采購或建造，需要安裝固定資產(chǎn)還要進行工程安裝，然后通過驗收，才能形成相應(yīng)的固定資產(chǎn)，在這個過程中介入的部門有采購（或建造）和資產(chǎn)使用部門，財務(wù)部門和資產(chǎn)部門是兩頭監(jiān)督，中間由職能部門負責(zé)，只有建立相互融合資產(chǎn)管理合作機制，才能有效溝通固定資產(chǎn)信息，有效降低固定資產(chǎn)入賬不及時、核算范圍不清晰和特殊固定資產(chǎn)處理不規(guī)范等問題的發(fā)生。

（四）有效提高固定資產(chǎn)處置效益

高校固定資產(chǎn)按使用情況分類，可以分為使用中的固定資產(chǎn)、未使用固定資產(chǎn)和不需用固定資產(chǎn)。隨著資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)相互合作機制的建立，未使用和不需用固定資產(chǎn)信息由于可以通過系統(tǒng)的比對迅速識別，從而加速未使用固定資產(chǎn)投入使用的流程，提高固定資產(chǎn)的使用效率。對不需用固定資產(chǎn)兩個部門可以通過協(xié)商，確定不需用固定資產(chǎn)的處置方式、交易報價、交易稅費和收益處置等，避免因某一個部門不了解固定資產(chǎn)處置的具體規(guī)定，而給高校固定資產(chǎn)處置帶來不確定的損失。比如某高校處置商鋪一套，由于資產(chǎn)管理部門對房產(chǎn)交易涉及的稅收不了解，沒有對處置固定資產(chǎn)報價的涉稅條款進行專業(yè)論證，結(jié)果多繳納稅款80余萬元，影響了學(xué)校固定資產(chǎn)的處置收益。在上述案例中，只要實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)相互融合的合作機制，通過部門間的協(xié)商，將固定資產(chǎn)報價鎖定為稅后金額，就會有效提高固定資產(chǎn)的處置效益。

六、研究展望

高校固定資產(chǎn)管理與企業(yè)固定資產(chǎn)管理有很大不同。企業(yè)固定資產(chǎn)管理強調(diào)的是減少固定資產(chǎn)占用或提高資產(chǎn)的使用效益，其考核的指標(biāo)主要是固定資產(chǎn)收益率、固定資產(chǎn)產(chǎn)值率等效益指標(biāo)；高校的固定資產(chǎn)是為了完成教書育人或科學(xué)研究等社會職能而購置或建造的，所以用評價企業(yè)固定資產(chǎn)管理的指標(biāo)來評價高校固定資產(chǎn)管理肯定是不適合的。但是固定資產(chǎn)管理的基本原理又是相通的，即固定資產(chǎn)要賬實相符、要安全完整等。在目前高校固定資產(chǎn)管理體系下，應(yīng)遵循現(xiàn)有的管理體制，以規(guī)范固定資產(chǎn)管理為重點，而不是將固定資產(chǎn)管理職能轉(zhuǎn)嫁給財務(wù)管理部門。隨著區(qū)塊鏈等新興管理工具的推廣應(yīng)用，將“區(qū)塊鏈+績效管理”的模式用于固定資產(chǎn)的績效管理，可以為固定資產(chǎn)管理提供更好的管理平臺。