新形勢下如何做好辦公室檔案的收集與整理

呂梁市市政設施維護中心 侯霞霞

檔案管理服務于各部門的各項工作，提供信息資源，做好檔案收集整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。辦公室在單位中起到了承上啟下的作用，為了更好地發(fā)揮工作的銜接作用，就必須承擔起收集整理單位檔案信息的責任，為單位決策提供必要的數(shù)據(jù)和信息，同時也能起到以史為鑒的作用，有效降低決策失誤率。檔案收集整理工作要與時俱進，與辦公室職能發(fā)揮緊密結(jié)合，需要辦公室根據(jù)實際情況把握檔案收集整理工作的內(nèi)容和特點，遵循收集整理原則，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案收集與整理體系，推動單位長遠發(fā)展。

一、檔案收集與整理的特點

在各個單位中，辦公室是一個綜合性的部門，檔案工作也有其特殊性。尤其是在檔案收集與整理方面，形成了以下鮮明的特點：一是綜合性。辦公室作為單位內(nèi)部溝通聯(lián)系各部門的紐帶，因此要收集和整理檔案信息，既要綜合、全面，又與各部門的工作密切相關(guān)，為各部門的檔案查詢和利用提供必要支持。由于檔案收集整理工作的綜合性，使檔案工作更加困難，同時也面臨著新形勢下檔案工作的新要求；二是創(chuàng)新性。檔案是靜止不動的，但是人的主觀能動性很強，要想在檔案整理工作中取得好的效果，充分發(fā)揮檔案資源的作用，就必須加大收集整理工作力度，注意根據(jù)時代要求以及單位運轉(zhuǎn)需要創(chuàng)新工作方法；三是邏輯性。辦公室檔案的收集和整理必須遵循內(nèi)在規(guī)律，這是單位發(fā)展的內(nèi)在邏輯要求。辦公室檔案收集整理的內(nèi)容涉及各種檔案資料的收集、整理、審查、保存等各個模塊，而這些內(nèi)容又是一個系統(tǒng)而又相互聯(lián)系的工作流程，只有確保這些工作流程規(guī)范有序進行，才能保證收集整理工作的有序進行，缺少任何一項，都會影響收集整理的效果，甚至會造成信息資源的損失，影響辦公室的正常運轉(zhuǎn)[1]。

二、檔案收集與整理工作應遵循的原則

檔案需要服務單位各部門，辦公室負責檔案的收集整理工作，要充分發(fā)揮檔案資料的服務價值，必須加強檔案資料收集管理的科學性、創(chuàng)新性，使檔案資料的使用價值得到有效發(fā)揮。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，需要遵循一定的工作原則：第一，遵循嚴謹性原則。在新階段，辦公室所承擔的工作任務日趨復雜化，不僅要保證各項檔案信息同步、信息提取和記錄，還要協(xié)調(diào)和確保各項管理任務達到要求。面對日益復雜的檔案收集和整理工作，辦公室必須貫徹嚴謹?shù)脑瓌t，使檔案工作人員始終保持嚴謹、負責的態(tài)度，并將這種態(tài)度帶入不同的管理階段，維護檔案的安全和保密性；第二，遵循溝通性原則。辦公室要做好檔案的收集整理工作，除了接收保存部門的資料之外，還要主動與各部門溝通交流，在這個過程當中主動獲取相關(guān)的檔案資料，然后加強分類管理，為以后的檔案利用創(chuàng)造良好的條件，所以整個過程必須遵循正確的溝通原則，保證溝通的順暢，促進信息的完整獲?。坏谌?，遵循準確性原則。檔案內(nèi)容記錄了單位各部門的歷史、工作內(nèi)容，只有保證檔案內(nèi)容的準確，才能體現(xiàn)檔案信息的服務功能，為單位決策、開展各項工作提供資料。在信息收集、整理過程中，辦公室應嚴格遵循內(nèi)容準確原則，增強檔案人員責任意識，嚴格控制信息的真實性和準確性[2]。

三、檔案收集與整理存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏重視

目前，一些單位的辦公室檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐，仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，把工作重心集中在檔案的收集上，忽視檔案利用，使一些高質(zhì)量的檔案無法發(fā)揮其應有的作用[3]。一些珍貴檔案長期存放在檔案庫中，造成了資源浪費。如何充分利用這些珍貴的檔案資源，是各大單位都必須認真思考的問題。

（二）檔案收集與整理工作信息化程度低

在信息時代，大數(shù)據(jù)、計算機、網(wǎng)絡等技術(shù)的應用，使各個行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化。以前的檔案建設以紙質(zhì)檔案為主，檔案的收集與整理需要大量的時間和人力，而且紙質(zhì)檔案不易保存，時間過長容易丟失，對單位的發(fā)展極為不利。在信息化時代，檔案資源的收集、整理都需要借助信息化手段，而目前一些單位的檔案管理信息化水平較低，檔案收集整理混亂，嚴重影響了檔案工作的有序開展[4]。

（三）缺乏健全的檔案收集管理制度

檔案的收集整理是檔案管理的基礎(chǔ)，科學合理的檔案管理制度是檔案管理工作的重要保障。由于一些辦公室工作人員對檔案工作認識不足，只停留在表面，認為檔案的收集和整理只是簡單地匯總各種檔案資料，久而久之，檔案工作處于邊緣化狀態(tài)，檔案收集整理制度不健全，檔案收集、利用等方面比較隨意，無法真正發(fā)揮檔案資源的價值[5]。

（四）檔案歸檔滯后且不完整

在辦公室檔案管理中，有些員工不能及時提交檔案，導致檔案原始資料不能及時整理。部分檔案管理人員工作不規(guī)范，對自身工作缺乏熱情，檔案未及時歸檔處理。在檔案管理方面，明確要求檔案資料等必須完整，以確保檔案價值。但是分析發(fā)現(xiàn)，很多信息和數(shù)據(jù)的歸檔效率都很低，主要是由于部分員工不了解檔案管理的重要性，導致檔案歸檔滯后[6]。另外，由于檔案管理人員較多，缺乏系統(tǒng)的管理流程，容易造成檔案丟失。

四、優(yōu)化辦公室檔案收集與整理工作方法

（一）提高思想認識加強管理工作

辦公室在處理檔案收集與整理工作時，必須具有高度的責任感，檔案資料形成后，應立即采取科學、有效的方法，促進檔案資料的快速歸檔。檔案信息處理完畢后，檔案工作者需要根據(jù)檔案資料的價值情況，結(jié)合檔案資料類別及重要程度，對檔案資料進行初步篩選與整理[7]。整個過程中，檔案工作人員的思想認識直接影響到檔案處理的效果，因此檔案的收集整理工作必須重視，同時要樹立良好的預控意識，有效把握檔案的質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，為后續(xù)的移交、保管提供便利。另外，各單位要對檔案工作人員進行綜合素質(zhì)培訓與考核，使其明確檔案收集整理工作的專業(yè)性，掌握科學先進的檔案工作理念以及創(chuàng)新的檔案處理方法，并通過完善培訓體系，保證檔案收集管理的質(zhì)量。

（二）加強檔案資料的收集和管理

辦公室檔案的收集和整理是一個循序漸進的過程，在歸檔的過程中，必須要對檔案進行嚴格的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有任何不完整的地方，都要立即處理，同時要找出問題的根源，以最快的速度完成歸檔，防止檔案丟失。針對上級部門發(fā)布的信息資料，在做好相關(guān)工作之后，要對文件的價值和功能進行評估，然后根據(jù)重要程度選擇相應的收集整理方法，同時要保證及時有效地傳遞信息，完善歸檔管理環(huán)節(jié)，為下一步的信息傳遞打下基礎(chǔ)。同時，要注重檔案收集整理工作的細節(jié)，積極引進精細管理方法。特別是面對重要文件時，需要在領(lǐng)導簽發(fā)后收集有關(guān)文件資料，然后按順序排列，整理完成后需裝訂成冊，實現(xiàn)檔案信息由零散管理變?yōu)榧泄芾?，為檔案資料入庫創(chuàng)造良好條件。這樣既能保證檔案收集的完整性，又能完善檔案管理流程，避免檔案使用中出現(xiàn)問題。

（三）加強檔案收集整理信息化建設

信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案工作的創(chuàng)新提供了有力的支持，辦公室檔案內(nèi)容豐富，要充分利用信息技術(shù)，提高檔案的收集整理水平。第一，在檔案收集和整理中引入數(shù)字化元素。在信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，檔案收集管理模式不斷更新，以媒體化、信息化為主要特征，極大地促進了檔案收集管理工作的高效開展。在存儲檔案時，一改以往的保存模式，采用計算機上傳檔案信息，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。同時，用戶還可以通過網(wǎng)絡了解檔案信息的現(xiàn)狀，以最快捷的方式進行查詢，既滿足了用戶的需求，又提高了檔案管理的質(zhì)量；第二，開展檔案收集和管理網(wǎng)絡化服務。檔案收集管理是具有歷史意義的一種記錄形式，傳統(tǒng)的記錄方式主要是書寫，紙張作為重要載體是必不可少的。隨著科技的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)已經(jīng)成為時代的主流，為了順應時代潮流，檔案收集管理方式也發(fā)生了變化。這樣既能保證檔案文件不會丟失，又能在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)信息互通，符合社會發(fā)展的要求，促進檔案收集管理的穩(wěn)步發(fā)展[8]。同時，需要進一步提高檔案的安全性，以防止檔案出現(xiàn)遺失、篡改等問題；第三，建立檔案收集整理工作的良好銜接機制。有效的銜接機制，對提高工作質(zhì)量和提高效率起著重要作用，必須引起足夠的重視。在具體工作實踐中，應首先建立科學完善的檔案收集整理工作程序，規(guī)范檔案管理工作流程。所謂無規(guī)矩不成方圓，只有建立起一定的工作程序，才能有效地避免檔案流轉(zhuǎn)、存檔過程中出現(xiàn)的差錯，為檔案管理的順利開展打下良好基礎(chǔ)。同時，建立文書與檔案的銜接機制。由于檔案收集整理工作是建立在文件基礎(chǔ)之上的，如果檔案工作不規(guī)范，檔案管理工作就無法取得良好的效果。因此，應注重文書、檔案收集方面的銜接，對需要存檔的檔案要詳細登記、分類，嚴格按照事先制定的工作流程來操作，盡量做到統(tǒng)一、規(guī)范。

（四）加強檔案資源的分類存放

分類存放是辦公室檔案收集整理工作中的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案信息有序、信息利用的基礎(chǔ)。分類存放處理工作中，首先要按照辦公室編制分類大綱的要求，備齊不同種類的材料，并在封面標注相應的名稱、類別、等級、編號等，確保檔案分類更加精細；其次，要嚴格按照檔案分類的要求，做好檔案的登記、科學的存放工作。辦公室人員需要明確分類規(guī)定，以確保檔案的妥善處理。當然，檔案工作者也需要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，確保編目科學性，提升檔案管理工作效率；最后，檔案資源共享是檔案管理工作的重要內(nèi)容，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其要利用好檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案使用者提供方便、快捷的服務[9]。

（五）構(gòu)建規(guī)范的檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是保障檔案收集與整理工作有序開展的重要措施，檔案管理部門要加強與各部門的協(xié)調(diào)配合，共同推進檔案管理制度建設，對以往檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題進行分析，做好建設規(guī)劃，落實各項檔案管理制度。檔案管理的實施要結(jié)合辦公室的實際，不斷完善檔案管理制度，建立相應的管理流程，嚴格執(zhí)行制度要求，確定每個辦公室的工作內(nèi)容和職責，按照檔案管理制度加強收集、整理、利用和銷毀等一系列工作。同時，要充分發(fā)揮檔案管理在單位未來發(fā)展中的重要作用，必須嚴格落實各項管理機制，優(yōu)化管理環(huán)節(jié)，減少冗余，不斷完善檔案管理工作。

（六）建立高質(zhì)量的檔案收集與整理團隊

第一，增強檔案部門領(lǐng)導的管理意識。一個團隊的核心是領(lǐng)導者的能力，要想有效地提高檔案收集與整理的效率，就必須突出領(lǐng)導的作用，充分發(fā)揮領(lǐng)導影響力，在領(lǐng)導的帶領(lǐng)下提升整個隊伍的實力。這要求領(lǐng)導者具備較強的思想意識和專業(yè)技能，能夠全面掌握檔案資料的收集和管理，不僅要具備基本的專業(yè)知識，還要具備綜合素質(zhì)，打造一支優(yōu)秀的工作團隊，為檔案收集管理工作提供實質(zhì)性保證；第二，團隊組建采用競爭上崗的方式。檔案收集與整理工作人員應采用競爭上崗機制，通過競爭激發(fā)員工積極性。同時，選拔干部要做到公平公正，營造良好的競選氛圍，為選拔人才創(chuàng)造良好的平臺。這樣既能杜絕部門內(nèi)部的不良風氣，又能為有志之士打開公正的渠道，通過自己的努力獲得升職機會；第三，加強團隊專業(yè)技能培訓。檔案收集管理的效率不僅取決于檔案管理人員的思想意識，而且檔案管理人員自身的專業(yè)技能也起到了不可替代的作用?，F(xiàn)在大部分管理者在專業(yè)能力方面存在問題，想要有效緩解這種情況，就必須要做出一些改變。這就需要加強檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，定期舉辦技能大賽，讓管理人員積極參與，在專業(yè)人員的幫助下，不斷提高自身的專業(yè)能力。同時，管理人員要積極主動地投入到學習中，通過看書、錄像來充實自己，將理論和實踐結(jié)合起來，真正提升自己的專業(yè)技能，為檔案收集與整理工作提供技能支持[10]。

綜上所述，隨著時代的發(fā)展和社會環(huán)境的變化，單位辦公室所承擔的檔案管理工作也出現(xiàn)了一些新的變化，如何保證檔案的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案資源的價值，成為檔案工作者必須解決和研究的問題。鑒于辦公室工作的復雜性，以及檔案收集與整理工作的系統(tǒng)性，辦公室檔案工作者必須改變傳統(tǒng)的收集與整理方法，在更新觀念的同時，還要加強對各個環(huán)節(jié)的規(guī)范，引入先進的技術(shù)手段，使辦公室在開展各項業(yè)務時擁有完整的信息數(shù)據(jù)，建立更加完善的辦公室檔案收集與整理系統(tǒng)，促進單位的可持續(xù)發(fā)展。