應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)提升文檔標(biāo)審效能研究

朱江 朱梅 梁國強(qiáng) 高晉文

（1北京航天晨信科技有限責(zé)任公司，北京， 102308；2中國航天科工運(yùn)載技術(shù)研究院北京分院北京， 102308；3北京控制與電子技術(shù)研究所，北京， 100038）

航天院科研院所作為知識(shí)數(shù)據(jù)密集型科技企業(yè)，在項(xiàng)目策劃、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試驗(yàn)驗(yàn)證、工藝設(shè)計(jì)、產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗(yàn)和售后服務(wù)等各階段中產(chǎn)生的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，通過設(shè)計(jì)文件、工藝文件、研究試驗(yàn)文件等文件方式進(jìn)行記載、評(píng)審、傳遞和歸檔，在這些過程中產(chǎn)生的各類文件、圖紙和報(bào)告等隨著各級(jí)次產(chǎn)品全生命周期科研活動(dòng)的開展呈幾何級(jí)的增長，這類文件質(zhì)量高低是產(chǎn)品質(zhì)量保證的重要基礎(chǔ)，是影響產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素。在航天科工集團(tuán)航天防務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略和質(zhì)量大數(shù)據(jù)建設(shè)的引領(lǐng)下，航天科工運(yùn)載技術(shù)研究院北京分院面對(duì)新形勢(shì)、新要求對(duì)所屬科研院所各類文件標(biāo)準(zhǔn)化審查工作模式提出了新的解決思路。

1 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)的概念及背景

近年來，隨著航天裝備建設(shè)的快速發(fā)展，航天科工運(yùn)載技術(shù)研究院北京分院所屬科研院所需應(yīng)對(duì)越來越多文件編制和標(biāo)準(zhǔn)化審查工作，完成高質(zhì)量裝備的研制也對(duì)各類產(chǎn)品所需的文件質(zhì)量提出了更高的要求，各類工程技術(shù)人員需要編寫更多的技術(shù)文檔，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化人員需要審查更多的技術(shù)文檔，日益增長的標(biāo)準(zhǔn)化審查需求與標(biāo)準(zhǔn)化審查資源配備不足的矛盾突顯。在面對(duì)越來越大的工作壓力下，亟需借助“信息化” “數(shù)字化”和“智能化”工具手段[1]，及時(shí)總結(jié)并形成一套與研制緊密融合、良性互動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作和管理模式，以保證大量科研生產(chǎn)技術(shù)文檔的編制質(zhì)量和文檔的審查效率。

標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)可以規(guī)范設(shè)計(jì)模板，提高設(shè)計(jì)模板的可復(fù)用性，最大程度保證設(shè)計(jì)模板的統(tǒng)一性和一致性，減少不同技術(shù)人員對(duì)相同類型文件編制格式的隨意性，極大提高文件編制的標(biāo)準(zhǔn)化水平[2]。同時(shí)可以簡(jiǎn)化標(biāo)審流程，自動(dòng)對(duì)文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檢查，輸出不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則的問題，并對(duì)問題進(jìn)行自動(dòng)修復(fù)，減輕員工的工作壓力，保證文檔的正確性，極大提高標(biāo)準(zhǔn)化檢查的效率和準(zhǔn)確性，提升文檔質(zhì)量[3-4]。

2 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)踐

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化文檔編寫管理平臺(tái)。將標(biāo)準(zhǔn)化部門掌握的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)，形成量化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范知識(shí)庫，為后續(xù)培訓(xùn)提供素材；也可將標(biāo)準(zhǔn)化檢查過程與文檔審簽流程結(jié)合，將文檔檢查結(jié)果數(shù)據(jù)提供給標(biāo)準(zhǔn)化人員審簽參考，提升標(biāo)準(zhǔn)化審簽工作效率和質(zhì)量；并且可以形成文檔審查的結(jié)果記錄，可為總結(jié)重點(diǎn)文檔審查注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行考核提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

建立標(biāo)準(zhǔn)化文檔編寫軟件和檢查軟件。工程技術(shù)人員在編寫文檔時(shí)，通過標(biāo)準(zhǔn)化文檔編輯器，自動(dòng)調(diào)用文檔模板，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求進(jìn)行文檔自動(dòng)編輯；文檔編寫完成后，通過標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查軟件，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)則要求，對(duì)文檔自動(dòng)進(jìn)行檢查，同時(shí)可對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的格式和內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)修復(fù)，從而提高文檔的標(biāo)準(zhǔn)化水平，降低人員的工作壓力。

建立標(biāo)檢問題的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制。從檢查量、發(fā)現(xiàn)問題量、修改問題量和重點(diǎn)考核項(xiàng)等維度對(duì)標(biāo)檢結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，分析常發(fā)生的問題類型，提出針對(duì)性措施，同時(shí)匯總數(shù)據(jù)可作為所標(biāo)準(zhǔn)化考核參考依據(jù)。

實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)和PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）等文件系統(tǒng)的集成。構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)之間接口關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)PDM系統(tǒng)對(duì)文檔是否通過標(biāo)準(zhǔn)化檢查的判斷與控制，實(shí)現(xiàn)在PDM系統(tǒng)中查看文檔審查結(jié)果。

實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫的集成。通過與標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫的集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔中引用標(biāo)準(zhǔn)與庫中標(biāo)準(zhǔn)的比對(duì)，通過標(biāo)準(zhǔn)號(hào)和庫中標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)屬性信息，對(duì)文檔中引用標(biāo)準(zhǔn)的名稱、是否有效進(jìn)行判別，并在檢查結(jié)果中給出提示。

提升全體人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是將標(biāo)準(zhǔn)化人員大量集中的標(biāo)審工作提前釋放到文件編制環(huán)節(jié)，使得全體人員可通過工具的使用不斷深化掌握標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)，提升全員標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)總體架構(gòu)

標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示。

圖1 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

數(shù)據(jù)層：是整個(gè)系統(tǒng)的支撐，為軟件提供基礎(chǔ)管理服務(wù)。充分利用已有信息資源，建設(shè)邏輯集中、物理分散的共享信息資源體系。對(duì)于所有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將統(tǒng)一通過大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，而對(duì)于邏輯庫中的所有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則統(tǒng)一通過文件庫系統(tǒng)進(jìn)行管理。

平臺(tái)層：軟件架構(gòu)的基礎(chǔ)，為具體應(yīng)用提供高效快速的服務(wù)，主要包括：數(shù)據(jù)引擎、流程引擎、安全管理、業(yè)務(wù)建模、協(xié)同服務(wù)、API接口等。

系統(tǒng)層：是面向業(yè)務(wù)建設(shè)的核心功能，主要包括：權(quán)限管理、文檔模板管理、檢測(cè)規(guī)則庫管理、檢測(cè)規(guī)則模板管理、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫管理、日志管理與統(tǒng)計(jì)分析等功能。

應(yīng)用層：基于系統(tǒng)層之上為技術(shù)人員直接使用的應(yīng)用層，主要包括文檔編輯器和標(biāo)準(zhǔn)化檢查工具。文檔編輯器主要功能包括：文檔模板調(diào)用、文檔模板更新、文件編輯快捷鍵、文件輸出、引用標(biāo)準(zhǔn)等。標(biāo)準(zhǔn)化檢查工具主要功能包括：檢測(cè)規(guī)則模板調(diào)用、文件自動(dòng)檢測(cè)、文件自動(dòng)修復(fù)等。

系統(tǒng)集成：系統(tǒng)集成是面向制造業(yè)企業(yè)大量管理應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成接口服務(wù)，采用國際通用的標(biāo)準(zhǔn)Web Service接口的方式，為多系統(tǒng)間數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)提供支撐服務(wù)。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)應(yīng)用模式

a）標(biāo)準(zhǔn)化部門對(duì)模板的管理和維護(hù)。標(biāo)準(zhǔn)化管理員對(duì)文檔模板和檢查規(guī)則模板進(jìn)行管理和維護(hù)，向文檔編寫人員發(fā)布文檔模板和檢查規(guī)則模板。

b）文件編制人員使用文檔編輯器編寫文檔。編制人員需要編寫文檔時(shí)，首先打開平臺(tái)，下載合適的文檔模板，然后根據(jù)模板編寫文檔，形成文件初稿。

c）文件編制人員使用標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)對(duì)文檔進(jìn)行自檢。編制人員編寫完成后，編制人員使用文檔檢查工具對(duì)文件進(jìn)行檢查。檢查時(shí)，首先從規(guī)則模板庫中引用適合的規(guī)則模板，然后對(duì)照規(guī)則要求檢查文檔中的問題，最后進(jìn)行自動(dòng)修復(fù)，保存為修復(fù)完成的文檔（修復(fù)后的文件），同時(shí)工具自動(dòng)把檢查的結(jié)果信息保存至檢查結(jié)果庫中。

d）編制人員提交文檔至PDM系統(tǒng)進(jìn)行送審。編制人員完成文檔的檢查和修復(fù)后，對(duì)于需要提交PDM系統(tǒng)審簽的，上傳至PDM系統(tǒng)進(jìn)行審簽。在提交PDM系統(tǒng)送審時(shí)，校對(duì)人員和檢查人員可以下載文檔，使用檢查工具進(jìn)行檢查是否還會(huì)存在問題，同時(shí)需要對(duì)工具檢查之外的內(nèi)容進(jìn)行人工檢查。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)的建設(shè)成效

北京控制與電子技術(shù)研究所文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)涵蓋100余項(xiàng)有效文件模板，140多條審查規(guī)則、11類文檔問題診斷、76800條標(biāo)準(zhǔn)有效性檢查等內(nèi)容，已全面應(yīng)用于該單位所有在研型號(hào)，覆蓋10個(gè)研發(fā)中心。系統(tǒng)上線后標(biāo)準(zhǔn)化審查工作實(shí)現(xiàn)了“六個(gè)一鍵”功能，即： “規(guī)則一鍵創(chuàng)立、模板一鍵提取、全文一鍵檢查、問題一鍵修復(fù)、結(jié)果一鍵保存、數(shù)據(jù)一鍵統(tǒng)計(jì)”。文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)上線以來共計(jì)審查各類文件9679份，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)預(yù)審階段發(fā)現(xiàn)文檔標(biāo)準(zhǔn)化問題685913項(xiàng)，其中通過一鍵修復(fù)完成問題修正450421項(xiàng)（其余問題經(jīng)過編制者確認(rèn)后修改完成），標(biāo)審環(huán)節(jié)文件駁回率下降95%，設(shè)計(jì)文件編制質(zhì)量及審核時(shí)效顯著提升，平均單份文件審查時(shí)間審查效率提升95%，平均標(biāo)準(zhǔn)化審查周期效率提升60%。結(jié)合科研生產(chǎn)需求，標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)生成50余個(gè)文檔（含研究試驗(yàn)文件、設(shè)計(jì)文件以及軟件文檔）模板，納入維護(hù)檢查規(guī)則100余條，主要涵蓋標(biāo)題、段落、正文、目錄、列項(xiàng)、表格、圖片等各個(gè)元素，嵌入現(xiàn)有文檔編制、檢查、審核工作流程，確保文檔模板獲取、文檔檢查、文檔修復(fù)多個(gè)過程僅需一鍵操作。標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)審查通過的技術(shù)文件，錯(cuò)審、漏審率控制在1%以內(nèi)，審查效率提升了60%以上。大大提升了標(biāo)準(zhǔn)化人員審查效率和質(zhì)量，提升了技術(shù)文件的交付質(zhì)量。

3 標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)的未來展望

3.1 標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

目前研究院所的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理方式還不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)之間并不互通，且設(shè)計(jì)師在查詢和使用時(shí)存在一些困難，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和正確性也不能完全保證。

標(biāo)準(zhǔn)化文檔檢查管理系統(tǒng)提供了簡(jiǎn)單的引用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的管理模塊，但只是簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)號(hào)和標(biāo)準(zhǔn)名稱的管理，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)附帶信息沒有進(jìn)行管理。后續(xù)通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的自維護(hù)，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的管理和檢索、標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)的制修訂、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃等工作。同時(shí)包含附件內(nèi)容的管理，進(jìn)一步加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化部門的職能作用，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化工作的信息化手段。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)與應(yīng)用系統(tǒng)

標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)與應(yīng)用系統(tǒng)主要包含標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)管理、標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)學(xué)習(xí)管理、標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)管理、標(biāo)準(zhǔn)化考核管理、標(biāo)準(zhǔn)化反饋管理、標(biāo)準(zhǔn)化查詢管理等模塊，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的覆蓋面更加廣泛，方便標(biāo)準(zhǔn)化部門開展標(biāo)準(zhǔn)化工作。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)分析與決策

通過管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集，以圖形化等方式提供數(shù)據(jù)展示，方便對(duì)單位內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化工作情況進(jìn)行全方面的掌握。內(nèi)容主要包含：文檔質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析、文檔錯(cuò)誤率統(tǒng)計(jì)分析、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范引用分析、標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)運(yùn)用情況分析、標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)習(xí)情況分析、標(biāo)準(zhǔn)化考核統(tǒng)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化反饋信息統(tǒng)計(jì)等功能。通過大數(shù)據(jù)分析功能，透過數(shù)據(jù)查看目前標(biāo)準(zhǔn)化工作開展情況以及目前存在的問題，采取有效手段和措施進(jìn)行解決和優(yōu)化，最大提升標(biāo)準(zhǔn)化工作能力和工作質(zhì)量。