基于文獻(xiàn)計量的檔案數(shù)字化管理研究

田羿鵬

(濰坊市人民醫(yī)院，山東 濰坊 261041)

0 引言

檔案管理是規(guī)范檔案收集整理、有效保護(hù)和利用檔案的重要途徑，加強(qiáng)檔案管理工作是推進(jìn)我國國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要保障。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，其在檔案管理中的應(yīng)用也日益增多，檔案及其管理、利用等諸多環(huán)節(jié)也都受到數(shù)字技術(shù)的影響，這給傳統(tǒng)檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供了重要的路徑選擇。

學(xué)者們從不同維度視角研究了檔案的數(shù)字化管理。舒愛娟[1]認(rèn)為檔案的數(shù)字化管理與利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)和專用網(wǎng)以及局域網(wǎng)環(huán)境來進(jìn)行的，并提出進(jìn)行高效會計檔案的數(shù)字化管理要關(guān)注安全問題。王翠紅[2]認(rèn)為檔案數(shù)字化管理具有占用空間小、儲藏信息量大，實現(xiàn)了管理模式自動化，查詢資料更加快捷，實現(xiàn)了信息資源共享等特點。林瓊[3]研究提出了國土檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問題，并從工作效率、過程管理、檔案信息安全等方面提出了國土檔案數(shù)字化建設(shè)的建議。陳正萍[4]提出了數(shù)字化檔案館的建設(shè)思路：一是從自身建設(shè)出發(fā)，要做到轉(zhuǎn)變管理思想，創(chuàng)新工作手段，搭建多樣化服務(wù)平臺，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才；二是從確保數(shù)字化檔案信息安全出發(fā)，要做到建立健全檔案監(jiān)管體系、安全體系、共享體系。康昆展[5]認(rèn)為隨著技術(shù)的發(fā)展，過去落后的檔案管理模式與時代發(fā)展不再相符，并提出疾控中心應(yīng)當(dāng)大力發(fā)展檔案數(shù)字化，建設(shè)智能檔案室。趙艷陽[6]探討了信息開放制度下的檔案數(shù)字化管理，提出了在節(jié)點留存、集成整合和可持續(xù)發(fā)展等方面存在的問題。雷水旺等[7]闡述了高校圖書檔案數(shù)字化資源融合服務(wù)的內(nèi)涵及研究的重要性。彭瑜琳[8]提出了大數(shù)據(jù)視域下人事檔案管理模式創(chuàng)新的實現(xiàn)路徑，包括建設(shè)數(shù)字化人事檔案館、植入績效智能動態(tài)預(yù)測單元等。張丹青[9]探討了新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策。雖然關(guān)于檔案數(shù)字化管理的研究成果逐漸豐富，但仍缺乏對檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域內(nèi)研究成果的系統(tǒng)梳理與綜述?；诖?，本文利用文獻(xiàn)計量方法和相關(guān)軟件，從多個維度呈現(xiàn)領(lǐng)域內(nèi)的研究進(jìn)展，為學(xué)術(shù)界開展檔案數(shù)字化管理的相關(guān)研究提供參考。

1 研究設(shè)計

文獻(xiàn)計量分析方法是以統(tǒng)計學(xué)原理為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)客觀描述文獻(xiàn)的數(shù)量特征和變化規(guī)律，進(jìn)而研究某特定領(lǐng)域的一種方法[10]。本文利用文獻(xiàn)計量分析方法和CiteSpace(可視化分析工具)來分析檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的研究文獻(xiàn)，以知識圖譜的形式呈現(xiàn)檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的文獻(xiàn)分布、作者機(jī)構(gòu)分布和研究主題等，掌握該領(lǐng)域的研究現(xiàn)狀和演變規(guī)律。本文的樣本文獻(xiàn)均來自中國知網(wǎng)，為了確保檢索的準(zhǔn)確性，在正式檢索前進(jìn)行了預(yù)檢索，找出高被引文獻(xiàn)，并進(jìn)行追蹤，確定了精確的檢索主題詞或關(guān)鍵詞。本文的樣本文獻(xiàn)檢索方式如表1所示，為了進(jìn)一步精煉與本文研究相關(guān)的樣本文獻(xiàn)，進(jìn)行了相關(guān)處理：一是對科技成果、報刊集萃、各地傳真、新聞動態(tài)類、信息快遞類、講話等非學(xué)術(shù)論文進(jìn)行清洗；二是經(jīng)過仔細(xì)閱讀文獻(xiàn)的標(biāo)題、關(guān)鍵詞和摘要，剔除與本文研究主題相關(guān)度不高的文獻(xiàn)，最終確定了3 886篇樣本文獻(xiàn)作為本文的樣本數(shù)據(jù)。

表1 樣本文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)獲取

2 研究現(xiàn)狀分析

2.1 文獻(xiàn)發(fā)表的總體趨勢

文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量可以衡量某個領(lǐng)域科學(xué)知識量的變化情況，也能反映出一定的社會關(guān)注度[11]。從圖1可以看出，2000—2022年，檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量整體呈現(xiàn)增長態(tài)勢。2000—2004年期間，文獻(xiàn)的發(fā)表數(shù)量整體處于一個較低水平，每年的文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量不超過50篇，說明該5年期間，檔案數(shù)字化管理的研究處于一個初始萌芽狀態(tài)，學(xué)者們開始探索檔案數(shù)字化的相關(guān)概念。從2005年開始文獻(xiàn)數(shù)量出現(xiàn)增長態(tài)勢，到2011年文獻(xiàn)數(shù)量基本處于一個穩(wěn)定水平，每年發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量不少于50篇，但不到150篇，這說明該7年期間，檔案數(shù)字化的研究處于一個穩(wěn)步發(fā)展階段，學(xué)者們對檔案數(shù)字化管理的研究進(jìn)入了更加深入的研究階段。從2012年開始，文獻(xiàn)數(shù)量出現(xiàn)了一個快速增長的態(tài)勢，2012年已經(jīng)到了200篇，2019年發(fā)表數(shù)量達(dá)到最多的410篇。2012—2021年，年平均發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量超過305篇，這說明該10年期間，檔案數(shù)字化管理的研究進(jìn)入了一個快速發(fā)展階段，學(xué)者們對檔案數(shù)字化管理的研究更加投入，文獻(xiàn)數(shù)量更加豐富，研究熱度持續(xù)增加。因此，從時間維度來看，本文將檔案數(shù)字化管理的研究劃分為3個階段：第1階段為2000—2004年，屬于起步探索階段；第2階段為2005—2011年，屬于穩(wěn)步發(fā)展階段；第3階段為2012—2021年，屬于快速發(fā)展階段。

2.2 機(jī)構(gòu)分布

利用CiteSpace軟件對文獻(xiàn)的機(jī)構(gòu)分布進(jìn)行了可視化分析，發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量排名前10位的機(jī)構(gòu)如表2所示。發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量最多的有3家機(jī)構(gòu)，分別是中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院、延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院和?？诮?jīng)濟(jì)學(xué)院，這3家機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量均為6篇，發(fā)表最多的年份分別是2009年、2012年和2017年；其次，是中國第一歷史檔案館、南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校和武漢科學(xué)大學(xué)城市學(xué)院，這3家機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量均為5篇，發(fā)表最多的年份分別是2013年、2015年和2018年；再次，是中央戲劇學(xué)院、云南大學(xué)公共管理學(xué)院和甘肅省科學(xué)技術(shù)情報研究所，這3家機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量均為4篇，發(fā)表最多的年份分別是2017年、2008年和2011年；排名第10位的是東北大學(xué)，文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量為3篇，主要年份是2003年。綜上來看，中國的機(jī)構(gòu)發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量最多的為6篇，研究強(qiáng)度和熱度投入還不夠。

2.3 核心作者分析

利用CiteSpace軟件，將節(jié)點類型設(shè)置為“Author”，其他參數(shù)默認(rèn)設(shè)置，對核心作者分布進(jìn)行了可視化分析。在生成的檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的核心作者知識圖譜中，核心作者節(jié)點數(shù)量為133個，形成了14條作者連線，核心作者前10位排名，如表3所示。

表2 主要機(jī)構(gòu)文獻(xiàn)發(fā)表情況(TOP10)

表3 核心作者情況(TOP10)

從核心作者的知識圖譜可知，山東理工大學(xué)的張靜老師是中國檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的首位核心作者，張靜老師較早提出要推進(jìn)人力資源檔案的數(shù)字化建設(shè)；其次是西華師范大學(xué)的陳媛華老師，重點介紹了高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的機(jī)制、策略與路徑等；謝方、婁翠英等核心作者主要從數(shù)字音像檔案、數(shù)字化背景下高職院校檔案管理模式、高校檔案數(shù)字化管理、檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略、地質(zhì)檔案管理、農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理等方面開展了探索性研究(見圖2)。

3 知識演進(jìn)分析

3.1 研究熱點分析

研究領(lǐng)域的知識演進(jìn)過程可以通過關(guān)鍵詞共現(xiàn)時區(qū)圖來呈現(xiàn)，檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域內(nèi)的關(guān)鍵詞共現(xiàn)時區(qū)圖如圖3所示，高頻關(guān)鍵詞如表4所示。從圖3可以看出，從2000年開始，“檔案管理”就成為領(lǐng)域內(nèi)的研究熱點，出現(xiàn)的頻次達(dá)到1 091次，成為領(lǐng)域內(nèi)研究關(guān)鍵詞熱度首位；“數(shù)字化”也在同一年成為領(lǐng)域的研究關(guān)注點，出現(xiàn)的頻次也達(dá)到了972次，位居領(lǐng)域內(nèi)研究關(guān)鍵詞熱度的第2位。因此，可以看出，21世紀(jì)初，檔案管理和數(shù)字化逐漸開始成為領(lǐng)域內(nèi)的研究熱點，從知識演進(jìn)的過程來看，這一時期，學(xué)者們開始探索檔案管理與數(shù)字化的結(jié)合，并初步提出了一些理論與方法。隨著時間的推移，從2002年開始到2010年期間，“城建檔案”“高校檔案”“醫(yī)院檔案”“事業(yè)單位”“企業(yè)檔案”“房產(chǎn)檔案”“人事檔案”等關(guān)鍵詞成為研究熱點；從知識演進(jìn)的過程來看，該時期內(nèi)，學(xué)者們在前期建立的理論方法基礎(chǔ)上，開始逐漸將檔案管理的數(shù)字化普及應(yīng)用到各領(lǐng)域，各行業(yè)也開始重視單位內(nèi)部數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理，如圖3所示。從圖3可以看出，“新時期”出現(xiàn)在2014年，“大數(shù)據(jù)”出現(xiàn)在2015年；從知識演進(jìn)的過程來看，2014年之后，檔案數(shù)字化管理的研究進(jìn)入了“新時期”的大背景，并開始探索運用更加成熟的大數(shù)據(jù)技術(shù)。

表4 高頻關(guān)鍵詞(TOP10)

綜上所述，本文將檔案數(shù)字化管理的知識演進(jìn)分為3個階段：第1階段(2000—2002年)為理論探索階段，探索檔案數(shù)字化管理的理論與方法；第2階段(2003—2013年)為應(yīng)用探索階段，各行業(yè)開始了檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)與管理；第3階段(2014年至今)為應(yīng)用拓展階段，進(jìn)入新時期，檔案數(shù)字化管理也在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)發(fā)展的背景下，進(jìn)一步深化拓展數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用。

3.2 研究前沿特征分析

本文利用CiteSpace的關(guān)鍵詞突變功能來呈現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的研究前沿，主要關(guān)注了2000—2022年期間開始出現(xiàn)的突現(xiàn)詞，通過生成檔案數(shù)字化管理突發(fā)性關(guān)鍵詞序列知識圖譜，選取了排名前20領(lǐng)域內(nèi)的部分突現(xiàn)關(guān)鍵詞進(jìn)行研究前沿分析，如圖4所示。

從圖4可以看出，“大數(shù)據(jù)”的強(qiáng)度最高，達(dá)到了11.71，突現(xiàn)開始時間為2018年，結(jié)束時間為2022年，即從2018年開始“大數(shù)據(jù)”成為檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的研究前沿，持續(xù)了4年的時間，且在今后一段時間內(nèi)也一直是領(lǐng)域內(nèi)的研究前沿；“電子文件”的強(qiáng)度次之，從2002年開始突現(xiàn)一直到2013年結(jié)束，持續(xù)時間達(dá)到11年，說明檔案管理的電子化在較長的一段時間內(nèi)是學(xué)者們研究的前沿領(lǐng)域。突現(xiàn)強(qiáng)度排名第3的是“事業(yè)單位”，從2016年開始一直突現(xiàn)到現(xiàn)在，說明近年來事業(yè)單位的檔案管理逐漸進(jìn)入數(shù)字化時代，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。排名緊隨其后的是“網(wǎng)絡(luò)化”“應(yīng)用”“數(shù)據(jù)庫”等關(guān)鍵詞，說明應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的手段來構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行廣泛應(yīng)用在一段時期內(nèi)也是學(xué)者們關(guān)注的研究前沿。

綜合來看，從圖4可以看出，近5年來開始突現(xiàn)且一直持續(xù)到2022年的關(guān)鍵詞包括：“事業(yè)單位”“大數(shù)據(jù)”“人事檔案”“管理策略”“企業(yè)”“醫(yī)院檔案”，這說明近年來隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，推動了大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的研究前沿重點聚焦對象是企事業(yè)單位，尤其是高校和醫(yī)院，重點研究人事檔案、病歷檔案等方面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及企事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理的策略建議。

4 結(jié)論

本文以中國知網(wǎng)作為檢索來源，選取3 886篇關(guān)于檔案數(shù)字化管理的文獻(xiàn)為樣本數(shù)據(jù)，利用文獻(xiàn)計量分析方法和CiteSpace軟件，揭示了檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的研究現(xiàn)狀、研究熱點、演進(jìn)規(guī)律和研究前沿。主要研究結(jié)論如下。

(1)自2000年以來，檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域發(fā)表的文獻(xiàn)呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢，尤其從2012年開始，文獻(xiàn)數(shù)量出現(xiàn)了一個快速增長的態(tài)勢。因此，本文從時間維度將檔案數(shù)字化管理的研究劃分為起步探索階段(2000—2004年)、穩(wěn)步發(fā)展階段(2005—2011年)和快速發(fā)展階段(2012—2021年)。

(2)本文將檔案數(shù)字化管理的知識演進(jìn)劃分為：理論探索階段(2000—2002年)，主要探索檔案數(shù)字化管理的理論與方法；應(yīng)用探索階段(2003—2013年)，各行業(yè)開始了檔案管理數(shù)字化應(yīng)用的建設(shè)與管理；應(yīng)用拓展階段(2014年至今)，在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)推動下，數(shù)字化在檔案管理的應(yīng)用得到深化。

(3)近年來數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展推動了大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的研究前沿重點聚焦對象是企事業(yè)單位，尤其是高校和醫(yī)院，重點研究人事檔案、病歷檔案等方面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及企事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理的策略建議。