新形勢(shì)下科技產(chǎn)品檔案歸檔管理模式研究

王娜

摘要：隨著信息化時(shí)代的來臨，我們的日常生活也都發(fā)生了一定變化，信息時(shí)代也讓各行各業(yè)都有了一定的改革，尤其是科技產(chǎn)品檔案的管理?？萍荚絹碓桨l(fā)達(dá)，所創(chuàng)造出的新產(chǎn)品也越來越多。因此，加強(qiáng)科技產(chǎn)品檔案歸檔管理工作，不斷提高信息化技術(shù)，增強(qiáng)檔案歸檔有效性，從而推動(dòng)現(xiàn)階段歸檔管理模式朝向新形勢(shì)的社會(huì)發(fā)展靠攏。本文在該背景下，針對(duì)新形勢(shì)下科技產(chǎn)品檔案歸檔管理模式的相關(guān)定義展開了闡述，就融合信息化的檔案歸檔管理意義進(jìn)行了分析，然后結(jié)合當(dāng)下檔案管理工作中存在的問題以及對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新對(duì)策做出了相關(guān)說明。分析了新形勢(shì)下產(chǎn)品檔案歸檔管理中需要注意的內(nèi)容，總結(jié)了相應(yīng)的改革及創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品檔案；歸檔管理；創(chuàng)新；發(fā)展

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化的知識(shí)時(shí)代，不同科技產(chǎn)品也如雨后春筍般越來越多，這些科技產(chǎn)品不僅象征著時(shí)代的進(jìn)步，也代表了人民群眾對(duì)科技使用的智慧和運(yùn)用靈活。開展科技產(chǎn)品檔案（下稱“產(chǎn)品檔案”）歸檔管理是對(duì)這些產(chǎn)品的記錄，能夠?qū)罄m(xù)產(chǎn)品升級(jí)有較大的參考作用，同時(shí)也將作為一種無形資產(chǎn)體現(xiàn)產(chǎn)品的更深層次價(jià)值。通過對(duì)產(chǎn)品歸檔數(shù)據(jù)的分析，進(jìn)而可以結(jié)合具體信息對(duì)產(chǎn)品展開更深入的修改與精進(jìn)。如何在確保不影響企業(yè)正常生產(chǎn)和發(fā)展的前提下，結(jié)合新形勢(shì)下的科技環(huán)境，充分發(fā)揮信息化技術(shù)，開展產(chǎn)品檔案歸檔管理模式的創(chuàng)新和改革，也成為目前多位學(xué)者致力于研究的重點(diǎn)方向。

1產(chǎn)品檔案歸檔管理現(xiàn)狀

產(chǎn)品檔案歸檔的資源信息涉及產(chǎn)品研發(fā)和調(diào)試的過程。很多產(chǎn)品研發(fā)的工作人員在進(jìn)行資料整合和記錄時(shí)，會(huì)因?yàn)闄C(jī)密性和自身研發(fā)的專利性不愿意將全部信息共享，這也導(dǎo)致產(chǎn)品檔案歸檔管理的工作難以有完整的信息內(nèi)容，管理上的難度加大。在科研研發(fā)的過程中，產(chǎn)品的信息和科技內(nèi)容所牽涉的方面比較多，往往不能夠從一處檔案內(nèi)容中找到需要獲取的信息，這里就需要進(jìn)行多個(gè)檔案的信息調(diào)取工作。如果相關(guān)工作人員在使用檔案內(nèi)容時(shí)，沒有做好檔案數(shù)據(jù)還原，使用后就放置一旁，就很容易出現(xiàn)檔案信息的缺漏。尤其是目前絕大多數(shù)部門對(duì)檔案歸檔管理的認(rèn)識(shí)不夠，很多企業(yè)甚至都未建立專門的檔案管理部門，這都嚴(yán)重制約了檔案歸檔管理的工作推進(jìn)，給歸檔管理工作造成了一定阻礙。

2產(chǎn)品檔案歸檔管理存在問題

2.1認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)下產(chǎn)品檔案歸檔管理工作最大的問題是很多在職工作者以及管理層對(duì)產(chǎn)品檔案歸檔管理理念落后。據(jù)調(diào)查，很多檔案歸檔管理人員都沒有完全意識(shí)到歸檔工作的重要性，很多科研成果都沒有及時(shí)的記錄在案，在使用檔案信息后也是隨意丟棄。

2.2法律法規(guī)不健全

從我國(guó)現(xiàn)有的法律法規(guī)內(nèi)容來看，缺乏專門針對(duì)檔案信息的保密性管理?xiàng)l例，缺少對(duì)檔案內(nèi)容的保護(hù)措施。因此，很多產(chǎn)品研發(fā)人員在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)記錄時(shí)，因?yàn)閾?dān)心信息的泄露和不法使用而沒有將檔案歸檔工作做足做實(shí)。同時(shí)，就現(xiàn)有的關(guān)于檔案管理?xiàng)l例的法律法規(guī)內(nèi)容來看，其時(shí)效性都比較短，很多規(guī)定的時(shí)間信息都十分有限，這也不利于檔案管理領(lǐng)域的實(shí)際發(fā)展。

2.3檔案利用率低

目前絕大多數(shù)產(chǎn)品檔案歸檔管理工作不論是從機(jī)構(gòu)建設(shè)還是從人員素質(zhì)，都無法滿足產(chǎn)品檔案歸檔管理的利用需求，相應(yīng)地產(chǎn)品檔案歸檔管理內(nèi)容也無法提供對(duì)應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容。這也使得檔案價(jià)值無法得到發(fā)揮，讓更多人無法看到檔案可利用性。

3產(chǎn)品檔案歸檔管理模式創(chuàng)新途徑

3.1提高對(duì)檔案歸檔管理工作的認(rèn)知水平

首先，注意加強(qiáng)在新形勢(shì)下的產(chǎn)品檔案歸檔管理工作觀念創(chuàng)新。要調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，讓單位內(nèi)部各管理層以及檔案在職工作者明白檔案管理工作的創(chuàng)新意義。其次，還要樹立好檔案信息化管理理念，加強(qiáng)信息化技術(shù)的推進(jìn)。信息技術(shù)對(duì)于不少職員工來說無疑是增加了工作難度和復(fù)雜度，但是與之后工作效率的提升相比，要鼓勵(lì)各職工去克服，并自覺增強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，普及信息技術(shù)下檔案管理的各項(xiàng)知識(shí)，提升大家對(duì)檔案信息管理的重視度，為今后檔案的創(chuàng)新工作展開奠定好思想準(zhǔn)備。再次，產(chǎn)品檔案歸檔管理部門更要做好帶頭作用，起到表率，在思想上達(dá)成一致，才能最終將檔案電子管理落到實(shí)處，發(fā)揮效果。尤其是對(duì)于科研產(chǎn)品的檔案記錄來說，相比較其他檔案內(nèi)容，產(chǎn)品檔案的信息價(jià)值更加突出，對(duì)于單位的發(fā)展以及科研水平的提升都有著重要的推動(dòng)作用。最后，單位要建立單獨(dú)的檔案室，確保檔案管理的工作環(huán)境與工作條件，加大對(duì)檔案管理過程中的設(shè)施投入，做好工作上的各方面督促，以此來優(yōu)化現(xiàn)有的產(chǎn)品檔案歸檔管理水平。

3.2健全相關(guān)的規(guī)章制度

注意完善對(duì)現(xiàn)有的檔案歸檔管理工作規(guī)章制度，做好對(duì)相應(yīng)管理部門的法律監(jiān)督。在檔案信息的保密工作中加強(qiáng)對(duì)檔案資源的內(nèi)容保護(hù)，確保檔案資源的合理、有效性。結(jié)合當(dāng)下的信息技術(shù)，為貫徹落實(shí)國(guó)家對(duì)檔案信息化的管理與存儲(chǔ)規(guī)定，在數(shù)字化檔案管理中，要加強(qiáng)電子文件歸檔的格式、數(shù)量、存儲(chǔ)形式等多方面內(nèi)容，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、并提供指導(dǎo)實(shí)施的過程。從檔案發(fā)展的大環(huán)境來看，規(guī)章制度的進(jìn)一步健全對(duì)之后檔案歸檔管理的內(nèi)容來說也有重要的現(xiàn)實(shí)意義，能夠有效增進(jìn)檔案管理的有效性，確保其體制的完整。

3.3提高工作人員的綜合素質(zhì)

在新形勢(shì)下產(chǎn)品檔案歸檔管理工作提升中，還要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新。需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的定期教育培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)各檔案管理工作人員將理論知識(shí)與實(shí)際情況做到巧妙結(jié)合，提升產(chǎn)品檔案歸檔管理水平。還要設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高檔案管理人員的工作積極性，注意通過增加培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)，增強(qiáng)各個(gè)職工的專業(yè)素質(zhì)，注意創(chuàng)新隊(duì)伍創(chuàng)建，能夠打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在隊(duì)伍建設(shè)中要突出對(duì)信息技術(shù)的重視，信息技術(shù)作為專業(yè)基本也作為檔案管理的重要技巧，要在所創(chuàng)建的人才隊(duì)伍中得到充分體現(xiàn)。事業(yè)單位在聘用檔案管理人員時(shí)要注意對(duì)條件和門檻的甄別。

3.4借助科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理

科研產(chǎn)品作為能夠提升和加強(qiáng)社會(huì)生活水平的一大關(guān)鍵，在產(chǎn)品檔案歸檔管理工作中融入科技技術(shù)可以極大地提升其管理效率。最為突出的表現(xiàn)是當(dāng)下信息技術(shù)的融入，在檔案歸檔工作中，可以合理地融入進(jìn)信息化技術(shù)。體現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)使用的智能型和自動(dòng)化。通過此種方式，不僅能夠提升檔案管理者對(duì)檔案的信息收集效率，還能優(yōu)化信息檢索的各項(xiàng)步驟，提升檔案的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度，利用計(jì)算機(jī)的科技處理避免了人為的數(shù)據(jù)整合出錯(cuò)或者效率低下等問題。除了計(jì)算機(jī)技術(shù)外，可以構(gòu)建檔案歸檔管理的資源共享平臺(tái)，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品檔案資料的資源共享。借助科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理，也要注意對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化提升，在平時(shí)使用中不斷更新對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化對(duì)軟件的管理。設(shè)立信息防火墻，防止檔案數(shù)據(jù)信息的資源外泄。另外，檔案信息內(nèi)容因涉及產(chǎn)品開發(fā)和研發(fā)的相關(guān)數(shù)據(jù)，所以在檔案信息的使用中要格外注意對(duì)使用者的身份核實(shí)，以及對(duì)使用內(nèi)容和使用方式的考察。如果發(fā)現(xiàn)有檔案資料違規(guī)使用問題，需要立即做出操作阻礙。只有加強(qiáng)科技化的建設(shè)和管理，才能確保整體的檔案歸檔管理效率。

總結(jié)

綜上所述，在有關(guān)新形勢(shì)下產(chǎn)品檔案歸檔管理工作中，目前還存在有許多歸檔上的管理問題，今后還需要針對(duì)這些方面做好進(jìn)一步的工作提升，還要加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的管理，提高工作人員的工作素質(zhì)。通過這些方面進(jìn)一步完善和強(qiáng)化現(xiàn)有的檔案歸檔管理體制，強(qiáng)化其管理效率。未來，針對(duì)產(chǎn)品檔案歸檔管理的有效性還會(huì)展開更加深入的研究，以便提出更加科學(xué)有效的模式內(nèi)容，從而進(jìn)一步強(qiáng)化產(chǎn)品檔案歸檔的科學(xué)性。

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