新形勢下強化財政檔案管理工作的對策

潘壯巍

摘要：目前，我國在不斷發(fā)展檔案管理服務的同時，也采用了相應的完善措施和創(chuàng)新措施。財政檔案管理也一樣。在新形勢背景下，應當充分發(fā)揮科學技術(shù)的重要作用，改革以往的財政檔案管理體系，引入新資源和新技術(shù)，打造現(xiàn)代化的財政檔案管理工作。本文以新形勢為背景，探究了財政檔案管理的強化策略，首先簡要介紹了財政檔案管理的作用，接著分析了財政檔案管理在新時代面臨的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了財政檔案管理的有效強化策略，以期打造更加全面、真實、準確的財政檔案管理體系，促進財政檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式；財政檔案管理；現(xiàn)代化；強化策略

我國在快速發(fā)展社會經(jīng)濟的同時，也逐漸凸顯了各類檔案的重要作用。財政檔案是最重要的單位檔案，根據(jù)其中的內(nèi)容可以得知地區(qū)經(jīng)濟社會的發(fā)展情況，同時，財政檔案也是領(lǐng)導決策和政策制定的重要基礎(chǔ)和客觀依據(jù)，所以，管理財政檔案具有顯著的社會效益，而采用現(xiàn)代化的財政檔案管理模式，可以顯著提升其管理水平，十分重要。所以，在新形勢背景下，想要科學高效地管理財政檔案，就必須改變傳統(tǒng)的管理模式，引入現(xiàn)代化的管理技術(shù)。

1財政檔案管理在新形勢下面臨的問題

1.1信息化建設(shè)不足

信息化屬于現(xiàn)代化的管理模式，在實際的現(xiàn)代化管理工作中，為了實現(xiàn)信息化管理目標，必定會涉及信息化改革工作。例如在管理財政檔案的過程中，想要做好歸檔工作，就需要分類整理各類復雜的檔案信息，例如財務報表、撥付單據(jù)和綜合文檔等，然后實施電子歸檔，在系統(tǒng)程序中存儲，這一過程需要耗費許多的時間和精力，且流程十分復雜[1]。實際上，此類大工程屬于信息化改革，與以往的紙質(zhì)檔案相比，工作人員在使用紙、電并行管理歸檔存儲時，需要更新自身的文化業(yè)務知識，這也增加了他們的工作量，極易使其產(chǎn)生排斥心理，進而影響現(xiàn)代化管理工作。

1.2未嚴謹?shù)墓芾砭幹曝斦n案

在實際編制財政檔案的過程中，在填報操作期間，可能會發(fā)生數(shù)據(jù)更改。一方面，為了在民生領(lǐng)域撥付更多財政資金，部分單位領(lǐng)導會調(diào)整各部門的預算金額，要求在保持原有公共財政預算的基礎(chǔ)上，達到考核要求。另一方面，社會輿論不斷加大了公開要求，且國家嚴格控制了三公經(jīng)費，然而部分單位未規(guī)范調(diào)整支出項目，自然難以規(guī)范管理財政檔案，根據(jù)財政檔案數(shù)據(jù)可以得知，單位未有效結(jié)合檔案管理工作。

1.3財政檔案管理日益復雜

一般來說，在管理財政檔案時，會涉及繁多的勾稽關(guān)系，十分復雜，嚴重加大了檔案編制難度。為了便于查找、落實異常數(shù)據(jù)和檔案審核工作，部分單位在沒有正確認識檔案管理工作的前提下，采用大量審核參數(shù)和審核公式，卻未重視數(shù)據(jù)價值，盲目調(diào)整原始數(shù)據(jù)。在反復核實和審查調(diào)整的過程中，逐漸抹去了一些可以反映真實情況的原始數(shù)據(jù)，掩蓋了其中的矛盾問題，磨平了數(shù)據(jù)棱角，隨著審核錯誤的逐漸減少，反映數(shù)據(jù)也會越來越偏離實際情況[2]。

1.4財政檔案填報范圍過廣

在實際的財政檔案管理工作中，雖然明確列出了需要填報財政檔案的行政事業(yè)單位類別，例如各類財政核算單位等，然而，卻未對其提出編制財政預算的要求。財政檔案管理的對象不只是營利性單位，還應當包含行政事業(yè)單位。同時，也應當避免重復統(tǒng)計單位和單位集團的財政數(shù)據(jù)。

1.5工作人員缺乏現(xiàn)代化操作能力

現(xiàn)代化管理工作不只是開展現(xiàn)代化的部門管理工作，也要求操作人員掌握并熟悉現(xiàn)代化的操作流程。在紙、電并行管理財政檔案的過程中，需要在編目歸檔和在線整理分類等環(huán)節(jié)，用到計算機輔助設(shè)備，與以往的手動整理和紙質(zhì)歸檔相比，雖然簡化了工作流程，卻對工作人員的操作水平提出了更高的要求，目前我國缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)人才，尤其是經(jīng)濟落后地區(qū)的財政人員普遍缺乏高學歷，難以良好地勝任信息化的檔案管理工作。

2檔案管理工作在新形勢下的強化途徑

2.1完善組織機構(gòu)，全面落實責任機制

單位在完善組織結(jié)構(gòu)的同時，應當打造一支專業(yè)的團隊，并由其負責檔案管理工作。此外，單位還應當定期檢查檔案管理情況，以加強管理質(zhì)量。尤其是，單位應當嚴格遵守相關(guān)條例［3］，例如《中華人民共和國檔案法》等，在檔案管理工作中引入責任制，確保在遇到財政檔案管理問題時，可以及時找到責任主體。會計檔案管理規(guī)范中強調(diào)了會計檔案如果是當年形成的，那么在會計年度終了后，應當交給財務人員負責保管，在保管期滿一年后，財務人員需要完成移交清冊的編制，并上報總經(jīng)理辦公室，由其負責統(tǒng)一保管。原則上來說，會計檔案需要完成封裝后在移交。一些需要拆封重新整理的會計檔案，應當由會計部門和經(jīng)辦者一起拆封整理，并明確各方職責。其中還提到了其他單位承包業(yè)務的會計檔案，統(tǒng)一由本單位保管，承包單位具有相關(guān)業(yè)務會計檔案的查閱和復制全，如果會計事項未結(jié)清，那么業(yè)務承包單位就需要負責保管好其原始憑證，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。

2.2完善管理制度

在新形勢背景下，單位應當采用有效的制度管理財政檔案，并完善和修訂現(xiàn)有的管理制度，進而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標。單位在管理財政檔案時，應當規(guī)范工作人員的工作行為，制定相應的規(guī)章制度，做到依法辦事[4]。在管理財政檔案的過程中，應當采用涉及檔案工作、檔案保管和檔案員等內(nèi)容的管理制度。首先，需要做好制度保障，在檔案收集和庫房管理等環(huán)節(jié)，制定明確的工作規(guī)范。其次，在平時的財務工作中，單位應當細化財政檔案的收集、整理和歸檔等工作規(guī)范。最后，還需要建立后期財政檔案管理制度，在管理賬目中全面登記檔案的借閱，移交和銷毀情況，等等。例如會計檔案管理規(guī)范中明確了會計檔案保管期滿后：首先綜合管理部應當與財務部共同上交銷毀意見，將需要銷毀的檔案編制成冊，在需要銷毀的會計檔案中標明卷號、已保管時間等內(nèi)容。接著，會計檔案銷毀清冊上應當有單位負責人簽署的意見。

此外，會計檔案管理規(guī)范中明確了會計檔案保管地點應具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件，電子檔案保管應具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會計檔案應異地分別存放。

2.3建設(shè)財政檔案管理隊伍

一方面，應當做好基礎(chǔ)建設(shè)，將一些必要的硬件設(shè)備配備到檔案部，例如電腦等，提供現(xiàn)代化的技術(shù)支持。同時，應當打造專業(yè)的管理團隊，重用大膽創(chuàng)新、追求事業(yè)的技術(shù)人才，采用實踐活動鍛煉他們，引導他們?yōu)闄n案管理出謀劃策。此外，還應當組建一支高素質(zhì)的檔案干部隊伍，在財政大隊伍中加入理論知識豐富、掌握專業(yè)技能的相關(guān)人才，打造結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的檔案管理隊伍，為檔案的長期維護奠定良好的基礎(chǔ)，避免頻繁更換檔案管理人員，并為檔案干部提供思想政治教育，幫助他們解決實際問題，使他們可以全身心地投入本職工作。另一方面，單位應當加大培訓力度，為財政檔案管理人員提供定期培訓。將檔案人員培訓作為本單位的重要工作，有機結(jié)合“請進來”和“走出去”等模式，開展系統(tǒng)培訓和短期培訓，組織檔案人員參加分層分類輪訓或?qū)ｎ}知識培訓；應當追求實用性，基于實際工作需求和日后的發(fā)展方向，結(jié)合各部門的需求，開展具有針對性的培訓工作［5］。

2.4全面落實檔案管理公開制，改革傳統(tǒng)的政府綜報局面

單位應當建立財政檔案管理公開制，全面執(zhí)行《預算法》等制度的要求，公開檔案管理工作，明確公開檔案管理的重要意義，采用有效的方式管理財政檔案，并做好溝通協(xié)調(diào)工作。同時，應當為檔案管理制定完善的公開考評機制，按照基本要求比照檔案管理和預算等，要求單位全面落實檔案管理公開制。此外，還應當引導單位回應社會大眾最為關(guān)注的問題，做好宣傳引導工作，完善信息披露工作，采用科學的公開程序，增加公開內(nèi)容，從公開專項支出人手，逐漸打造全方位的工作格局，劃分各項公開內(nèi)容，進而提升財政檔案管理質(zhì)量，采用公開檔案管理工作的形式，加強領(lǐng)域改革深度。

在政府綜合財務報告的編制環(huán)節(jié)，檔案管理數(shù)據(jù)起到了十分重要的作用，是最主要的一項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，所以，應當以權(quán)責發(fā)生制為前提，采用實用的檔案管理數(shù)據(jù)，為政府綜合財務報告提供準確、便捷的數(shù)據(jù)，將檔案管理作為基礎(chǔ)工作，在編制檔案管理的同時，落實補充檔案制，改變傳統(tǒng)的政府綜合財務報告形式，為檔案管理提供更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。

2.5重點審核檔案管理工作，改變檔案審核模式

財政部門的主要職責就是審核檔案管理工作，屬于依法行政范疇，應當提升檔案管理審核力度，進而提升檔案管理數(shù)據(jù)水平。應當采用新模式審核檔案管理數(shù)據(jù)，并加強審核工作的合規(guī)性、真實性和規(guī)范性，基于嚴格、細化的原則，開展檔案管理年度編審工作，全面劃分各項審核指標，全面梳理和審核各項要點。首先應當改變傳統(tǒng)的檔案管理審核機制［6］。主動細化并規(guī)范審核工作內(nèi)容和方式，完善相關(guān)機制，有機結(jié)合集中會審和網(wǎng)絡(luò)預審，打造上下聯(lián)動機制等，解決好基層問題，開展高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)預審工作。主動開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完善審核內(nèi)容，在檔案管理中提出同步審核、數(shù)據(jù)共享等要求，并將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)中，例如會計核算信息和上下級往來等，并拓展審核功能，深入研究自動化審核是否可行，簡化數(shù)據(jù)錄入量。其次，應當劃分好各崗位工作職責。明確檔案管理者的主要職責，保證可以在規(guī)定時間內(nèi)完成審核、匯總等工作，且符合質(zhì)量要求，并落實各項安排等。開展高效的編審檔案管理，明確內(nèi)部合作關(guān)系。

結(jié)束語

高質(zhì)量的管理財政檔案，可以促進經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，通過發(fā)掘其中存在的問題，并提出相應的對策，有助于有效加強檔案管理質(zhì)量。在新形勢下，出現(xiàn)了多樣化、復雜化的信息數(shù)據(jù)，解決一些問題需要花費大量的時間，而大數(shù)據(jù)技術(shù)有效解決了這一問題。在管理財政檔案時，通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以減少處理時間并簡化管理流程，也可以避免檔案受到影響。所以，單位應當改變以往的檔案管理工作，采用完善組織機構(gòu)，全面落實責任機制；完善管理制度；全面落實檔案管理公開制，改革傳統(tǒng)的政府綜報局面等方法，加強財政檔案管理水平。

參考文獻：

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[6]李淑萍.新時期企業(yè)財政檔案管理的不足及解決措施研究[J].商場現(xiàn)代化，2014（21）：1.