民生檔案服務(wù)與利用體系建設(shè)研究

林麗

摘要：近年來，民生檔案的使用范圍、涉及領(lǐng)域都在不斷擴(kuò)大，其價(jià)值也越來越高，已成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作、學(xué)習(xí)、醫(yī)療等各項(xiàng)社會(huì)生活的重要參考憑證，是我國民生建設(shè)的重要部分。對(duì)此，提出民生檔案服務(wù)與利用體系建設(shè)應(yīng)包括四個(gè)方面：基礎(chǔ)保障平臺(tái)，包括組織保障、機(jī)制保障、資源保障和監(jiān)督保障；構(gòu)建數(shù)字資源平臺(tái)，包括完善數(shù)字資源庫、加強(qiáng)民生檔案資源體系化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；搭建民生檔案宣傳平臺(tái)，包括民生檔案編研與宣傳、發(fā)揮民生檔案文化價(jià)值與內(nèi)涵；圍繞民生服務(wù)搭建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息互聯(lián)互通。

關(guān)鍵詞：民生檔案；服務(wù)利用；體系研究

民生檔案與人民群眾的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，是維護(hù)人民群眾切身利益的歷史記錄和真實(shí)的原始憑證，是政府部門在從事社會(huì)管理過程中形成的大量有價(jià)值的檔案信息。因此從這一層面講，民生檔案涉及多個(gè)部門和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的方方面面，這既對(duì)檔案管理部門民生檔案信息管理提出了較高要求，也是檔案管理部門服務(wù)政府部門，服務(wù)人民群眾的歷史性任務(wù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要求檔案管理部門主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展步伐，主動(dòng)應(yīng)對(duì)電子檔案信息資源建設(shè)的時(shí)代發(fā)展需求。當(dāng)前民生檔案正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，民生檔案數(shù)量、種類的激增和社會(huì)需求的擴(kuò)大，為保障改善民生中的作用，檔案部門應(yīng)著力構(gòu)建四大平臺(tái)，即基礎(chǔ)保障平臺(tái)、資源共享平臺(tái)、文化展示平臺(tái)、精準(zhǔn)服務(wù)平臺(tái)，結(jié)合民生需求對(duì)民生檔案資源進(jìn)行整合和深度挖掘，不斷擴(kuò)展民生檔案服務(wù)范疇，進(jìn)一步提升檔案管理部門民生檔案服務(wù)質(zhì)量，努力打造檔案公共服務(wù)提檔升級(jí)版。

1構(gòu)建基礎(chǔ)保障平臺(tái)

近年來，為構(gòu)建和諧社會(huì)建設(shè)給民生檔案的服務(wù)利用提出更高要求，要不斷加強(qiáng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，筑牢檔案事業(yè)發(fā)展根基，首先體現(xiàn)在制度機(jī)制創(chuàng)新層面。很長一段時(shí)間，檔案管理部門在民生檔案服務(wù)過程中，主要以民生檔案業(yè)務(wù)部門為主體。其他職能部門很少參與，這也就客觀上造成制度機(jī)制建設(shè)覆蓋面窄，民生檔案缺少頂層設(shè)計(jì)和宏觀領(lǐng)導(dǎo)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)民生檔案信息資源的統(tǒng)籌安排和精準(zhǔn)發(fā)力，很可能造成民生檔案信息收集不全，不利于民生檔案高質(zhì)展。因此，從服務(wù)民生角度看，各級(jí)政府部門要充分發(fā)揮宏觀協(xié)調(diào)作用，引導(dǎo)相關(guān)部門和社會(huì)組織參與到民生檔案服務(wù)事業(yè)之中，積極構(gòu)建基礎(chǔ)保障平臺(tái)。

1.1強(qiáng)化組織保障

各級(jí)地方政府要樹立“大檔案”服務(wù)格局。充分認(rèn)識(shí)到民生檔案服務(wù)與人民群眾利益之間的關(guān)系，主動(dòng)召開專門會(huì)議研究民生檔案相關(guān)問題。要求相關(guān)部門要密切配合檔案管理部門做好民生檔案工作，通過對(duì)區(qū)域性民生檔案資源的有效整合，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門和職能部門優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源在住建、教育、衛(wèi)生、醫(yī)療、人社、民政等部門的合理流通，進(jìn)一步提升民生檔案信息資源的利用效率和利用效果。同時(shí)要完善和創(chuàng)新民生檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，積極提升民生檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

1.2強(qiáng)化機(jī)制保障

基礎(chǔ)保障的核心在于制度機(jī)制保障。檔案管理部門要將制度機(jī)制建設(shè)作為提升民生檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的關(guān)鍵所在。要圍繞民生檔案統(tǒng)籌規(guī)劃、考核獎(jiǎng)懲、監(jiān)督指導(dǎo)重點(diǎn)方面，對(duì)涉及的民生檔案制度機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善，實(shí)施民生檔案服務(wù)工作績效掛鉤措施，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員參與檔案服務(wù)創(chuàng)新工作的積極性和主動(dòng)性，確保民生檔案質(zhì)量可控，責(zé)任可追溯。此外，還要加大民生檔案考核監(jiān)督力度，明確民生檔案相關(guān)工作人員具體職責(zé)，建立自上而下的民生檔案工作考評(píng)體系，細(xì)化民生檔案考核內(nèi)容，通過科學(xué)合理考核，有力地推動(dòng)民生檔案管理工作和服務(wù)工作創(chuàng)新[1]。

1.3強(qiáng)化資源保障

本著“精簡節(jié)約、緊跟形勢(shì)、務(wù)實(shí)有效”的原則，各級(jí)部門投入一定的人力、物力對(duì)民生檔案服務(wù)的相關(guān)物料進(jìn)行及時(shí)更新，包括服務(wù)窗口陳列內(nèi)容、橫幅標(biāo)語以及局域網(wǎng)絡(luò)模塊進(jìn)行完善和調(diào)整，確保民生檔案服務(wù)內(nèi)容和形式緊貼發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)要完善民生檔案經(jīng)費(fèi)和場(chǎng)地保障。民生檔案工作經(jīng)費(fèi)要做好提前預(yù)算，確保專款專用，同時(shí)要為民生檔案工作開展提供必要的庫房、辦公場(chǎng)所。

1.4強(qiáng)化監(jiān)督保障

檔案的行政監(jiān)督執(zhí)法權(quán)應(yīng)得到加強(qiáng)，將檔案完整收集、規(guī)范整理、妥善安全保管納入一項(xiàng)政治性保障工作，有利于推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平。如今，民生檔案服務(wù)主體和對(duì)象進(jìn)一步豐富多元化，對(duì)此，應(yīng)建立多元主體監(jiān)管機(jī)制。其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是相關(guān)部門和服務(wù)對(duì)象的協(xié)同監(jiān)督。第一，開展“雙隨機(jī)、一公開”行政執(zhí)法檢查，確?；鶎訖n案規(guī)范管理，構(gòu)建網(wǎng)格化“智慧監(jiān)管”體系。第二，及時(shí)更新監(jiān)管內(nèi)容。主動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)民生檔案工作流程進(jìn)行有效監(jiān)管，構(gòu)建事前、事中、事后監(jiān)管的管理模式。

2構(gòu)建數(shù)字資源平臺(tái)

當(dāng)前民生檔案受到信息技術(shù)發(fā)展以及國家機(jī)構(gòu)改革的影響，對(duì)民生檔案信息收集和管理工作提出更高要求，同時(shí)民生檔案服務(wù)在發(fā)展過程中也呈現(xiàn)出信息化、平臺(tái)化、智能化特征。從宏觀層面看，為了更好地實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的有效整合，推進(jìn)新時(shí)期民生檔案信息化建設(shè)，有必要通過構(gòu)建數(shù)字資源平臺(tái)，更好地呈現(xiàn)當(dāng)前檔案管理部門在民生檔案服務(wù)進(jìn)程中的各項(xiàng)成果。在具體實(shí)施過程中，既要完善民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，同時(shí)要積極推進(jìn)民生檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，搭建民生檔案文化展示平臺(tái)，構(gòu)建民生檔案信息服務(wù)平臺(tái)，讓廣大人民群眾了解當(dāng)前民生檔案的具體做法，主動(dòng)地參與到民生檔案服務(wù)體系建設(shè)之中。

2.1完善數(shù)字資源庫

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合國家檔案局、民政部、人社部等其他相關(guān)民生管理部門對(duì)民生業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求，制定符合本地區(qū)特色檔案、充分發(fā)揮館藏具有重要資源價(jià)值的資源數(shù)字化制度。同時(shí)還應(yīng)準(zhǔn)確把握各類檔案版本的更迭和廢除。因此數(shù)字資源庫建設(shè)一方面要開展新、舊證明的數(shù)字化工作，通過掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。另一方面在各職能部門民生檔案收集上應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字文檔和紙質(zhì)文檔雙軌收集，加強(qiáng)各類民生檔案基礎(chǔ)建設(shè)，不斷豐富壯大民生檔案資源信息庫，筑牢檔案事業(yè)發(fā)展根基，為檔案開發(fā)利用提供保障和支撐[2]。

2.2民生檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

民生檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對(duì)于提升民生檔案服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。從目前看，民生檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)從管理，業(yè)務(wù)和技術(shù)三個(gè)層面入手。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一般是指檔案管理工作業(yè)務(wù)流程、制度規(guī)范以及所涉及的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。主要涉及公安、人力資源社會(huì)保障、民政、自然資源、衛(wèi)健委、教育、住建、法院、檢察院等部門。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和電子文件、民生檔案信息共享共建標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及與人民群眾息息相關(guān)的民生領(lǐng)域，如社保、醫(yī)療、教育、就業(yè)創(chuàng)業(yè)，等等。技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是指與檔案信息服務(wù)相關(guān)的軟件系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。既要參考國家針對(duì)檔案管理相關(guān)的技術(shù)參數(shù)，同時(shí)也要結(jié)合檔案信息服務(wù)平臺(tái)自身特點(diǎn)，在遵從可操作性、安全性的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上對(duì)相應(yīng)的技術(shù)性規(guī)范進(jìn)行完善，切實(shí)保障民生檔案信息服務(wù)安全性，同時(shí)也有利于民生檔案信息資源共享。

2.3民生檔案資源體系化

民生檔案領(lǐng)域不是一成不變的，它隨著人民群眾社會(huì)生活的變遷而不斷變化，為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，必須重視民生檔案資源體系建設(shè)。第一，應(yīng)以人民群眾需求為基礎(chǔ)，建設(shè)基礎(chǔ)領(lǐng)域檔案。在上文標(biāo)準(zhǔn)化體系的基礎(chǔ)上，提高民生檔案收集與管理的靈活性，貫徹“記錄一生，服務(wù)一生”的理念，圍繞人民群眾生活的所有領(lǐng)域，推動(dòng)民生檔案資源全覆蓋、零死角。同時(shí)還應(yīng)重點(diǎn)圍繞人民群眾特別關(guān)心的醫(yī)療、教育領(lǐng)域建設(shè)專業(yè)民生檔案，讓民生檔案資源層次分明，各有重點(diǎn)。第二，圍繞社會(huì)新興經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域產(chǎn)物，建好重點(diǎn)民生檔案。民生檔案不僅包括公民個(gè)人檔案，還包括各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施、農(nóng)業(yè)、服務(wù)業(yè)相關(guān)檔案。對(duì)此，應(yīng)圍繞地區(qū)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、生態(tài)環(huán)境建設(shè)好重點(diǎn)領(lǐng)域檔案。如在農(nóng)村基層方面，圍繞鄉(xiāng)村振興建設(shè)即：地方特色旅游、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展、脫貧攻堅(jiān)實(shí)施計(jì)劃及成果等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案，圍繞生態(tài)宜居建好水電交通、人居環(huán)境整治等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案，做到民生檔案資源的協(xié)同發(fā)展，合作共贏。

3構(gòu)建文化展示平臺(tái)

民生檔案是人們進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，也匯集著大量的各門類知識(shí)，記載著豐富的各個(gè)時(shí)期各個(gè)民生部門涉及人民群眾相關(guān)記錄等信息，成為一種重要的信息資源。技術(shù)賦能民生檔案服務(wù)管理工作，一方面，提升了民生檔案服務(wù)效率；另一方面，也容易影響民生檔案自身的文化底蘊(yùn)和歷史厚重感。通過舉辦民生檔案陳列活動(dòng)，更好地向民眾展示民生檔案的文化內(nèi)涵。但從目前看，民生檔案陳列工作還存在調(diào)研不足，陳列形式大于內(nèi)容等現(xiàn)實(shí)困境[3]。

3.1加強(qiáng)民生檔案的編研與宣傳

第一，加強(qiáng)民生檔案的二次編研。在一次編研的基礎(chǔ)上，對(duì)民生檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行篩選、提煉、綜合、歸納，增強(qiáng)民生檔案的系統(tǒng)性、針對(duì)性，篩選出其中信息可靠，深度適宜者，進(jìn)一步提升民生檔案編研質(zhì)量。第二，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和新媒體的傳播特征，開發(fā)多元化民生檔案?jìng)鞑デ馈＞C合性的民生檔案應(yīng)匯集更多數(shù)量的檔案信息，全面反映某單位各項(xiàng)活動(dòng)或某一學(xué)科領(lǐng)域的成果，適合網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)、融媒體等主流媒體宣傳報(bào)道。針對(duì)新媒體平臺(tái)，開發(fā)系列性的民生檔案主題或直觀性較強(qiáng)的影像檔案，即由若干個(gè)獨(dú)立主題的檔案組成，具有一定的內(nèi)容或?qū)I(yè)的聯(lián)系，或者各自從不同側(cè)面反映同一主題與對(duì)象的民生資料。這一類型檔案的表現(xiàn)形式、內(nèi)容種類較為豐富，應(yīng)依托微信公眾號(hào)或短視頻平臺(tái)分模塊推送。

3.2依托民生檔案陳列展覽發(fā)揮檔案文化價(jià)值

檔案陳列展覽是民生檔案文化的可見載體，也是檔案管理部門對(duì)外宣傳的重要渠道。以檔案陳列展覽為依托發(fā)揮檔案文化價(jià)值，一方面能夠進(jìn)一步擴(kuò)大民生檔案的影響力和傳播力，另一方面也滿足了人民群眾對(duì)娛樂休閑類檔案利用需求的增長。具體來說，民生檔案陳列展覽主要應(yīng)調(diào)研了解以下幾個(gè)方面的情況：（1）陳列展覽的展出要求和目的；（2）陳列展覽的主要觀眾對(duì)象；（3）觀眾流量、流速；（4）陳列展覽的主題內(nèi)容和展品、文字、圖片的數(shù)量；（5）陳列展覽場(chǎng)所在的區(qū)域環(huán)境；（6）展出場(chǎng)地的大小及水電、采光、通風(fēng)、安全、音響等設(shè)備及條件；（7）陳列展覽解說、咨詢服務(wù)及展出管理；（8）陳列展覽期限及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。同時(shí)做好檔案陳列展覽服務(wù)。檔案陳列展覽服務(wù)涉及內(nèi)容很多，要根據(jù)陳列展覽的內(nèi)容、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)等制訂出展覽服務(wù)具體執(zhí)行方案，提升民生檔案陳展的文化內(nèi)涵，增強(qiáng)群眾檔案意識(shí)，讓更多的人民群眾感受到檔案文化風(fēng)采。

4構(gòu)建信息服務(wù)平臺(tái)

當(dāng)前，民生檔案工作的重點(diǎn)就是滿足人民群眾各類需求如領(lǐng)取養(yǎng)老金、房產(chǎn)交易等，各職能部門需要簡化服務(wù)流程，結(jié)合“放管服”政策，推進(jìn)“最多跑一次”改革服務(wù)事項(xiàng)電子化歸檔工作，啟用“虛擬檔案室”系統(tǒng)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”改革服務(wù)事項(xiàng)電子文件應(yīng)歸盡歸，為民眾提供全面多元的民生檔案信息服務(wù)。在這些政策要求下，也對(duì)民生檔案服務(wù)平臺(tái)的功能性，實(shí)用性和可操作性提出較高要求。因此，在推動(dòng)民生檔案服務(wù)改革過程中要主動(dòng)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與民生檔案服務(wù)平臺(tái)的深度融合，為民生檔案信息資源開發(fā)提供全面的技術(shù)支撐，積極推進(jìn)民生檔案服務(wù)平臺(tái)扁平化、集成化，為民眾提供個(gè)人檔案查詢、智慧人社服務(wù)，進(jìn)一步提升民生檔案服務(wù)平臺(tái)服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.1構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)

為了更好地實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的有效整合，進(jìn)一步提升民生檔案開發(fā)利用效率，服務(wù)廣大人民群眾，有必要構(gòu)建集成化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。一方面，要對(duì)各類民生檔案資源進(jìn)行明確分類，加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門聯(lián)系互動(dòng)，確保民生檔案信息服務(wù)平臺(tái)與政府相關(guān)部門業(yè)務(wù)平臺(tái)有效對(duì)接。另一方面，要重視各類民生檔案信息資源的收集和歸檔，要下放權(quán)限，明確民生檔案收集重點(diǎn)，在業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)之下，相關(guān)部門密切配合，確保民生檔案信息資源應(yīng)收盡收，為檔案信息服務(wù)平臺(tái)提供扎實(shí)的檔案信息數(shù)據(jù)支持[4]。

4.2實(shí)現(xiàn)多個(gè)民生檔案管理部門的互聯(lián)互通

民生檔案信息資源只有得到合理開發(fā)和利用，才能夠體現(xiàn)出民生檔案的獨(dú)特價(jià)值。因此檔案管理部門應(yīng)與其他業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行溝通，簽訂民生檔案資源數(shù)據(jù)庫高級(jí)協(xié)議，形成統(tǒng)一檢索接口，構(gòu)建智能服務(wù)終端，提升民生檔案信息資源利用效率。要進(jìn)一步加強(qiáng)門戶網(wǎng)站建設(shè)，著力解決瀏覽器不兼容、內(nèi)容陳舊等突出問題。要進(jìn)一步更新檔案管理理念，大力開發(fā)微信小程序、推廣“掌上查檔”等服務(wù)平臺(tái)，突破傳統(tǒng)信息服務(wù)的時(shí)空局限，進(jìn)行信息查詢、在線咨詢、疑難解答等服務(wù)，優(yōu)化檔案服務(wù)環(huán)境和檔案服務(wù)流程，不斷提升民生檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民群眾的效率。

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