淺析檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

李蕾

摘要：檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設是推動醫(yī)院檔案管理與數(shù)字化信息技術(shù)深度融合的重要載體，其對于醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量的提升具有積極的促進作用?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案數(shù)字化建設取得了一定進展，但也面臨數(shù)字化管理與檔案工作銜接不緊密、不深入的問題。為此，應創(chuàng)建并完善檔案數(shù)字化平臺，借助數(shù)字化管理系統(tǒng)推進醫(yī)院檔案管理思維、路徑、保障的全面提升。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理系統(tǒng)；醫(yī)院檔案；銜接機制；應用建議

數(shù)字信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理的深度融合，客觀上推動傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)型。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的運用，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的快速傳輸、高度共享。但同時，在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理融合過程中還存在一些亟待解決的問題，表現(xiàn)為理念更新滯后、方法創(chuàng)新不足、制度有待完善。

1檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中應用的必要性

隨著醫(yī)療系統(tǒng)改革的不斷深入，醫(yī)院檔案內(nèi)容也越來越復雜，不僅有常規(guī)的醫(yī)療和醫(yī)院自身管理所形成的檔案，還包括醫(yī)院科研創(chuàng)新等檔案內(nèi)容；既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，也有大量影像、數(shù)據(jù)、視頻檔案資源，檔案來源的復雜性加大了醫(yī)院檔案管理難度[1]。在推進醫(yī)院檔案管理信息化過程中，加強檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設具有多方面優(yōu)勢，表現(xiàn)為：第一，通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的快速收集，方便檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息資源進行管理。在服務患者和醫(yī)院工作過程中能夠直接檢索相關(guān)信息，確保檔案信息檢索的準確度；在檔案信息整理和利用開發(fā)過程中借助檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)，能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，及時為醫(yī)護人員提供完整的患者信息，幫助醫(yī)護人員對患者病情進行診斷，助力提升醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量，降低醫(yī)院醫(yī)療失誤率，實現(xiàn)醫(yī)院工作流程再造，更好地發(fā)揮檔案信息資源的參考價值。第二，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享。在醫(yī)院檔案管理過程中需要醫(yī)院各個部門密切配合，將重要的檔案信息資源上傳到檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之上，通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有效對接，能夠進一步密切醫(yī)院檔案管理部門與各個部門聯(lián)系，提升醫(yī)院協(xié)同辦公效率[2]。同時在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上也可以對重要的檔案信息資源進行整合和共享，實現(xiàn)重要檔案信息資源的合理開發(fā)利用，進一步提升檔案信息資源傳遞效果。

2檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用現(xiàn)狀

2.1數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案工作的銜接問題

醫(yī)院檔案管理工作從傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化管理模式過渡，很多問題都容易被忽略。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理為主，能夠運用的技術(shù)十分有限。而數(shù)字化管理模式能夠為醫(yī)院檔案管理工作提供更為多樣化的手段和方式，在銜接過程中既需要醫(yī)院給予足夠重視，做好宏觀層面的頂層設計和制度銜接；同時還需要為其提供扎實的基礎設施和人員保障[3]。但顯然在具體落實過程中還存在著數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案管理工作銜接問題，不利于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設。

2.1.1醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)缺少完善的制度支持。當前部分醫(yī)院對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設重視程度不足，并沒有結(jié)合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實際需要完善相應制度機制，在一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理信息化推進，也難以為數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案管理工作銜接提供扎實的制度保障，導致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)難以真正地發(fā)揮作用，也難以對檔案信息資源進行整合，造成了檔案信息資源閑置和浪費。還有部分醫(yī)院雖然圍繞數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案工作開展了相關(guān)制度建設，但在實際落實過程中工作人員還存在著形式主義，對于相關(guān)制度機制了解不清、不全面，難以與實際工作相結(jié)合等問題，導致醫(yī)院檔案管理制度形同虛設。

2.1.2醫(yī)院檔案管理工作缺少先進的管理方法。新時期醫(yī)院檔案管理工作需要運用更為現(xiàn)代化的技術(shù)手段創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式方法，而引進檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)本身就是醫(yī)院檔案管理工作在管理方法的一大創(chuàng)新。但目前部分醫(yī)院仍然采取人工管理模式，在信息采集、整理、保存、管理、利用、開發(fā)等多個環(huán)節(jié)還以人工操作為主，在實踐中人工操作難免會出現(xiàn)失誤，一旦對紙質(zhì)檔案信息資源進行破壞，就難以恢復其原貌。加之紙質(zhì)檔案管理模式容易受到天氣、環(huán)境，人員素質(zhì)等多重因素影響，加大了醫(yī)院檔案管理難度，也正是傳統(tǒng)檔案管理模式?jīng)]有被數(shù)字化管理模式所取代，加劇了醫(yī)院檔案管理人員的工作壓力。

2.2數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案工作的保障問題

數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案管理工作的深度融合，需要有完善的保障機制。一方面，醫(yī)院主要領導要強化數(shù)字化管理意識，進一步明確醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展方向。唯有如此，才能夠在思想和行動兩個層面支持數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案管理工作的深度融合[4]。但目前，部分醫(yī)院主要領導還缺乏數(shù)字化管理意識，對于未來醫(yī)院數(shù)字化管理發(fā)展方向和目標還并不明確，在一定程度上影響了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作的實際運用。加之，在數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案管理工作融合過程中還存在著網(wǎng)絡安全問題和管理技術(shù)落后問題，也在一定程度上限制了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設和完善。

2.2.1網(wǎng)絡安全問題始終存在。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設必然會運用到信息技術(shù)，因此保障網(wǎng)絡信息安全在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與檔案管理工作融合過程中顯得至關(guān)重要。但當前部分醫(yī)院在檔案管理過程中對于網(wǎng)絡信息安全重視程度不足，弱化了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全屬性，很容易造成數(shù)據(jù)泄密、數(shù)據(jù)丟失或受病毒侵害等現(xiàn)實問題。特別是一些事關(guān)醫(yī)院發(fā)展的核心數(shù)據(jù)以及醫(yī)院在科研創(chuàng)新方面的重要數(shù)據(jù)，一旦造成失密或泄密，不僅會影響醫(yī)院的正常發(fā)展，甚至會為醫(yī)院未來帶來不穩(wěn)定因素。

2.2.2管理技術(shù)相對落后。一方面，在推進檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設過程中，引進的信息技術(shù)越先進，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)運行就會越高效，對于檔案信息資源開發(fā)利用效果就會越好，但相應地需要投入的人力、物力和財力也就越大。在這一背景下，如果醫(yī)院沒有給予足夠的資金支持，難免會造成檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)技術(shù)落后。很多大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)難以真正運用到檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之中，在客觀上制約了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能和作用的發(fā)揮。另一方面，在軟硬件設施建設方面，如果醫(yī)院在推進檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設過程中軟硬件設施不過關(guān)，也難以保證醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的運行能力和信息處理能力。加之，部分檔案管理人員在醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型升級過程中對于現(xiàn)代信息技術(shù)掌握得不系統(tǒng)，信息素養(yǎng)較差，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的靈活運用不足，也在一定程度上會降低檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的性能。

2.2.3人才隊伍建設滯后。醫(yī)院檔管理應用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具有其必然性，但相應地也需要為檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供扎實的人才保障。但當前部分醫(yī)院在檔案管理過程中沒有充分認識到網(wǎng)絡信息技術(shù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響，在檔案人才隊伍建設過程中仍然以檔案專業(yè)能力作為衡量標準，導致醫(yī)院檔案管理人才能力和素質(zhì)比較相近，缺乏技術(shù)型人才，難以對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行靈活操作，難以保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)發(fā)揮全部作用。

3檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用建議

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院在檔案管理過程中也應該向數(shù)字化、信息化方向邁進，持續(xù)提升醫(yī)院檔案管理水平。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的深度融合就是醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型升級的重要步驟。一方面，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際需要，對醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行完善和創(chuàng)新，主動引進現(xiàn)代信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的運行能力，助力醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級[5]。另一方面，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設提供扎實的人、財、物保障，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠在醫(yī)院檔案管理中真正發(fā)揮作用。

3.1創(chuàng)建并完善檔案數(shù)字化平臺

當前醫(yī)院檔案管理部門應主動適應時代發(fā)展趨勢，明確醫(yī)院檔案管理工作未來發(fā)展思路，將醫(yī)院檔案信息化、數(shù)字化建設作為未來主要發(fā)展方向，通過搭建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)字化平臺，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案信息資源的全面收集、系統(tǒng)整理、科學利用、高效共享，更好地發(fā)揮檔案信息資源的科研、教育、醫(yī)療、健康等多方面的功能和作用。一方面，醫(yī)院主要領導要給予檔案數(shù)字化平臺足夠的重視，充分認識到檔案數(shù)字化平臺建設是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的關(guān)鍵和核心，給予檔案數(shù)字化平臺建設足夠的政策支持和資金支持，通過招投標方式邀請國內(nèi)知名互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)參與到醫(yī)院檔案數(shù)字化平臺建設之中。不斷豐富醫(yī)院檔案數(shù)字化平臺功能，負責對醫(yī)院檔案信息資源的收集、整理、管理、開發(fā)等工作。同時醫(yī)院領導要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思路，充分認識到信息化、數(shù)字化對于醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生的深刻影響，樹立互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)思維，要求醫(yī)院相關(guān)部門要配合檔案數(shù)字化平臺建設，積極支持檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設[6]。另一方面，在檔案數(shù)字化平臺建設過程中要集思廣益，廣泛征求醫(yī)院其他部門的意見和建議，通過問卷調(diào)查、座談、網(wǎng)上問答等多種形式征求意見，對醫(yī)院檔案數(shù)字平臺的相關(guān)功能進行完善，進一步提升醫(yī)院檔案數(shù)字平臺服務的針對性和系統(tǒng)性，更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源共享。

3.2提供醫(yī)院檔案數(shù)字化支持保障

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用需要完善的制度支持、硬件支持、人才支持和技術(shù)支持。一方面，醫(yī)院在推進檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設過程中要完善軟硬件設施，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)硬件是支撐，沒有足夠的硬件支持檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)就會受到限制。因此在建設前期，醫(yī)院要與各方進行探討，進一步明確檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)所需要投入的資金規(guī)模，堅持實事求是原則，既為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)創(chuàng)設完善的硬件環(huán)境，也要積極引進先進的軟件系統(tǒng)，同時要圍繞醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)所需要的安全運行環(huán)境，為其提供單獨機房，門窗要安裝相應的防護設施，室內(nèi)要鋪設專門靜電地板，機房要安裝24小時、360度監(jiān)控探頭，確保醫(yī)院檔案信息安全。檔案數(shù)字化平臺除了要安裝對應殺毒軟件以外，還要通過身份驗證、區(qū)塊鏈防偽、等級限制等多種形式，增強檔案數(shù)字化平臺的安全性。另一方面，加強檔案管理人員的教育培訓，建設數(shù)字化檔案管理隊伍[7]。在推進醫(yī)院檔案數(shù)字化建設過程中要加強檔案管理人員的教育培訓，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，端正檔案管理人員工作態(tài)度，培養(yǎng)檔案管理人員職業(yè)操守。醫(yī)院人事部門要做好檔案管理人員教育培訓前期調(diào)研和分析工作，為檔案管理人員提升數(shù)字化能力形成相應的培訓方案，積極邀請專業(yè)人員對檔案管理人員進行技術(shù)指導，同時要將大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)作為檔案管理人員培訓的重要內(nèi)容，進一步提升醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，能夠更加靈活地運用醫(yī)院數(shù)字化管理系統(tǒng)服務醫(yī)院檔案管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

總之，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用具有其應然性和必然性。一方面，醫(yī)院主要領導要給予醫(yī)院檔案管理工作足夠的重視，支持醫(yī)院檔案管理開展信息化、數(shù)字化建設，為檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設營造良好的政策環(huán)境和工作環(huán)境。另一方面，檔案管理人員也應主動作為，充分認識到現(xiàn)代信息技術(shù)對于自身工作產(chǎn)生的深刻影響，積極參與醫(yī)院各項檔案專業(yè)技能培訓，自覺提升自身專業(yè)素養(yǎng)、安全意識、保密意識和服務意識，主動投身到醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作之中，更好地服務醫(yī)院檔案管理工作。

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