檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的現(xiàn)實困境與路徑

杜立偉

摘要：檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化是一種更為全面的檔案數(shù)字化管理形式，其不是數(shù)字化技術(shù)與檔案工作的簡單融合，而是包含檔案業(yè)務(wù)全過程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是在保障檔案安全的前提下實施的創(chuàng)新舉措。當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化主要面臨制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)相對滯后，檔案資源收集與服務(wù)融合不深，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化規(guī)劃和保障不足的現(xiàn)實困境。為突破現(xiàn)有困境，應(yīng)積極探索數(shù)字化制度先行、數(shù)字化技術(shù)深度融合、業(yè)務(wù)流程再造和軟硬件設(shè)施、技術(shù)人才保障的多維路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；業(yè)務(wù)過程；數(shù)字化；實踐路徑

檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化、數(shù)據(jù)化是檔案機(jī)構(gòu)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求，同時也是電子文件歸檔管理的重要基礎(chǔ)。鑒于當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)還存在效率和質(zhì)量不高的問題，為進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，需加速推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，具體到檔案業(yè)務(wù)過程管理中，表現(xiàn)為軟硬件設(shè)備、數(shù)字化人員、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理流程等多方面的數(shù)字化升級。

1檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化面臨的現(xiàn)實困境

1.1制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后于檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程

首先，一些檔案管理部門檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化體系建設(shè)滯后，在推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化過程中沒有建立相應(yīng)的制度規(guī)范，也沒有結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實際情況對相關(guān)檔案數(shù)字化工作細(xì)則進(jìn)行細(xì)化，這也就客觀上造成了檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在檔案數(shù)據(jù)收集、管理、利用過程中出現(xiàn)格式不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、不明確問題，難以為后續(xù)檔案數(shù)字資源開發(fā)利用提供全方位支持。其次，部分檔案管理部門績效考核和責(zé)任落實不具體。由于責(zé)任落實不到位，導(dǎo)致部分檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作缺少實施主體。加之績效考核指標(biāo)不明確，考核結(jié)果運(yùn)用不到位，也在一定程度上影響檔案管理部門檔案工作人員參與檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的積極性和主動性，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作推進(jìn)舉步維艱。最后，檔案業(yè)務(wù)工作缺少宏觀規(guī)劃和前期調(diào)研。一方面，部分檔案管理部門對于檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作重視程度，沒有為檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化配備所需的工作人員、基礎(chǔ)設(shè)施，沒有結(jié)合檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作制定宏觀規(guī)劃，統(tǒng)籌各類資源。另一方面，部分檔案管理部門缺少對檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的前期調(diào)研，很容易造成“眉毛胡子一把抓”，可能會出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)問題。

1.2數(shù)字化與檔案資源收集、服務(wù)過程的融合不深

一些檔案管理部門在檔案資源收集過程中對數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用得不夠全面，仍然以紙質(zhì)檔案載體作為主要收集對象，在服務(wù)過程中也沒有結(jié)合用戶需求對檔案服務(wù)手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新，對服務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，在一定程度上影響了檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作的開展。一方面，數(shù)字化技術(shù)與檔案收集結(jié)合得不夠緊密，在檔案資源收集過程中容易出現(xiàn)形式不同步、內(nèi)容不完整等問題，不僅會影響檔案資源收集效率，也不利于后期的檔案資源管理和開發(fā)[1]。另一方面，數(shù)字化技術(shù)與檔案資源服務(wù)融合得不夠緊密。部分檔案管理部門并沒有建立對應(yīng)的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，也沒有結(jié)合用戶需求積極應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)為用戶提供多元化的檔案利用服務(wù)。

1.3檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的整體規(guī)劃不足

一些檔案管理部門在檔案業(yè)務(wù)開展過程中過于保守，沒有主動地運(yùn)用信息技術(shù)積極推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化，沒有結(jié)合新時期發(fā)展需求對檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化進(jìn)行整體規(guī)劃，在管理手段和管理方式上缺少銳意進(jìn)取精神；沒有結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實際情況對數(shù)字化信息技術(shù)引入進(jìn)行整體規(guī)劃和部署，在缺少前期調(diào)研和整體規(guī)劃的前提下，很容易導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)與實際需求不符，進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息不兼容，檔案資源處理能力弱的現(xiàn)實困境。

1.4檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的保障和支持要素不充分

目前部分事業(yè)單位在檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化過程中并沒有完善相應(yīng)的保障措施，現(xiàn)代信息技術(shù)也用也不夠及時完善。檔案管理部門在數(shù)字化的影響下，需要對檔案業(yè)務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，所形成的檔案數(shù)字化資源與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源管理還存在著一些差異，相應(yīng)地，就需要檔案管理人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，不斷調(diào)整自身知識結(jié)構(gòu)，掌握必要的數(shù)字化信息技術(shù)，才能夠更好地完成檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化任務(wù)[2]。

2檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的實踐路徑

2.1制度先行，完善檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化管理制度與規(guī)范

檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化涉及檔案業(yè)務(wù)的方方面面，在數(shù)字化過程中要前期做好調(diào)研，對相應(yīng)制度機(jī)制進(jìn)行完善，為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的順利過渡提供扎實的制度保障和硬件條件。首先，通過完善檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化管理制度，能夠減少檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化推進(jìn)阻力。要制度先行，通過完善相關(guān)制度為檔案業(yè)務(wù)工作開展提供依據(jù)，通過新老制度銜接進(jìn)而幫助檔案管理人員掌握新技能、新知識，對檔案業(yè)務(wù)出現(xiàn)的新情況、新變化有所了解，并以當(dāng)前業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型作為中心工作，實現(xiàn)檔案管理人員能力和制度建設(shè)雙提升。其次，完善檔案業(yè)務(wù)過程中相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。一方面，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的新特點(diǎn)、新情況，對原來的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，對已經(jīng)不適合數(shù)字化檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要及時予以廢止，對缺少相應(yīng)制度標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)域要給予完善和補(bǔ)充。另一方面，聘請相關(guān)專家學(xué)者與檔案管理部門共同對當(dāng)前實施的數(shù)字化檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研討，廣泛聽取專家學(xué)者意見，并以此作為完善檔案業(yè)務(wù)過程中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性、科學(xué)性和可操作性，為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化管理提供更為扎實的制度依據(jù)，提升檔案業(yè)務(wù)管理質(zhì)量。

2.2深度融合，提高檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的效率與質(zhì)量

首先，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理驗收環(huán)節(jié)。通過檢查、監(jiān)督、驗收和評估各個環(huán)節(jié)驗收工作，對檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各個環(huán)節(jié)與之前設(shè)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比，能夠發(fā)現(xiàn)具體問題，并按照之前確定的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，確保調(diào)整之后的流程能夠進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)管理效率。從檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的目標(biāo)看，就是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提升檔案業(yè)務(wù)管理效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，在驗收過程中參與驗收人員要堅持實事求是原則，對在驗收過程中出現(xiàn)的問題不瞞報、不少報，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各個環(huán)節(jié)質(zhì)量。其次，重視現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各個環(huán)節(jié)的深度融合[3]。通過檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化轉(zhuǎn)型，借助數(shù)字信息技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)對檔案信息資源的深入挖掘。特別是當(dāng)前用戶對于檔案管理部門的信息服務(wù)提出了更高要求，檔案管理部門也必須主動作為，在了解用戶對檔案業(yè)務(wù)需求的同時，也要加大對內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)力度，正視檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化存在的現(xiàn)實困境。并以此作為現(xiàn)在信息技術(shù)引入的重要依據(jù)，與第三方企業(yè)開展廣泛而深入合作，進(jìn)而為業(yè)務(wù)數(shù)字化管理提供有針對性的轉(zhuǎn)型升級方案，從整體上進(jìn)一步提升檔案管理部門檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量。

2.3流程再造，提升檔案業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化和智能化水平

檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化實質(zhì)上就是對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，這種再造既體現(xiàn)在理念層面，也體現(xiàn)在技術(shù)方法和模式層面。通過信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的深度融合，重塑了檔案業(yè)務(wù)的流程，提升了檔案業(yè)務(wù)管理效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理部門在推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化過程中要善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息資源的深度開發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理部門的數(shù)字檔案優(yōu)勢，借助大數(shù)據(jù)環(huán)境聚焦檔案大數(shù)據(jù)知識集成、信息共享、智能加工、隱私保護(hù)協(xié)同等關(guān)鍵環(huán)節(jié)[4]。通過構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，提升檔案業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化水平；通過人工智能大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)運(yùn)用，構(gòu)建更為完善的檔案業(yè)務(wù)智慧流程，進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)智能化管理水平。

2.4強(qiáng)化保障：做好檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和人才保障工作

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案技術(shù)人才是推行檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的重要保障。首先，將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重點(diǎn)。檔案管理部門應(yīng)對檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化給予足夠關(guān)注，并投入必要資金引入先進(jìn)設(shè)備，為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化奠定堅實的硬件基礎(chǔ)。加強(qiáng)與第三方企業(yè)合作，結(jié)合檔案管理部門檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的實際需要搭建檔案數(shù)據(jù)庫體系。其次，建立一站式利用服務(wù)平臺。通過建立一站式利用服務(wù)平臺，為用戶提供普通檢索、個性推薦、知識服務(wù)、智能檢索、檔案查詢、檔案下載、檔案咨詢等多種服務(wù)，更好地滿足廣大用戶的多元化訴求。同時要利用大數(shù)據(jù)特點(diǎn)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)需求建立特色數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而形成專題檔案資料。再次，以數(shù)據(jù)庫作為載體，實施數(shù)字化檔案產(chǎn)品開發(fā)。檔案數(shù)字化產(chǎn)品開發(fā)不僅是檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的重要體現(xiàn)，也是滿足用戶服務(wù)需求的有效手段。通過數(shù)字化檔案產(chǎn)品開發(fā)，能夠增強(qiáng)檔案資源對于業(yè)務(wù)決策的支持力度，擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍。此外，還可以聯(lián)合社會力量和其他社會組織開發(fā)不同類型的檔案產(chǎn)品，實現(xiàn)對檔案大數(shù)據(jù)資源的深入挖掘和利用。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。一方面，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實際需要，更新檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，通過參加培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等多種方式對自身知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，掌握必要的信息化能力，積極參與檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化建設(shè)。另一方面，檔案管理部門也要重視檔案管理人員的能力素質(zhì)培養(yǎng)，為了更好地推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化工作，應(yīng)將檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入到年初規(guī)劃之中，并撥出?？钣糜谙嚓P(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，聘請專家學(xué)者對當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)工作結(jié)合的新知識、新理論進(jìn)行講解，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及如何實現(xiàn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化等相關(guān)問題進(jìn)行探討，進(jìn)一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，更好地服務(wù)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化工作。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，部分檔案管理部門在檔案業(yè)務(wù)開展過程中對于數(shù)字化重視程度不足，沒有為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化提供必要的硬件設(shè)施和人才保障，在制度機(jī)制建設(shè)方面也相對落后，在一定程度上影響了檔案業(yè)務(wù)開展和檔案信息資源服務(wù)。因此，新形勢下檔案管理部門既要在思想上主動轉(zhuǎn)變，樹立大數(shù)據(jù)思維、資源共享思維、信息技術(shù)思維，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。同時還應(yīng)該形成檔案資源大數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源有效整合，進(jìn)而為后續(xù)檔案信息服務(wù)提供扎實的載體和資源，進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，展現(xiàn)檔案信息價值，提升檔案管理部門在社會上的影響力和號召力。

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