機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型方法初探

徐振業(yè) 陳曉旭

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)存續(xù)期間工作全過程的原始記錄，是機(jī)關(guān)工作查考、審計(jì)追責(zé)和開展后續(xù)工作的重要依據(jù)，是國家各級(jí)綜合檔案館館藏的主要來源，也是書寫中國共產(chǎn)黨黨史、新中國史、改革開放史、社會(huì)主義發(fā)展史的主要依據(jù)，承載著記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要作用。機(jī)關(guān)檔案工作是保障機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、完整歸檔的先決條件，也是推進(jìn)依法行政、提高治理水平、促進(jìn)科學(xué)決策的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》和新《檔案法》的正式實(shí)施，進(jìn)一步保障了機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展，也明確了機(jī)關(guān)檔案工作未來的發(fā)展方向，機(jī)關(guān)檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，提高信息化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為建設(shè)中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。

1機(jī)關(guān)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)體系向科學(xué)規(guī)范化發(fā)展

專業(yè)高效的組織領(lǐng)導(dǎo)是開展一切工作的前提條件和必要保證?？茖W(xué)規(guī)范的檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)體系是推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要力量，要不斷優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)體系結(jié)構(gòu)，由原來的放任型向科學(xué)規(guī)范化發(fā)展。

老版《檔案法》中著重強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員的職責(zé)，但并沒有明確要求機(jī)關(guān)單位一定要成立檔案管理機(jī)構(gòu)或者指定專門檔案工作人員。目前，由于機(jī)關(guān)單位人員力量不足、經(jīng)費(fèi)有限、重視程度不夠等各種原因，很多機(jī)關(guān)單位并沒有專門的機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)或者指派專人專職負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作，檔案管理人員多是由辦公室行政人員兼任的。新《檔案法》的出臺(tái)對機(jī)關(guān)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體系建設(shè)提出了更高的要求，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！边@一條款一是強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)檔案工作組織建設(shè)，應(yīng)建立檔案機(jī)構(gòu)或指定專職工作人員；二是強(qiáng)調(diào)了機(jī)關(guān)檔案工作人員的職責(zé)，從組織層面保證了機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展。

各機(jī)關(guān)單位應(yīng)完善崗位工作制度，結(jié)合本單位機(jī)關(guān)檔案管理崗位的工作需要，組織建立由專業(yè)人才組成的檔案管理機(jī)構(gòu)，或者指派專業(yè)人員專職負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。要保障檔案人才隊(duì)伍的獨(dú)立性，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級(jí)負(fù)責(zé)的檔案管理機(jī)制體制。進(jìn)一步完善檔案人才評價(jià)機(jī)制、加快建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍、不斷提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。同時(shí)要逐步完善檔案管理人才庫設(shè)置，注重后備人才的培訓(xùn)，既要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，又要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等相關(guān)背景知識(shí)教育，進(jìn)一步拓寬機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)面。

2機(jī)關(guān)檔案收集內(nèi)容向多門類轉(zhuǎn)變

機(jī)關(guān)檔案收集是機(jī)關(guān)檔案管理工作中的第一個(gè)流程，收集工作的質(zhì)量關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案工作整體質(zhì)量，關(guān)系到各級(jí)檔案館館藏資源的質(zhì)量和豐富性。在機(jī)關(guān)檔案工作邁向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，要把握好收集體裁和歸檔門類的多元化，保證機(jī)關(guān)檔案收集工作的高質(zhì)量和全面性。

機(jī)關(guān)檔案歸檔工作應(yīng)統(tǒng)一按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》來進(jìn)行，以雙套制歸檔為主線，并由雙套制向單套制逐漸轉(zhuǎn)型。在收集歸檔過程中收集門類由原來單一門類向多門類轉(zhuǎn)變：文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等；檔案材料的載體范圍應(yīng)該更加多元化，除紙質(zhì)檔案外，應(yīng)增加音頻檔案、視頻檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等多載體的檔案材料收集歸檔；機(jī)關(guān)檔案收集歸檔要做到應(yīng)歸盡歸，確保材料齊全，不同門類的不同文件材料應(yīng)按照國家發(fā)布的相應(yīng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行收集。

為進(jìn)一步優(yōu)化檔案質(zhì)量，在歸檔收集過程中要進(jìn)行價(jià)值鑒定，從國家和人民的整體利益出發(fā)，結(jié)合產(chǎn)生檔案的歷史環(huán)境和社會(huì)現(xiàn)實(shí)，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定，劃定檔案的保管期限，銷毀無價(jià)值檔案。從檔案的來源、內(nèi)容、保管狀態(tài)、形式等對待鑒定檔案價(jià)值進(jìn)行充分預(yù)估，既要評估檔案的現(xiàn)實(shí)作用，也要預(yù)測到其未來能發(fā)揮的價(jià)值和作用。

在機(jī)關(guān)檔案收集過程中要壓實(shí)責(zé)任，建立收集制度，改變被動(dòng)收集狀態(tài)，通過日常收集、專題收集、集中收集的方法，明確歸檔要求，確定歸檔時(shí)限和不歸檔范圍，把分散在各單位、部門、個(gè)人手中的檔案集中到機(jī)關(guān)檔案部門來統(tǒng)一管理，在此過程中可配合檔案意識(shí)、檔案知識(shí)、檔案法的普及和宣傳。

3機(jī)關(guān)檔案整理方法向規(guī)范型轉(zhuǎn)化

機(jī)關(guān)檔案整理是機(jī)關(guān)檔案管理工作中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是機(jī)關(guān)檔案文件科學(xué)系統(tǒng)化管理的開端。數(shù)字化治理轉(zhuǎn)型時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案整理工作應(yīng)充分發(fā)揮科技創(chuàng)新的支撐性作用，加快實(shí)現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，提高人防、技防、物防協(xié)同發(fā)展能力，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案整理方法由粗放型向規(guī)范化轉(zhuǎn)型。

目前，很多機(jī)關(guān)檔案的整理工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，往往憑借相關(guān)工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行整理，整理標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一給機(jī)關(guān)檔案未來收藏進(jìn)館、提供利用等工作都造成了一定困擾。機(jī)關(guān)檔案管理部門首先要依據(jù)國家規(guī)定統(tǒng)一原則和方法，結(jié)合本單位機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)、準(zhǔn)確地編制分類方案，然后通過組織機(jī)構(gòu)分類法、年度分類法、問題分類法等方法，遵循文件的行程規(guī)律，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，把零散無序的檔案文件進(jìn)行系統(tǒng)化的分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目。

目前，在機(jī)關(guān)檔案整理過程中，整理內(nèi)容還是以紙質(zhì)檔案為主，一般由人工手動(dòng)整理，工作流程繁瑣，整理時(shí)間冗長，需要大量的人員投入工作。隨著機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用和單套制的逐步推廣，電子檔案、聲像類檔案等類型檔案的歸檔數(shù)量將逐年增加，紙質(zhì)檔案的歸檔數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間推移呈現(xiàn)遞減趨勢，整理工作也應(yīng)進(jìn)一步調(diào)整規(guī)范。電子檔案的整理由專業(yè)人員按照《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行導(dǎo)出和存儲(chǔ)，將電子檔案連同元數(shù)據(jù)一并收集；聲像類檔案整理后分類、編號(hào)存入專業(yè)防磁柜；需要?dú)w檔整理的紙質(zhì)檔案在整理過程中可采取粘貼檔案安全管理?xiàng)l形碼或者RFID標(biāo)簽等方式，開展檔案實(shí)體定位跟蹤系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體智能管理，為機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理開展有益探索。

4機(jī)關(guān)檔案管理向數(shù)字化治理轉(zhuǎn)型

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速推進(jìn)。中國信息通信研究院發(fā)布了《數(shù)字時(shí)代現(xiàn)代化研究報(bào)告》，提升數(shù)字治理能力既是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，也是數(shù)字時(shí)代推進(jìn)國家治理現(xiàn)代化的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，向數(shù)字化治理轉(zhuǎn)型，為政府開展數(shù)字治理奠定基礎(chǔ)。

要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首先需要轉(zhuǎn)變思想觀念，學(xué)習(xí)借鑒最前沿檔案管理的方式方法，以創(chuàng)新作為機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理的突破口，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際和現(xiàn)有保管利用條件，創(chuàng)造性地開展工作。在現(xiàn)階段，要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌做好機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化、電子檔案生成保存和OCR識(shí)別工作；未來的長期目標(biāo)則要根據(jù)檔案事業(yè)未來發(fā)展的新趨勢、新動(dòng)向，結(jié)合機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)，努力向歸檔文件單套制轉(zhuǎn)型。有條件的機(jī)關(guān)單位可根據(jù)自身工作需求，與第三方企業(yè)合作，建立數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)的信息進(jìn)行提取和應(yīng)用。

目前，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位的機(jī)關(guān)檔案管理工作，由于經(jīng)費(fèi)有限、檔案室面積小等多方面原因所限，檔案的信息化管理水平依然不高；有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的機(jī)關(guān)檔案雖然開展了數(shù)字化工作，但因?yàn)榇媪窟^多，電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺少相應(yīng)的管理人才，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化安全管理平臺(tái)，數(shù)字化檔案的整理、記錄、保存工作面臨困難，容易產(chǎn)生安全管理漏洞。上級(jí)檔案管理部門應(yīng)對這部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案的管理工作給予關(guān)注，通過資金支持、設(shè)備補(bǔ)充、人員培訓(xùn)等方式給予充分支持，保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案工作的安全、有序開展。

5機(jī)關(guān)檔案設(shè)施建設(shè)向信息化轉(zhuǎn)型

檔案室設(shè)施的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案保存期限和壽命，完善先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是機(jī)關(guān)檔案管理工作開展的基礎(chǔ)和前提條件。機(jī)關(guān)檔案設(shè)施建設(shè)向信息化轉(zhuǎn)型需要高效的信息技術(shù)支撐和基礎(chǔ)設(shè)施保障。

就目前來說，部分機(jī)關(guān)的檔案室面積較小，有的機(jī)關(guān)將檔案和其他物品混放，密集架配備不夠，防塵防霉等“八防”設(shè)施設(shè)備以及檔案室內(nèi)的溫濕度都無法保證，機(jī)關(guān)檔案長期在這種環(huán)境下保存，存在一定的安全隱患；部分機(jī)關(guān)的紙質(zhì)檔案保管工作能夠順利開展，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，由于基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和系統(tǒng)不完備，無法順利開展存量檔案的數(shù)字化工作。

機(jī)關(guān)檔案設(shè)施建設(shè)工作向信息化轉(zhuǎn)型要分兩步走。一是在硬件方面，要按照國家檔案部門最新的相關(guān)規(guī)定要求來設(shè)立獨(dú)立的機(jī)關(guān)檔案室。更好地滿足機(jī)關(guān)檔案管理功能分區(qū)的需要，做到辦公、整理、閱覽、庫房“四分開”，檔案室面積符合國家60m￥2/萬卷的計(jì)算指標(biāo)，密集架的樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)要達(dá)到不小于8Kn/m￥2；機(jī)關(guān)檔案庫房內(nèi)配備溫濕度檢測調(diào)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、漏水自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全。二是在信息技術(shù)支撐方面，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件定期升級(jí)，做好數(shù)據(jù)安全遷移工作；要確保檔案文件和文件管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)暢通無阻，能夠快速檢測和處理病毒，應(yīng)對黑客攻擊時(shí)能迅速恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行；對于機(jī)關(guān)工作中生成的電子文件，應(yīng)使用加密技術(shù)；有條件的機(jī)關(guān)單位可以考慮建立能夠著錄和保存電子文件元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，進(jìn)一步保證電子文件的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，對于電子檔案和數(shù)字化檔案，在進(jìn)行系統(tǒng)建立時(shí)要預(yù)留出未來檔案增量的存儲(chǔ)空間。

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