關于物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中應用的探索

張曉曉

（沈陽音樂學院檔案室，遼寧 沈陽 110818）

近些年來，隨著信息化技術不斷發(fā)展和創(chuàng)新，計算機信息技術普及力度越來越高，給社會發(fā)展各個方面帶來了便利條件。物聯(lián)網(wǎng)技術屬于計算機信息技術的衍生和創(chuàng)新，是對信息技術的可持續(xù)性延用。對現(xiàn)階段的高校檔案管理工作來講，全面實現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”還有較長的路要走。如何借助新型的物聯(lián)網(wǎng)科技手段，實現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡化、信息化和數(shù)字化，已經(jīng)成為新時期高校檔案管理的重要方向[1]。本文旨在研究物聯(lián)網(wǎng)技術基本概述，剖析檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術必要性，探討新時期物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中應用事項，為各地區(qū)高校在檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術應用方面提供可行性思路。

一、物聯(lián)網(wǎng)技術基本概述

從物聯(lián)網(wǎng)名稱上可以看出，物聯(lián)網(wǎng)具體指的是物體與物體之間的相互鏈接，是借助互聯(lián)網(wǎng)技術優(yōu)勢，實現(xiàn)的物體彼此之間的互通和聯(lián)系。在互聯(lián)網(wǎng)技術支撐下，物聯(lián)網(wǎng)技術可以實現(xiàn)任何物體之間的數(shù)據(jù)交換和信息交換。因此，物聯(lián)網(wǎng)技術也被稱為信息傳感技術。通過協(xié)議的約定，借助互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)物體的識別、定位、監(jiān)控和管理。比如，我們常見的紅外感應器、全球定位系統(tǒng)、射頻識別系統(tǒng)、激光掃描器等，都屬于物聯(lián)網(wǎng)技術的具體應用形式。物聯(lián)網(wǎng)技術可以實現(xiàn)物體之間鏈接的網(wǎng)絡化和數(shù)字化，使得人們對于物體的識別、管理和監(jiān)控，更加便捷和實用[2]。物聯(lián)網(wǎng)技術的物體鏈接，不僅僅包括現(xiàn)實生活中的物體鏈接，而且還包括虛擬世界中的物體鏈接。比如，人與物體的鏈接、人與人的鏈接、人與計算機的鏈接、人與網(wǎng)絡平臺的鏈接等，都屬于物聯(lián)網(wǎng)技術的應用范疇。歐美等世界發(fā)達國家和地區(qū)，都十分注重對互聯(lián)網(wǎng)技術的研發(fā)和應用，比如日本、美國、歐盟等，都通過各種技術政策扶植和經(jīng)濟措施，大力發(fā)展物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)，全面實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術應用和普及，如在安全管理、商業(yè)零售、物流管理、醫(yī)療醫(yī)藥等，已經(jīng)實現(xiàn)了物聯(lián)網(wǎng)技術的全面覆蓋，大大促進了本國經(jīng)濟和產(chǎn)業(yè)的發(fā)展[3]。

二、高校檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術必要性

高校檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，是時代發(fā)展的必然，是智能科技的重要體現(xiàn)。在實際的高校檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，尤其特殊的必要性和重要性需求，是社會生產(chǎn)力和生產(chǎn)關系實現(xiàn)技術變革的重要表現(xiàn)。

首先，檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，可以實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化。物聯(lián)網(wǎng)技術的基礎就是互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理中利用網(wǎng)絡將信息儲存在數(shù)字檔案當中，可以為師生查閱檔案提供利用和查詢方便。網(wǎng)絡化管理要將所有檔案卷宗貼上標簽，將紙質版卷宗與數(shù)字信息進行掛鉤，可以使得智慧校園建設更上一層。網(wǎng)絡化和信息化檔案管理條件下，檔案管理人員僅僅需要點下鼠標，就可以對檔案卷宗進行清點和移交。與此同時，利用互聯(lián)網(wǎng)的在線化功能，實現(xiàn)對檔案信息的在線整理和編輯，設置對外開放功能，可以使得高校檔案根據(jù)需要隨意查詢[4]。

其次，檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，可以實現(xiàn)檔案管理智能化。檔案管理的智能化，其實與自動化息息相關。比如，智能化下的檔案管理，可以實現(xiàn)身份自動識別，并對查閱權限進行設置，如若高校檔案館非法進入，則會直接報警，做好對檔案管理的安全性能保護。比如，在智能化傳感器作用下，可以實現(xiàn)對檔案館內(nèi)外環(huán)境參數(shù)的實時采集和分析控制，對溫度、濕度等相關問題進行把控。再比如，智能設備中的光控制感應器，可以實現(xiàn)對智能化照明系統(tǒng)的調(diào)節(jié)，通過收集檔案館每個位置的光照信息，可以智能化調(diào)節(jié)燈光亮度，使得室內(nèi)光照滿足工作人員使用需求。

再次，檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，可以實現(xiàn)檔案資料的共享化。高校檔案管理工作是極為復雜的，其所需要耗費的時間、精力也是極多的。信息化和數(shù)字化技術系統(tǒng)的引入，使得高校檔案管理工作更加方便和簡潔，擺脫了傳統(tǒng)高校檔案管理束縛，使得檔案收集、匯總、分類、組合、調(diào)取等更為方便，大大減輕了傳統(tǒng)模式下檔案管理人員的負擔，使得高校檔案管理資源實現(xiàn)真正的共享[5]。

最后，檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，可以實現(xiàn)管理的人性化。在日益注重人本理念的今天，在檔案管理工作中，要想實現(xiàn)人性化的管理，加強物聯(lián)網(wǎng)技術的應用是不錯的選擇，對于檔案管理服務水平人性化提升具有不可或缺的作用。尤其在當前檔案查詢者在信息需求方面更加多元化的今天，為更加全面、個性化的滿足需求，在物聯(lián)網(wǎng)技術支持下，就能自動識別身份，從而更好地對其需求進行聯(lián)想和猜測，進而結合用戶所查詢信息對查找內(nèi)容進行優(yōu)化，有效地節(jié)約檔案查詢時間，提高檔案管理的工作效率[6]。

三、物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中應用

1.物聯(lián)網(wǎng)技術在高校檔案庫房環(huán)境管理中的應用

庫房環(huán)境管理是高校檔案管理的重要環(huán)節(jié)，物聯(lián)網(wǎng)技術在高校檔案庫房環(huán)境管理中的具體應用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，庫房溫度和濕度管理。高校檔案庫房中一般安裝分布式溫度濕度傳感器，可以實現(xiàn)對庫房溫度和濕度的有效監(jiān)控，通過實時性的庫房溫度和濕度自動化記錄，使得庫房溫度和濕度管理效率大大的提高。在物聯(lián)網(wǎng)技術基礎上，溫度濕度監(jiān)測網(wǎng)絡和空調(diào)除濕機聯(lián)動設計，實現(xiàn)對庫房溫度和濕度的閉環(huán)式管理，提高了庫房溫度和濕度自動化調(diào)節(jié)水平。其次，庫房火警監(jiān)測和消防聯(lián)動管理。對于高校檔案庫房中火災問題的防控，可以借助安裝煙感器監(jiān)測火災情況，對于發(fā)生的火災，可以實現(xiàn)自動化報警。另外，RFID 門禁系統(tǒng)與火警信號相互聯(lián)動，對發(fā)生的火災可以第一時間監(jiān)測庫房是否有人，針對是否有人情況，提高庫房滅火設備合理使用和滅火方式的科學選擇。再次，庫房光照監(jiān)測管理。在高校檔案庫房中的檔案柜內(nèi)，可以安裝光照傳感器，對檔案室所處環(huán)境進行光照支持[7]。如果檔案室內(nèi)的光照有異常情況，可以向檔案室管理人員發(fā)出警報，比如忘記關燈等問題，減少意外對檔案室造成破壞。最后，庫房空氣監(jiān)測管理。檔案庫房內(nèi)按照空氣檢測傳感器，可以對庫房內(nèi)環(huán)境進行實時監(jiān)測，比如硫化物、氮化物、粉塵等有害氣體，都可以第一時間發(fā)現(xiàn)并報警解決。尤其空氣檢測傳感器與空氣凈化器、新風設備實現(xiàn)聯(lián)動，同樣可以自動化改善高校檔案庫房的空氣質量和凈化程度。

2.物聯(lián)網(wǎng)技術在高校實體檔案管理中的應用

物聯(lián)網(wǎng)技術不僅僅在高校檔案庫房環(huán)境管理中有著普遍的應用，而且在高校實體檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術同樣起著關鍵性的作用。第一，物聯(lián)網(wǎng)技術基礎上的虛擬三維庫房。在虛擬三維庫房中，管理人員在檔案柜、柜內(nèi)層架上，進行RFID 標簽標注，并對應標注其所在的具體位置。虛擬三維庫房中的電子標簽，要與實際庫房中的紙質檔案相對應，通過軟件生成的虛擬三維庫房，使得管理人員可以在查閱檔案時，可以直觀地看到待查檔案的具體位置，實現(xiàn)對每一卷檔案資料的精準位置定位，提高虛擬三維庫房檔案管理效率。第二，物聯(lián)網(wǎng)技術基礎上的檔案出入庫管理。在檔案中直接植入RFID 標簽，再借助庫房出入口的通道式讀寫器，實現(xiàn)檔案出入庫管理的“無人化”和“效率化”。將RFID 系統(tǒng)與門禁系統(tǒng)進行聯(lián)動，可以對出入庫的人員和信息進行匯總，使得檔案和人員出入流程更加簡化和規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案出入庫的自動放行。如果出現(xiàn)檔案非法出入，可以在RFID 系統(tǒng)與門禁系統(tǒng)雙重作用下，及時發(fā)出警報并聯(lián)動攝像頭進行抓拍[8]。第三，物聯(lián)網(wǎng)技術基礎上的檔案盤點統(tǒng)計。RFID 盤點車中具有大功率讀寫器裝備，可以實現(xiàn)對館藏檔案的逐柜掃描，比如館藏檔案卷數(shù)、錯位檔案、丟失檔案等情況，在RFID 盤點車中形成數(shù)據(jù)化和信息化表格，有人工進行表格的下載和查閱。第四，物聯(lián)網(wǎng)技術基礎上的無序存放和有序管理。物聯(lián)網(wǎng)技術基礎上的電子標簽，使得高校實體檔案管理在實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理上，創(chuàng)造了優(yōu)良的條件。實體檔案館中，直接覆蓋入讀寫器信號網(wǎng)絡，管理人員可以通過軟件實現(xiàn)檔案所處位置的實時更新，從而真正地實現(xiàn)檔案的無序存放和有序管理。

3.物聯(lián)網(wǎng)技術在高校檔案安全保障中的應用

在高校檔案安全保障中，物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，主要是體現(xiàn)在三個方面。第一，門禁系統(tǒng)。對于檔案管理人員，可以配備與門禁系統(tǒng)相對應的射頻門禁卡，通過常規(guī)刷卡，實現(xiàn)檔案管理出入記錄保存。利用電子門禁系統(tǒng)，既可以實現(xiàn)出入記錄的保留，還可以保證庫房安全，對于高校檔案管理工作可謂是一舉兩得。第二，監(jiān)控安防報警系統(tǒng)?；谖锫?lián)網(wǎng)技術的網(wǎng)絡攝像頭，可以實現(xiàn)對高校檔案管理區(qū)域，進行24 小時實時監(jiān)控，對所有出現(xiàn)的人和物，都可以進行有效監(jiān)督和管理。比如，在重要的出入口通道和窗戶等位置，可以安裝紅外線探測器，通過紅外線報警和圖像分析系統(tǒng)，實現(xiàn)對非法闖入人信息的整理和匯總，從而最大限度提高高校檔案館的安全管理系數(shù)，使得檔案資料得到最大限度的保護[9]。第三，實物檔案跟蹤系統(tǒng)。高校檔案管理中，對于一些價值較高的貴重檔案資料，可以對其進行讀寫器信號網(wǎng)絡覆蓋，就如同紅外線監(jiān)控器一樣，對貴重的檔案資料進行單獨保護，可以實時監(jiān)測到檔案資料的移動位置。如若檔案丟失，可以第一時間查看后臺數(shù)據(jù)監(jiān)測庫，及時發(fā)現(xiàn)貴重檔案的位置和移動軌跡，從而第一時間可以容易地找尋檔案資料，提高貴重檔案資料的安全等級。

4.物聯(lián)網(wǎng)技術在高校檔案信息資源開發(fā)中的應用

利用物聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)對高校檔案信息資源開發(fā)和利用，是新時期高校檔案管理工作的重要方向。首先，要改變傳統(tǒng)的封閉式管理模式，進行開放式服務管理模式創(chuàng)新，檔案管理人員要深入基層，積極對接高校各單位各部門，了解他們在檔案管理中的基層需求，主動探索他們在檔案資料管理方面的需求信息，從而為各單位和各部門，提高更加迎合基層需求的檔案管理服務模式。其次，檔案管理人員，要積極實現(xiàn)檔案資料搜集與整理的互聯(lián)化。比如，在進行檔案資料的搜集和整理時，高校要積極借助互聯(lián)網(wǎng)資源優(yōu)勢，積極搭建線上檔案資料管理服務平臺，使得檔案管理內(nèi)容可以實現(xiàn)數(shù)字化，使得各類高校檔案管理內(nèi)容可以更好的保留。再次，檔案管理人員，要做好檔案管理工作的網(wǎng)絡安全化管理服務。物聯(lián)網(wǎng)技術背景下，檔案管理部門要定期對已經(jīng)建立好的檔案信息管理系統(tǒng)進行更新，同時要做好網(wǎng)絡安全監(jiān)管工作，要堅決抵制和避免檔案資料和信息的竊取[10]。對于有著特殊安全需求的檔案資料，可以采取安全等級分檔模式，實現(xiàn)對檔案資料管理的安全化和嚴謹化管理與操作。最后，信息技術與物聯(lián)網(wǎng)技術支持下，檔案管理人員要借助信息技術、物料網(wǎng)技術、數(shù)據(jù)處理技術，對檔案資料進行更加科學合理的整合和分類，要做到先建設后使用，定期做好對物聯(lián)網(wǎng)技術的升級和更新，提高高校檔案管理工作效率和水平，保證檔案管理工作安全、高效運行。

結語

綜上所述，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術在高校檔案管理中不斷普及和發(fā)展，大大提升了高校檔案管理效率和水平。尤其在信息傳感設備方面，包括RFID 電子系統(tǒng)的應用，使得高校檔案管理應用水平越來越純熟。物聯(lián)網(wǎng)技術借助信息傳感設備，在一定協(xié)議約束下，實現(xiàn)了檔案與互聯(lián)網(wǎng)之間的互動和聯(lián)系，全面實現(xiàn)對檔案管理的自動化定位、智能化識別、動態(tài)化監(jiān)督，使得高校檔案管理逐漸科技化和智能化。雖然各地區(qū)高校檔案管理工作，在物聯(lián)網(wǎng)技術應用方面取得了一定進展，但科技化信息化背景下，迎合新時期信息化技術、物聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展需要，創(chuàng)新物聯(lián)網(wǎng)技術應用新形式，滿足高校檔案管理信息化建設和物聯(lián)網(wǎng)建設需求，已經(jīng)是高校檔案管理工作重要方向，更是高校逐漸實現(xiàn)和滿足智慧校園建設的重要課題。