等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

金薇

臨海市中醫(yī)院（浙江臺(tái)州 317000）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，健康意識(shí)不斷提升，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療條件的要求也越來(lái)越高。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，貫穿了醫(yī)療設(shè)備從申請(qǐng)、論證、購(gòu)置、安裝、使用、維修、維護(hù)、計(jì)量到報(bào)廢全生命周期管理的所有資料，而完整的醫(yī)療設(shè)備檔案資料可以為設(shè)備有效使用、維修、保養(yǎng)提供科學(xué)依據(jù)，為臨床科室提供準(zhǔn)確、有力的技術(shù)支持，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置和報(bào)廢提供可靠的數(shù)據(jù)參考[1]。同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療質(zhì)量管理、等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、潔凈手術(shù)室檢測(cè)驗(yàn)收、檢驗(yàn)科基因擴(kuò)增[聚合酶鏈?zhǔn)椒磻?yīng)（polymerase chain reaction，PCR）]、實(shí)驗(yàn)室復(fù)審、放射診療許可證辦理、大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證申辦、救護(hù)車上牌辦理等事項(xiàng)不可或缺的一部分[2]。在此背景下，醫(yī)院抓住等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的契機(jī)，于2019年，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度進(jìn)行了重新梳理及改進(jìn)，完善了檔案管理制度及工作流程。

1 檔案歸檔范圍及內(nèi)容

根據(jù)等級(jí)醫(yī)院的評(píng)審要求，對(duì)單價(jià)5萬(wàn)元及以上醫(yī)療設(shè)備的管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，對(duì)單價(jià)5萬(wàn)元及以上的新購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備應(yīng)分階段跟蹤收集相關(guān)資料，并分類整理歸檔。醫(yī)療設(shè)備檔案的收集主要由采購(gòu)供應(yīng)部、醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部、資產(chǎn)管理中心3個(gè)科室完成。其中，采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)收集申購(gòu)及購(gòu)置過(guò)程中的所有資料，如科室訂貨申請(qǐng)單、購(gòu)置項(xiàng)目論證報(bào)告、設(shè)備委員會(huì)會(huì)議記錄、招標(biāo)文件、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書(shū)、設(shè)備采購(gòu)合同、中標(biāo)單位的三證（醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療設(shè)備經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療設(shè)備注冊(cè)證）、產(chǎn)品樣本、開(kāi)箱記錄單、發(fā)票復(fù)印件等。醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部負(fù)責(zé)收集安裝驗(yàn)收過(guò)程及使用階段的資料，在流程改進(jìn)上，醫(yī)院首先從新設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)開(kāi)始完善，將驗(yàn)收前需要準(zhǔn)備的資料（安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告原始記錄單、醫(yī)療設(shè)備使用培訓(xùn)和考核記錄原始記錄表、合同復(fù)印件、招標(biāo)參數(shù)）、驗(yàn)收過(guò)程中需要收集的資料（安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、出廠合格證、進(jìn)口設(shè)備的報(bào)關(guān)和商檢單、醫(yī)療設(shè)備使用培訓(xùn)和考核記錄原始記錄表、培訓(xùn)試題、中英文用戶操作手冊(cè)、使用說(shuō)明書(shū)、維修手冊(cè)、出廠檢驗(yàn)報(bào)告、操作規(guī)程、計(jì)量設(shè)備的強(qiáng)制檢定證書(shū)、設(shè)備銘牌照片、設(shè)備裝箱單、配置清單、其他隨箱資料）以及相關(guān)培訓(xùn)注意事項(xiàng)整理成一份清單，由負(fù)責(zé)該設(shè)備的工程師按照驗(yàn)收清單收集資料，待資料收集完整后再交給檔案管理員，由檔案管理員在設(shè)備檔案資料交接登記表上進(jìn)行核對(duì)登記，完成交接；有些資料的收集耗時(shí)較長(zhǎng)，如報(bào)關(guān)和商檢單，若將未收集完整的資料由各設(shè)備分管的工程師負(fù)責(zé)存放，則很容易遺失，因此，醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部制定了設(shè)備檔案預(yù)建檔制度，對(duì)未收集完整的資料附上一份驗(yàn)收清單，標(biāo)記清楚仍欠缺的資料，進(jìn)行統(tǒng)一收集、存放；在設(shè)備使用階段，醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部負(fù)責(zé)收集設(shè)備使用登記本（由使用科室登記）、維修報(bào)告單及發(fā)票復(fù)印件、計(jì)量設(shè)備在使用階段的強(qiáng)制檢定證書(shū)。在設(shè)備報(bào)廢階段，資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)收集設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)和審批表、報(bào)廢清單及處理結(jié)果。

2 檔案信息化管理的初步實(shí)現(xiàn)

根據(jù)等級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求及國(guó)家藥品監(jiān)督管理部門(mén)制定的醫(yī)療設(shè)備分類與代碼，建立醫(yī)療設(shè)備分類、分戶電子賬目，實(shí)行信息化管理。醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部于2018年8月全面上線GE APM 資產(chǎn)云管家。APM 主要用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化管理，涉及檔案管理、賬戶管理、維修管理、預(yù)防維護(hù)、其他應(yīng)用等模塊。系統(tǒng)上線初期，為了給無(wú)數(shù)字化臺(tái)賬的設(shè)備貼碼，醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部的工程師對(duì)每臺(tái)設(shè)備進(jìn)行了掃碼建檔，建檔順序是先有二維碼，然后在貼碼時(shí)貼一張?zhí)钜粡?，即按照掃碼建檔模板生成需要數(shù)量的二維碼，生成后將其下載并打印成標(biāo)簽，然后將打印好的二維碼粘貼至設(shè)備的統(tǒng)一位置，之后用微信掃描設(shè)備的二維碼，按照頁(yè)面提示填寫(xiě)設(shè)備信息后點(diǎn)擊確定提交。臨床科室和工程師可以使用微信掃描設(shè)備上粘貼的二維碼直接跳轉(zhuǎn)到報(bào)修界面，錄入報(bào)修信息后點(diǎn)擊提交并確認(rèn)即可完成報(bào)修，既減少了電話報(bào)修，又實(shí)現(xiàn)了設(shè)備掃碼報(bào)修、維修進(jìn)度跟蹤、設(shè)備狀況分析、保養(yǎng)計(jì)劃制定等功能。借助此系統(tǒng)平臺(tái)，醫(yī)院進(jìn)一步完善了設(shè)備管理系統(tǒng)，采用了信息化手段收集設(shè)備使用階段的巡檢、日常保養(yǎng)和維護(hù)、維修等相關(guān)記錄，工程師每次維修或者維護(hù)保養(yǎng)時(shí)都可以掃碼進(jìn)行信息錄入，無(wú)需再回到科室進(jìn)行信息登記甚至手工書(shū)寫(xiě)，避免了因遺忘導(dǎo)致的信息缺失。自GE APM 資產(chǎn)云管家上線運(yùn)行，其已錄入了全院4170臺(tái)醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)，減少了紙質(zhì)檔案管理的人力、物力，包括統(tǒng)計(jì)及工單記錄等工作。

3 檔案資料的自查

根據(jù)等級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，醫(yī)療設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)對(duì)制度建設(shè)、檔案資料、賬目、設(shè)備管理和使用情況等進(jìn)行自查。針對(duì)檔案資料自查標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程服務(wù)部制定了醫(yī)療設(shè)備檔案自查制度，規(guī)定由高級(jí)工程師每季度抽查當(dāng)季整理完成的檔案資料，自查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了以下問(wèn)題。（1）歸檔不及時(shí)：醫(yī)療設(shè)備檔案包含科室訂貨申請(qǐng)單、購(gòu)置項(xiàng)目論證報(bào)告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、合同書(shū)、開(kāi)箱驗(yàn)收記錄單、商檢、報(bào)關(guān)單、三證、彩頁(yè)、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、培訓(xùn)考核表、維修記錄、履歷表、說(shuō)明書(shū)等，檔案資料內(nèi)容廣泛，涉及設(shè)備申請(qǐng)、采購(gòu)、安裝、使用、維護(hù)等多個(gè)科室，由于檔案資料分散在不同的科室，而各科室溝通協(xié)作不足，收集起來(lái)存在一定的困難，導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)[3]，加之對(duì)檔案資料的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，需要跟蹤設(shè)備的變化并不斷補(bǔ)充新的信息資料，這也在一定程度上增加了檔案資料及時(shí)歸檔的難度；醫(yī)療設(shè)備管理制度規(guī)定，單價(jià)100萬(wàn)元及以上的醫(yī)療設(shè)備檔案需要移交給院辦綜合檔案室統(tǒng)一管理，但由于部分資料收集不齊，經(jīng)常導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)移交，甚至出現(xiàn)已經(jīng)安裝使用數(shù)年的醫(yī)療設(shè)備檔案資料還未移交的情況，此時(shí)若設(shè)備出現(xiàn)故障，需要維修卻找不到相關(guān)的資料，將會(huì)影響維修及時(shí)性，降低患者就醫(yī)滿意度，亦會(huì)影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。（2）醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺少固定標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)制度不健全：例如，相關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)中并未明確報(bào)廢設(shè)備的檔案保存期限，2019年，醫(yī)療設(shè)備檔案室共整理出39份已報(bào)廢設(shè)備的檔案，由于缺少相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)只能暫時(shí)分開(kāi)存放；隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的更新速度不斷加快，普通設(shè)備的使用年限一般是5～7年，高精尖設(shè)備的使用年限一般是10年，有些設(shè)備使用年限較短，使用2～3年即需要更新，若設(shè)備已經(jīng)報(bào)廢，則該設(shè)備的檔案資料就會(huì)失去價(jià)值，因此，關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案的保存期限需要進(jìn)一步商榷。（3）檔案資料審核不嚴(yán)謹(jǐn)：多份檔案的投標(biāo)文件不規(guī)范，如缺少法人及投標(biāo)人的身份信息，三證不全、三證時(shí)間過(guò)期、授權(quán)文件時(shí)間超期；部分檔案的申購(gòu)單及論證報(bào)告流程不規(guī)范；部分檔案的設(shè)備名稱前后不統(tǒng)一。

4 解決檔案管理問(wèn)題的措施

4.1 提高醫(yī)院對(duì)設(shè)備檔案管理的重視程度

為滿足醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、臨床醫(yī)學(xué)工程學(xué)科建設(shè)及審計(jì)管理工作要求，醫(yī)院應(yīng)高度重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理制度，配置專門(mén)的管理人員、場(chǎng)所、設(shè)備，以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的價(jià)值[4]。多數(shù)醫(yī)院僅重視臨床科室，忽略非臨床科室，特別是后勤部門(mén)的發(fā)展，不能充分意識(shí)到后勤部門(mén)在醫(yī)院發(fā)展中起到的作用和價(jià)值[5]，加之醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視設(shè)備檔案建立及管理的重要性，導(dǎo)致檔案建立和管理過(guò)程存在一系列的問(wèn)題，檔案管理體系建設(shè)較隨意，因此，在促進(jìn)設(shè)備檔案管理進(jìn)程的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，需要其對(duì)醫(yī)院管理工作進(jìn)行整體規(guī)劃，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)[6]。

4.2 設(shè)專人負(fù)責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理工作與檔案管理人員的專業(yè)程度息息相關(guān)，為了規(guī)范檔案管理工作，必須增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織檔案管理人員參加設(shè)備檔案管理專業(yè)知識(shí)的講座，使檔案管理人員更加明確檔案建立與管理的價(jià)值和意義以及規(guī)范檔案資料審核流程的方法。

4.3 合理利用醫(yī)療設(shè)備檔案資料

收集與整理醫(yī)療設(shè)備檔案資料的最終目的是為醫(yī)院的實(shí)際工作提供幫助，因此在日常工作中，我們應(yīng)合理地利用設(shè)備檔案資料，如可利用檔案資料為醫(yī)院購(gòu)買(mǎi)新設(shè)備提供論證依據(jù)，以及利用檔案資料為解決設(shè)備購(gòu)置、使用、報(bào)廢過(guò)程中的某種意外情況提供強(qiáng)有力的依據(jù)（如當(dāng)設(shè)備購(gòu)置過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備與要求不符、部件短缺、安裝調(diào)試、余款支付、人員培訓(xùn)、售后服務(wù)等方面的糾紛時(shí)，即可通過(guò)查閱設(shè)備檔案中的招標(biāo)參數(shù)、購(gòu)置合同及配置清單等資料，核實(shí)對(duì)方是否按上述條款執(zhí)行及是否存在違約行為，以維護(hù)醫(yī)院的正當(dāng)利益[7]）。

5 小結(jié)

等級(jí)醫(yī)院評(píng)審對(duì)于醫(yī)院而言是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，同時(shí)也是提升各項(xiàng)工作能力的一個(gè)機(jī)遇。為了提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，必須明確設(shè)備檔案管理的重要性，還應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，分析目前管理工作中存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并在后續(xù)的管理工作中一一落實(shí)；此外，還應(yīng)不斷創(chuàng)新管理方式，大力促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高，從而提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。