石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對策

文/舒艷

（揚(yáng)子石油化工有限公司）

建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工的全過程，是工程質(zhì)量、后期維護(hù)改造、糾紛處理的重要依據(jù)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和轉(zhuǎn)型升級的需要，石化企業(yè)新建、擴(kuò)建、改建工程項(xiàng)目不斷增多，在形成大量建設(shè)項(xiàng)目檔案的同時(shí)，需要不斷地參考借鑒之前的檔案資料。此外，石化行業(yè)具有高溫高壓、易燃易爆等特點(diǎn)，近年來行業(yè)安全事故頻發(fā)，建設(shè)項(xiàng)目檔案的證據(jù)憑證作用日益凸顯。如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，滿足當(dāng)前及將來企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要是亟待解決的一個(gè)重要課題。本文論述了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，并提出加強(qiáng)石化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對策。

一、抓好新形勢下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性

首先，抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是落實(shí)依法治企、合規(guī)管理的要求。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，法規(guī)對機(jī)構(gòu)、特別是企業(yè)檔案管理的要求越來越嚴(yán)格，企業(yè)能否依法經(jīng)營管理關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。規(guī)范企業(yè)檔案管理已不僅是國際上法律、法規(guī)的要求，在國際標(biāo)準(zhǔn)中也越來越強(qiáng)調(diào)保留證據(jù)記錄，要求企業(yè)為社會提供的產(chǎn)品、服務(wù)活動過程具有可追溯性[1]。自2021年1月1日起，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式施行，從國家層面以法律的形式為檔案收集、整理等管理活動提供堅(jiān)強(qiáng)法制保障。企業(yè)作為項(xiàng)目檔案管理的主體，要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，將依法治檔的規(guī)定要求落到實(shí)處。

其次，抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是打造“精品工程”的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目檔案能全面反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際狀況是否符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測等技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從側(cè)面反映項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)、管理水平、工程質(zhì)量、效益、技術(shù)以及節(jié)能環(huán)保各個(gè)方面。因此，要將項(xiàng)目檔案管理納入工程建設(shè)項(xiàng)目管控全過程，為工程高質(zhì)量建設(shè)提供檔案專業(yè)支持，助力更多工程項(xiàng)目成為“精品工程”。

最后，抓好項(xiàng)目檔案管理是發(fā)揮檔案服務(wù)中心工作的重要抓手。檔案工作要與中心工作同向發(fā)力，與業(yè)務(wù)創(chuàng)新同頻共振，就要求我們必須提高項(xiàng)目檔案管理水平，保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要，有效發(fā)揮檔案價(jià)值。

二、項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題及原因分析

近年來,筆者所在企業(yè)揚(yáng)子石化在提升項(xiàng)目檔案管理水平上采取了一些措施，如加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人才培養(yǎng)、加大資料跟蹤檢查督促工作力度，取得了一定的實(shí)效。通過梳理統(tǒng)計(jì)近3年來公司建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收情況，結(jié)果顯示被評定為優(yōu)秀的項(xiàng)目比例不高，僅為43%，絕大部分項(xiàng)目處于合格水平，說明項(xiàng)目檔案管理工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)。從筆者參加的同行兄弟單位建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收情況來看，情況基本一致，反映出石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作仍然面臨諸多問題。

（一）參建單位對項(xiàng)目檔案管理工作重視不夠

（1）思想認(rèn)識不到位，工作標(biāo)準(zhǔn)不高。部分施工單位檔案意識淡薄，突出表現(xiàn)在重“工程進(jìn)度、費(fèi)用、合同、質(zhì)量和安全控制”、輕“檔案管理”。項(xiàng)目建設(shè)的同時(shí)，不同步做好項(xiàng)目檔案管理工作。一是在檔案人員、檔案保管設(shè)施方面投入不夠，檔案人員配備與項(xiàng)目規(guī)模不相適應(yīng)，導(dǎo)致在材料形成階段把關(guān)不嚴(yán)、收集整理資料不及時(shí)，導(dǎo)致一些重要的原始依據(jù)遺失而無法歸檔。收集的資料沒有專門的存放空間，有些資料直接堆放在地上，無法保障檔案安全。二是部分單位為了趕進(jìn)度，存在先施工后補(bǔ)施工記錄的現(xiàn)象，未按照一道道工序來形成資料，不按照規(guī)范要求對設(shè)備、材料或工序進(jìn)行報(bào)驗(yàn)，尤其是材料漏報(bào)驗(yàn)現(xiàn)象較為普遍，文件中的數(shù)據(jù)存在涂改現(xiàn)象，使檔案資料的真實(shí)性、完整性得不到保證。

（2）檔案人員流動性大，整編不規(guī)范。施工單位檔案人員變動較頻繁，不熟悉建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)，具體表現(xiàn)在：文件組卷、排序不合理，未按照單位工程分級表整理；案卷題名擬寫不規(guī)范，不能反映文件內(nèi)容，造成案卷質(zhì)量差、整理編目不規(guī)范等很多問題。部分監(jiān)理單位未將交工技術(shù)文件管理納入監(jiān)理管理內(nèi)容，如未對施工單位編制交工技術(shù)文件工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查，造成交工技術(shù)文件編制完全依靠檔案部門管理人員給予反復(fù)指導(dǎo)，影響了歸檔文件質(zhì)量和規(guī)范性。由于施工單位、監(jiān)理單位管理上的缺位和工作上的不到位，導(dǎo)致檔案管理上的交叉錯(cuò)位問題愈發(fā)凸顯。

（二）對檔案管理制度執(zhí)行不力

以筆者所在公司揚(yáng)子石化為例，該公司檔案管理自2015年專業(yè)化集中管理以來，不斷加強(qiáng)和完善檔案工作制度建設(shè)。圍繞建設(shè)項(xiàng)目，先后根據(jù)國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、石油化工行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、中國石化集團(tuán)公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定了《揚(yáng)子石化建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》 《揚(yáng)子石化項(xiàng)目文件整理規(guī)則》等管理制度，規(guī)范統(tǒng)一了項(xiàng)目檔案的編制標(biāo)準(zhǔn)，明確了各職能部門和參建各方的檔案管理責(zé)任以及項(xiàng)目文件材料的收集范圍、編制整理及歸檔要求。

但實(shí)際執(zhí)行情況很不理想，制度執(zhí)行的有效性、可靠性不高，主要存在以下問題：一是參建單位只注重完成實(shí)體施工，對于應(yīng)該收集、歸檔的文件材料范圍不清楚，作為文件形成的源頭，未能履行其收集整理的職責(zé)。二是按照“誰主管，誰負(fù)責(zé)，誰歸檔”的原則，項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、采購、施工、試生產(chǎn)和專項(xiàng)驗(yàn)收等各階段形成的文件材料，分別由各職能部門（單位）負(fù)責(zé)收集歸檔，實(shí)際工作中，部分職能部門主動性不強(qiáng)，需要檔案管理人員反復(fù)盯催、上門收集資料。

（三）歸檔文件材料不符合規(guī)范要求

（1）歸檔文件材料不齊全。一是項(xiàng)目行政許可文件歸檔不齊全，如缺職業(yè)衛(wèi)生評價(jià)過程文件、缺防雷設(shè)計(jì)審核、安全驗(yàn)收文件、消防驗(yàn)收文件等。二是缺設(shè)計(jì)文件，如工藝包未歸檔、設(shè)計(jì)變更文件歸檔不全。三是缺施工文件，如缺質(zhì)量驗(yàn)收評定文件、土建專業(yè)工序記錄等。四是設(shè)備隨機(jī)資料缺失較多，如特種設(shè)備、電氣儀表設(shè)備。五是缺照片、視頻等聲像電子檔案，尤其是缺隱蔽工程聲像檔案。確保檔案完整準(zhǔn)確是項(xiàng)目管理法規(guī)規(guī)定的必備要素[2]。企業(yè)在項(xiàng)目籌建等前期工作中形成的檔案，如企業(yè)內(nèi)部形成的關(guān)于報(bào)批可行性研究、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)的請示、委托第三方出具的“三同時(shí)”預(yù)評價(jià)報(bào)告，以及上級主管部門及政府的批復(fù)或批準(zhǔn)文件、審查意見等，這些文件是企業(yè)依法合規(guī)治企的證明，即使若干年后仍然發(fā)揮著很重要的憑證和依據(jù)作用。這些文件如不及時(shí)歸檔，將會對企業(yè)造成很大的負(fù)面影響。

（2）文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如施工方案、項(xiàng)目管理總結(jié)封面無編制人、審核人簽字，未加蓋單位公章。施工記錄中無專業(yè)工程師簽字，竣工圖有疑似代簽現(xiàn)象。目前，我國已實(shí)行建設(shè)工程質(zhì)量終身制，簽字、蓋章體現(xiàn)了工程施工過程的合規(guī)性，是法律責(zé)任認(rèn)定的重要依據(jù)，文件中的簽字與蓋章意味著參建單位和個(gè)人對工程質(zhì)量負(fù)責(zé)，所以簽字、蓋章手續(xù)完備對于施工技術(shù)文件尤其重要[3]。

（3）歸檔文件用復(fù)印件代替原件。材料、設(shè)備質(zhì)量證明文件、會議簽到表復(fù)印件較多，有些復(fù)印件圖樣模糊，無法辨識。原始記錄性是檔案最基本的性質(zhì)，復(fù)印件由于不具備依據(jù)憑證作用，如用復(fù)印件歸檔，會給今后的提供利用和法律責(zé)任追究造成不必要的麻煩，同時(shí)也會存在因復(fù)印件較多而無法通過檔案專業(yè)驗(yàn)收的可能。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)檔案制度標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)與宣貫培訓(xùn)

一是形成項(xiàng)目檔案管理工作流程的制度、標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)廣泛做好宣貫。企業(yè)要盡快梳理現(xiàn)有的檔案規(guī)章制度，及時(shí)制定或修訂制度，確保與新修訂的《檔案法》有效銜接。從《檔案法》的學(xué)習(xí)宣貫抓起，借助各種方式與渠道普及檔案法律法規(guī)知識，提高檔案意識，這是落實(shí)好各項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn)的前提。首先要抓好向參建單位管理層宣傳檔案法律法規(guī)的工作，只有管理層提高對檔案管理工作的認(rèn)識，才能為項(xiàng)目檔案工作配備相適應(yīng)的人財(cái)物資源；其次要向文件形成者重點(diǎn)宣傳項(xiàng)目檔案工作管理制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保其認(rèn)識到對文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)。

二是加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的培訓(xùn)力度。在工程建設(shè)期間，組織參建單位檔案人員參加檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)，指導(dǎo)幫助參建單位履行有關(guān)檔案工作職責(zé)，如注意文件材料的形成、收集和積累，進(jìn)行預(yù)整理的方法，以及移交歸檔的注意事項(xiàng)，以此提升項(xiàng)目檔案整編業(yè)務(wù)水平，確保項(xiàng)目檔案資料及時(shí)歸檔、檔案整編質(zhì)量符合規(guī)范要求。

（二）加強(qiáng)全過程歸檔管控能力，強(qiáng)化制度執(zhí)行

一是抓好檔案交底。建設(shè)項(xiàng)目開工前，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，編制交工技術(shù)文件編制方案，明確檔案工作要求和執(zhí)行的制度規(guī)范，通過公開亮化歸檔范圍、整理規(guī)則及歸檔要求，促進(jìn)各參建單位更加有效地執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)規(guī)范歸檔奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是抓好過程管控。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，定期深入施工現(xiàn)場，了解在建項(xiàng)目的進(jìn)度和資料同步收集整理情況，針對資料員提出的問題進(jìn)行答疑，檢查已經(jīng)形成的檔案是否規(guī)范，如文件格式、用表、數(shù)據(jù)填寫是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，文件分類是否合理。通過現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有效避免常見問題的發(fā)生。

三是強(qiáng)化交工技術(shù)文件歸檔審核。交工技術(shù)文件經(jīng)施工單位編制完成后，檔案館會同項(xiàng)目組組織預(yù)驗(yàn)收，邀請工程管理部門、職能部門、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位、用戶單位重點(diǎn)檢查項(xiàng)目各階段文件，如前期管理性文件、試生產(chǎn)文件、各類專項(xiàng)驗(yàn)收文件是否歸檔齊全，各專業(yè)施工方案、人員、機(jī)具報(bào)驗(yàn)是否完整，施工工序文件有無遺漏，質(zhì)量評定文件是否與單位分級表一致，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下發(fā)整改意見，限期整改，對于整改不到位的，嚴(yán)格監(jiān)督考核，切實(shí)把檔案管理制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。

（三）各方合力做好項(xiàng)目檔案管理，促檔案質(zhì)量提升

一是檔案館主動作為，多渠道收集。針對歸檔文件不齊全、復(fù)印件多的問題，及時(shí)與各職能部門、參建單位溝通聯(lián)系，重點(diǎn)加強(qiáng)設(shè)備、合同文件的收集。要求物資采購中心按項(xiàng)目提供設(shè)備采購合同臺賬及設(shè)備監(jiān)造臺賬，工程部提供項(xiàng)目施工、檢測等合同，對照核查文件收集歸檔情況，促進(jìn)文件材料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性。

二是壓緊壓實(shí)項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制。各項(xiàng)目從建設(shè)開始，檔案館就指定專人作為項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人加入項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)全程跟進(jìn)，并對項(xiàng)目文件形成過程進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，從源頭控制項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)會議，如第一次工地例會、項(xiàng)目中間交接，同時(shí)定期閱覽項(xiàng)目例會會議紀(jì)要，掌握項(xiàng)目進(jìn)度與施工內(nèi)容，通過了解相關(guān)工作，對需要?dú)w檔的文件、各階段指導(dǎo)重點(diǎn)做到心中有數(shù)。

三是加強(qiáng)與項(xiàng)目組、監(jiān)理單位合作，發(fā)揮聯(lián)合管理優(yōu)勢。

檔案館在自身加強(qiáng)檢查、指導(dǎo)的同時(shí)，積極與項(xiàng)目組、監(jiān)理單位溝通聯(lián)絡(luò)，互通有無。建設(shè)項(xiàng)目往往工期長、參建單位多、施工范圍廣，需要溝通協(xié)調(diào)的事項(xiàng)多。檔案部門作為業(yè)務(wù)部門，需要借助項(xiàng)目組、監(jiān)理單位的管理優(yōu)勢，如在項(xiàng)目啟動以后，請項(xiàng)目組及時(shí)提供開工報(bào)告，以便掌握項(xiàng)目投資額度、施工內(nèi)容、各參建單位及質(zhì)量監(jiān)督站信息，為下一步組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)做好鋪墊。

項(xiàng)目實(shí)施階段，請項(xiàng)目組召集組織各方參加檔案專題會及時(shí)解決檔案工作中遇到的問題，與監(jiān)理單位及時(shí)溝通檔案檢查發(fā)現(xiàn)的問題，督促監(jiān)理單位履職盡責(zé)。監(jiān)理單位作為代建設(shè)單位在現(xiàn)場行使管理權(quán)力的機(jī)構(gòu)，不僅對施工質(zhì)量負(fù)有責(zé)任，同時(shí)對建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集、審核也負(fù)有責(zé)任，監(jiān)理單位通過加強(qiáng)對施工單位的各項(xiàng)報(bào)審的嚴(yán)格審查，可有效解決項(xiàng)目檔案歸檔文件質(zhì)量低、簽字蓋章不完備、內(nèi)容不準(zhǔn)確的問題。通過三方緊密協(xié)作，共同促進(jìn)和帶動建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量水平提升。

建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，正發(fā)揮著越來越重要的作用。

石化企業(yè)要積極履行依法管理檔案的責(zé)任，進(jìn)一步健全制度標(biāo)準(zhǔn)體系，從“末端收”轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭炭亍?，促進(jìn)制度執(zhí)行到位，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部職能部門以及項(xiàng)目參建各方合作，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展的需要，助力工程項(xiàng)目建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)的保值、增值。