檔案管理在醫(yī)院管理中的作用及其策略研究

文/杜衛(wèi)（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展，不僅體現(xiàn)在醫(yī)療水平、護(hù)理水平等方面，而且還體現(xiàn)在各項(xiàng)管理工作當(dāng)中。其中，檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中非常重要的一部分，通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，包括人事檔案管理、思想政治檔案管理、患者病情信息檔案管理等，能夠使醫(yī)院各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。但是，從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院檔案管理工作開展期間，也存在一些有待解決的問題，比如：對(duì)檔案管理工作重視程度不足、檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全、檔案現(xiàn)代化管理水平滯后等[1]。為了解決這些問題，提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效益，本文圍繞“檔案管理在醫(yī)院管理中的作用及其策略”展開分析研究意義顯著。

一、檔案管理在醫(yī)院管理中的作用分析

醫(yī)院檔案類型較多，比如人事檔案、行政檔案、患者病情信息檔案等，對(duì)不同的檔案加強(qiáng)管理，在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著不同的作用。結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)可知，檔案管理在醫(yī)院管理中的具體作用如下：

（一）為醫(yī)院人事管理工作提供有效憑據(jù)

一方面，對(duì)于醫(yī)院的人事檔案，涵蓋了醫(yī)院全部的人事文件，一般由醫(yī)院職工所屬組織，即在醫(yī)院人事管理活動(dòng)過程中形成。在醫(yī)院人事檔案管理過程中，需確保檔案信息內(nèi)容的可靠性、真實(shí)性和完整性，且由醫(yī)院組織領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理。雖然醫(yī)院的人事檔案無經(jīng)濟(jì)效益作用，但是在醫(yī)院的人事安排、人力資源管理工作過程中，均有必要利用到人事檔案。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，能夠?yàn)獒t(yī)院人事管理工作的開展提供有效的參考憑據(jù)。

另一方面，醫(yī)院在發(fā)展過程中，需持續(xù)增加人才儲(chǔ)備，而人才招聘、選拔和配置，均需要人事檔案信息資料的支持。通過引進(jìn)人才檔案的管理、調(diào)用查看，可了解人才職業(yè)發(fā)展情況，從而對(duì)人才作出客觀、科學(xué)的判斷，確保招聘進(jìn)來的人才能夠?yàn)獒t(yī)院事業(yè)發(fā)展提供有效支持。

（二）為醫(yī)院各項(xiàng)制度改革起到促進(jìn)作用

醫(yī)院檔案和醫(yī)院制度改革工作之間存在密切關(guān)聯(lián)性，特別是職工薪資改革，在利用醫(yī)院檔案信息的基礎(chǔ)上，可以為醫(yī)院構(gòu)建員工激勵(lì)機(jī)制提供有效憑據(jù)。與此同時(shí)，在醫(yī)療體制改革工作持續(xù)深化的基礎(chǔ)上，醫(yī)院薪資制度產(chǎn)生了一定程度的改變。醫(yī)院在薪資核算過程中，需利用到財(cái)務(wù)報(bào)表，即在財(cái)務(wù)報(bào)表的支持下，使薪資制度改革及完善具備了充分有效的信息支撐。并且，在薪資制度優(yōu)化完善過程中，還需參考醫(yī)院人事檔案當(dāng)中的相關(guān)指標(biāo)信息，比如職工的工作年限、學(xué)歷、職稱以及崗位工作評(píng)價(jià)等[2-3]。此外，近些年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的逐步發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展勢(shì)頭較猛，在醫(yī)院薪資核算過程中，人事檔案信息成為一項(xiàng)重要的憑證?？墒剐劫Y結(jié)算更加準(zhǔn)確，進(jìn)而能夠?qū)⑿劫Y結(jié)算的公平性體現(xiàn)出來。由此可見，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)制度改革起到促進(jìn)作用。因此，要充分重視醫(yī)院檔案管理工作的開展。

（三）有助于提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平

在醫(yī)院醫(yī)療工作開展期間，會(huì)產(chǎn)生大量的醫(yī)療檔案信息，比如患者診斷信息、護(hù)理信息和治療信息等，通過患者各項(xiàng)信息的匯總、分析和整理，構(gòu)成患者的病情信息檔案資料，可以在患者入院后全過程診療過程中發(fā)揮參考作用，分析判斷患者的病情變化，結(jié)合相關(guān)病情檔案信息，為患者提供合理、科學(xué)且具有針對(duì)性的診療、護(hù)理干預(yù)方案，保證患者病情及生活質(zhì)量的改善[4]。此外，借助患者病情信息檔案資料，還可以查找醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作過程存在的問題，通過問題產(chǎn)生的原因分析，制定合理科學(xué)的改進(jìn)對(duì)策，有助于持續(xù)提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。

（四）帶動(dòng)醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量水平的提高

檔案管理屬于醫(yī)院整體管理工作中非常重要的一部分，傳統(tǒng)工作模式下，醫(yī)院檔案管理采取的是紙質(zhì)檔案管理方法，這種管理方法存在較多的不足，比如檔案資料易遺失、缺損，遭遇火災(zāi)或水災(zāi)容易損毀等。而新形勢(shì)下，通過實(shí)施檔案信息化、電子化和智能化管理，則能夠避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作存在的一些問題，使醫(yī)院檔案信息資料的安全性得到有效保證，在提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步帶動(dòng)醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量水平的提高。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

如前所述，醫(yī)院檔案管理工作的開展作用較多，但從現(xiàn)狀來看，此項(xiàng)管理工作尚且存在一些較為明顯的問題。具體而言，主要包括以下問題：

（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不足

部分醫(yī)院將重點(diǎn)放在醫(yī)療工作當(dāng)中，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作缺乏足夠的重視，比如在資金投入方面，醫(yī)療建設(shè)資金充足，而檔案管理建設(shè)資金則較為薄弱，顯然這難以提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。與此同時(shí)，醫(yī)院在“重臨床、輕管理”“重業(yè)務(wù)，輕檔案”思想理念下，使一些檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性不高、責(zé)任心不足，使檔案管理工作形同虛設(shè)，缺乏實(shí)效性[5]。此外，由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度建設(shè)也呈現(xiàn)滯后的現(xiàn)象，可想而知，在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理缺乏完善可行的制度作支撐的情況下，醫(yī)院檔案管理工作便難以順利、有序開展。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全

從現(xiàn)狀來看，部分醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全，在標(biāo)準(zhǔn)的歸檔管理范圍方面較為缺乏，顯然這不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高。一方面，部分醫(yī)院沒有對(duì)專門的檔案管理部門進(jìn)行設(shè)置，檔案人員由行政科室、辦公室工作人員兼職的情況較多，且管理內(nèi)容存在一定局限性，諸如人事檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等由不同的部門管理，使醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而使檔案收集、整理、管理難度加大，并難以提高檔案利用價(jià)值。另一方面，在檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全的情況下，對(duì)醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容也不明確，比如未能明確分類，檔案管理缺乏針對(duì)性，進(jìn)而影響檔案管理整體質(zhì)量水平的提高。

（三）檔案現(xiàn)代化管理水平滯后

在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中，受到網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的影響，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，逐步朝向電子化、信息化、智能化管理模式轉(zhuǎn)變。但是，部分醫(yī)院的檔案現(xiàn)代化管理水平卻呈現(xiàn)滯后的現(xiàn)象[6-7]。一方面，醫(yī)院在檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)資金上投入不足，未能及時(shí)引進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施設(shè)備，比如檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備、安全防護(hù)軟件等，使檔案現(xiàn)代化管理工作的開展受到嚴(yán)重阻礙。另一方面，醫(yī)院檔案管理人才缺失，在檔案管理人才不足，在崗檔案管理工作人員對(duì)檔案信息化、電子化技術(shù)掌握不足的情況下，便難以提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量水平。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的具體策略分析

為解決醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，需落實(shí)有效的檔案管理工作策略。具體而言，主要工作策略如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度

要想使檔案管理在醫(yī)院管理中的作用充分有效發(fā)揮出來，并提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平，首先，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，醫(yī)院方面需樹立臨床、管理、業(yè)務(wù)、檔案等一系列工作同等重要的思想理念，正確認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值作用，并由領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作人員起到引導(dǎo)作用，使檔案管理工作人員端正工作態(tài)度，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，充分做好醫(yī)院的檔案管理工作。

當(dāng)然，“不以規(guī)矩，不能成方圓。”[8]對(duì)此，需持續(xù)完善醫(yī)院檔案管理制度，檔案收集、分析整理、存儲(chǔ)管理、利用等環(huán)節(jié)，均需制定明確的制度，確保醫(yī)院檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作順利、有序開展。同時(shí)，保證檔案管理制度的可行性及科學(xué)性，在實(shí)踐管理過程中，合理增加管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理制度得到不斷完善。此外，還需制定完善的檔案人員管理制度，規(guī)范和約束檔案管理人員的工作行為，使檔案管理人員認(rèn)清自身管理工作內(nèi)容、工作職責(zé)，嚴(yán)格按照制度規(guī)范要求做好檔案管理工作，為醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高起到保駕護(hù)航的作用。

（二）設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案管理工作內(nèi)容

為了提高檔案管理工作的規(guī)范性，在醫(yī)院內(nèi)部需設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，由機(jī)構(gòu)內(nèi)部專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)醫(yī)院的檔案管理工作。同時(shí)，明確檔案管理工作內(nèi)容，即：對(duì)檔案類別充分明確，將醫(yī)院檔案分成若干內(nèi)容，主要包括醫(yī)療技術(shù)檔案、人事檔案、基建檔案、病歷檔案等。結(jié)合不同的檔案資料內(nèi)容，實(shí)施有針對(duì)性的管理對(duì)策，使檔案管理工作的針對(duì)性及實(shí)效性得到有效提高[9-10]。在明確檔案管理工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，針對(duì)醫(yī)院檔案管理內(nèi)容制定明確的管理目標(biāo)，重視醫(yī)院檔案管理工作的全面性，使醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求得到有效滿足。此外，在醫(yī)院檔案管理工作開展期間，需具備針對(duì)性，結(jié)合醫(yī)院檔案內(nèi)容類型諸多的特點(diǎn)，在實(shí)際管理工作期間，需結(jié)合不同的檔案內(nèi)容，采取有針對(duì)性的管理方法，使各類檔案得到有效管理，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案的整體管理質(zhì)量水平。

（三）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理至關(guān)重要。一方面，醫(yī)院需在檔案管理工作中投入充足的建設(shè)資金，合理引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施設(shè)備等，提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。另一方面，醫(yī)院在檔案管理工作期間，需配置完善的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施，使醫(yī)院檔案信息查詢、調(diào)閱更加方便，減少人工成本，提高整體管理經(jīng)濟(jì)效益。此外，還需在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理過程中，構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)，通過電子設(shè)施、集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全防護(hù)技術(shù)（防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)）的融合應(yīng)用，使醫(yī)院電子檔案管理信息系統(tǒng)的安全性及應(yīng)用價(jià)值得到協(xié)同提升，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案整體管理質(zhì)量水平。

值得注意的是，在醫(yī)院檔案管理工作期間，檔案管理人員扮演著非常重要的角色，因此提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平至關(guān)重要。醫(yī)院方面，需為檔案管理人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)及平臺(tái)，通過“理論+實(shí)踐”培訓(xùn)教育，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，保證其能夠完全勝任醫(yī)院檔案管理工作。當(dāng)然，檔案管理人員自身還需與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)，比如檔案管理信息化技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用技巧方法等，使檔案管理人員能夠?qū)⒆陨韺I(yè)技能發(fā)揮出來，帶動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平的全面提高。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一部分，其價(jià)值作用顯著，比如能夠?yàn)獒t(yī)院人事檔案管理工作提供有效憑據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)制度改革，有助于提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，并帶動(dòng)醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量水平的提高等。但是，從現(xiàn)狀分析，醫(yī)院檔案管理工作問題較多。因此，需重視醫(yī)院檔案管理工作的開展，逐步完善檔案管理制度，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并對(duì)檔案管理工作內(nèi)容充分明確。當(dāng)然，還需加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平等?？傊嘈抛龊靡陨瞎ぷ?，醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平將能夠得到有效提高，進(jìn)一步為醫(yī)院管理事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。