新時(shí)期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的有效方法思考

文/邵麗萍（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

醫(yī)院文書檔案管理水平的高低，是衡量醫(yī)院日常管理能力的一大重要指標(biāo)。近些年來，受醫(yī)療改革進(jìn)程持續(xù)深化的影響，醫(yī)院醫(yī)療水平及服務(wù)工作質(zhì)量得到大幅度的提升，意味著醫(yī)院的信息化水平不斷增強(qiáng)。而如何在新時(shí)期下做好醫(yī)院文書的檔案管理工作，則是相關(guān)檔案管理工作人員需充分重視的問題。與此同時(shí)，充分重視醫(yī)院文書檔案管理工作，能夠在很大程度上提高醫(yī)院文書檔案的利用率，為醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)工作的開展提供強(qiáng)有力的支持[1-2]。值得注意的是，即便文書處理工作不同于檔案工作，具有明顯的獨(dú)立性特點(diǎn)，但是文書是檔案的主要來源，說明文書處理與檔案管理之間聯(lián)系密切。總體而言，從醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量提升角度考慮，本文針對“新時(shí)期下提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的有效方法”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

一、醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)及管理工作的意義分析

（一）特點(diǎn)

文書檔案作為醫(yī)院的主要文件材料，不僅見證了醫(yī)院的歷史，而且還記載著醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的相關(guān)重大事件，具有規(guī)范性、服務(wù)性、分散性、等鮮明特點(diǎn)。

（1）規(guī)范性特點(diǎn)。絕大多數(shù)文書檔案均為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的公文往來，而做好此類公文檔案管理工作，可以保證醫(yī)院文書檔案管理的工作成效，比如保證文書檔案利用檢查、傳遞、字跡、紙張等管理成效，進(jìn)一步將文書檔案管理的規(guī)范性特點(diǎn)有效體現(xiàn)出來。

（2）服務(wù)性特點(diǎn)。文書檔案普遍服務(wù)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員，可以向領(lǐng)導(dǎo)層或管理者提供決策參考依據(jù)，從而將文書檔案的服務(wù)性特點(diǎn)充分體現(xiàn)出來，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員提升自身崗位工作效率。

（3）分散性特點(diǎn)。醫(yī)院文書檔案的管理工作質(zhì)量與檔案管理部門文書材料接收的完整度之間存在密切聯(lián)系，同時(shí)文書檔案存在明顯的分散性特點(diǎn)。由此說明，醫(yī)院各職能部門、各科室中包含大量的文書檔案，在文書檔案分散分布的影響下，很大程度上增加了檔案管理的工作量與難度，易出現(xiàn)檔案資料信息搜集不全的問題[3-4]。

總之，醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)較多，醫(yī)院檔案管理工作人員需綜合考慮文書檔案的特點(diǎn)，采取有針對性的管理措施，搭建切實(shí)可行的檔案管理機(jī)制，明確劃分檔案管理人員的工作職責(zé)，將職責(zé)細(xì)化至個人，以此達(dá)到完整收集文書檔案信息的目標(biāo)，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案管理工作成效。

（二）檔案管理工作意義

做好醫(yī)院文書檔案管理工作的作用顯著，可以保障信息保存、傳遞的安全性與時(shí)效性，并有效提高總體辦公效率。過去醫(yī)院文書檔案普遍為紙質(zhì)檔案，檔案保管、移交工作在很大程度上取決于人力、物力資源的投入量。而融入信息化技術(shù)方法后，能夠綜合考慮影響文書檔案管理成效的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素，比如溫度、距離、時(shí)間、資源大小等。尤其是在推行數(shù)字化檔案管理模式的條件下，可以縮短檔案資源的存儲時(shí)間，滿足隨時(shí)隨地備份、復(fù)制、傳輸、交換的要求，并確保信息傳遞的安全性。此外，通過搭建完善的醫(yī)院文書檔案信息化管理系統(tǒng)，還可以滿足各部門資源相互補(bǔ)充、相互分享的要求，使醫(yī)院文書檔案資源的利用價(jià)值得到全面提高。

二、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀問題分析

如前所述，醫(yī)院文書檔案管理工作的開展意義重大。但是，從現(xiàn)狀來看，部分醫(yī)院在文書檔案管理工作開展期間，仍存在一些較為明顯的問題?？偨Y(jié)起來，具體問題如下：

（一）思想重視性不足

從現(xiàn)狀來看，部分醫(yī)院的檔案管理工作人員在思想層面對文書檔案管理工作的重視性不足，主要表現(xiàn)為：

（1）醫(yī)院采取的文書檔案管理制度及體系不夠完善，一些制度在實(shí)施過程中，由于約束性不足，進(jìn)而使制度的有效性難以得到有效保障。同時(shí)，部分醫(yī)院在文書檔案管理制度方面缺乏足夠的規(guī)范性，未能從全局角度考慮，日積月累會使醫(yī)院文書檔案管理工作潛藏一系列的現(xiàn)實(shí)問題，比如：立卷缺乏統(tǒng)一性；檔案移交不夠及時(shí)等。

（2）各部門在文書檔案管理工作人員方面數(shù)量不足，或管理人員專業(yè)性不足等。對于文書檔案內(nèi)容來說，醫(yī)院各部門均有涉及，不同部門管理需要相對應(yīng)的專業(yè)人才，但目前醫(yī)院各部門專業(yè)人才方面較為欠缺，使文書檔案管理質(zhì)量難以得到有效提高[5]。

（3）部分檔案管理工作人員對醫(yī)院文書檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理工作重視性不足，在具體工作開展期間，職責(zé)模糊、配合度不高問題較為常見，進(jìn)一步使醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量難以得到有效提高。

（二）設(shè)施設(shè)備較為滯后

醫(yī)院文書檔案管理工作開展期間，少不了相關(guān)設(shè)施設(shè)備的支持，在完善相關(guān)設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)上，檔案管理工作將具備充足的外部條件作為保障。然而，從現(xiàn)狀來看，部分醫(yī)院對文書檔案管理工作未能引起充分重視，使檔案管理所需軟硬件設(shè)備難以符合工作需求，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等軟件設(shè)備，在未能達(dá)到相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，則會使文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平難以得到有效提高。此外，醫(yī)院建設(shè)資金側(cè)重應(yīng)用到醫(yī)療衛(wèi)生方面，而對于醫(yī)院檔案管理工作投入的資金則相對有限，在資金投入不足的情況下，醫(yī)院文書檔案管理工作所需的建設(shè)資金則會更加不足，進(jìn)而使醫(yī)院文書檔案管理工作設(shè)施設(shè)備呈現(xiàn)滯后的局面，顯然不利于醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量水平的提高。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)水平有待提高

在醫(yī)院文書檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員扮演著非常重要的角色。在提升檔案管理工作人員素質(zhì)水平的基礎(chǔ)上，才能夠?yàn)獒t(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量的提高起到保駕護(hù)航的作用。但是，從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院部分檔案管理工作人員在素質(zhì)水平方面有待提高。一方面，部分檔案管理工作人員自主學(xué)習(xí)的意識不夠強(qiáng)烈，未能積極主動迎合時(shí)代發(fā)展潮流，從而在醫(yī)院文書檔案管理信息技術(shù)、系統(tǒng)應(yīng)用方面的知識掌握不足，進(jìn)而難以提高醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量[6]。另一方面，醫(yī)院未能針對檔案管理工作人員展開定期培訓(xùn)教育，在培訓(xùn)力度不足的情況下，則難以持續(xù)提升檔案管理工作人員在文書檔案管理方面的技術(shù)、方法，在仍采取一些傳統(tǒng)管理方式方法的情況下，則會影響文書檔案管理工作的質(zhì)量。此外，醫(yī)院方面未能針對檔案管理工作人員配套相應(yīng)的獎懲機(jī)制、績效考核機(jī)制，從而難以規(guī)范、約束檔案管理工作人員的工作行為，進(jìn)而難以確保檔案管理質(zhì)量水平的提高。

三、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量提升的有效方法分析

在新時(shí)期下，為了使醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量得到有效提高，則需根據(jù)現(xiàn)狀問題，落實(shí)有效的方法。結(jié)合多年的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，主要的有效方法包括：

（一）正確認(rèn)識醫(yī)院文書檔案管理

醫(yī)院文書檔案多為醫(yī)療業(yè)務(wù)的指導(dǎo)性文件，特別是在大型綜合性醫(yī)院，此類文件信息更新速度較快，且文件信息容量相對龐大，會在很大程度上增加管理工作量與難度。同時(shí)，醫(yī)院文書檔案相對重要，部分檔案詳細(xì)記錄著各種醫(yī)療糾紛事件。因此，在實(shí)際管理工作開展過程中，相關(guān)醫(yī)院需嚴(yán)格貫徹實(shí)事求是的工作原則，綜合考慮文書檔案的特點(diǎn)，即服務(wù)性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性、規(guī)范性等，不斷提升醫(yī)院檔案管理的總體水平，為保證醫(yī)院各項(xiàng)管理工作、醫(yī)療服務(wù)工作有序開展提供強(qiáng)有力的支持，進(jìn)一步維護(hù)醫(yī)院自身的建設(shè)發(fā)展。此外，檔案管理人員需及時(shí)轉(zhuǎn)變原有的文書檔案管理理念，增強(qiáng)檔案管理安全意識，從根源上認(rèn)識到開展檔案管理的重要性，確保文書檔案質(zhì)量、安全管理工作落于實(shí)處。

（二）完善醫(yī)院文書檔案管理機(jī)制

為了有效解決醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)存問題，提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，控制醫(yī)院文書檔案管理可能發(fā)生的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院方面需修訂完善文書檔案管理機(jī)制，不斷革新文書檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，以醫(yī)院文書檔案管理細(xì)節(jié)為基礎(chǔ)，確保管理工作合理科學(xué)開展。具體而言，需通過搭建完善的醫(yī)院文書檔案管理機(jī)制，并完善相應(yīng)的檔案管理流程，尤其各部門的分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等，均需明確自身工作職責(zé)，將工作重心向文書檔案資料搜集、整理轉(zhuǎn)移，進(jìn)一步提高文書檔案的管理質(zhì)量水平[7]。此外，需明確劃分醫(yī)院文書檔案的管理范疇，明確各類文書檔案的保管期限，并做好相應(yīng)的收發(fā)文件工作，完善內(nèi)部文件批閱、流轉(zhuǎn)機(jī)制，此外不得忽略文書檔案題名、編目工作環(huán)節(jié)，以此保證醫(yī)院文書檔案后續(xù)管理工作順利、高效開展。

（三）及時(shí)更新檔案管理方式方法

進(jìn)入信息化時(shí)代后，醫(yī)院文書檔案管理人員需明確自身工作職能，不斷優(yōu)化文書檔案搜集、歸檔工作環(huán)節(jié)，樹立正確的文書檔案管理意識，豐富文書檔案搜集、歸檔方式方法，改變過去由各部門、各科室上交文書檔案的缺陷，使工作模式向主動搜集文書檔案轉(zhuǎn)變，進(jìn)而保證檔案資料歸檔的完整性[8-9]。與此同時(shí)，在搜集、歸檔文書檔案期間，相關(guān)檔案管理工作人員需注重與各部門、各科室之間相互溝通交流，提升文書檔案管理的總體成效，并明確傳達(dá)文書檔案的搜集要求標(biāo)準(zhǔn)，確保各部門能夠主動上交文書檔案。此外，做好文書檔案的分類收集歸檔工作，合理利用現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)、信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此使醫(yī)院文書檔案管理工作的總體成效得到全面提高。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

為保證醫(yī)院文書檔案管理工作有序開展，有必要組建專業(yè)化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，保證醫(yī)院文書檔案管理人員綜合素質(zhì)水平符合檔案管理崗位要求[10]。具體而言，需充分重視醫(yī)院文書檔案管理人員的聘用，側(cè)重全方位考察應(yīng)聘者的工作能力，在錄用的條件下，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)考核，確保檔案管理人員具備醫(yī)院文書檔案管理工作的基本素養(yǎng)，能夠有序完成各項(xiàng)工作檔案管理工作任務(wù)，消除影響醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化開展的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素。與此同時(shí)，重視獎懲機(jī)制在檔案管理日常管理工作的應(yīng)用，對于文書檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予精神層面或物質(zhì)層面的獎勵，以此激發(fā)檔案管理人員對待檔案管理工作的積極性及責(zé)任態(tài)度。此外，通過定期培訓(xùn)教育，提升檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)的能力水平，使醫(yī)院文書檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化、信息化、電子化管理目標(biāo)，進(jìn)一步全面提高文書檔案管理工作的質(zhì)量及安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期下做好醫(yī)院文書檔案管理工作的意義重大，能夠提升醫(yī)院文書檔案信息資源收集、整理、存儲管理、利用的整體工作成效。當(dāng)然，現(xiàn)狀下醫(yī)院文書檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題，因此，從醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量全面提升角度考慮，還需重視方式方法的革新，提高檔案管理人員的認(rèn)知水平，完善文書檔案管理機(jī)制，并重視文書檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平，在全面提升醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量水平的基礎(chǔ)上，確保能夠?yàn)獒t(yī)院日常管理工作綜合成效的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。