基于大數(shù)據(jù)的城建檔案管理實踐探討

文/郝文斌（濱州市城市建設(shè)服務(wù)中心）

城建檔案對我國城建項目的開展有著較大的影響，可以對有關(guān)城建項目的信息數(shù)據(jù)進行收集、整理和利用，幫助管理人員做好城建項目的建設(shè)管理，保證城建項目的建設(shè)任務(wù)得以順利完成，且能夠進一步提高項目建設(shè)的效益。目前城建檔案管理存在一些問題，比如城建檔案管理發(fā)展缺乏科學(xué)規(guī)劃、檔案管理內(nèi)容及方式需要改進、信息安全意識及技術(shù)屏障存在不足，這些都影響到城建檔案管理的工作質(zhì)量。因此，有必要深入分析大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理存在的問題，探究大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理的創(chuàng)新策略，以便提出一些可靠的參考依據(jù)，使城建檔案管理朝著更好的方向不斷發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下加強城建檔案管理的意義分析

（一）提高城建檔案管理工作效率及質(zhì)量

通過對城建檔案管理進行分析可知，其主要目的就是將城建工程項目的施工竣工、招投標、規(guī)劃設(shè)計等檔案信息收集起來，之后根據(jù)項目建設(shè)的需要對其進行利用，促進城建項目的順利開展。在大數(shù)據(jù)背景下開展城建檔案管理工作，可以利用信息技術(shù)手段完成城建檔案的錄入、備份、更新、查詢和利用等工作，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，使用戶能夠及時獲取自身需要的信息，提高城建檔案的利用率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)對提高城建檔案管理效率及質(zhì)量有著較好的積極作用，可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性[1]。

（二）降低城建檔案管理的資金及人力成本

在大數(shù)據(jù)背景下，城建檔案管理的方式出現(xiàn)較大變化，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，使得城建檔案管理的效率得以有效提升，且能夠進一步降低城建檔案管理的成本投入。在城建檔案管理中，可以選擇租用服務(wù)器、租用計算機機房的方式，利用設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行掃描，之后將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便將其上傳到計算機系統(tǒng)，為城建檔案的使用提供有利基礎(chǔ)。同時，通過這一方式能夠以最短的時間對檔案信息進行管理，且能夠借助系統(tǒng)軟件對城建檔案存儲及傳輸中的安全性進行提升，促進城建檔案管理的良性發(fā)展。

（三）實現(xiàn)城建檔案的異地云備份及資源共享

在以往城建檔案管理中，各個地區(qū)的檔案館都是獨立進行檔案管理，由檔案管理人員對紙質(zhì)化的檔案材料進行整理，將其存放在專門的檔案室，以便對其進行查詢和利用。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易受到破壞，尤其在地震、洪水等自然災(zāi)害的情況下，難以保證城建檔案的安全性，進而造成檔案丟失等情況[2]。為解決這一問題，必須加強數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，利用該系統(tǒng)對城建檔案進行保存，還可以建立異地備份數(shù)據(jù)庫，對各個科室的檔案進行實時歸檔，將檔案信息上傳到系統(tǒng)，滿足各個群眾對城建檔案的需要，使城建檔案的共享率及利用率得以提升。

二、大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理存在的問題分析

（一）城鄉(xiāng)檔案管理發(fā)展缺乏科學(xué)規(guī)劃

在大數(shù)據(jù)背景下，城建檔案管理面臨著更多挑戰(zhàn)和機遇，需要認識到城建檔案管理的復(fù)雜性，制定短期計劃與長期計劃，使其能夠朝著科學(xué)的方向不斷發(fā)展。但是就實際情況來看，在以往城建檔案管理中，檔案館僅制定了短期的發(fā)展規(guī)劃，在完成基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)后，對后續(xù)的建設(shè)規(guī)劃缺乏重視性，使得城建檔案管理的發(fā)展比較緩慢[3]。同時，信息化對城建檔案管理產(chǎn)生了較大影響，檔案管理人員缺乏信息化意識，無法采取有效的應(yīng)對策略，使得城建檔案管理的信息化發(fā)展受到影響。除了城建檔案管理發(fā)展規(guī)劃方面的問題，檔案管理人員缺乏主動服務(wù)意識，其檔案工作的模式比較被動，不能主動提供檔案服務(wù)，嚴重影響到城建檔案管理的長久發(fā)展。

（二）檔案管理內(nèi)容及方式需要改進

在以往城建檔案管理中，其檔案管理的內(nèi)容及方式已經(jīng)無法滿足要求，需要對其進行改進，促進城建檔案管理的順利開展。

傳統(tǒng)的檔案類型包括了音像檔案、圖片檔案、紙質(zhì)檔案等，必須主動適應(yīng)時代發(fā)展，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，以便采用信息化的管理方式開展城建檔案管理。目前城建檔案的數(shù)量不斷增多，若是在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換方面存在不足，將直接影響到檔案的開發(fā)與利用。同時，在信息化管理模式下，城建檔案工作的標準性及規(guī)范性有待提升，尤其是基礎(chǔ)性的檔案工作逐漸暴露出不足，缺乏統(tǒng)一的管理流程及管理程序，對城建檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生不利影響[4]。

（三）信息安全意識及技術(shù)屏障存在不足

在大數(shù)據(jù)背景下，城建檔案管理工作的內(nèi)容及方式出現(xiàn)一定變化，可以利用大數(shù)據(jù)完成檔案管理工作，對城建檔案進行開發(fā)和利用，使城建檔案的使用效率得以提升。但是在城建檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)的時候，勢必會出現(xiàn)各種各樣的安全隱患，容易造成檔案泄漏、檔案被篡改、檔案丟失等問題，使得檔案館面臨著較大的損失[5]。根據(jù)以往大數(shù)據(jù)技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用情況來看，許多檔案館在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面積累了一定的經(jīng)驗，但是對信息安全方面的問題缺乏重視性，未能同時建立信息安全意識及技術(shù)屏障，給城建檔案管理的發(fā)展帶來較大挑戰(zhàn)。

（四）城建檔案管理人員素質(zhì)有待提升

隨著城建檔案管理的持續(xù)發(fā)展，城建檔案的內(nèi)容不斷增多，要求檔案管理人員采用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案資料進行處理，提高檔案處理的效率，避免因人為因素造成城建檔案管理失誤及其他問題。

雖然大部分的城建檔案管理人員都具備一定的工作經(jīng)驗，掌握了有關(guān)城建檔案管理的基礎(chǔ)知識，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)及理念的學(xué)習(xí)方面存在不足，未能根據(jù)工作需要對自身的工作方式進行改變，使得城建檔案管理的效率及質(zhì)量無法得到保障。同時，有些城建檔案管理人員是從其他崗位調(diào)用的，對城建檔案管理的了解不足，且掌握的檔案管理知識較少，難以正確處理城建檔案管理中的問題，嚴重影響到城建檔案管理的長久發(fā)展[6]。

三、大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理實踐的創(chuàng)新策略分析

（一）制定發(fā)展規(guī)劃，樹立服務(wù)意識

城建檔案管理工作是一個長期且復(fù)雜的過程，想要充分發(fā)揮城建檔案管理的價值，則必須嚴格做好城建檔案管理的長期發(fā)展規(guī)劃，將信息化建設(shè)納入檔案館的長期發(fā)展規(guī)劃中，明確各個人員的責(zé)任，合理劃分城建檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)，使其能夠順利完成，提高城建檔案管理的信息化水平[7]。其次，應(yīng)樹立良好的主動服務(wù)意識，使城建檔案管理人員能夠及時報送城建檔案，提高城建檔案管理的工作效率。需要對城建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進行宣傳，提高所有人員對城建檔案管理的重視性，及時完成城建檔案的收集與歸檔工作。比如在工程建設(shè)過程中，要求城建檔案管理部門對項目的進度進行跟蹤，將工程檔案資料收集起來，及時處理檔案資料不全、檔案整理不規(guī)范等問題，從而保證城建檔案得到及時歸檔，為城建檔案管理的開展打下良好基礎(chǔ)。

（二）加強信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理方式

為充分發(fā)揮信息化在城建檔案管理中的作用，需要對城建檔案管理信息化建設(shè)進行強化，并優(yōu)化檔案管理方式，促進城建檔案管理水平的提升。通過信息化的檔案管理方式開展城建檔案管理工作，可以有效提高工作效率，實現(xiàn)對城建檔案的充分利用[8]。同時，通過大數(shù)據(jù)能夠使得檔案信息錄入、檔案信息瀏覽等工作高效進行，進一步降低城建檔案管理消耗的時間。在實際工作中，應(yīng)建立完整的檔案管理網(wǎng)站，重視內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，安排專門的人員對檔案管理網(wǎng)站進行維護，保證網(wǎng)站的正常運轉(zhuǎn)?？梢岳镁W(wǎng)站對城建檔案管理的相關(guān)意見進行收集，對檔案管理網(wǎng)站進行針對性的改進，保證各個板塊的設(shè)置合理。同時，需要對紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)化，使其成為可存儲于計算機系統(tǒng)的電子檔案，之后通過網(wǎng)站將城建檔案共享出來，方便群眾對城建檔案進行查詢，提高城建檔案的利用效率。為保證城建檔案的質(zhì)量，必須對系統(tǒng)的運行安全進行管控，杜絕出現(xiàn)外部人員修改檔案的情況，及時對城建檔案進行更新補充，提升城建檔案的使用價值。

（三）建立多重安全屏障，規(guī)避潛在風(fēng)險

在城建檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，首先，必須充分認識到城建檔案管理面臨著更多新的安全風(fēng)險，對城建檔案管理人員的信息安全意識進行培養(yǎng)，并加強信息安全管理，對信息安全管理制度進行完善，制定合理的責(zé)任制度，以便對城建檔案管理中的安全風(fēng)險進行有效管控。其次，需要對信息安全技術(shù)防范進行強化，結(jié)合城建檔案管理的情況對信息安全軟件進行選擇，其中包括了信息加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字證書、數(shù)字簽名、超級防火墻等，可以利用這些技術(shù)對城建檔案的安全性進行有效提升。最后，應(yīng)充分認識到人為因素對城建檔案安全管理的影響，提高城建檔案管理人員對信息化技術(shù)及安全防護技術(shù)的掌握程度，規(guī)范檔案管理人員自身的操作行為，使城建檔案管理更具有規(guī)范性及安全性[9]。

（四）整合多方資源，促進管理標準化

在城建檔案管理過程中，首先，應(yīng)組建專業(yè)的檔案管理信息化小組，使其能夠有效處理城建檔案管理中的問題，提高城建檔案管理的工作水平。具體來講，可以對檔案管理部門、當(dāng)?shù)卣?、城建企業(yè)之間的溝通合作進行強化，使其能夠選出適合的人員共同組建檔案信息化專題小組，對城建檔案管理信息化建設(shè)中的問題進行分析，并提出可靠的處理措施，制定相應(yīng)的標準體系，促進城建檔案管理的數(shù)字化及標準化發(fā)展。其次，在城建檔案管理的信息化發(fā)展中，需要將企業(yè)質(zhì)量管理理論融入其中。采用問卷調(diào)查的方式對群眾、事業(yè)單位、區(qū)域內(nèi)的企業(yè)進行定期調(diào)查，將有關(guān)城建檔案管理的意見及建議收集起來，之后對城建檔案管理系統(tǒng)進行完善，有效提高城建檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，使城建檔案管理的水平得以提升。

（五）加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

作為城建檔案管理的主要參與者，檔案管理人員的能力及素質(zhì)直接影響著城建檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量，需要提高對這一方面的重視性，不斷提高城建檔案管理人員的素質(zhì)，使其能夠更好地完成工作[10]。首先，需要對在職的城建檔案管理人員進行培訓(xùn)，把握好城建檔案管理工作的要求，將新知識、新技術(shù)傳授給檔案管理人員，促使檔案管理人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鲀?nèi)容及工作方法進行轉(zhuǎn)變，有效提高城建檔案管理效果。同時，應(yīng)重視培養(yǎng)城建檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)及自主學(xué)習(xí)意識，使其能夠根據(jù)城建檔案管理的工作情況進行自我提升，將自身的經(jīng)驗與先進理論結(jié)合起來，正確處理城建檔案管理中的問題，促進城建檔案管理的不斷發(fā)展。其次，需要建立明確的責(zé)任制度，將責(zé)任落實到每一個人員的身上，并制定科學(xué)的激勵機制，調(diào)動檔案管理人員的積極性及主動性，從而促進城建檔案管理的高效進行。

四、結(jié)語

綜上所述，為促進城建檔案管理的順利開展，使其能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代產(chǎn)生的變化，需要提高對城建檔案管理的認識，深入了解城建檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及相關(guān)問題，做到制定發(fā)展規(guī)劃、樹立服務(wù)意識，加強信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案管理方式，建立多重安全屏障、規(guī)避潛在風(fēng)險，整合多方資源、促進管理標準化，加強檔案管理隊伍建設(shè)、提升人員素質(zhì)，從而提高城建檔案管理的工作水平，使其能夠更好地服務(wù)于城市發(fā)展。