基于計算檔案學(xué)思維的“單軌制”管理模式實現(xiàn)機理分析

王昱

摘 ?要：通過“單軌制”實施的相關(guān)政策分析和計算檔案學(xué)思維分析，本文提出了基于計算檔案學(xué)思維的“單軌制”過程控制模式，包括建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中臺和建立“單軌制”控制流程及其運行方式，分析了業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)表單與簽章審批、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、“四性”檢測策略等方面的設(shè)計方法與控制流程構(gòu)建的一般原理。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；“單軌制”；計算檔案學(xué)；數(shù)據(jù)中臺；元數(shù)據(jù)；控制流程

Abstract： Through the analysis of relevant policies for the implementation of the ‘single track system’ and the computational archival thinking， this paper proposes a ‘single track system’ process control mode based on the computational archival thinking， including the construction of an archive data center and the establishment of a ‘single track system’ control process and its operation mode. And this paper also analyzes the general principles of design and control process construction， mainly in business system data forms and signature approval， metadata standards， and ‘Four attributes ’ detection strategies.

Keywords： Electronic documents; Electronic archives; ‘Monorail system’; Computational archives; Data Center; Metadata; Control process

近年來，學(xué)界關(guān)于“單軌制”管理問題的研究逐步深入，包括概念探討、管理策略、歸檔管理、安全管理、證據(jù)立法、電子簽章、數(shù)據(jù)保全、轉(zhuǎn)換路徑、系統(tǒng)設(shè)計以及各領(lǐng)域的實踐探索等等，但在計算檔案學(xué)思維框架下探索“單軌制”理論和實踐問題的研究較少，個別文獻(xiàn)有所提及但沒有重點探討，本文就此問題進(jìn)行初步思考。

1 “單軌制”實施的相關(guān)政策分析

2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出了有條件開展電子檔案單套制和“單軌制”管理試點的要求。2017年6月修正的《中華人民共和國民事訴訟法》《中華人民共和國行政訴訟法》、2018年10月修正的《中華人民共和國刑事訴訟法》均將電子數(shù)據(jù)納入證據(jù)要素。

2018年10月國家檔案局發(fā)布第13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》和2018年12月國家檔案局提出了電子文件僅可以電子形式進(jìn)行歸檔，符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔的規(guī)定。

2019年4月公布的中華人民共和國國務(wù)院令第716號《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條規(guī)定：“政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”。[1]

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》對電子文件和電子檔案的與傳統(tǒng)載體的文件與檔案具有同等法律效力進(jìn)行了全面規(guī)制和認(rèn)定，指出要素合規(guī)、程序規(guī)范、來源可靠的電子檔案能夠以電子形式作為憑證使用。

2021年6月《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對電子文件管理相關(guān)制度進(jìn)行了具體要求，同樣提出了要素合規(guī)、程序規(guī)范、來源可靠的電子檔案實施“單軌制”管理。[2]美國國家檔案館于2017年8月也宣布了2022年年底將不再接收非電子檔案的規(guī)定，澳大利亞《2020數(shù)字連續(xù)性政策》（Digital Continuity 2020）中也提出“信息應(yīng)該以數(shù)字的方式被管理”的認(rèn)識。

國內(nèi)外關(guān)于電子類文檔證據(jù)效力和單獨接收管理的相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和政策的出臺，為電子文件和電子檔案“單軌制”管理打開了通道，也提供了強大動力。

2 “單軌制”實施的計算檔案學(xué)思維分析

有學(xué)者認(rèn)為實施電子文件“單軌制”應(yīng)當(dāng)以行政部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)管理為頂層設(shè)計，以信息中心作為電子文件“單軌制”的技術(shù)保障，以檔案部門作為電子文件“單軌制”實施的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。[3]這樣就有三個責(zé)任主體，三個責(zé)任主體需要進(jìn)行協(xié)調(diào)，而由于沒有指定的協(xié)調(diào)部門，就存在電子文件“單軌制”實施落空的可能性，如果指定檔案主管部門為協(xié)調(diào)部門，那么這個實施可能性大大增加。

電子文件“單軌制”管理是檔案管理工作的本質(zhì)性變革，是檔案管理系統(tǒng)和各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合的重要轉(zhuǎn)折，它標(biāo)志著檔案管理系統(tǒng)和各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)不是平行運行的關(guān)系或者相互抵觸的關(guān)系，而是相互嵌入的互嵌關(guān)系，最終將發(fā)展為一體化的集成系統(tǒng)。如果把這個集成系統(tǒng)看成是一個整體的話，可以將系統(tǒng)分成兩大功能，也就是業(yè)務(wù)功能和數(shù)據(jù)功能，“單軌制”管理就是要接管數(shù)據(jù)功能，將數(shù)據(jù)作為資產(chǎn)的一部分進(jìn)行線上的集中統(tǒng)一管理。

通過對現(xiàn)有文獻(xiàn)的分析，本文認(rèn)為計算檔案學(xué)是運用計算思維貫穿檔案理論、方法和實踐中而形成的檔案學(xué)分支學(xué)科。這種計算思維既包括數(shù)字化思維、跨學(xué)科思維，也包括運用現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用思維，亦即既有文史哲經(jīng)等學(xué)科的匯聚，也有新一代數(shù)字技術(shù)的匯聚，共同作用于檔案學(xué)研究，強化數(shù)據(jù)過程層面的連續(xù)性和檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容層面的細(xì)粒度分析和處理，為檔案學(xué)創(chuàng)新發(fā)展提供新動力。

基于計算檔案學(xué)思維的“單軌制”管理模式就是在數(shù)據(jù)層面運用跨學(xué)科與數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)電子文件的全流程控制和全信息控制。

3 基于計算檔案學(xué)思維的“單軌制”過程控制模式

3.1 建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中臺

一般來講，“單軌制”管理涉及的系統(tǒng)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括辦公自動化（OA，Office Automation）系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃（ERP，Enterprise Resource Planning）、企業(yè)內(nèi)容管理（ECM，Enterprise Content Management）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM，Product Data Management）、建筑信息模型（BIM，Building Information Modeling）系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)（FMS，F(xiàn)inancial Management System），還有工程項目管理系統(tǒng)等。檔案管理系統(tǒng)的深度嵌入需要依托檔案數(shù)據(jù)中臺進(jìn)行。

檔案數(shù)據(jù)中臺是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的中介節(jié)點，具有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接特點，也是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的入口和數(shù)據(jù)的出口。從這個意義上講，檔案數(shù)據(jù)中臺應(yīng)該屬于文件“單軌制”一體化管理集成平臺，具有對接各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)以實現(xiàn)電子文件全生命周期管理中間件功能。該中間件或中間平臺不但完全對接所有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而且能夠與檔案管理系統(tǒng)或者是數(shù)字檔案館的管理系統(tǒng)無縫連接，真正實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、信息中心和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成處理。

該檔案數(shù)據(jù)中臺可以把一些技術(shù)集成進(jìn)來，這些技術(shù)包括數(shù)據(jù)備份技術(shù)、電子簽章技術(shù)、CA認(rèn)證技術(shù)、角色認(rèn)證技術(shù)、時間戳技術(shù)等，根據(jù)功能增強的或功能拓展的應(yīng)用需要，還可以集成區(qū)塊鏈技術(shù)、云計算技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等相關(guān)的技術(shù)。

所有的電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中均通過數(shù)據(jù)中臺進(jìn)行轉(zhuǎn)接管理，無論是線上生成的電子文件或線下生成的電子文件，均由數(shù)據(jù)中臺進(jìn)行控制管理，數(shù)據(jù)中臺具有電子文件與元數(shù)據(jù)組件封裝管理、數(shù)據(jù)批量處理、數(shù)據(jù)規(guī)范管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出管理、預(yù)組卷、電子文件在線電子化移交管理、歸檔管理以及檔案管理的全部功能。[4]

3.2 建立“單軌制”控制流程

編制電子文件“單軌制”管理實施方案和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確電子文件在編碼、表單、附件、審核、簽名、簽章，元數(shù)據(jù)、封裝、“四性”檢測、格式轉(zhuǎn)換、傳輸、移交、歸檔等生命周期各個環(huán)節(jié)的具體要求。

3.2.1 構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)表單。傳統(tǒng)文件的形成過程和電子文件的形成過程具有相似性，一般都包括擬制、校對審核、標(biāo)準(zhǔn)化、會簽、批準(zhǔn)、發(fā)布、執(zhí)行、歸檔等程序。在文件的擬制階段，應(yīng)使用表單控制方法。表單包括文件編號、文件名稱、文件所屬類型、文件密級、保管期限等條目。

與表單相關(guān)聯(lián)的相關(guān)編碼表和功能模塊包括分類方案、輔助分類、元數(shù)據(jù)輔助生成、歸檔范圍、歸檔數(shù)據(jù)自動生成、數(shù)據(jù)自動歸檔等。

表單控制可以在擬制階段保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前置性規(guī)范性和完整性，這是“單軌制”的前提和基礎(chǔ)。文件的擬制過程是線上線下相結(jié)合的過程，線上提出申請并用表單進(jìn)行控制，線下可以對文件的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計、加工、補充和完善，定稿后可以一并提交到系統(tǒng)之中。

3.2.2 建立表單簽章審批流程。對業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)者提出表單簽章，審批流程的設(shè)計要求，完善該部分的功能。按照《電子簽名法》的要求，選用符合官方認(rèn)證的電子簽名產(chǎn)品嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中。并在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中明確電子簽章、數(shù)字證書密鑰和數(shù)據(jù)文件的管理員角色。

3.2.3 完善元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的特點和數(shù)據(jù)屬性制定有針對性的具體元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行的過程中，元數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)的重要組成部分進(jìn)行封裝管理。

3.2.4 建立“四性”檢測策略和流程。以《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194—2012）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年7月22日國家檔案局令第6號發(fā)布，2018年12月14日國家檔案局第14號令《國家檔案局關(guān)于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》修改）、《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）等為參照，在電子文件全生命周期管理的各節(jié)點如移交、歸檔、保存等節(jié)點設(shè)計“四性”檢測流程。

制定“四性”檢測的抽檢周期要求、抽檢比例標(biāo)準(zhǔn)、合格率標(biāo)準(zhǔn)，并用制度的形式加以規(guī)范執(zhí)行。[5]“四性”檢測中的真實性檢測的方式一般包括“區(qū)塊鏈+電子簽章”的方式、PKI（Public Key Infrastructure）公鑰密碼技術(shù)的數(shù)字簽名方式等均可以借鑒使用，對于完整性、可用性和安全性檢測可以采用類別級別細(xì)分的方法進(jìn)行。

3.3 “單軌制”控制流程的運行方式。擬制的文件在系統(tǒng)之中要通過審批流程，對于通過審批的文件可以進(jìn)入下一個流程，而沒有通過審批的文件，則返回到擬制過程，由擬制人員繼續(xù)進(jìn)行加工修改，然后再回到系統(tǒng)之中提交審批，直至審批通過為止。[6]

在基于計算檔案學(xué)思維的“單軌制”內(nèi)容控制模式方面，應(yīng)按照要素合規(guī)、程序規(guī)范和來源可靠的要求，結(jié)合具體工作業(yè)務(wù)，對數(shù)據(jù)類型與格式進(jìn)行規(guī)范，建立電子檔案數(shù)據(jù)形成的原始性、安全性控制模式。

*本文系國家檔案局科技項目“面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究”（批準(zhǔn)編號：2020-R-5）成果之一。

參考文獻(xiàn)：

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[6]高兵，賀興峰，王慶喜.淺談“單軌制”下技術(shù)文件簽署管理的信息化應(yīng)用[J].機電兵船檔案，2022（03）：72-74.

（作者單位：國電電力發(fā)展股份有限公司 來稿日期：2022-08-20）