加強(qiáng)合同管理 防范企業(yè)法律風(fēng)險

岳茂新

【摘 要】合同管理是企業(yè)法律風(fēng)險管理中重要的一項(xiàng)內(nèi)容，加強(qiáng)合同管理對控制企業(yè)法律風(fēng)險有著長遠(yuǎn)和重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文從銷售企業(yè)合同的特點(diǎn)，產(chǎn)生合同法律風(fēng)險的原因以及有效控制法律風(fēng)險的途徑和措施等方面做簡要闡述，旨在引起對合同管理的重視，采取積極措施，完善管理流程，構(gòu)建法律風(fēng)險防控體系，最大限度地控制法律風(fēng)險的發(fā)生。

【關(guān)鍵詞】合同管理；防控；法律風(fēng)險

企業(yè)法律風(fēng)險是指基于法律規(guī)定、監(jiān)管要求或合同約定，由于企業(yè)外部環(huán)境及其變化，或企業(yè)及其利益相關(guān)者的作為和不作為，對企業(yè)目標(biāo)產(chǎn)生的影響。企業(yè)在經(jīng)營中都會面臨自然風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險和法律風(fēng)險。自然風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險往往有時候也是以法律風(fēng)險的形式顯現(xiàn)出來的，最后也要落腳到法律風(fēng)險。自然風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險，它是或然的、偶發(fā)性的，是不可控的，但是法律風(fēng)險它是必然的，經(jīng)常性的，是可控的。作為中石化銷售企業(yè)，在經(jīng)營過程中遇到的法律風(fēng)險可能有刑事責(zé)任風(fēng)險、行政責(zé)任風(fēng)險和民事責(zé)任風(fēng)險，但出現(xiàn)最多的還是民事責(zé)任風(fēng)險。民事責(zé)任風(fēng)險中侵權(quán)責(zé)任風(fēng)險在企業(yè)經(jīng)營和管理中發(fā)生的概率相對較低，發(fā)生最多的是違約責(zé)任風(fēng)險，即合同法律風(fēng)險，它是經(jīng)營和管理過程中常態(tài)的風(fēng)險，因此，合同管理是企業(yè)法律風(fēng)險管理中重要的一環(huán)，加強(qiáng)合同管理對控制企業(yè)法律風(fēng)險有著長遠(yuǎn)和重要的現(xiàn)實(shí)意義

一、當(dāng)前銷售企業(yè)合同的特點(diǎn)

1.合同數(shù)量多 使用頻率高

企業(yè)在經(jīng)營和管理中，大量存在成品油采購合同、直分銷銷售合同；加油站設(shè)備采購合同；土地租賃合同、土地轉(zhuǎn)讓合同、房屋租賃合同；加油站建筑施工合同，工程維修合同，裝飾裝修合同，工程監(jiān)理合同，勘察設(shè)計合同；勞動合同、競業(yè)禁止合同、保守商業(yè)秘密合同、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)合同、特許經(jīng)營合同等等，數(shù)量多，涉及面廣，使用頻率高，使用次數(shù)多。

2.合同金額大 履約風(fēng)險高

為確保成品油市場供應(yīng)，公司在系統(tǒng)內(nèi)資源配置之外，還需大量外采成品油，外采合同一般數(shù)量大，合同標(biāo)的額高，履行期限短，資金風(fēng)險大。合同條款中貨款支付、履行期限、交貨地點(diǎn)和方式、數(shù)質(zhì)量驗(yàn)收、異議期、違約責(zé)任和爭議解決等，如果出現(xiàn)約定不明確，或缺少必要約定條款，都會引發(fā)法律糾紛，帶來法律風(fēng)險。

3.風(fēng)險分布廣 履行期限長

企業(yè)的經(jīng)營和管理活動都是圍繞合同來進(jìn)行的，幾乎所有部門和員工都涉及到合同管理，只是側(cè)重點(diǎn)不同、強(qiáng)弱程度不同。成品油的進(jìn)銷存業(yè)務(wù)、財務(wù)管理、法律事務(wù)、人力資源管理、設(shè)備采購、物流運(yùn)輸?shù)炔块T及其人員，更是與合同管理密不可分，法律風(fēng)險相對其他風(fēng)險，分布的范圍更廣；有些合同履行時間長，也增加了履行的難度和風(fēng)險。比如加油站整體租賃合同、土地租賃合同等，履行期限長達(dá)20年，期間可能會出現(xiàn)企業(yè)體制的變化，產(chǎn)權(quán)變動、人事更迭，都給合同的履行帶來不同程度的風(fēng)險。

二、企業(yè)產(chǎn)生合同法律風(fēng)險的原因

多年以來，公司按照“統(tǒng)一管理、歸口把關(guān)，各負(fù)其責(zé)”的要求，合同管理工作從審批流程、授權(quán)管理、信息化建設(shè)方面進(jìn)行了全面的優(yōu)化和完善，取得了一定成績。但合同管理中仍存在一定的風(fēng)險，主要存在來自企業(yè)外部的法律風(fēng)險和企業(yè)內(nèi)部的法律風(fēng)險。

1.來自企業(yè)外部的法律風(fēng)險

主要有法律環(huán)境變化的風(fēng)險；法律修改廢止帶來的風(fēng)險；立法不完備、執(zhí)法不公正的風(fēng)險；市場經(jīng)營活動中對法律因素考慮不周帶來的風(fēng)險；合同對方惡意違約、合同欺詐的風(fēng)險；稅收和利率變化的影響及風(fēng)險；企業(yè)對自然環(huán)境造成的影響的風(fēng)險等。

2.來自企業(yè)內(nèi)部的法律風(fēng)險

一是法律意識不強(qiáng)，履約執(zhí)行力不夠。企業(yè)經(jīng)營和管理者的法律意識淡薄，風(fēng)險意識不強(qiáng)，會帶來合同法律風(fēng)險，主要表現(xiàn)在對合同簽訂事先審查重視不夠，不能落實(shí)主體資格、資信、履約能力的調(diào)查，不嚴(yán)格執(zhí)行合同簽訂流程，甚至違規(guī)操作。對合同的履行執(zhí)行力不夠，不能全面適當(dāng)履行義務(wù)，不能實(shí)時監(jiān)控對方履約情況。企業(yè)人員素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)也會造成合同風(fēng)險的產(chǎn)生。比如：為規(guī)避風(fēng)險，成品油直分銷業(yè)務(wù)在銷售或簽約之前，對客戶發(fā)放《致客戶書》，具體詳細(xì)的告知客戶付款的方式、公司的賬號、客戶經(jīng)理的權(quán)限以及違規(guī)操作的風(fēng)險，要求客戶簽字蓋章后交回回執(zhí)存檔。落實(shí)風(fēng)險告知義務(wù)，會有效避免經(jīng)營風(fēng)險，但有的人員會不恰當(dāng)履行義務(wù)，在回執(zhí)上偽造客戶的蓋章或簽字，一旦發(fā)生風(fēng)險，企業(yè)會蒙受損失。由此可見即使制度完善，流程規(guī)范，人員素質(zhì)不高，其履約執(zhí)行力不夠及其不作為行為，都會帶來法律風(fēng)險。

二是為規(guī)避合同審批權(quán)限和監(jiān)管，單純?yōu)橥七M(jìn)合同簽訂的流程和速度，故意拆分合同，增加了合同管理的法律風(fēng)險，一旦產(chǎn)生糾紛會給訴訟帶來很大難度。

三是明知合同內(nèi)容違法，暫時無法解決的遺留問題。比如前些年租賃農(nóng)用地用于加油站建設(shè)，這種以租代征的用地方式違反了法律的強(qiáng)制性規(guī)定，對于企業(yè)來說有很大風(fēng)險。隨著城市化進(jìn)程的加快，租賃的土地將被國家依法征收，所建加油站由于違法用地，無法獲得法律保護(hù)，很難獲得相應(yīng)補(bǔ)償。一般以租代征這種用地方式，租期比較長，隨著地資源日益緊缺和不斷升值，終會因租金等問題發(fā)生糾紛，企業(yè)很難尋求法律保護(hù)維護(hù)自己的權(quán)益。諸如此類的遺留問題，只有加大綜合協(xié)調(diào)力度，使之得到有效解決，否則，會給企業(yè)帶來不同程度的法律風(fēng)險。

三、有效控制法律風(fēng)險的途徑和措施

所謂合同的法律風(fēng)險，是指企業(yè)在訂立、履行合同的過程中，未來實(shí)際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)發(fā)生差異而導(dǎo)致企業(yè)必須承擔(dān)法律責(zé)任，并因此給企業(yè)造成損害的可能性。法律風(fēng)險成因復(fù)雜，應(yīng)堅(jiān)持“事前防范、事中控制，事后補(bǔ)救”的原則，構(gòu)建法律風(fēng)險防范預(yù)警機(jī)制，將法律風(fēng)險防范貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理工作的全過程。

1.把好合同簽訂關(guān) 做到法律風(fēng)險事前防范

對于合同管理而言，風(fēng)險伴隨在合同執(zhí)行的全過程，合同簽訂階段的風(fēng)險要引起特別關(guān)注。

（1）合同主體資信調(diào)查。簽訂合同前要核實(shí)合同主體身份，自然人要核實(shí)是否具備完全民事行為能力，法人及其他組織要核實(shí)主體資格，是否存在虛構(gòu)主體，是否盜用冒用他人名義。法律對主體有特殊要求的，是否具備資質(zhì)條件；做好信用調(diào)查，要調(diào)查合作方商業(yè)信譽(yù)和履約能力，重大合同必要時應(yīng)組織相關(guān)人員實(shí)地考察，甚至要委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行資信調(diào)查；調(diào)查對方授權(quán)情況，看有沒有法定代表人的授權(quán)委托書，是否是無權(quán)代理、越權(quán)代理、代理權(quán)終止后的代理，特別注意表見代理的情況。對于己方要堅(jiān)決杜絕無權(quán)代理和表見代理的發(fā)生，是執(zhí)行授權(quán)代理制度的關(guān)鍵。

（2）合同內(nèi)容合法審查。合法就是不違反法律的強(qiáng)制性規(guī)定，《合同法》規(guī)定了三種合同可撤銷的情況，五種合同無效的情況，合同簽訂中都要認(rèn)真對待。合法包括合同名稱要合法；合同標(biāo)的物要合法，對法律規(guī)定禁止和限制交易的物品，不可設(shè)定為合同標(biāo)的物，以免發(fā)生風(fēng)險；履行的方式要合法；合同生效的方式要合法。對法律明確規(guī)定合同無效的情形，比如《建筑法》及相關(guān)法律規(guī)定，違法轉(zhuǎn)包、分包、借用資質(zhì)等簽訂的合同無效等，與對方簽訂合同時就要注意規(guī)避風(fēng)險。

（3）合同條款完備詳實(shí)。對合同條款要認(rèn)真推敲，用語準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義。條款要完備，但不可過細(xì)，約定越細(xì)，履行成本越高，對履約人員的要求就高，人員素質(zhì)達(dá)不到，會產(chǎn)生相應(yīng)的法律風(fēng)險；盡量適用我方示范文本，防止發(fā)生歧義和誤解。特別注意文本中的格式條款，法律規(guī)定當(dāng)事人對格式條款有不同的理解，要按照通常的理解，通常解釋沒有規(guī)定，就做不利于提供格式條款一方的解釋，對這樣的條款要特別注意，做相應(yīng)的處理；違約條款一定要明確可行，否則出現(xiàn)違約，就會缺乏相應(yīng)的對策和反制措施；爭議解決條款約定要準(zhǔn)確，若要仲裁，仲裁機(jī)關(guān)要明確，不明確，就等于仲裁條款無效，仲裁條款只要無效，就需要訴訟解決，達(dá)不到尋求仲裁解決的目的。約定管轄時，一定要按《合同法》選擇管轄規(guī)定的范圍，不可選擇規(guī)定以外的管轄法院，否則選擇會無效。不可選擇兩個及以上管轄地，否則視同未選擇；要簽訂合同后義務(wù)條款，即保守商業(yè)秘密條款，以防商業(yè)秘密外泄，造成損失。

（4）蓋章的問題要引起重視。是簽字生效、蓋章生效，還是簽字加蓋章生效，在約定的時候一定明確；在我方先蓋章對方后蓋章時，文本一定加蓋騎縫章，防止對方惡意抽頁換頁更改合同。合同有修改的地方，要小簽或蓋章，避免產(chǎn)生爭議，造成損失。

2.全面履行合同，做到法律風(fēng)險事中控制

企業(yè)往往高度重視合同簽訂，一旦簽訂就束之高閣，卻忽視合同履行過程才是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程。在合同履行過程中，通常會發(fā)生兩種情況：

一是己方不能完全履約。己方違約已構(gòu)成企業(yè)法律風(fēng)險，救濟(jì)措施本身對法律風(fēng)險的消除。要重視證據(jù)的收集與提供。為對方提供證據(jù)，要嚴(yán)格執(zhí)行《中國石化法律糾紛管理辦法》證據(jù)提供程序的有關(guān)規(guī)定。同時及時留存有利證據(jù)，重視訴訟時效及時行使權(quán)力；合同應(yīng)當(dāng)變更的要及時變更，應(yīng)當(dāng)簽證確認(rèn)要及時簽證確認(rèn)，避免出現(xiàn)糾紛無力舉證；合同的解除，長效合同一定要有解除條件的約定，缺乏解除條件的約定，就應(yīng)對法律風(fēng)險引起重視；要有合同解除的后續(xù)約定條款，不能出現(xiàn)待定條款，否則產(chǎn)生的各種不規(guī)范都會引起法律風(fēng)險。

二是對方履約不當(dāng)。對方違約時，企業(yè)應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施避免損失擴(kuò)大。積極行使法定或約定的權(quán)利，收集和固定有力證據(jù)，以便將來追究對方相應(yīng)的法律責(zé)任。及時行使訴訟權(quán)利避免時效經(jīng)過權(quán)利消滅，不能輕易承認(rèn)對方的證據(jù)和行為，導(dǎo)致自認(rèn)會給訴訟增加難度，給企業(yè)帶來難以彌補(bǔ)的法律風(fēng)險；要正確行使抗辯權(quán)和恰當(dāng)運(yùn)用合同保全制度?？罐q權(quán)行使不當(dāng)，就可能構(gòu)成違約，給企業(yè)帶來損失。對方行使抗辯權(quán)時，要認(rèn)真分析，對其抗辯理由是否合法和成立做出準(zhǔn)確判斷，維護(hù)好自身權(quán)益；企業(yè)在自身權(quán)益受到侵害時，運(yùn)用好法律規(guī)定的保全措施，避免對方惡意逃避合同義務(wù)，給企業(yè)帶來法律風(fēng)險。

所謂合同目的就是合同雙方通過合同的訂立和履行最終所期望得到的東西或者達(dá)到的狀態(tài)。為達(dá)到合同目的，不僅要重視合同的靜態(tài)管理，更應(yīng)重視合同的動態(tài)管理，采取有效措施，督促合同完全履行，避免糾紛發(fā)生，從而做到法律風(fēng)險的事中控制。一是公司業(yè)務(wù)部門及其人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，結(jié)合工作實(shí)際，全面履行合同義務(wù)。密切關(guān)注合同對方的履約情況，并要求對方適當(dāng)履行合同義務(wù)。發(fā)現(xiàn)對方怠于行使合同義務(wù)，有先期違約行為可能導(dǎo)致法律糾紛時，要及時向法務(wù)部門反應(yīng)，并及時采取必要的措施，盡量消除影響，防止損失擴(kuò)大。二是法務(wù)部門及其工作人員要定期檢查各主辦部門的合同履行情況，督促履行合同各項(xiàng)義務(wù)。加大合同履行的監(jiān)督力度，通過監(jiān)督及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，迅速向各相關(guān)處室反饋信息，有效防止違約的情況發(fā)生。三是加強(qiáng)法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的相互配合。業(yè)務(wù)部門貼近經(jīng)營一線，是合同履行的實(shí)踐者，發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的問題，及時向法務(wù)部門反饋；法務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門反應(yīng)的問題，要制定切實(shí)可行的措施和辦法，形成法律意見傳遞到業(yè)務(wù)部門，形成法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門密切配合的機(jī)制，構(gòu)建立體化工作網(wǎng)絡(luò)，把企業(yè)的經(jīng)營活動置于法律的監(jiān)督和保護(hù)之下。

3.做好合同后評估，做到法律風(fēng)險事后補(bǔ)救

重視合同后評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，做好事后補(bǔ)救，減少經(jīng)濟(jì)損失。合同履行后管理階段主要包括合同歸檔、合同后評估以及合同糾紛處理等。合同歸檔風(fēng)險主要有合同丟失、泄密以及合同被濫用等，對此要明確合同管理人員的職責(zé)，規(guī)范合同借閱流程，實(shí)施責(zé)任追究制度和實(shí)施定期和不定期的檢查等措施。

合同后評估是對合同簽訂、履行情況的評價，對合同履行中好的經(jīng)驗(yàn)加以推廣，不當(dāng)?shù)牡胤郊右愿倪M(jìn)。對影響合同履行的不確定因素，通過合同后評估，加以重視并采取相應(yīng)防范措施，為今后合同管理提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。針對合同履行的后評估，要制定合同執(zhí)行情況的評價制度、建立合同執(zhí)行情況評價操作指南、實(shí)施責(zé)任追究制度，確保收到良好的評估效果。

要重視合同法律糾紛的處理，經(jīng)營和管理中出現(xiàn)的合同糾紛，會因?yàn)樘幹貌划?dāng)給企業(yè)帶來風(fēng)險。如未及時報告合同糾紛進(jìn)展情況，錯過領(lǐng)導(dǎo)決策的有力時機(jī)；未及時采取有效防范措施會導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大；未及時收集對方違約證據(jù)導(dǎo)致舉證不力；未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任喪失賠償機(jī)會等，都屬于對合同糾紛處理不當(dāng)?shù)男袨?，都可能給企業(yè)帶來風(fēng)險。要控制此類風(fēng)險就要綜合運(yùn)用各種法律糾紛的救濟(jì)手段，或協(xié)商、或調(diào)解、或仲裁、或訴訟，追究對方的違約責(zé)任，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

4.建立完善預(yù)警機(jī)制 構(gòu)建法律風(fēng)險防控體系

企業(yè)可根據(jù)自身的需求和資源狀況建立重大法律風(fēng)險預(yù)警制度，即根據(jù)對內(nèi)外部法律風(fēng)險環(huán)境的監(jiān)控結(jié)果，及時發(fā)布法律風(fēng)險預(yù)警信息，并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。定期分析企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的重大法律糾紛案件的發(fā)案原因和趨勢，可能存在的潛在風(fēng)險，形成法律意見，提出完善管理、化解風(fēng)險的措施，傳遞到基層單位督促落實(shí)； 加快解決歷史遺留的潛在法律風(fēng)險，積極與政府相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，本著專事專辦的原則，規(guī)范手續(xù)，規(guī)避風(fēng)險。落實(shí)責(zé)任追究制度，對疏于法律風(fēng)險防范、發(fā)生重大法律糾紛案件、造成重大經(jīng)濟(jì)損失的，必須按照相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。

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