現(xiàn)代科研院所財務信息化探索

李云峰

（北京市農(nóng)林科學院，北京 100097）

0 引 言

隨著現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展，財務信息化已成為現(xiàn)代科研院所提升競爭力的重要手段。財務信息化的出現(xiàn)，為科研院所提高財務管理水平提供了條件，為當前財務工作中常出現(xiàn)的問題提供了解決工具，最大限度地實現(xiàn)了信息資源的對接和共享，使科研院所的管理工作不斷進步和完善。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50 號）明確提出“充分利用信息化手段，建立健全單位內(nèi)部科研、財務部門和項目負責人共享的信息平臺”?？萍脊芾怼胺殴芊备母?、現(xiàn)代科研院所建設以及財務管理科學化、規(guī)范化的要求，都離不開信息化的支撐。

1 財務信息化建設的原則

1.1 綜合性原則

財務信息化建設必須依托院所信息化平臺，各類管理軟件盡可能在一個信息化平臺中運行，便于系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)采集的快捷、準確。盡量減少各類軟件接口，科研管理系統(tǒng)、財務報銷系統(tǒng)、財務查詢系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、行政系統(tǒng)、成果推廣系統(tǒng)、國際合作系統(tǒng)等統(tǒng)一采用一個信息平臺，分散輸入、集中輸出。

1.2 系統(tǒng)性原則

財務信息化建設應該滿足系統(tǒng)性的要求，能采用信息化手段處理的財務信息，盡可能進行信息化處理。前置財務信息的收集可以采用預算管理軟件、資產(chǎn)管理軟件、工資管理軟件和網(wǎng)上繳費管理軟件等；審核報銷的財務信息處理可以采用網(wǎng)上審批、網(wǎng)上報銷、公務卡消費和賬務處理等管理軟件；后期財務信息輸出可以采用工資查詢、科研項目經(jīng)費查詢、個人所得稅查詢、決算報表查詢等管理軟件。

1.3 安全性原則

財務信息的安全性，在財務信息建設中必須高度重視。采取積極的安全應對策略，做好各類財務信息系統(tǒng)和硬件設備的安全維護工作。軟件的使用必須設置安全使用權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)，不可進入財務相關系統(tǒng)。

1.4 規(guī)劃性原則

財務信息化建設是一個龐大的系統(tǒng)工程，涉及的管理層面較多。財務信息化建設不可能一蹴而就，必須在充分分析和研究財務相關業(yè)務需求的基礎上，對整個財務信息化系統(tǒng)進行頂層設計和整體規(guī)劃，切實做到縱向到底，橫向到邊。在信息化實施過程中，根據(jù)業(yè)務需要和現(xiàn)實可能不斷完成階段性目標。

1.5 共享性原則

財務信息的共享利用，是財務信息化平臺作用發(fā)揮的重要體現(xiàn)，這對改進管理、提升工作效率至關重要。積極與其他業(yè)務部門對接，適時傳遞與各部門密切相關的財務信息，爭取主動，做好服務，充分體現(xiàn)財務信息化效益。

2 財務信息化建設的目標

2.1 財務咨詢智能化

面向廣大科研工作者提供各種財務咨詢是現(xiàn)代科研院所財務工作的重要內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的咨詢主要是通過電話、微信群和QQ 群等進行咨詢服務，需要財務人員不厭其煩地回答諸多重復的問題。

運用人工智能、智能語音識別等技術，建立24 小時在線智能財務咨詢平臺，使財務咨詢智能化。智能的財務咨詢平臺可以自動識別用戶的問題，準確搜索用戶所需的內(nèi)容，提供精細化的個性服務，實現(xiàn)精細化的財務咨詢。財務人員通過定期對咨詢業(yè)務進行后臺監(jiān)測與分析，對財務知識庫不斷地進行補充和完善，從而為科研人員提供更優(yōu)質(zhì)化的財務咨詢服務。

2.2 財務報銷智能化

傳統(tǒng)的財務報銷需要對大量的原始票據(jù)進行粘貼，然后填寫報銷單據(jù)，按照規(guī)定權(quán)限進行審批后，交到財務部門，原始票據(jù)在這個過程中存在丟失的風險。財務部門收到報銷的相關單據(jù)后，需要對大量的原始憑證進行審核，極大地影響了財務工作效率。

充分利用新技術，特別是對發(fā)票的數(shù)字化處理技術，不斷提升財務報銷的服務水平，使財務報銷智能化。智能化的財務報銷過程是科研人員用手機通過移動終端對原始發(fā)票進行拍照，光學字符識別技術可以對發(fā)票進行智能識別，基于大數(shù)據(jù)的發(fā)票池實現(xiàn)對發(fā)票信息的獲取，包括金額、供應商發(fā)票各類明細項目等。通過與國家稅務電子發(fā)票系統(tǒng)的關聯(lián)，實現(xiàn)票據(jù)的一鍵認證。之后，通過預制的發(fā)票項目和財務科目之間的映射關系，自動生成網(wǎng)報單，涵蓋了所需的金額、費用小類等其他信息。網(wǎng)報單經(jīng)過相關授權(quán)審批人員線上審批后，財務審核人員可以觸發(fā)自動生成記賬憑證，并完成賬簿登記，相關費用通過銀行網(wǎng)轉(zhuǎn)的方式轉(zhuǎn)入報銷人指定賬戶，極大地提升了財務核算效率。

2.3 財務會計智能化

財務會計智能化主要是降低信息處理的人工參與率，提高各類業(yè)務辦理效率和質(zhì)量?？芍貜偷?、規(guī)則導向的、結(jié)構(gòu)化的財務會計工作，比如，財務報賬的流程管理、記賬憑證的自動生成、數(shù)據(jù)的查詢及核對、報表編制中有規(guī)律的數(shù)據(jù)合并和統(tǒng)計匯總等，都可以采用現(xiàn)代信息技術加以解決，減少人為差錯，提高工作效率。

2.4 預算管理智能化

智能化的預算管理可以對預算管理體系進行全面升級，使全面預算做到前期預算準確、預算執(zhí)行監(jiān)督和控制有效、預算執(zhí)行結(jié)果評價客觀。

在預算編制時，運用智能搜索、智能匹配等技術做到預算編制的精確化、標準化。例如，在人事系統(tǒng)中，搜索匹配人員的相關數(shù)據(jù)，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，搜索查詢辦公用房面積、供暖面積等相關數(shù)據(jù)，提高預算相關基礎數(shù)據(jù)的準確性；在資產(chǎn)系統(tǒng)中搜索匹配擬購買的資產(chǎn)，避免資產(chǎn)的重復購置；對申報的項目在政策法規(guī)庫中進行智能搜索，找準項目立項的政策依據(jù)。

在預算執(zhí)行過程中，建立預算執(zhí)行的智能監(jiān)控系統(tǒng)，對預算執(zhí)行進度、項目資金支付方式、績效目標實現(xiàn)情況等進行動態(tài)監(jiān)控。適時對執(zhí)行情況進行分析總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的偏差，找出預算執(zhí)行偏差的原因，采取有效措施及時進行調(diào)整。

針對預算績效評價，科學設置考核體系和目標體系，建立起客觀完善的預算評價體系，根據(jù)預設的考核體系和目標體系自動生成績效評價報告。根據(jù)績效評價報告，科學分析預算的合理性和執(zhí)行的有效性，為今后加強預算管理提供重要依據(jù)。

2.5 風險控制智能化

隨著現(xiàn)代科研院所的發(fā)展，如何對經(jīng)濟活動的風險進行防范和管控，從而保證科研院所經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果，是我們不得不面對的問題。

為了提高控制效率，可以運用信息技術加強內(nèi)部控制，建立與業(yè)務管理相適應的信息系統(tǒng)，促進內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機結(jié)合，實現(xiàn)對業(yè)務和事項的自動控制，減少或消除人為操控因素。

2.6 決策分析智能化

利用現(xiàn)代信息技術對原始數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)清洗，基于規(guī)則的財務專家系統(tǒng)和機器學習算法等技術，使用預測和決策、計劃與控制、財務分析與報告以及績效評價等方面的模型和方法，對科研院所的財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)采集、整合、挖掘、分析，形成報表和決算方案，助力科研院所進行科學決策。例如，可以助力科研院所運行成本、績效和風險分析，項目成本、績效和風險分析以及行政后勤管理成本、績效和風險分析等。

3 財務信息化建設的風險控制措施

3.1 系統(tǒng)開發(fā)控制

財務系統(tǒng)有比較成熟的商用軟件，能夠滿足通用的業(yè)務需求，但對于科研院所自身特殊的業(yè)務及管理需求，需要定制開發(fā)軟件，對于內(nèi)部開發(fā)的軟件，需要有嚴格的內(nèi)控制度，需要注意以下五方面。

第一，首先要進行需求分析，梳理清楚自己的業(yè)務，整理形成規(guī)范的需求規(guī)格說明材料，提交給開發(fā)人員。

第二，系統(tǒng)進入開發(fā)階段后，內(nèi)部管理管理人員，風險控制人員要參與系統(tǒng)管理控制，制訂內(nèi)部控制方案，配合系統(tǒng)開發(fā)，同步執(zhí)行。

第三，在系統(tǒng)的開發(fā)階段，要進行單元測試及系統(tǒng)測試，按照財務軟件評審規(guī)則進行系統(tǒng)的測試。

第四，系統(tǒng)開發(fā)完成后，要對歷史數(shù)據(jù)進行遷移，保證歷史數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)內(nèi)的兼容性和完整性。

第五，系統(tǒng)交付使用后，系統(tǒng)開發(fā)人員賬號封閉，不能再進入系統(tǒng)，系統(tǒng)交由管理人員負責運維。同時對管理員進行業(yè)務培訓，包括系統(tǒng)的各類設置及數(shù)據(jù)處理。針對使用人員也要進行業(yè)務培訓，指導員工利用系統(tǒng)內(nèi)的資源高效開展自身的業(yè)務工作。

3.2 系統(tǒng)維護控制

系統(tǒng)上線后的系統(tǒng)維護控制是系統(tǒng)長期穩(wěn)定運行的重要手段。包括軟件及硬件的定期維護，其中，軟件的運維尤為重要，不合理、不正確的運維會導致系統(tǒng)運行異常，嚴重的會造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)損壞。因此，軟件維護要有規(guī)范的流程，首先，維護內(nèi)容要符合實際需求，維護的原因及方式要有明確的說明，要經(jīng)過業(yè)務及技術評估，由相關負責人簽字認可后方可實施。其次，維護工作要有完善的流程記錄表格，對維護的整個過程可追溯。最后，運維結(jié)果由驗收人員進行驗收測試，符合預期方可驗收通過，正式應用。

3.3 崗位與人員控制

在應用了信息化系統(tǒng)之后，人員崗位應進行合理的配置，以適應新的信息化管理需求。根據(jù)工作職責可劃分為會計記賬、會計主管、出納、會計復核、系統(tǒng)管理員等崗位。系統(tǒng)可對人員權(quán)限進行分配，按各自分管業(yè)務劃分功能權(quán)限，不同崗位人員只能使用各自角色范圍內(nèi)的功能，針對某一業(yè)務鏈條，由業(yè)務鏈條上的所有角色按流程順序協(xié)同操作才可完成，并且按角色級別分別賦予不同數(shù)據(jù)權(quán)限，最高級用戶可見全局數(shù)據(jù)。

3.4 數(shù)據(jù)安全控制

財務數(shù)據(jù)不同于其他新聞、科普、環(huán)境等信息資源數(shù)據(jù)，要求絕對安全和準確，數(shù)據(jù)安全對財務會計信息系統(tǒng)來說至關重要。數(shù)據(jù)安全控制的水平也直接決定了系統(tǒng)的先進性。財務系統(tǒng)的安全控制，主要有以下四方面。

3.4.1 網(wǎng)絡環(huán)境安全

財務系統(tǒng)如無特別需求，應運行于單位內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，要保證運行環(huán)境與外部網(wǎng)絡的物理隔離，以防止外部網(wǎng)絡用戶入侵到內(nèi)部財務系統(tǒng)。如果需要連接財政專網(wǎng)，可通過專網(wǎng)專機實現(xiàn)，即只有專門的機器可以聯(lián)通財政專網(wǎng)，在需要的時候，將數(shù)據(jù)上傳。這臺專門的機器與財務信息系統(tǒng)是完全物理隔離的。

3.4.2 數(shù)據(jù)存儲安全

針對運行的軟件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)運行環(huán)境多副本備份機制，即在一臺服務器發(fā)生異常時，備份機可實時切換，保證業(yè)務數(shù)據(jù)的不間斷傳輸。對歷史業(yè)務數(shù)據(jù)要定期備份，按數(shù)據(jù)的更新頻度選擇備份的周期，并盡可能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的異地備份。

3.4.3 系統(tǒng)使用安全

系統(tǒng)對用戶的訪問權(quán)限進行嚴格的唯一性認證，系統(tǒng)登錄設置多重驗證，包括用戶名、口令、IP 等。對系統(tǒng)中的用戶行為全程記錄，系統(tǒng)應內(nèi)置用戶登錄日志及操作日志，對系統(tǒng)資源的任何操作都要可追溯。

3.4.4 支付安全

系統(tǒng)網(wǎng)上支付功能要求絕對安全，上線前要與第三方支付公司進行模擬環(huán)境的各類業(yè)務場景測試，并且做好各類安全預案，充分考慮數(shù)據(jù)異常情況，保證業(yè)務功能的正常運行。