檔案數(shù)字化是金融類(lèi)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

劉帥 遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心

檔案從古至今都是記錄歷史信息資源的重要寶庫(kù)，能夠更好地呈現(xiàn)出人類(lèi)各領(lǐng)域發(fā)展的真實(shí)情況。我國(guó)歷史上先后出現(xiàn)過(guò)甲骨檔案、簡(jiǎn)牘檔案、金石檔案、縑帛檔案和紙質(zhì)檔案等。從記錄方式來(lái)看，書(shū)寫(xiě)形式代替雕刻能夠幫助后人更好地研究歷史情況，使資源共享達(dá)到最佳的狀態(tài)。互聯(lián)網(wǎng)等高科技的飛速發(fā)展，為檔案的載體和記錄方式提供了更加廣闊的空間，因此，相關(guān)領(lǐng)域人員必須詳細(xì)探究和規(guī)劃[1]。

一、檔案管理數(shù)字化的概述

數(shù)字化檔案是高科技水平不斷發(fā)展和提高的產(chǎn)物，其涵蓋的高科技范圍主要包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)、多媒體技術(shù)、OCR 技術(shù)以及數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等，是一種新型的檔案信息形態(tài)，能把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，用數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，用網(wǎng)絡(luò)形式互相連接，能夠依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施管理，呈現(xiàn)出有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，必須將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，可以將文字資料、圖表、聲像等以掃描或者錄入的形式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。檔案數(shù)字化是以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度為保障建立的數(shù)字化工作體系，主要以國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，確立數(shù)字化檔案管理目標(biāo)。同時(shí)，要加大相關(guān)的數(shù)字化檔案人才建設(shè)力度，更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展目標(biāo)[2]。

二、數(shù)字化檔案在檔案管理中的作用

（一）推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化

檔案數(shù)字化能夠更好地幫助相關(guān)單位建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)⒏鞣N檔案信息轉(zhuǎn)變成電子版形式，提高人們查詢檔案的速率，提高相關(guān)檔案管理人員的管理效率。數(shù)字化檔案并非只儲(chǔ)存電子檔案，也可以使人們對(duì)檔案更好地進(jìn)行數(shù)字化管理，讓一些單位中的檔案管理更加系統(tǒng)化，能夠使各個(gè)部門(mén)的工作人員隨時(shí)隨地快速地查詢到最新的檔案信息。這種數(shù)字化檔案管理形式能克服傳統(tǒng)儲(chǔ)存效果差的現(xiàn)象，提升查閱人員的效率，讓檔案資源得到整合和共享，提高數(shù)字化檔案的效用[3]。

（二）提高檔案管理工作效率

隨著信息化的飛速發(fā)展，各個(gè)單位也將會(huì)緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷地通過(guò)學(xué)習(xí)各種先進(jìn)技術(shù)完善管理模式。數(shù)字化檔案作為計(jì)算機(jī)技術(shù)主要傳播的載體，能夠?yàn)楦鲉挝坏臋n案資料提供大存儲(chǔ)量的信息化管理方式。以往人工整理單位中的檔案速度比較慢，還很容易出現(xiàn)各種差錯(cuò)，直接影響檔案管理人員的工作質(zhì)量。但通過(guò)數(shù)字化檔案管理，能夠更快地提高檔案管理工作人員的分類(lèi)速度和管理能力，這也是數(shù)字化檔案管理中最為重要的優(yōu)勢(shì)。

（三）縮減檔案管理成本

傳統(tǒng)檔案管理中，往往會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)資料受潮或者蟲(chóng)蛀的情況，需要耗費(fèi)大量的人力和物力管理和修復(fù)紙質(zhì)檔案。如果損毀嚴(yán)重，將會(huì)給檔案的管理造成很大的危害，最終成效并不理想。通過(guò)數(shù)字化檔案管理，不僅能節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間，而且能減少人工審核過(guò)程造成的檔案資料損壞，有效降低相關(guān)單位的運(yùn)行成本。檔案管理人員可以將不同檔案用相關(guān)技術(shù)儲(chǔ)存到硬盤(pán)中，對(duì)大量檔案進(jìn)行維護(hù)；這些數(shù)字化檔案可以被無(wú)限期地使用。相關(guān)管理人員可以通過(guò)密保措施，更好地保護(hù)本單位的數(shù)字化檔案的安全。

三、數(shù)字化檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理存在問(wèn)題

在信息技術(shù)快速變革的今天，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)檔案管理模式，是新時(shí)代檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。如今，各行各業(yè)也逐漸意識(shí)到創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理模式，能夠?yàn)閱挝弧⑵髽I(yè)提供更加詳盡的數(shù)據(jù)匯總和分析報(bào)告。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是也有一些單位、企業(yè)仍然對(duì)數(shù)字化檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)。由于數(shù)字化檔案管理屬于一項(xiàng)極為專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容，在數(shù)字化檔案管理工作中往往出現(xiàn)各種紕漏和不足。有些單位檔案管理人員很少或者并不會(huì)更新檔案管理理念，實(shí)踐應(yīng)用水平不高，當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞或者信息安全問(wèn)題時(shí)不會(huì)處理。這給數(shù)字化檔案管理造成了很大的困難，也很容易使部分關(guān)鍵性的檔案缺失。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

為保質(zhì)保量地完成數(shù)字化檔案管理的工作任務(wù)，就必須提高各個(gè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但是很多單位聘用的檔案管理人員在管理數(shù)字化檔案時(shí)，往往難以處理好各種工作方面的問(wèn)題，有時(shí)連最基本的計(jì)算機(jī)操作也不會(huì)，尤其是在搜集信息、處理信息方面的能力還有待提高，這將會(huì)直接影響后續(xù)檔案管理工作的順利開(kāi)展。究其根本，是因?yàn)樗麄兦啡睂?shí)際操作的技能，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)并不足，與他們以往接受的教育有關(guān)。很多相關(guān)專業(yè)的教育往往過(guò)于強(qiáng)調(diào)書(shū)本上的知識(shí)，嚴(yán)重忽視鍛煉他們的實(shí)踐能力。還有一些企業(yè)或者單位的檔案管理人員，往往會(huì)受到金錢(qián)利益的誘惑而出賣(mài)重要的機(jī)密文件，這與他們素質(zhì)不高有關(guān)。

（三）數(shù)字化檔案格式問(wèn)題

由于不同單位、企業(yè)配置的數(shù)字化檔案設(shè)備中的軟件各有不同，數(shù)字化檔案的文本文件格式也各有不同，如DOC、RTF、XLS 格式等，圖片文件格式有JPEG、TIF、BMP 格式等。另外，軟件和硬件的更迭速度相對(duì)較快，新舊軟件、硬件處理的文件格式往往存在兼容問(wèn)題，這就給后期管理人員在處理文件和閱讀文件時(shí)帶來(lái)了很多的難題。如果相關(guān)工作人員不熟悉軟件和硬件，不精通格式轉(zhuǎn)換，可能造成數(shù)據(jù)丟失。

（四）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存在安全性問(wèn)題

當(dāng)前，我國(guó)數(shù)字化管理技術(shù)并不成熟，尤其是針對(duì)檔案的保密性工作。由于各個(gè)單位的數(shù)字化檔案會(huì)被儲(chǔ)存到網(wǎng)絡(luò)上，當(dāng)遇到病毒或黑客的惡意入侵時(shí)，很容易導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰或者檔案文件被竊取。如果相關(guān)單位和企業(yè)沒(méi)有紙質(zhì)檔案作為備份，未來(lái)在遭受侵害時(shí)會(huì)造成極為嚴(yán)重的后果。數(shù)字化檔案文件出現(xiàn)保密性問(wèn)題，將會(huì)嚴(yán)重降低相關(guān)單位的檔案管理水平。

四、提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的策略

（一）健全數(shù)字化檔案管理制度及系統(tǒng)平臺(tái)

我國(guó)在實(shí)際建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)，需要由國(guó)家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃和組織，需要從上而下地制定統(tǒng)一化的電子檔案管理制度和具體措施，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的掃描、制作收集及歸檔，使各級(jí)檔案部門(mén)及基層檔案工作者有章法可循。同時(shí)，要定期整理電子檔案，分類(lèi)歸檔，專門(mén)配備固定人員負(fù)責(zé)保管，避免出現(xiàn)因相關(guān)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)變化作出調(diào)整個(gè)人工作崗位的現(xiàn)象。在移交電子檔案時(shí)，出現(xiàn)計(jì)算機(jī)設(shè)備更迭或者工作人員調(diào)換時(shí)，要確保數(shù)字化檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。由于檔案數(shù)字化屬于一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，相關(guān)管理者要做好館藏調(diào)查管理工作。其主要的工作內(nèi)容有：檔案類(lèi)型、狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等，要根據(jù)館藏的實(shí)際情況規(guī)劃數(shù)字化檔案，包括掃描儀等各種硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字處理規(guī)劃等，要保證相關(guān)硬件設(shè)備能夠配套。

在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，可以在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開(kāi)辟專區(qū)，機(jī)關(guān)單位可以根據(jù)科室情況，企業(yè)和公司可以按照業(yè)務(wù)類(lèi)別建立檔案目錄。相關(guān)目錄下方要標(biāo)記好存放時(shí)間，以便儲(chǔ)存數(shù)字化檔案，要相應(yīng)地構(gòu)建科學(xué)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。以地震局檔案部門(mén)為例，他們委托專業(yè)的部門(mén)創(chuàng)建符合單位特色的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。不同部門(mén)應(yīng)結(jié)合檔案管理需求和特點(diǎn)，科學(xué)地建設(shè)符合自身需求的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，積極統(tǒng)籌和考量，優(yōu)化設(shè)計(jì)。各部門(mén)在建構(gòu)數(shù)字化檔案管理體系時(shí)，要及時(shí)錄入關(guān)鍵信息或數(shù)據(jù)，可以靈活地增設(shè)雙服務(wù)器，可以采用磁盤(pán)的形式儲(chǔ)存，還可以使用高速掃描儀集中掃描。為推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程，相關(guān)檔案管理人員要對(duì)數(shù)字化檔案的設(shè)備性能實(shí)施階段性測(cè)試，更好地維護(hù)信息化管理系統(tǒng)。檔案管理人員要定期升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，適當(dāng)拓展模塊或優(yōu)化磁盤(pán)排列方式，增強(qiáng)系統(tǒng)的儲(chǔ)存容量和性能。比如，地震局在管理數(shù)字化檔案時(shí)，按照實(shí)用性原則構(gòu)建科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠更好地提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。

（二）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

促進(jìn)數(shù)字化檔案管理可持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵性因素是檔案管理人員，相關(guān)單位、企業(yè)必須樹(shù)立“人才第一”的思想，才能搞好數(shù)字化檔案的建設(shè)。相關(guān)企事業(yè)單位要根據(jù)本單位的特點(diǎn)，招聘一些熱愛(ài)檔案事業(yè)的專業(yè)人才，不僅需要擁有良好的檔案歸納分類(lèi)管理能力，而且需要具備熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技能，這樣才會(huì)更好地滿足電子檔案管理部門(mén)的真正用人需求。在嚴(yán)格篩選好數(shù)字化檔案管理人員后，還要讓他們學(xué)習(xí)一些新的電子檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)或者數(shù)字化通信技術(shù)等，這些都需要相關(guān)數(shù)字化管理人員努力地學(xué)習(xí)和實(shí)踐，這樣才能有效地提高檔案管理實(shí)踐操作能力。同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)人員定期考核，考核不合格的要重新復(fù)習(xí)和鞏固。在保障數(shù)字化檔案錄入質(zhì)量時(shí)，一定要讓工作年限長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)比較豐富的檔案管理人員監(jiān)督和審查錄入的檔案信息，確保數(shù)字化檔案信息錄入的準(zhǔn)確性。比如，有些單位會(huì)成立專門(mén)的檔案質(zhì)量控制小組，定期或不定期地監(jiān)督和審核數(shù)字化檔案工作內(nèi)容。檔案質(zhì)量審核完成后再由各個(gè)工作環(huán)節(jié)主要負(fù)責(zé)人簽字交接，這樣才能使各個(gè)檔案管理工作環(huán)節(jié)得以更好地銜接。當(dāng)在審查過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要勒令數(shù)字化管理工作者及時(shí)改正，這樣能有效提升數(shù)字化檔案管理的效率，避免審查過(guò)程中長(zhǎng)期積累錯(cuò)亂情況的出現(xiàn)。在確保數(shù)字化檔案項(xiàng)目質(zhì)量合格后，再由相關(guān)檔案管理人員提交保存。

有些單位檔案管理人員會(huì)出現(xiàn)泄露檔案機(jī)密的情況，這就需要各個(gè)單位中的數(shù)字化檔案管理人員不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)于律己，增強(qiáng)責(zé)任感，使管理人員之間形成互相監(jiān)督的工作關(guān)系。當(dāng)出現(xiàn)違背職業(yè)道德的行為時(shí)，要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)肅處理，給予開(kāi)除或者罰款降薪方面的處罰。同時(shí)，相關(guān)數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)備要備有下載記錄，或者在該工作區(qū)域投放監(jiān)控設(shè)備，避免出現(xiàn)對(duì)單位不利的情況。

（三）規(guī)范數(shù)字化檔案的文件和格式化管理

數(shù)字化檔案管理的主要核心是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)及一些配套的硬件設(shè)施，這些都是相關(guān)單位值得關(guān)注的焦點(diǎn)內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理中的主要硬件設(shè)施是電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和掃描設(shè)備等。隨著現(xiàn)代化電子產(chǎn)品的更迭速度加快，相關(guān)檔案管理部門(mén)要重點(diǎn)關(guān)注市場(chǎng)上出現(xiàn)的各類(lèi)電子產(chǎn)品，當(dāng)本單位的檔案數(shù)字化設(shè)備出現(xiàn)損耗或者儲(chǔ)存量不足、速度緩慢時(shí)，要及時(shí)向本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)提交出現(xiàn)問(wèn)題的文件，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定是否需要更換或維修；可以通過(guò)招投標(biāo)的方式選擇信譽(yù)度高的外包公司對(duì)本單位檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描前一定要遵守保密協(xié)議，提升檔案掃描過(guò)程的安全性和準(zhǔn)確性。要開(kāi)辟數(shù)字化檔案儲(chǔ)存的新路徑，為檔案管理部門(mén)配置計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，要用可格式化的光盤(pán)儲(chǔ)存數(shù)字化檔案。要規(guī)范相關(guān)單位數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存格式，要使各個(gè)軟件、機(jī)器設(shè)備能夠達(dá)到兼容性，計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)、檔案管理行業(yè)要加強(qiáng)聯(lián)合，對(duì)數(shù)字化檔案中的文檔、圖片、聲像等文件進(jìn)行統(tǒng)一格式的管理。必須打破行業(yè)中的壁壘，建立統(tǒng)一性強(qiáng)、規(guī)范度高、兼容性強(qiáng)的文件儲(chǔ)存格式，這樣才會(huì)更好地避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)突發(fā)性丟失的現(xiàn)象。

（四）做好數(shù)字化檔案保密工作

負(fù)責(zé)相關(guān)檔案行政管理的部門(mén)必須做好數(shù)字化檔案保密性工作，相關(guān)管理人員要對(duì)關(guān)鍵檔案進(jìn)行加密或備份管理，可以在建構(gòu)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的過(guò)程中重新設(shè)計(jì)安全管理系統(tǒng)，提升檔案數(shù)據(jù)安全等級(jí)。要對(duì)所有數(shù)字化檔案資料和文件采取防火墻技術(shù)措施，避免被電子病毒侵害或者受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。相關(guān)管理人員必須加強(qiáng)技術(shù)方面的能力提升，要增強(qiáng)數(shù)字化檔案形式的規(guī)范性，在儲(chǔ)存和錄入時(shí)要避免出現(xiàn)可擦除、可更改現(xiàn)象出現(xiàn)，一定要充分保證檔案的原始性。必須按照檔案的密級(jí)提供和利用檔案。為了以防萬(wàn)一，比如，當(dāng)相關(guān)系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓、損壞嚴(yán)重前，相關(guān)單位、企業(yè)可以利用其他設(shè)備或者硬盤(pán)做好檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ?，并將相?yīng)的檔案信息詳細(xì)地標(biāo)注到該設(shè)備或者硬盤(pán)上。相關(guān)檔案管理人員在工作中也要小心謹(jǐn)慎，避免在電腦操作過(guò)程中進(jìn)入一些不安全的網(wǎng)站和郵件中。相關(guān)單位還要安裝全新的病毒查殺軟件，提高數(shù)字化檔案管理的安全系數(shù)，提升數(shù)字化檔案的保密性和安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字化檔案管理行業(yè)是檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)，為跟上社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，必須提升相關(guān)領(lǐng)域人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立更加安全的管理體系和制度；要規(guī)范數(shù)字化檔案的文件和格式，采取一些保密性強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理措施，推動(dòng)我國(guó)的數(shù)字化檔案管理工作取得突破性進(jìn)展。