國營林場森林經(jīng)營檔案管理工作

劉波 山東省淄博市魯山林場于文倩 淄博市投資促進(jìn)發(fā)展中心

傳統(tǒng)國營林場人事檔案管理工作的作用就是通過收集單位內(nèi)部員工的基本信息，并在需要的情況下為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供人員檔案。隨著當(dāng)前我國林業(yè)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，人事資源管理和檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，森林經(jīng)營對于人力資源方面的要求不斷提高。在此情況下，傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式難以滿足新時(shí)期林場發(fā)展和森林經(jīng)營的需求，因此，加強(qiáng)對于人事檔案管理工作的探索和研究是十分有必要的。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）有效支持人事選拔工作

人事檔案是記錄相關(guān)工作人員工作過程的重要文件資料，不僅呈現(xiàn)了單位員工的基本信息，如家庭、社會(huì)關(guān)系等，而且反映了員工的工作經(jīng)驗(yàn)、能力、成就等，是單位選拔人才、員工崗位晉升的主要參考依據(jù)和有效憑證。在人才選拔過程中，林場需要根據(jù)應(yīng)聘者的檔案資料和基本信息，評估其能力及與崗位的適配性。

此外，在員工晉升過程中，相關(guān)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)者需要根據(jù)員工的工作表現(xiàn)、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力等作出評價(jià)，同時(shí)，人事檔案管理人員需要根據(jù)人事檔案的實(shí)際內(nèi)容，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持和建議，保障領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和合理性。

（二）實(shí)現(xiàn)人力資源最佳配置

隨著社會(huì)的發(fā)展，人力資源逐漸成為單位發(fā)展和進(jìn)步的重要資源，尤其是對于國營林場而言，林業(yè)行業(yè)人才相對較少，人才緊缺情況十分嚴(yán)重，合理配置人力資源更是十分重要。除此之外，隨著林場的發(fā)展和經(jīng)營，其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及實(shí)際經(jīng)營情況等也都會(huì)發(fā)生一定程度的變化，為了保障國營林場的穩(wěn)定發(fā)展，確保人盡其用，就需要結(jié)合實(shí)際情況，重新配置和調(diào)整人力資源，而人事檔案能夠?yàn)榇颂峁┯辛χС帧?/p>

（三）強(qiáng)化國營林場人才儲(chǔ)備

由于我國林業(yè)以及森林經(jīng)營方面的人才十分匱乏，因此對于國營林場而言，加強(qiáng)人才儲(chǔ)備是保障林場持續(xù)經(jīng)營的重要措施。人事檔案的科學(xué)管理是人力資源儲(chǔ)備和管理的重要措施之一，良好的人事檔案管理工作，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供更多人才支持[1]。

二、國營林場人事檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的先進(jìn)性不足

就當(dāng)前國營林場人事檔案管理的實(shí)際情況來看，人事檔案管理工作的理念和方式都相對落后，缺乏一定的先進(jìn)性，人事檔案記錄的重點(diǎn)多為職員姓名、年齡、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)驗(yàn)以及家庭和社會(huì)關(guān)系等基本信息。雖然也會(huì)定期更新人事檔案信息，但是其更新頻率較慢，更新內(nèi)容也更為單一，多以文字形式記錄檔案。從國營林場的經(jīng)營和管理角度來看，這些基本信息對于單位的經(jīng)營發(fā)展幫助并不大，無法充分發(fā)揮檔案管理的功能和作用，很多職員的人事檔案的記錄內(nèi)容也較為籠統(tǒng)，如具備相關(guān)資格認(rèn)證、學(xué)歷信息等，但是缺少相應(yīng)論文發(fā)表情況以及專業(yè)技能提升情況和取得的相應(yīng)成就，這對于單位人力資源管理以及員工崗位晉升都是十分不利的。

（二）檔案資料的完整性較差

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作過程中，檔案資料缺失，信息真實(shí)性難以得到保障等情況十分常見，不僅嚴(yán)重影響了檔案資料的科學(xué)利用，而且無法真實(shí)反映安工的真實(shí)情況，甚至在電子檔案信息錄入過程中出現(xiàn)信息不對稱、錄入錯(cuò)誤等情況，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用以及后續(xù)人力資源相關(guān)工作。

（三）檔案信息水平有待提升

檔案管理信息化水平主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，由于國營林場資金緊張，缺乏對于人事檔案管理工作的重視，導(dǎo)致林場檔案管理相關(guān)軟、硬件設(shè)施長期未更新，設(shè)備老舊，軟件系統(tǒng)長期缺乏維護(hù)等，不僅嚴(yán)重降低了檔案管理工作的效率，而且長期未更新的系統(tǒng)軟件也難以適應(yīng)國營林場發(fā)展需求，使得檔案管理的質(zhì)量和效率始終難以得到有效提升，甚至可能威脅到檔案安全。

第二，檔案信息管理過程中，缺乏對電子人事檔案的建設(shè)和應(yīng)用，相關(guān)操作的保密性和安全性欠佳，而且信息資源共享水平不足，信息技術(shù)的優(yōu)勢和作用沒有在其中得到充分發(fā)揮，檔案管理工作信息化水平仍然相對較低。

（四）檔案管理的規(guī)范性較弱

人事檔案管理作為國營林場經(jīng)營過程中的重要內(nèi)容，為保障檔案管理工作的有效性、有序性以及科學(xué)性，需要結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)檔案管理規(guī)范，為相關(guān)管理人員提供科學(xué)的指導(dǎo)和行為參考，確保檔案管理工作的有序推進(jìn)。

就當(dāng)前國營林場實(shí)際情況來看，檔案管理工作的規(guī)范性相對較弱。一方面，由于在發(fā)展過程中，缺乏對于檔案管理的重視，檔案管理規(guī)范制度仍然采用傳統(tǒng)管理模式，與當(dāng)前信息化管理模式之間存在極大的沖突，因此無法充分發(fā)揮其作用。另一方面，由于缺少相應(yīng)的檔案管理制度，導(dǎo)致在實(shí)際收集、填寫、歸納、管理中，檔案內(nèi)容的規(guī)范性以及完整性都相對較差。

（五）人員能力素質(zhì)亟待加強(qiáng)

對于人事檔案管理工作而言，檔案管理人員的專業(yè)性、職業(yè)性以及能力素質(zhì)對于檔案管理的質(zhì)量、效率有著直接影響。

但就目前國營林場實(shí)際情況來看，檔案管理人員的能力素質(zhì)亟待提升。一方面，由于受到傳統(tǒng)檔案管理理念和工作模式的影響，新時(shí)期背景下國營林場檔案管理工作仍然是按照傳統(tǒng)思路展開的，相關(guān)管理人員缺乏創(chuàng)新精神，對于新鮮事物的接受能力也相對較弱；另一方面，雖然當(dāng)前國營林場檔案管理人員有著扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是其信息系統(tǒng)操作能力較為薄弱，不僅會(huì)影響檔案信息的準(zhǔn)確性和質(zhì)量，而且會(huì)降低檔案管理效率[2]。

三、國營林場人事檔案管理水平的提升策略

（一）創(chuàng)新檔案歸檔管理方法

在可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，國營林場得到了更多的重視，也取得了良好的發(fā)展，而傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式和方法已然難以滿足林場實(shí)際發(fā)展需求，為了促進(jìn)林場更好地發(fā)展，就需要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況和人力資源管理需求，創(chuàng)新研究檔案管理模式和方法，確保信息技術(shù)的作用能夠得到充分發(fā)揮，使檔案管理不僅能夠達(dá)到事半功倍的效果，而且能夠體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值和作用。

首先，國營林場應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況和相應(yīng)檔案管理需求，建立新的檔案管理體系，明確檔案管理工作開展過程中的相應(yīng)管理流程以及管理規(guī)范和細(xì)節(jié)問題。

其次，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況，合理劃分檔案管理人員的工作職責(zé)，明確相關(guān)管理人員的具體工作內(nèi)容和崗位職責(zé)，確保責(zé)任和任務(wù)的層層落實(shí)，保障檔案管理工作的有序推進(jìn)。

再次，采取分組管理的方式，明確不同組別的具體責(zé)任人，做到專人專管，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)工作內(nèi)容和責(zé)任的科學(xué)劃分，而且能夠起到一定約束作用，幫助管理人員明確責(zé)任和工作內(nèi)容，保障檔案管理工作的有效落實(shí)。此外，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念和方法，積極應(yīng)用信息技術(shù)，推行電子檔案、數(shù)字檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對于檔案信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)的有效提取，提高檔案管理能效。

最后，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容，建立相應(yīng)的考核制度和獎(jiǎng)懲制度，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員的約束，激發(fā)其工作的積極性，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）全面保障檔案資料完整

對于人事檔案信息而言，保障檔案的完整性是檔案作用得到有效發(fā)揮的基礎(chǔ)前提，因此，國營林場需要結(jié)合人事檔案管理的特點(diǎn)和實(shí)際情況，有針對性地制定檔案資料錄入、管理原則，并明確檔案信息錄入規(guī)范、內(nèi)容要求等，便于后續(xù)在檔案信息整理、提取和利用過程中能夠迅速快捷地提取信息，保障資料信息的規(guī)范性。同時(shí)，在當(dāng)前檔案管理信息化程度不斷深入的情況下，可以借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入、歸檔的規(guī)范化管理。例如，在檔案錄入過程中，針對不同信息，可借助系統(tǒng)規(guī)范信息填寫格式，如出生年月日的格式，可統(tǒng)一規(guī)范為XXXX-XX-XX，或者直接在系統(tǒng)中分別填寫和選擇年、月、日等，確保檔案信息的統(tǒng)一性。

此外，在整理檔案信息的過程中，為確保資料完整，應(yīng)盡可能地將檔案信息中的佐證資料以附件的形式錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，便于后續(xù)檔案資料的查找，保障檔案信息的完整性和實(shí)用性。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

首先，為提高人事檔案管理水平，應(yīng)加強(qiáng)電子人事檔案的應(yīng)用，提高人事檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力和水平，保障數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性和高效性。對此，應(yīng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料以電子檔案以及數(shù)字化檔案的形式存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)的利用和調(diào)取提供便利。與此同時(shí)，還需要積極應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案和數(shù)據(jù)信息的檢索以及存儲(chǔ)方式，例如，關(guān)鍵詞檢索、時(shí)間檢索、數(shù)據(jù)范圍檢索等，提高人事檔案數(shù)據(jù)信息的可檢索性和信息調(diào)取效率，保障電子人事檔案的利用率。此外，應(yīng)加強(qiáng)對于軟硬件設(shè)施的更新和完善，保障其能夠滿足檔案管理需求。

其次，建立單位人事檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息全面線上管理和資源共享。一方面，檔案管理人員應(yīng)明確哪些人事檔案信息能夠公開和共享，在建設(shè)共享平臺(tái)的過程中，此類信息能夠供單位職工搜索和查閱，但是不能修改或刪除。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對于共享平臺(tái)的權(quán)限管理，不同工作人員有著不同的權(quán)限等級，能夠在平臺(tái)中實(shí)施不同操作。例如，人事部門檔案管理人員，能夠上傳、查閱、修改、更新、刪除相關(guān)檔案，其他工作人員能夠查閱其他人的基本信息，如姓名、性別、崗位等，但是不能修改，只對自己的信息資料有修改和更新的權(quán)限。

最后，做好檔案信息平臺(tái)的安全管理工作。在人事檔案信息化建設(shè)中，安全管理工作是最值得關(guān)注的內(nèi)容之一。對此，需要加強(qiáng)對于檔案信息系統(tǒng)軟、硬件方面的關(guān)注。一方面，應(yīng)定期檢查和更換硬件設(shè)施，避免由于硬件系統(tǒng)問題，導(dǎo)致檔案信息丟失；另一方面，應(yīng)加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的更新，定期檢測和修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)安全，加強(qiáng)對于防火墻等信息安全技術(shù)的應(yīng)用，保障林場檔案的安全、完整[3]。

（四）健全人事檔案管理制度

在新時(shí)期背景下，國營林場人事檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，為保障檔案管理工作有序推進(jìn)，要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，健全、更新人事檔案管理制度，為檔案管理工作人員提供明確、可行的工作指導(dǎo)，保障檔案管理工作的有序性、可行性以及規(guī)范性。相關(guān)管理人員可借鑒先進(jìn)單位的檔案管理方式和制度，結(jié)合實(shí)際情況優(yōu)化調(diào)整制度，保障相應(yīng)管理制度的可行性。此外，還需要明確相應(yīng)檔案錄入原則、規(guī)范以及檔案管理工作流程，為確保相應(yīng)管理制度能夠得到有效落實(shí)，要制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度和責(zé)任制度，幫助檔案管理人員明確崗位職責(zé)，并設(shè)立獎(jiǎng)懲條例，提升管理人員的工作積極性，確保其能夠認(rèn)真履職，降低人為失誤的概率，盡可能保障檔案信息的真實(shí)性和有效性。

（五）提升管理人員的綜合素質(zhì)

國營林場應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力的培養(yǎng)。一方面，應(yīng)結(jié)合林場實(shí)際情況，科學(xué)制定相應(yīng)人才招聘計(jì)劃，積極引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)對于林場人力資源的補(bǔ)充。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對于檔案管理人員能力的培養(yǎng)，不僅要定期對檔案管理人員展開專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)，而且要針對當(dāng)前信息化背景下檔案管理操作方法、流程等開展專題培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠高效、順暢地應(yīng)用相關(guān)檔案管理系統(tǒng)。除此之外，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，避免檔案信息內(nèi)容泄露，保障信息安全，提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)精神，保質(zhì)保量地完成工作[4]。

四、結(jié)語

人事檔案管理工作不僅能夠?yàn)槿耸逻x拔提供科學(xué)參考，而且能夠?qū)崿F(xiàn)林場最佳人力資源配置，強(qiáng)化林場人才儲(chǔ)備。首先，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況和工作需求，創(chuàng)新檔案管理方法，并保障在實(shí)際工作過程中，人事檔案資料的真實(shí)性和完整性。其次，加強(qiáng)當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量和管理能效，同時(shí)結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，健全人事檔案管理制度。最后，應(yīng)加強(qiáng)對于相關(guān)管理人員綜合能力素質(zhì)的培養(yǎng)，從根本上提升國營林場檔案管理水平。