企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

穆雅琴 晉能控股煤業(yè)集團(tuán)有限公司煤炭運(yùn)銷總公司

目前我國(guó)企業(yè)關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管領(lǐng)域的管理模式相對(duì)較少，因此在費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管方面存在許多的問(wèn)題，這直接關(guān)系到報(bào)銷費(fèi)用內(nèi)部審核過(guò)程的準(zhǔn)確性。因此，就要求廣大企業(yè)對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)報(bào)銷問(wèn)題引起高度重視，并不斷地改進(jìn)財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷與審核控制流程，改善內(nèi)部報(bào)銷核算方法，提高核算工作效率，以提高整個(gè)企業(yè)的最大經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)[1]。

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷工作中存在的問(wèn)題

（一）費(fèi)用報(bào)銷憑證填制不規(guī)范

首先，費(fèi)用報(bào)銷的審核制度不完善和管理責(zé)任不到位，這也是很多企業(yè)內(nèi)部管理存在的共性問(wèn)題。有些企業(yè)員工只想著怎么樣能較快地拿到費(fèi)用資金，而忽視了費(fèi)用報(bào)銷制度，費(fèi)用報(bào)銷憑證填制不規(guī)范，從而導(dǎo)致了費(fèi)用報(bào)銷不真實(shí)。同時(shí)有些企業(yè)對(duì)于費(fèi)用資金審核和報(bào)銷審批工作沒(méi)有按照嚴(yán)格的相關(guān)制度進(jìn)行，相關(guān)崗位業(yè)務(wù)人員管理責(zé)任缺失，因此企業(yè)內(nèi)部一直存在相互推脫費(fèi)用報(bào)銷的責(zé)任的問(wèn)題，這在很大程度上影響到企業(yè)費(fèi)用申報(bào)審查與報(bào)銷過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)重地影響了企業(yè)單位內(nèi)部費(fèi)用的審批報(bào)銷財(cái)務(wù)工作[2]。

其次，部分企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷崗位工作人員的素質(zhì)不高。在企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷審核執(zhí)行過(guò)程中有很多的企業(yè)工作人員素質(zhì)水平偏低，并且缺乏一些必要業(yè)務(wù)知識(shí)技能，責(zé)任感不強(qiáng)，對(duì)于企業(yè)熟人主管或者其他分管行政領(lǐng)導(dǎo)人員的相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷與審核過(guò)程往往也缺乏一些必要的監(jiān)督檢查，導(dǎo)致很多不該報(bào)銷的費(fèi)用也進(jìn)入到企業(yè)報(bào)銷費(fèi)用賬戶范圍之中，嚴(yán)重地影響到了其費(fèi)用審核報(bào)銷制度的公平合理性，并且造成了企業(yè)大量的資金被消耗，這種極其不負(fù)責(zé)任的財(cái)務(wù)行為無(wú)疑讓一些企業(yè)利益上受到了嚴(yán)重的損害。

最后，財(cái)務(wù)審核的工作內(nèi)容缺乏科學(xué)有效的外部監(jiān)管。我國(guó)很多的企業(yè)老板在內(nèi)部費(fèi)用的報(bào)銷及審核監(jiān)管工作內(nèi)容上往往習(xí)慣自己一人全權(quán)負(fù)責(zé)，這無(wú)形中就可能導(dǎo)致企業(yè)很多中層財(cái)務(wù)或者分管行政領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)費(fèi)用內(nèi)部報(bào)銷與審核等工作上獨(dú)攬大權(quán)，從而間接導(dǎo)致外部監(jiān)督等工作事務(wù)很難深入到費(fèi)用審核監(jiān)督工作的內(nèi)部。

（二）憑證信息缺乏真實(shí)性

有些國(guó)家大型股份制企業(yè)公司員工為了方便自己在公司內(nèi)部報(bào)銷工資及其它不合理的費(fèi)用，他們從自身的實(shí)際利益出發(fā)，選擇在企業(yè)工資報(bào)銷憑證上進(jìn)行虛填，列出一些與該企業(yè)職工每月的實(shí)際現(xiàn)金消費(fèi)支出數(shù)額不相符的相關(guān)報(bào)銷收費(fèi)業(yè)務(wù)項(xiàng)目，偽造報(bào)銷企業(yè)相關(guān)財(cái)務(wù)費(fèi)用憑證，編造一些不符合費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù)內(nèi)容項(xiàng)目等，從而達(dá)到從中獲取更多的個(gè)人利益，導(dǎo)致企業(yè)報(bào)銷了許多本應(yīng)由員工個(gè)人負(fù)擔(dān)的不合理費(fèi)用。甚至也存在有些企業(yè)公司員工隨意地將個(gè)人日常生活所需費(fèi)用計(jì)算到企業(yè)報(bào)銷費(fèi)用當(dāng)中，并且隨意對(duì)這些相關(guān)費(fèi)用憑證發(fā)票進(jìn)行涂改甚至偽造，將所有相關(guān)費(fèi)用支出全部列入到辦公用品開支或直接用于其差旅費(fèi)支出等各種費(fèi)用項(xiàng)目中抵扣。這些費(fèi)用報(bào)銷后所獲得的各種現(xiàn)金或原始財(cái)務(wù)憑證都不真實(shí)，這一點(diǎn)是導(dǎo)致現(xiàn)階段我國(guó)大型企業(yè)或者其他中小型的企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的過(guò)程中存在重要的問(wèn)題[3]。

（三）報(bào)銷使用的有關(guān)憑證不合法

報(bào)銷憑證的不合法原則是指雖然報(bào)銷單所明確描述到的相關(guān)事項(xiàng)都與銀行實(shí)際進(jìn)行的結(jié)算業(yè)務(wù)完全相符，但實(shí)際上報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)其所配附使用的單據(jù)不符合法律規(guī)定。這更主要體現(xiàn)在公司員工利用本公司中一些過(guò)期失效甚至已經(jīng)作廢的各種無(wú)效的發(fā)票、假發(fā)票、收據(jù)單等違法票據(jù)去進(jìn)行個(gè)人財(cái)務(wù)的違規(guī)報(bào)銷，同時(shí)這也會(huì)使企業(yè)員工自己的個(gè)人信譽(yù)遭受損失，甚至有可能走向違法犯罪的道路[4]。

（四）財(cái)務(wù)報(bào)銷內(nèi)控管理及其監(jiān)控工作機(jī)制不夠健全

目前我國(guó)還有很多的公司企業(yè)人員對(duì)其整體財(cái)務(wù)企業(yè)內(nèi)部報(bào)銷管理控制工作重視度不高，認(rèn)為它只是公司財(cái)務(wù)部門日常管理規(guī)范工作過(guò)程中的其中一部分，忽視了它將會(huì)對(duì)整個(gè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部運(yùn)行帶來(lái)直接影響，從而非常片面式的來(lái)制定相關(guān)的具體規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷控管理內(nèi)控工作規(guī)范、工作標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)的相關(guān)財(cái)務(wù)產(chǎn)品內(nèi)控與報(bào)銷管控相關(guān)制度，并未做到真的將規(guī)范完全地列入到公司財(cái)務(wù)人員在日常經(jīng)營(yíng)管理時(shí)的各個(gè)具體風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管的防范和工作流程管理中去。這也就使得許多大型企業(yè)希望一些基層員工真正有機(jī)會(huì)從中得以渾水摸魚，通過(guò)偽造出虛假或真實(shí)有效的大額資金轉(zhuǎn)賬報(bào)銷及記賬等憑證以從中得額外而可觀的大額資金收益[5]。有些中小型企業(yè)財(cái)務(wù)人員中的管理會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及其內(nèi)部管理部門會(huì)計(jì)人員常常都只注意于對(duì)企業(yè)資金往來(lái)報(bào)銷及其相關(guān)財(cái)務(wù)的各項(xiàng)會(huì)計(jì)單據(jù)表格做一個(gè)表面的簡(jiǎn)單地核對(duì)，并未真正全面仔細(xì)地進(jìn)行逐項(xiàng)檢查核實(shí)，這就必然使得財(cái)務(wù)單據(jù)的資金報(bào)銷等核對(duì)檢查工作的真實(shí)性水平大大降低，導(dǎo)致產(chǎn)生了一些企業(yè)大量財(cái)務(wù)資金往來(lái)的外流。

（五）國(guó)內(nèi)一些較大企業(yè)財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)水平能力較低

目前在我國(guó)的許多企業(yè)中，財(cái)務(wù)部門人員的水平參差不齊，對(duì)于各項(xiàng)財(cái)會(huì)知識(shí)、財(cái)政稅收法規(guī)、票據(jù)相關(guān)那法律規(guī)定等工作內(nèi)容并不能透徹的理解，企業(yè)報(bào)銷工作人員業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)道德修養(yǎng)等方面能力不足，從而進(jìn)一步影響了他們的工作質(zhì)量，使整個(gè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展受到了嚴(yán)重影響。

（六）費(fèi)用預(yù)算編制不科學(xué)

在制定支出計(jì)劃時(shí)，沒(méi)有考慮合規(guī)支出與相關(guān)部門之間費(fèi)用支出的合理關(guān)系。公司內(nèi)部各部門之間的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、通信費(fèi)等支出預(yù)算不平衡。盡管公司內(nèi)部各部門的任務(wù)都是為了使公司和利益最大化，但由于部門與部門之間負(fù)責(zé)的工作任務(wù)不盡相同，在這種情況下，每個(gè)部門的成本回收結(jié)構(gòu)和費(fèi)用支出金額肯定會(huì)有所不同。然而，在費(fèi)用預(yù)算編制中幾乎沒(méi)有具體考慮這些問(wèn)題。目前大多數(shù)公司在費(fèi)用預(yù)算編制規(guī)劃過(guò)程中采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并沒(méi)有考慮部門之間費(fèi)用支出的差異化，這在一定程度上意味著真正需要費(fèi)用支出的部門沒(méi)有得到足夠的財(cái)務(wù)保障，導(dǎo)致了一些部門的工作積極性不高，從而影響了整個(gè)公司的利潤(rùn)。此外，許多企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算編制過(guò)于嚴(yán)格，在執(zhí)行過(guò)程中“一刀切”，預(yù)算支出與實(shí)際情況存在差距，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷實(shí)施監(jiān)管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及采取的方法措施

（一）盡快建立系統(tǒng)規(guī)范高效的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷實(shí)施監(jiān)管工作機(jī)制

作為財(cái)務(wù)管理企業(yè)，如果想要快速提高該企業(yè)日常的相關(guān)財(cái)務(wù)及報(bào)銷支出管理各項(xiàng)工作，首先要積極完善公司相關(guān)日常財(cái)務(wù)和報(bào)銷工作管理運(yùn)作機(jī)制，建立并完善好一系列可操作實(shí)施執(zhí)行的預(yù)算管理流程方案。同時(shí)，本著落實(shí)國(guó)家資分級(jí)預(yù)算審核及授權(quán)項(xiàng)目管理分級(jí)審批工作制度原則、例外事項(xiàng)備案管理的審批流程機(jī)制原則、重要性項(xiàng)目管理審批工作機(jī)制原則、財(cái)務(wù)總監(jiān)事項(xiàng)聯(lián)簽審批管理的審批工作程序原則，規(guī)定中明確設(shè)定資金大額借款費(fèi)用預(yù)審核及報(bào)銷項(xiàng)目與款項(xiàng)支付審核的具體審批業(yè)務(wù)工作流程，按其中涉及各級(jí)預(yù)算編制項(xiàng)目預(yù)算外，投資項(xiàng)目?jī)?nèi)容等方面的涉及大額財(cái)政性資金款項(xiàng)支出的款項(xiàng)支付，預(yù)借備用金賬戶管理審批等項(xiàng)目類別，根據(jù)各自所具體要辦理審批的特定行政事項(xiàng)而形成適應(yīng)服務(wù)于各級(jí)不同部門級(jí)別機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一審批和支付流程管理審批的操作規(guī)范流程[6]。其次，在集團(tuán)公司辦公室直接指導(dǎo)及協(xié)助主管部門指導(dǎo)情況下，在集團(tuán)公司文件《費(fèi)用報(bào)銷審核流程規(guī)范》相關(guān)規(guī)定要求的配套文件基礎(chǔ)上，根據(jù)近年來(lái)公司對(duì)外各項(xiàng)有關(guān)財(cái)務(wù)政策與要求及變化，再次修訂編制、出臺(tái)及完善一系列新制度規(guī)范下的集團(tuán)各項(xiàng)重大差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)以及招待宴請(qǐng)活動(dòng)費(fèi)用開支環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理的流程細(xì)則，首次按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一修訂制定出臺(tái)對(duì)集團(tuán)本部所屬單位及子公司以及所屬企業(yè)的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)的開支及標(biāo)準(zhǔn)、審批與報(bào)銷審批流程。

（二）編制切實(shí)可行的費(fèi)用支出計(jì)劃

費(fèi)用支出計(jì)劃的制定需要在財(cái)務(wù)活動(dòng)開展之前進(jìn)行，因?yàn)樨?cái)務(wù)活動(dòng)具有復(fù)雜多變的特點(diǎn)，很難做到完美無(wú)瑕，因此就需要及時(shí)的對(duì)市場(chǎng)信息進(jìn)行掌握，了解市場(chǎng)中經(jīng)營(yíng)觀念的變化，通過(guò)對(duì)實(shí)際費(fèi)用情況的掌握來(lái)對(duì)計(jì)劃做出合理的調(diào)整。

注重管理費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程，將跟蹤控制代替事后評(píng)價(jià)。簡(jiǎn)而言之，就是要加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程中的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)。如果對(duì)已經(jīng)發(fā)生了的業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，未免顯得有些為時(shí)已晚。在費(fèi)用所需之前，要對(duì)費(fèi)用的可靠性、合理性進(jìn)行一定的監(jiān)督。首先，對(duì)于費(fèi)用的計(jì)劃應(yīng)該制定出相關(guān)專業(yè)的規(guī)章制度，對(duì)于職工的使用目的和使用類別進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃。對(duì)于企業(yè)的日常費(fèi)用，員工要定期進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)于重要科室要精確到每周、每月。對(duì)于有時(shí)所產(chǎn)生的偶然或不定期的費(fèi)用，比如出差費(fèi)、招待費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等要根據(jù)其使用效率和費(fèi)用大小，根據(jù)不同的等級(jí)制定出不同的有關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，再交給有關(guān)管理部門進(jìn)行匯總，并根據(jù)匯總內(nèi)容制定出更進(jìn)一步的計(jì)劃。其次，在制定計(jì)劃時(shí)要盡量使計(jì)劃全面、詳細(xì)，在實(shí)行的過(guò)程中也要根據(jù)實(shí)際效果對(duì)計(jì)劃進(jìn)行完善和改正，使制定的計(jì)劃更具可行性。另外對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、考核管理部門和實(shí)行部門主管進(jìn)行層層審核也顯得格外重要。對(duì)于每月對(duì)每個(gè)部門的執(zhí)行情況進(jìn)行考察，應(yīng)當(dāng)把他們所執(zhí)行的情況和個(gè)人工作的績(jī)效進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并且將其計(jì)劃、工作完成情況和結(jié)果進(jìn)行不斷地公示，使各部門的工作被全體員工所監(jiān)督，并且根據(jù)員工的意見來(lái)進(jìn)行合適的反饋和改正。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)銷審核工作

企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)必須先要加強(qiáng)對(duì)需要報(bào)銷的相關(guān)單據(jù)憑證進(jìn)行審核。在進(jìn)行準(zhǔn)備正式憑證報(bào)銷、準(zhǔn)備開具正式業(yè)務(wù)報(bào)銷的單據(jù)報(bào)銷之前，要有相關(guān)的工作人員對(duì)報(bào)銷原始的發(fā)票數(shù)據(jù)和與其有關(guān)的憑證進(jìn)行嚴(yán)格合理的審核，只有通過(guò)初步審核并把關(guān)合格后的票據(jù)才能進(jìn)入下一步的費(fèi)用報(bào)銷程序，這樣才能保證所有費(fèi)用支出都符合公司的規(guī)范流程，使得公司的各項(xiàng)費(fèi)用支出合規(guī)合法。

（四）采用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)企業(yè)報(bào)銷業(yè)務(wù)工作進(jìn)行自動(dòng)化管理

在互聯(lián)網(wǎng)上解決某些報(bào)銷工作的過(guò)程中存在著許多的問(wèn)題，想要獲得最終的審批，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)填寫費(fèi)用數(shù)據(jù)。企業(yè)可以規(guī)定一系列有關(guān)的權(quán)限設(shè)置，這樣普通的員工便沒(méi)有辦法隨意通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)隨意改變報(bào)銷憑證[7]。這其實(shí)也就是等于在很大的一定的程度上有效地提高完善了企業(yè)報(bào)銷審核流程以及其在進(jìn)行審批操作的整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生出的各項(xiàng)相關(guān)報(bào)銷數(shù)據(jù)真實(shí)性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的全面推廣及運(yùn)用，也是針對(duì)整個(gè)現(xiàn)代企業(yè)管理系統(tǒng)進(jìn)行的最后一次互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)改革，對(duì)于我們整個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理在未來(lái)社會(huì)的高速發(fā)展當(dāng)中無(wú)疑都有著是一個(gè)非常的巨大的幫助，若一個(gè)企業(yè)在審批各種單據(jù)時(shí)所有費(fèi)用以及報(bào)銷情況在網(wǎng)上數(shù)據(jù)的傳輸處理過(guò)程中，無(wú)論中途出現(xiàn)了何種情況的操作錯(cuò)誤，都能夠在線進(jìn)行操作，隨時(shí)都可以在線調(diào)閱，隨時(shí)在線進(jìn)行檢查，減少了關(guān)于人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)，大大提高和改善了我們企業(yè)工作及辦公活動(dòng)的空間綜合效率[8]。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)費(fèi)用合理報(bào)銷及其監(jiān)管機(jī)制問(wèn)題是目前企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展當(dāng)中面臨遇到的幾個(gè)重要現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，我們今后在做好相關(guān)業(yè)務(wù)工作之中也一定要真正做到應(yīng)該先去明確財(cái)務(wù)問(wèn)題出現(xiàn)的主要內(nèi)在原因，然后再著手制定一個(gè)具體的解決方案策略，同時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部日常管理環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的各種不正當(dāng)不合理報(bào)銷行為進(jìn)行合理有效的解決，對(duì)于日常費(fèi)用的報(bào)銷管理相關(guān)工作而言，一定要真正以確保企業(yè)利益最大化為主，這也是提升該階段工作質(zhì)量至關(guān)重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)[9]。