信息化建設助力科研工作精細化管理的路徑研究

潘玲玲，陳 飛，蔡博瑜，薛萬江，肖明兵

(南通大學附屬醫(yī)院 科技處，江蘇 南通 226001)

0 引言

2021年6月，國新辦舉行國務院政策例行吹風會，介紹推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的意見有關情況，要求公立醫(yī)院的運行模式需從粗放管理轉向精細化管理，資源配置從注重物質要素轉向更加注重人才技術要素，為更好提供優(yōu)質高效醫(yī)療衛(wèi)生服務、防范化解重大疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生風險、建設健康中國提供有力支撐[1]。所謂精細化管理，其本質意義是對戰(zhàn)略目標分解、細化、落實的過程，是讓戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，同時也是提升整體執(zhí)行能力的一個重要途徑[2]。早在2019年3月，國家衛(wèi)生健康委員會醫(yī)政醫(yī)管局局長焦雅輝就曾要求“努力將信息化和智慧醫(yī)院建設打造成為醫(yī)療服務高質量發(fā)展的重要引擎”。他強調了信息化可以使流程更便捷、服務更高效、管理更精細。因此，精細化管理是高效運轉的關鍵，而其實現(xiàn)的重要工具便是信息化。本研究以某三級甲等綜合型醫(yī)院為例，從科研管理信息化建設視角，總結在醫(yī)院科研管理綜合服務管理平臺建設中遇到的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，探討如何有效利用信息化手段提升醫(yī)院科研精細化管理效率，為兄弟醫(yī)院及科研院所科研管理信息化建設路徑提供參考。

1 醫(yī)院科研管理信息化建設的現(xiàn)狀及存在問題

醫(yī)院的科研管理依靠科研管理系統(tǒng)早已不是新鮮事物[3]，尤其是2018年國務院印發(fā)了《關于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，明確指出要求科研機構優(yōu)化管理與服務，加強事中事后監(jiān)管，放出活力與效率，強化服務意識，推行一站式服務[4]。之后各家醫(yī)院更是加強了科研管理信息化建設，以期達到高效、規(guī)范、精細的科研管理模式。但是，由于很多醫(yī)院是直接從軟件公司購入的系統(tǒng)平臺，設計者非專業(yè)的科研管理人員，理想與現(xiàn)實存在差距，上線運行效果欠佳[5]。

2 存在的問題及原因分析

南通大學附屬醫(yī)院于2017年也直接引進了第一代科技信息管理平臺，因模塊設計不全面、流程設計不完整等原因，上線運行后推進困難、用戶配合度欠佳，導致系統(tǒng)處于擱置停用狀態(tài)。問題存在的主要原因有以下3個方面：其一，功能設計不全面，僅包含人員基本信息、科研項目、科研成果登記備案功能，沒有課題經(jīng)費審核報銷的功能，相關材料無須使用時，臨床一線人員無及時主動填報意識。其二，模塊內(nèi)容設計不合理，例如成果登記以人為單位，如同一篇論文需掌握全部作者信息的話，則需要所有的作者均填報才能收集全面。其三，審批管理權限設計欠靈活，權限專業(yè)的內(nèi)容管理者沒有代替修改的權限，造成過多無意義的駁回項，整體運行效率低。

3 科研精細化管理信息平臺建設的路徑

3.1 用戶導向，內(nèi)外兼顧

平臺設計的過程中首先要做到的就是換位思考，要想方設法取得各類使用者的配合。(1)對于普通用戶，個人基本信息、碩博導資格信息、系統(tǒng)上線前已經(jīng)立項科研項目信息及科研經(jīng)費等，可以由科技處、人力資源處、學科建設辦公室以及財務處的管理人員配合整理相關數(shù)據(jù)，核對無誤后直接導入系統(tǒng)即可，減輕個人填寫的負擔。(2)對于科研管理人員，專業(yè)的內(nèi)容如期刊影響因子、中科院分區(qū)、報銷金額等，若是填寫錯誤或者計算錯誤，管理人員有糾正修改的權限，無須駁回給個人重新填寫，免除個人再次提交后管理人員需再一次通篇審核的麻煩。(3)對于協(xié)作部門或者院外審核專家用戶，其功能設計需要尊重相應用戶的習慣和意見，以取得合作管理者的理解與支持。

3.2 功能模塊齊全，滿足不同人員需求

模塊設計全面，不僅僅包含科研項目、成果備案登記，而且涵蓋科研管理工作的全部內(nèi)容，打造綜合性服務管理平臺。南通大學附屬醫(yī)院第二代科研管理平臺包含科研項目申報設置、評審、立項、中期考核、結題以及項目經(jīng)費報銷、查詢統(tǒng)計功能；包含論文、共識指南、學術交流、學會任職、知識產(chǎn)權、科技獎等成果申請、登記、報銷、查詢及統(tǒng)計功能；包含人員基本信息、制度文件、各類用章申請、通知公告、碩博導師及研究生等管理。平臺囊括了科技處及學科建設日常工作的全部內(nèi)容，無論是一線員工還是管理者，想要辦理任何科研相關的事務或者處理科研相關的某件工作，均可以通過平臺完成，以強化每位員工科研工作信息化精細化管理的意識。

平臺在科研項目以及科研成果管理模塊增加了科研誠信承諾簽署和原始資料上傳存儲的功能，對于報銷發(fā)票也進行了發(fā)票號碼的自動查重，細節(jié)處理到位，預防違規(guī)事件發(fā)生；在研究生管理模塊加強了防疫抗疫管理制度的落實，學生請假外出、返崗均需導師在平臺提交申請，按照相關要求上傳雙碼及核酸檢測結果，充分體現(xiàn)導師、院級、校級三級管理模式。

3.3 流程設計合理，實現(xiàn)規(guī)范又高效便捷的管理模式

審核流程設計時，注重將規(guī)章制度貫徹其中，必不可少的步驟絕不因貪圖便捷而抹掉。將原來線下管理的審批流程改為系統(tǒng)自動發(fā)送給審批人，并進行線上電子簽名，直至審批結束，系統(tǒng)自動發(fā)送處置結果給申請人。這樣的自動化流程管理模式，能使申請人充分體會到信息化管理的優(yōu)越性，最多跑一次甚至零跑腿的處理方式能充分調動員工的積極性，提高平臺的訪問量。

除此以外，對于管理用戶之間的流程設計也體現(xiàn)了規(guī)范高效的原則，平臺根據(jù)不同標準，自動分派給相應的審批人。例如科研經(jīng)費的報銷審批權限設置：科研經(jīng)費支出金額在3萬元以下的由項目負責人、科技處負責人審批；3萬(含)～10萬元由項目負責人、科技處負責人及分管院領導審批；10萬元(含)～50萬元由項目負責人、科技處負責人、分管院領導及總會計師審批；50萬(含)～100萬元由項目負責人、科技處負責人、分管院領導、總會計師及院長審批簽字；100萬元(含)以上費用由項目負責人、科技處負責人、分管院領導、總會計師、院長審批后，再報院長辦公會或黨委會審議后報銷。

3.4 構建聯(lián)絡員群，聽取各類用戶意見，持續(xù)改進

科研相關工作通知、管理制度公告、平臺使用方法的變動除了在OA平臺、院周會、科主任工作微信群以及科研管理平臺公布，還在科研管理平臺聯(lián)絡員工作群發(fā)送相關通知，是繼院部通知、科主任通知以外的第三重保障，是信息化建設和制度落實的關鍵之一。

根據(jù)聯(lián)絡員以及平臺各級管理員的運行反饋，不斷優(yōu)化、持續(xù)改進各項設計。例如平臺利用用戶提供的郵箱，將重置密碼的激活碼和重置方法發(fā)送給忘記密碼的用戶，這樣既可以減輕用戶和平臺維護管理員的負擔，又可以規(guī)避平臺維護管理員直接替他人重置、知道他人密碼的風險。另外，利用郵箱發(fā)送審批件處置結果及下一步需配合處理的內(nèi)容給申請人，能有效減少平臺內(nèi)的待處理滯留件，提高整體運行效率。對于管理用戶功能改進時，聽取財務處意見對國自然經(jīng)費管理時加入了對于間接經(jīng)費的啟用時間限制；聽取臨床科室建議項目申報時，根據(jù)各類限項課題的特點，對于科室負責人審批數(shù)限制方式做了3種可選方式，包含無限制、固定限制和高級限制，高級限制時可根據(jù)是不是重點?？?、重點學科和科室人員總數(shù)的不同而設置不同比例的限項數(shù)，以提高項目申報的公平性和精準性。

4 精細化科研管理信息平臺建設路徑實證效果

我院第二代科研管理綜合服務平臺在設計、上線運行及逐步推進的過程中特別注重高效服務、精細管理的理念，成功取得各類用戶的青睞，使用體驗反饋時滿意度頗高，并且經(jīng)過持續(xù)不斷的改進，運行效果較為理想，大幅提升了科研管理的工作效率。經(jīng)統(tǒng)計，2021年全年平臺登錄約40 000人次，發(fā)起審批件8 000余件，各類用章申請、成果登記約5 300件，經(jīng)費報銷2 700余件，審批件單次平均耗時明顯減少[5]。該平臺設計已取得軟件著作權，并且獲得2021年度艾力彼全國首屆智慧醫(yī)院案例大賽三等獎。

5 結語

隨著我國科學技術水平的提高，計算機技術和管理理論進行了深入融合。在國家的大力扶持下，醫(yī)院的科研管理水平得到了空前的提高[6]。21世紀以來我國各大高校、科研院所、企業(yè)陸續(xù)啟用科研信息管理系統(tǒng)。

南通大學附屬醫(yī)院科研管理信息化建設以全流程、規(guī)范化、精細化管理為設計理念，以信息采集、信息審核、信息存儲與信息統(tǒng)計為系統(tǒng)架構，通過科研管理人員與信息軟件技術人員的合作，經(jīng)過前期調研、了解需求、需求分析、系統(tǒng)結構建立、設計、編碼、測試、試運行、正式運行、持續(xù)改進并推廣使用等階段，取得了較為滿意的管理效果。但是仍存在一些不足，比如：在項目申報時，同一類別的項目送外部專家評審時，平臺沒有一鍵送審的功能，管理人員只好一件件點擊送審；缺乏信息分析的功能，不能直觀地給予管理者指導意見；尚未制作手機App版本，手機操作時不夠方便等。

未來管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢表現(xiàn)在網(wǎng)絡化趨勢、 智能化趨勢、 價值化趨勢、人本化趨勢、 集成化趨勢等方面[7]。南通大學附屬醫(yī)院科研管理的信息化建設也將以此為目標，繼續(xù)優(yōu)化平臺功能，增加一鍵送審、數(shù)據(jù)指標分析以及手機App版本等功能，為進一步符合管理信息化建設的未來趨勢而不斷改進。

6 結語

本文對于醫(yī)院的科研精細化管理平臺建設路徑進行探討研究，總結了以用戶為導向、整體推進、持續(xù)改進的平臺研發(fā)和設計理念，從而進一步提高了用戶積極性與配合度，提升了科研管理工作效率，深刻反映出精準合理的信息化建設是有效提升科研工作精細化管理效率的重要媒介途徑。后疫情時代，病毒變異株傳染性較強，各省市疫情防控形勢嚴峻[8]，猝不及防就會立即轉為管控隔離或者居家辦公狀態(tài)。利用精細化管理平臺完成相關科研工作，既能有效減少人員聚集接觸，又能提高管理工作效率[9]，為各高校、醫(yī)院及科研院所的科技戰(zhàn)略目標保駕護航。