機構改革過程中的檔案管理工作

肖靜

湖南省核地質調查所

機關檔案是我國的機關事業(yè)單位留存文檔的一種記錄方式，將機關主要職能活動的歷史沿革生動呈現(xiàn)出來。正是因為它的真實記錄，所以我們在具體研究時才有了可靠的歷史依據(jù)，因而，必須要對其引起高度的重視和進行密切的關注。當進行機構改革時，撤銷以及合并單位的檔案管理是一項必須要嚴肅對待的工作。文章從作者所在單位機構改革期間的檔案管理工作出發(fā)，探討機構改革過程中加強檔案管理工作的重要意義，這一期間檔案管理應當包含的主要工作、存在的問題及原因，機構改革期間的檔案管理工作應該堅守的幾個原則，進而提出改進的建議。

一、機構改革過程中加強檔案管理工作的重要意義

1.是確保檔案完整安全的現(xiàn)實需求。機構改革過程中，往往牽涉到數(shù)個單位的撤并、重組和人員的調整，涉及單位多，涉及面廣。在這個過程中，往往因各項工作千頭萬緒，而忽視了檔案工作。如果不加強檔案管理，那很有可能造成該歸檔的文件資料沒有歸檔，以及產生檔案流失和失泄密的風險。因此，在這種承上啟下、新舊交替的關鍵時期，加強檔案管理工作是維護檔案完整和安全的必然要求。

2.是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的必然要求。對于機關撤并后的檔案管理工作，《機關檔案工作條例》第二十六條作出了明確規(guī)定：機關撤銷或合并必須將本機關的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散。國家以及各省市檔案管理部門也就加強機構改革期間的檔案管理工作下發(fā)了通知，提出了要求。機構改革期間的檔案管理工作必須以這些規(guī)則和要求作為依據(jù)和準繩，以實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理。

3.是推動事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展一項重要的基礎性、支撐性工作，一個單位的事業(yè)發(fā)展必須有完整、準確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。每一個單位的檔案部門都可以本單位獲得一些較為重要的資產和一些價值較大的信息資源。這是生產、經營和管理的真實記錄。

二、機構改革期間的檔案管理工作的主要內容

（一）檔案收集

檔案收集一方面是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，另一方面可以在其他環(huán)節(jié)中提供一些物質基礎，使得其他業(yè)務正常有序進行。雖然檔案收集工作從來沒有停歇，但是檔案收集不及時、不規(guī)范的問題也長期存在。機構改革期間，由于單位撤并和人員調整，如果不及時開展檔案收集工作，那么，很可能在單位撤并和部門、人員調整以及辦公場所搬遷過程中，造成許多應當歸檔的文件和資料遺失。

（二）檔案整理

檔案整理就是實現(xiàn)檔案資料管理有序化的過程。機構改革期間，各部門在查漏補缺或在清理物品和資料過程中，移交過來的檔案資料或實物，很多都是以前的工作開展而留存的，但未及時歸檔，與以往歸檔的檔案資料不成體系。這就需要對后面歸檔的這些檔案資料進行整理、分類，并建立與之前歸檔的文件的有機聯(lián)系，使整個檔案資料更成體系。

（三）檔案清點

開展館藏檔案資料清點和質量情況檢查，是規(guī)范檔案管理、確保檔案實體安全的一項重要措施。在機構改革的特殊時期，開展檔案清點工作，準確摸清家底，對于后期的檔案管理工作十分重要且必要。在清點中摸清檔案資料的具體數(shù)量、保存期限、密級情況等基礎數(shù)據(jù)，以及全面了解檔案資料的質量情況，有利于更好地規(guī)劃庫房的規(guī)模，為日后開展檔案資料修復、數(shù)字化等工作以及提供利用服務提供依據(jù)和支撐。

（四）檔案鑒定

機構改革期間，撤并單位的檔案資料按照要求，必須向檔案館移交或交由新組建的機關統(tǒng)一管理。因此，無論是移交到檔案館，還是交由新組件的機關統(tǒng)一管理，為了避免造成人力物力財力等資源的浪費，也是從便于檔案管理和利用的角度而言，都應當對庫房的現(xiàn)有檔案的保存價值通過嚴格的程序和方法進行一次鑒定，要非常細心地吸納具有重要價值的檔案，還要處理那些本來就沒有保存價值的檔案。

（五）檔案搬遷

按照《機關檔案工作條例》要求，除移交有關檔案館的檔案資料外，其余未移交的檔案資料，應移交給合并后的機關代管。因此，在機構改革過程中，不少單位都將面臨檔案搬遷的問題。檔案搬遷工作是個系統(tǒng)的工程，包括整理、打包、出庫、入庫、上架等一系列環(huán)節(jié)，必須制定科學的方案，確保檔案搬遷工作的安全有序。

（六）建章立制

為避免新組建單位的檔案工作處于無序狀態(tài)，新組建的單位必須及時開展檔案管理相關基礎工作，這樣才能為后續(xù)的檔案工作持續(xù)健康發(fā)展，帶來較為充足的組織保障以及制度保障。同時，既要在實踐中明確檔案的分管領導，也需要在實踐中直接找到檔案管理人員。通過優(yōu)化完善對應工作制度后，對于本單位的一些材料進行科學實際歸檔范圍和保管期限表的編制，同時將相關情況匯報給上級領導部門。

三、機構改革期間檔案管理工作存在的問題

1.檔案工作開展不夠主動。以作者所在的單位而言，新組建的單位由五家單位重組而成，從籌建到現(xiàn)在已有將近一年時間。但到目前為止，檔案工作尚未步入正軌，在單位辦公場所規(guī)劃中，也沒有規(guī)劃檔案庫房，重組后的各成員單位的檔案暫時無法集中統(tǒng)一管理。檔案工作的推進是由于各成員單位在實際工作開展中發(fā)現(xiàn)了問題、遇到了困難，或者是由于上級的要求而被動推進，缺少主動超前的謀劃。

2.檔案工作開展不夠規(guī)范。改革過程中雖然對加強檔案管理工作下發(fā)了有關文件，提出了相關要求，但是對檔案移交與處置要求不夠細化和規(guī)范。比如，在檔案收集的過程中，依賴于各部門兼職檔案員的專業(yè)素質和責任感，缺乏檢查與指導。有些拿不準需不需要歸檔的，沒有認真地進行甄別，因此導致有些應當歸檔的沒有歸檔，有些不該歸檔的卻被歸檔。

3.檔案工作開展不夠精細。機構改革期間，工作比較繁雜，檔案工作開展往往圖簡單省事,只要按時完成工作就算了事，沒有從有利于長遠檔案管理的角度出發(fā)考慮問題。以作者參與的檔案搬遷工作而言，僅以實現(xiàn)檔案保管場所變更為目的，簡單地把原庫房的東西原封不動搬到新庫房，不可避免地造成了一定程度上的資源浪費。例如，一些“先進處室”的獎牌，上面只有榮譽名稱，以及授予單位和時間，但并沒有顯示獲獎部門。作者認為，這樣的獎牌并不能看出是哪個部門的榮譽，而且是本系統(tǒng)內獲得的榮譽，并非上級榮譽。因此，只要保存相關的表彰文件即可，這樣的獎牌即使作為實物檔案保存也沒有意義。再比如，有些幾十年前的檔案，當時定的保管期限為短期，這樣的檔案資料不在少數(shù)，也并未在搬遷之前組織開展鑒定按照程序處置，而是簡單地就搬遷而搬遷。

四、機構改革期間檔案管理工作存在以上問題的原因

1.頂層設計缺乏。由于檔案工作長期以來在單位各項工作中處于邊緣和弱化的狀態(tài)，雖然近年來檔案工作的地位有所提高，但未得到根本改變，檔案工作仍然處在“用的時候重要，不用的時候不重要”的尷尬地位。加之機構改革過程中各種工作千頭萬緒，各種關系有待理順，無論是單位領導還是各部門工作人員都十分繁忙。決策者們考慮得更多是單位融合、業(yè)務整合、人心聚合的“大事要事”，往往沒有把檔案工作列入整體工作規(guī)劃中，檔案工作一直處在被遺忘的角落。

2.專業(yè)部門缺位。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理部門（一般為檔案室或小型檔案館）在機構改革期間對其他部門的檔案工作指導、監(jiān)督作用發(fā)揮不夠，缺乏深入的指導，缺乏必要的監(jiān)督；二是對領導的建言獻策做得不夠。單位的決策者一般都是非檔案專業(yè)出身，而且也大多沒有檔案崗位工作和管理經驗，因此，對于機構改革期間的檔案工作如何未雨綢繆，超前規(guī)劃，如何加強過程管理，如何實現(xiàn)長遠發(fā)展，這都需要檔案管理專業(yè)部門及時建言獻策，并且對檔案工作未引起重視的時候，要一而再，再而三地鼓與呼。

3.初心使命缺失。檔案工作者的使命和責任是：自己所保管的檔案其實是為黨所保管的檔案；自己守住的歷史其實是為國家守住的歷史；同時這份職責是神圣且偉大的，因而唯有實現(xiàn)高質量發(fā)展才能彰顯出自身的使命承擔和責任履行。許多檔案工作者覺得只要完成基本的工作任務就可以了，而沒有從作為一名檔案工作者，帶著對檔案工作的責任和感情，帶著初心和使命，從有利于檔案工作長遠發(fā)展和高質量發(fā)展的角度出發(fā)來做好機構改革期間的檔案管理工作。

五、機構改革期間的檔案管理工作應該堅持的幾個原則

1.主動性。機構改革期間的檔案工作，必須堅持主動性的原則，做到自覺主動地思考、謀劃、推動檔案工作開展，加強前瞻性思考、全局性謀劃、戰(zhàn)略性布局、整體性推進，而不是被動、滯后地開展工作。

2.完整性。檔案管理工作必須要以維護單位歷史的真實性和完整性為原則。機構改革期間的檔案管理工作必須本著對歷史負責的工作態(tài)度，確保原單位應歸檔檔案的齊全、完整，已歸檔文件資料要做到整理規(guī)范、目錄齊全，便于日后檔案利用。

3.安全性。安全是檔案的生命線。機構改革過程中，各單位、本部門忙于人員轉隸、資產移交、工作交接等，檔案非常容易出現(xiàn)散失或者丟失，如果有一絲一毫的麻痹大意就有可能無法彌補。想要實現(xiàn)檔案保管的更加安全，那么要設置專門的機構和配備專業(yè)的人員，仔仔細細對照有關規(guī)定，做好檔案的整理以及移交等工作。同時妥善辦理好交接手續(xù)，任何人不得以任意的方式進行檔案私自帶走或者銷毀的等。在檔案的搬遷過程中，要嚴格做好保密工作，所有參與搬遷工作人員需簽訂保密承諾書，并確保運輸途中和交接過程中檔案資料出現(xiàn)損壞和丟失、失泄密現(xiàn)象。

4.長遠性?？紤]任何問題都應當具備長遠的眼光，發(fā)展的眼光，而在機構改革過程當中的檔案管理工作，也有著異曲同工之妙。如果只從機構改革當前的工作出發(fā)，僅以完成當前的工作任務為目標，就難以實現(xiàn)檔案工作的高質量發(fā)展。例如檔案搬遷工作，看似是一件由于機構改革而不得不完成的短期任務，但是，如果能以此為契機，對檔案資料開展一次全面鑒定，對于機構改革后新的檔案管理部門開展檔案管理工作將具有十分深遠的意義。

六、加強機構改革期間檔案管理工作的對策

1.提高站位，轉變觀念，真正從思想上、行動上重視檔案工作。想要在機構改革過程當中實現(xiàn)檔案管理工作的提早謀劃和率先安排，要知曉這不是一時之功，而是需要在平常的工作中樹立“檔案工作十分重要”的理念，使得每一個檔案工作人員都能對這一理念引起高度重視，單位的領導干部要起到率先垂范的作用。不能將檔案工作看作是走過場或者是做樣子就可以了，而是要全身心撲到檔案工作中，統(tǒng)籌協(xié)調人員配備以及經費投入等相關問題，將發(fā)現(xiàn)的問題采取及時有效的措施加以解決，使得檔案工作實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。機構改革的前期，就應當自覺主動把檔案工作納入機構改革的工作整體規(guī)劃，納入單位重要議事日程，列為撤并單位的一項重要工作內容，使得檔案處置和機構改革能夠在一條水平線上同時部署和安排，并且對其實施嚴格的監(jiān)督和有效的檢查，而不是在機構改革過程中，匆忙被動地推動檔案工作開展。這不僅需要領導干部思想的自覺轉變，同時也需要我們的檔案工作人員，在日常的工作中，不僅要干好檔案工作，同時要大力傳播與檔案相關的故事，使得更大的范圍知曉檔案工作的重要性，讓社會公眾對檔案工作人員留下好印象。

2.建章立制，確保機構改革期間檔案管理工作有章可循。健全完善檔案工作機制，既要制定檔案管理方案，也要制定檔案處理工作方案。同時，要建立專門的檔案工作負責機構，配備專業(yè)人員進行檔案管理。要全面監(jiān)督檔案收集以及整理等多個步驟和環(huán)節(jié)，而像實物等特種載體類檔案更是要小心細致[1]。

3.壓實責任，強化考核問責。機構改革期間，需要通過安排專人方式將本單位的文件材料劃定具體的歸檔范圍，從宏觀上系統(tǒng)清點歷年歸檔文件材料，從微觀上全面檢查現(xiàn)階段檔案整理情況。接著，針對留存部門或個人的應歸檔文件資料，要進行仔仔細細的收集以及鑒定等各項工作，嚴防檔案流失和失泄密。必須進一步發(fā)揮績效考核的“風向標”“指揮棒”作用，深入細致開展責任考核，并在部門目標考核中積極吸納檔案工作相關內容，如果發(fā)現(xiàn)沒有按照具體時間和相關要求進行歸檔，那么要扣取相應的分數(shù)。此外，要讓每個部門的兼職管理員都知曉自身的職責和任務，在檢查時發(fā)現(xiàn)沒有認真細致完成工作的，直接取消年度內評先評優(yōu)的資格。

4.切實發(fā)揮檔案專業(yè)部門的指導監(jiān)督作用。檔案部門要切實發(fā)揮作用，積極介入，加強對機構改革期間對于檔案管理工作的悉心指導和有效監(jiān)督。既需要悉心指導和有效監(jiān)督在機構改革檔案之前的工作，也需要悉心指導和有效監(jiān)督機構改革檔案過程中和過程后。同時，在緊密結合實際情況之后，再制定有針對性的計劃；要十分明確整體的工作內容；對于具體的監(jiān)督和指導要一直秉持嚴之又嚴、實之又實的原則；對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改時限和整改措施，并且實時跟蹤其整改效果，從而做到及時反饋。此外，要將具體情況告知部門檔案工作，從而起到典型樹立和榜樣引領作用。

5.加強檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。做好一切工作，關鍵在人。做好機構改革期間的檔案管理工作，十分具有挑戰(zhàn)性，關鍵在于有一支能力素質強的檔案工作人員隊伍，這就需要加強對檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。一方面，要加強專業(yè)能力素質的培養(yǎng)。沒有過硬的專業(yè)能力素質，就不能很好地處理在機構改革期間檔案工作出現(xiàn)的復雜的問題，就不能很好地組織實施這一過渡期的檔案工作，確保工作實現(xiàn)安全穩(wěn)定交接。另一方面，要加強培養(yǎng)檔案工作人員的職業(yè)道德。要想方設法提高檔案工作人員的獲得感、榮譽感、成就感、幸福感，弘揚正能量，倡導檔案工作人員帶著感情、帶著責任、帶著使命投入檔案工作中去。