中等學(xué)校檔案管理應(yīng)走管理與服務(wù)并重之路

祖熱古麗·卡德?tīng)?/p>

（哈密職業(yè)技術(shù)學(xué)院 新疆哈密 839000）

引言

目前，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，我們的日常生活時(shí)時(shí)刻刻都離不開(kāi)“數(shù)據(jù)”，“數(shù)據(jù)”如影隨形，與我們的生活不可分割。信息的傳播速度之快是目前大數(shù)據(jù)時(shí)代最有力的變化，中等學(xué)校的檔案管理也隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展而發(fā)生改變，伴隨著潮流走向前線，尤其是其中的服務(wù)與管理工作。

一、中等學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

對(duì)于中等學(xué)校的檔案管理工作，可以說(shuō)是因人而異，每個(gè)人的理解不一樣，每個(gè)學(xué)校的管理制度也不盡相同，所以在開(kāi)展中等學(xué)校的檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)學(xué)校自身需求采用不同的方法。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得學(xué)校檔案管理的操作不是那么標(biāo)準(zhǔn)，并且對(duì)于學(xué)校來(lái)講，檔案管理是一個(gè)非常龐大的工程，里面包含了學(xué)校所有師生的信息與各部門(mén)的信息，一不小心，就有可能造成檔案遺失遺漏的情況，甚至出現(xiàn)重復(fù)的檔案信息，這對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式是非常不友好的。因此，中等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)制定適合本校檔案管理的方式，根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行改變。

1.檔案管理具備高峰期

每年到了新生入學(xué)、老生畢業(yè)的時(shí)候，中等學(xué)校的檔案管理工作就會(huì)開(kāi)展得極其不順利，學(xué)生學(xué)籍的變動(dòng)，檔案數(shù)據(jù)的變動(dòng)，整個(gè)學(xué)校的信息都?jí)涸诹藱n案管理工作人員身上，這使得檔案管理工作變得更加困難與復(fù)雜。如果管理不當(dāng)，就會(huì)出現(xiàn)信息遺漏、遺失、信息不準(zhǔn)確等情況，這就造成了中等學(xué)校檔案管理工作量大的特點(diǎn)。

2.檔案電子化不徹底

對(duì)于這些情況的發(fā)生，學(xué)校會(huì)運(yùn)用電子檔案來(lái)規(guī)避，想利用電子檔案來(lái)減輕紙質(zhì)檔案的麻煩，只不過(guò)現(xiàn)實(shí)情況卻和想象中的不太一樣，對(duì)于大部分中等學(xué)校來(lái)講，他們依舊使用紙質(zhì)檔案信息管理來(lái)工作，電子檔案的用處不大，除了簡(jiǎn)單的搜索引擎之外，并沒(méi)有使檔案管理工作的復(fù)雜性得到緩解，所以電子檔案的真正便利功能沒(méi)有得到有效的發(fā)揮。

3.檔案管理理念落后

現(xiàn)實(shí)分析，不少學(xué)校的檔案管理人員都是比較年長(zhǎng)的人，他們對(duì)于檔案管理的思想是閉塞的、陳舊且不開(kāi)放的，他們的管理觀念依然停留在傳統(tǒng)的管理方式上，就算是學(xué)校采用了電子檔案，對(duì)于他們來(lái)講也是用不慣的。并且有些學(xué)校的檔案管理人員認(rèn)為只需要將檔案信息看管好，不丟失、不損壞就可以了，對(duì)于其他的用處就不需要再計(jì)較了。其實(shí)這種觀念是不正確的，檔案的管理主要是為了存檔、留檔，能夠在教職工用得著的時(shí)候進(jìn)行查找使用，提高使用頻率與效率，更何況全校的信息都在檔案室，如果僅僅憑借人工的話，這個(gè)工程是相當(dāng)浩大的。

4.檔案保密工作不徹底

不少中等學(xué)校的檔案看管是非常嚴(yán)格的，不會(huì)允許其他人進(jìn)去，就更別提使用了。在傳統(tǒng)的檔案管理中，我們知道，新中國(guó)成立后的檔案室常常張貼一張“閑人免進(jìn)”的字條，這就使得一般的人員是不敢太靠近這個(gè)地方的，寧可繞遠(yuǎn)路，也不會(huì)從這個(gè)地方經(jīng)過(guò)。想要查閱一些資料，步驟是相當(dāng)?shù)臒┈崳⑶倚枰獓?yán)格登記在冊(cè)。改革開(kāi)放以后，這個(gè)情況發(fā)生了根本的變化，學(xué)校檔案管理室不再?gòu)堎N“閑人免進(jìn)”等字樣，可是檔案管理室還是“門(mén)可羅雀”，和以前相比變化不大，主要的原因是什么呢？主要還是在于管理方面做得不好，再加上服務(wù)意識(shí)也沒(méi)有跟上去。對(duì)于不少學(xué)校來(lái)講，他們一直沒(méi)有摸索出新的檔案管理的方法，在他們的學(xué)校檔案管理處，根本看不到改革開(kāi)放后的新思想、新變化、新改革[1]。

二、中等學(xué)校檔案管理中的價(jià)值與意義

1.不利于檔案管理效率的提高

在現(xiàn)在這個(gè)大數(shù)據(jù)的新時(shí)代，大多中等學(xué)校還是運(yùn)用老一套的管理方案，這種情況就導(dǎo)致了檔案管理的效率非常低，間接地影響了中等學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，因?yàn)閷W(xué)校的檔案管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步并不是直接影響的而是慢慢促進(jìn)的，并且，大多學(xué)校都會(huì)把大量的資金投放到教學(xué)資源、教學(xué)硬件設(shè)施等方面，而檔案管理這一方面會(huì)經(jīng)常性地被遺漏。這就導(dǎo)致檔案管理沒(méi)有資金投入，從而使得檔案管理設(shè)施大大減少，檔案管理工作沒(méi)有效率，從而影響了學(xué)校的發(fā)展。再加上一些學(xué)校的檔案管理人員，他們本身不具備檔案管理的能力，沒(méi)有檔案管理相關(guān)的知識(shí)，就導(dǎo)致在檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

2.影響學(xué)校工作整體現(xiàn)代化

很多學(xué)校檔案管理工作人員中不少都有態(tài)度方面的問(wèn)題，他們會(huì)覺(jué)得學(xué)校的檔案管理工作并不嚴(yán)謹(jǐn)，并不重要，從而導(dǎo)致他們對(duì)檔案管理工作沒(méi)有積極性、創(chuàng)造性和實(shí)質(zhì)性。慢慢地，他們對(duì)檔案管理工作的熱情會(huì)逐漸減弱，對(duì)于自身的要求也會(huì)愈來(lái)愈低，每日渾渾噩噩，使得我國(guó)中等學(xué)校的檔案管理工作得不到良好的改善和發(fā)展。所以，中等學(xué)校需要制定一系列關(guān)于檔案管理工作的有效措施，大量投入資金，使得檔案管理的硬件設(shè)施得到改善，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。

3.檔案管理不夠?qū)I(yè)化

目前，在中等學(xué)校的檔案管理實(shí)際工作中，有一大部分的中等學(xué)校是沒(méi)有一個(gè)好的管理制度的，還有一部分學(xué)校，雖然有檔案管理制度，但是卻沒(méi)有很好地實(shí)施，主要是因?yàn)榇蟛糠謱W(xué)校的檔案管理方式還是稍微落后的，可以操作的范圍很小，往往整理資料、存檔、歸檔時(shí)只能使用人工來(lái)進(jìn)行，這其實(shí)是非常麻煩和龐大的一項(xiàng)工作，是落后的。檔案管理是中等學(xué)校的重要教育目標(biāo)和任務(wù)，包含了多方面的內(nèi)容，對(duì)于中等學(xué)校來(lái)講，他們本身就在師資力量、招生等各個(gè)方面存在著劣勢(shì)，所以檔案管理工作會(huì)經(jīng)常性地被學(xué)校忽視，也就不能更好地開(kāi)展工作了。有一些檔案管理人員，會(huì)因?yàn)椴环奖憔筒粴w檔，隨意放置，使得檔案變得混亂，沒(méi)有順序；也會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槁闊┒辉敢饨o予查閱幫助的工作人員，這就導(dǎo)致越來(lái)越少的人支持檔案管理工作；再加上一部分檔案管理人員沒(méi)有按照順序進(jìn)行管理，導(dǎo)致了檔案的丟失，這種情況也不是沒(méi)有。

三、中等學(xué)校檔案管理應(yīng)走管理與服務(wù)并重的道路措施

1.信息化技術(shù)積極融合工作細(xì)節(jié)

雖然管理紙質(zhì)檔案是一項(xiàng)繁雜、龐大的工程，但是并不意味著完全摒棄紙質(zhì)化檔案管理，而是要把電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者相互融合，共同發(fā)展成長(zhǎng)，有效地把兩者結(jié)合起來(lái)，使得學(xué)校檔案管理工作更快速地發(fā)展，根據(jù)不同部門(mén)分工的需求進(jìn)行工作細(xì)節(jié)的積累，匹配學(xué)生檔案學(xué)生工作處管理、教學(xué)檔案教務(wù)處管理、財(cái)務(wù)和文書(shū)類行政部門(mén)檔案室管理的多樣化需求。在信息化時(shí)代高速發(fā)展的背景下，在中等學(xué)校的檔案管理方面，學(xué)校可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)加快檔案管理的數(shù)字化和服務(wù)化，運(yùn)用電子檔案創(chuàng)建網(wǎng)頁(yè)，使師生充分利用電子檔案進(jìn)行查閱與了解，把學(xué)校豐富的教學(xué)資源和各類信息相結(jié)合，促進(jìn)師生提高檔案管理的使用頻率，更好地為師生提供一個(gè)更加便利的條件。

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，中等學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該使用各種各樣的科學(xué)信息技術(shù)，充分地發(fā)揮出信息技術(shù)對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的價(jià)值，提高中等學(xué)校檔案管理工作的效率，促使中等學(xué)校不斷地往前發(fā)展。例如，通過(guò)學(xué)習(xí)目前大數(shù)據(jù)時(shí)代的一些規(guī)則，將學(xué)校的資料進(jìn)行整理與歸納，進(jìn)行學(xué)校官網(wǎng)的程序調(diào)動(dòng)；同時(shí)，學(xué)校還可以運(yùn)用電子檔案把一些需要經(jīng)常查閱的資料發(fā)放到需要的部門(mén)，確保各個(gè)部門(mén)能夠針對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作有效地開(kāi)展與處理，也實(shí)實(shí)在在摒棄之前只會(huì)使用電子檔案來(lái)進(jìn)行查找的功能，大大地開(kāi)發(fā)電子檔案的其他功能，這不僅促進(jìn)了學(xué)校檔案管理工作的有效開(kāi)展，也促成了中等學(xué)校檔案管理水平的提升，間接地幫助了中等學(xué)校教育水平的進(jìn)一步發(fā)展和提高。中等學(xué)校檔案管理制度需要結(jié)合學(xué)校自身資源和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律規(guī)定，在不違反國(guó)家規(guī)定的規(guī)章制度的情況下，確保檔案管理能夠形成一個(gè)完整的體系，繼續(xù)提升學(xué)校管理檔案的安全性與檔案管理的工作效率，促進(jìn)中等學(xué)校不斷發(fā)展。

2.積極引進(jìn)設(shè)備輔助工作

引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備，還需要有先進(jìn)的技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，中等學(xué)校的檔案管理一般都是存檔、歸檔和整理，但是隨著目前社會(huì)越來(lái)越快地發(fā)展，創(chuàng)辦的中等學(xué)校也是越來(lái)越多，這就導(dǎo)致了學(xué)校檔案的大量工作沒(méi)有得到實(shí)際改善，管理檔案的水平也在大大降低，為了能夠讓學(xué)校檔案管理水平大幅度提高，需要引進(jìn)更為先進(jìn)的技術(shù)。

只有學(xué)校引進(jìn)更加先進(jìn)的設(shè)備，然后創(chuàng)建專門(mén)的區(qū)域來(lái)加快檔案管理工作的進(jìn)行，通過(guò)明確的區(qū)域劃分來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的實(shí)施，才能大大地提高檔案管理工作的效率。在本校的學(xué)校體系中，財(cái)務(wù)和文書(shū)類是行政部門(mén)檔案室管理，在這類數(shù)據(jù)的管理過(guò)程中，為了保證數(shù)據(jù)的可靠性和私密性，就要在設(shè)備引進(jìn)過(guò)程中，增加網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)，提升對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)。為了能夠促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的有效開(kāi)展，提高學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的整體水平，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和考核是必然的。在提高工作人員整體素質(zhì)的過(guò)程中，為了打開(kāi)他們的工作能力和態(tài)度，首先將“財(cái)務(wù)”代表的學(xué)校運(yùn)營(yíng)資金去向進(jìn)行重要性的突出，提升學(xué)校對(duì)檔案管理人員的考核，能夠更加有效地選擇出更適合檔案管理的工作人員，提高學(xué)校行政檔案管理的工作水平。

3.通過(guò)分區(qū)進(jìn)行責(zé)任劃定

在檔案管理這一工作區(qū)域，學(xué)校需要努力建設(shè)新環(huán)境，建設(shè)一個(gè)符合檔案管理與服務(wù)并重的檔案室，采購(gòu)硬件設(shè)施設(shè)備。目前以本校的檔案分區(qū)進(jìn)行分析，各種檔案都有著單獨(dú)的責(zé)任劃分，學(xué)生檔案是學(xué)生工作處管理、教學(xué)檔案是教務(wù)處管理、財(cái)務(wù)和文書(shū)類是行政部門(mén)檔案室管理，這種分類標(biāo)準(zhǔn)重新建立檔案管理區(qū)域，可以劃分若干小區(qū)域，在確保檔案管理安全的情況下做好管理與服務(wù)并重的工作。

在中等學(xué)校的檔案管理工作中，檔案管理人員一般是不涉及教學(xué)業(yè)務(wù)的，對(duì)教育教學(xué)業(yè)務(wù)也不熟悉、不專業(yè)，這就導(dǎo)致了檔案管理工作人員脫離廣大群眾，也脫離了學(xué)生和教育教學(xué)專業(yè)，為此要實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)并重，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，可以讓這類工作人員“走出去”，從檔案室走出來(lái)，走到教育教學(xué)各個(gè)活動(dòng)中去，不僅可以讓他們了解到更多關(guān)于學(xué)校的重要工作，還能掌握更多的關(guān)于學(xué)校資料的收集。尤其是在學(xué)生畢業(yè)季的時(shí)候，為了保證學(xué)生檔案能夠快速發(fā)送到就職單位或者是升學(xué)公司、當(dāng)?shù)厝瞬殴芾碇行牡?，就需要學(xué)生工作處聯(lián)系學(xué)生學(xué)院進(jìn)行個(gè)人檔案的積累，從學(xué)科成績(jī)等對(duì)照畢業(yè)要求積極進(jìn)行檔案的流通。資料收集是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在這種模式下，就要求檔案管理工作人員是非常敬業(yè)和專業(yè)的人，和教學(xué)環(huán)境融合，和教職工成為一體，成為高素質(zhì)的服務(wù)管理人才，檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，在師生有疑問(wèn)時(shí)可以耐心地進(jìn)行解答，這可以有效地提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，加快服務(wù)創(chuàng)新的改革，檔案管理工作人員應(yīng)熟練運(yùn)用電子檔案功能，學(xué)習(xí)關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的知識(shí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)素質(zhì)，以此來(lái)促進(jìn)中等學(xué)校檔案管理水平的提高[2]。

4.加強(qiáng)對(duì)員工的責(zé)任心培訓(xùn)

檔案管理工作人員需要樹(shù)立全心全意工作、時(shí)時(shí)刻刻牢記教育意義、為教育事業(yè)添磚加瓦、為人民服務(wù)的思想，并且在檔案管理工作的整理歸納上，要科學(xué)性地使用電子檔案，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備的運(yùn)用。電子檔案本身就與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，方式不同，程序不用，這就需要學(xué)校與檔案管理人員共同研究創(chuàng)新，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，掌握服務(wù)能力，熟練運(yùn)用電子檔案功能，學(xué)習(xí)關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的知識(shí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)素質(zhì)。這樣，中等學(xué)校檔案管理功能才會(huì)做大做強(qiáng)，越來(lái)越規(guī)范[3]。

例如，在電子檔案對(duì)中等學(xué)校的紙質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了巨大的作用后，學(xué)校完全可以為了讓檔案管理工作進(jìn)一步拓展，針對(duì)教學(xué)檔案是教務(wù)處管理的現(xiàn)狀，大力宣傳目前新的檔案管理模式，從人才保障機(jī)制出發(fā)，針對(duì)教務(wù)處工作人員招聘采取多管齊下的方式，在學(xué)歷、資歷、資格、業(yè)績(jī)、崗位等多種指標(biāo)相結(jié)合的過(guò)程中，積極穩(wěn)定專業(yè)隊(duì)伍的管理，通過(guò)以績(jī)定獎(jiǎng)的方式設(shè)立合理的檔案人員薪酬標(biāo)準(zhǔn)，將獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制作為基本薪酬之外的政策，引導(dǎo)大量師生對(duì)目前學(xué)校的檔案管理有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，通過(guò)宣傳部門(mén)的大力宣傳，讓學(xué)校師生更加了解檔案管理工作的核心性和重要性，讓他們能夠更加了解學(xué)校檔案管理的價(jià)值與存在的目的。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)在學(xué)校的需求，目前大數(shù)據(jù)新時(shí)代下，中等學(xué)校對(duì)檔案管理的創(chuàng)新已刻不容緩，做好中等學(xué)校檔案管理工作，走管理與服務(wù)并重之路是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然。因此，中等學(xué)校加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)，提高檔案管理與服務(wù)水平，不僅可以為我國(guó)培養(yǎng)出更高素質(zhì)的技術(shù)性人才，也為學(xué)校的自身發(fā)展起到一定的奠基作用。