試論企業(yè)檔案信息化建設(shè)

文/樊寶娟

隨著企業(yè)內(nèi)外部信息與經(jīng)營活動的進(jìn)一步交融，檔案資料被賦予了更多的內(nèi)涵和價值。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》相關(guān)要求，如何通過建立檔案治理、檔案資源、檔案利用、檔案安全“四大體系”，切實推進(jìn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)成為了當(dāng)前的迫切任務(wù)。本文通過對檔案管理信息化建設(shè)的實踐意義和現(xiàn)實困境的分析，試圖提出一些有針對性的改進(jìn)建議和措施，以助力企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)的管理與更新

當(dāng)今時代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會一大發(fā)展趨勢。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，無疑是推動企業(yè)檔案工作加快發(fā)展的一大重要舉措。本文試論企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)方面，愿與同行進(jìn)行交流與切磋。

一、檔案信息化建設(shè)的實踐意義

檔案信息化建設(shè)是提升企業(yè)整體信息化水平的必要環(huán)節(jié)。隨著科技的不斷進(jìn)步，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境和模式都發(fā)展了翻天覆地的變化，也催生了大量不同格式的電子文檔，檔案信息化呈現(xiàn)文檔一體化趨勢?，F(xiàn)階段，檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營的其他環(huán)節(jié)相互交融，為進(jìn)一步提升企業(yè)的信息化水平，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的重要途徑。繼工業(yè)和信息時代之后，我們迎來了數(shù)字時代。在此背景下，企業(yè)經(jīng)營面臨的環(huán)境日趨復(fù)雜，如何在海量的內(nèi)外部數(shù)據(jù)中甄別出有價值的信息，服務(wù)于整體戰(zhàn)略決策就顯得至關(guān)重要。因此，強(qiáng)化檔案管理，提升內(nèi)部資料信息的數(shù)字化水平，才能幫助企業(yè)快速應(yīng)對市場變化，增強(qiáng)核心競爭力。

二、檔案信息化建設(shè)過程中的現(xiàn)實困境

1.缺乏統(tǒng)籌思考，科學(xué)規(guī)劃

現(xiàn)階段，部分企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，執(zhí)行過程中缺乏統(tǒng)籌思考，科學(xué)規(guī)劃，檔案管理理念和思路相對傳統(tǒng)。大數(shù)據(jù)時代，不少企業(yè)還認(rèn)為檔案資料就是故紙堆，做好實物和電子存檔即可，對各種檔案資料的潛在價值認(rèn)識不足。因此，企業(yè)對檔案信息化建設(shè)在資源投入上缺乏動力，導(dǎo)致管理人員不足，辦公經(jīng)費緊缺，在很大程度上影響了建設(shè)進(jìn)度和實際效果。

2.檔案管理缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

在企業(yè)經(jīng)營多元化背景下，大中型企業(yè)的檔案資料繁多、門類復(fù)雜且牽涉單位甚多，使得收集整理難度加大。隨著企業(yè)經(jīng)營模式和科學(xué)技術(shù)的不斷迭代，檔案資料的呈現(xiàn)方式和保存格式也日趨多元，既包含文字、圖片、實物，也包含影像、模型等。而在歸檔過程中，企業(yè)由于缺乏指導(dǎo)性原則和具體標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)企業(yè)對同一事項或業(yè)務(wù)的歸檔程序、內(nèi)容不同，導(dǎo)致檔案資料零散、缺失，系統(tǒng)性和完整性較差。

3.檔案管理職責(zé)不清，系統(tǒng)的兼容性和風(fēng)險防控能力不足

在組織職能上，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致檔案的整理、歸檔、傳遞流程不暢。同時，由于內(nèi)部系統(tǒng)之間的兼容性較差，檔案資料在收集、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)耗時耗力，也容易出現(xiàn)主題責(zé)任不明確，歸檔資料不齊全，查閱調(diào)取不方便。此外，企業(yè)對檔案信息化的安全防范意識不足，檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險防控能力不夠，信息化安全問題不容忽視。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建議與對策

1.更新管理理念，統(tǒng)籌布局信息化建設(shè)工作

實際上，在檔案信息化建設(shè)工作中存在的諸多問題，都與企業(yè)的管理理念相關(guān)。企業(yè)要想提高檔案管理的信息化水平，須在提高檔案管理戰(zhàn)略定位，從經(jīng)營管理的全局出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃信息化建設(shè)工作，明確階段性任務(wù)，分步實施。同時，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念和思路，加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，同時引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才，將檔案資料作為數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行管理和更新。

2.建立信息化、專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，需要引進(jìn)具備檔案管理、計算機(jī)、文獻(xiàn)翻譯等方面專業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合型人才，從頂層架構(gòu)上充實檔案管理隊伍。同時，企業(yè)還需要建立健全人才培養(yǎng)和評價機(jī)制，通過實行管理與技術(shù)條線并行的考核模式，為檔案管理人員提供公平的競爭機(jī)會和完善的晉升渠道，致力于打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的隊伍，以提升執(zhí)行層面的檔案管理能力及水平。

3.建立檔案管理體系，強(qiáng)化檔案質(zhì)量控制

首先，檔案信息化管理應(yīng)結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略方向和業(yè)務(wù)布局，充分考慮檔案資料的文獻(xiàn)價值，系統(tǒng)性開展管理體系的搭建工作。其次，應(yīng)充分結(jié)合行業(yè)特點和企業(yè)的發(fā)展階段，建立檔案管理的基本規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)梳理檔案管理流程并制作標(biāo)準(zhǔn)化的操作手冊。最后，企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作成效與績效考核掛鉤，建立對檔案管理的質(zhì)量管控機(jī)制，明確質(zhì)控主體和職責(zé)，加大對檔案資料的質(zhì)量與規(guī)格審查，確保檔案的系統(tǒng)和完整。

4.以技術(shù)和系統(tǒng)為支撐，充分挖掘檔案價值

企業(yè)在全面梳理檔案管理流程的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)選型和需求調(diào)研階段，統(tǒng)籌考慮檔案管理及利用的實際要求，提高內(nèi)部管理系統(tǒng)之間的兼容性。同時，企業(yè)還應(yīng)結(jié)合檔案建設(shè)的智慧化趨勢，創(chuàng)新檔案管理和使用場景，如拓展智能語音處理、內(nèi)容深度學(xué)習(xí)、指紋生物識別等智能化技術(shù)，打造集檢索、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘為一體的智慧功能，提升檔案管理的個性化、精準(zhǔn)化交互體驗。

企業(yè)的多元化布局和經(jīng)營，使得其在經(jīng)營活動中形成了大量有價值的檔案資源。檔案信息化建設(shè)有助于保存企業(yè)數(shù)字資源、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、挖掘檔案數(shù)據(jù)價值、釋放檔案數(shù)據(jù)紅利。企業(yè)應(yīng)更新檔案管理理念和思路，通過引進(jìn)和培養(yǎng)復(fù)合型人才，打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，在決策和執(zhí)行層面切實推進(jìn)檔案管理信息化、智能化發(fā)展。

上述分析研究表明，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的重要與必由之路，是企業(yè)發(fā)展的新的助推力所在。針對現(xiàn)實狀況和問題，采取有效措施與對策加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實為企業(yè)的一大重要的建設(shè)項目之一，必須引起企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理者高度重視，并要確保盡快落實。