加強石油地質(zhì)文書檔案資料的接收管理與利用
——以陜西延長油田杏子川采油廠為例

文/董 剛

隨著石油開采工作的不斷深入，石油地質(zhì)文書檔案資料的數(shù)量日益增多。在石油開采過程中，石油地質(zhì)文書檔案資料發(fā)揮著十分重要的作用，可以為石油工程的建設(shè)提供參考依據(jù)。石油企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識到地質(zhì)文書檔案資料接收管理的重要性，采取有效的接收管理措施，并且對地質(zhì)文書檔案資料進行合理的利用，以促進石油企業(yè)的發(fā)展和進步

在石油企業(yè)發(fā)展的過程中，必須要做好檔案管理工作，確保各項檔案資料的完善性、完整性。為此，應(yīng)該從檔案資料的接收、匯總?cè)胧郑鞔_檔案資料的匯交要求，為檔案資料的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。在實際管理的過程中，要嚴(yán)格遵守各項法律法規(guī)和制度規(guī)范，包括《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等。在接收檔案后，要按“卷”整理，嚴(yán)格遵守質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，對檔案進行合理立卷歸類，為檔案的查閱使用提供便利。此外，要做好保存管理工作，避免文件檔案資料丟失或損毀。對于石油企業(yè)采油廠來說，地質(zhì)文書檔案資料十分重要，可以為石油研究、開采等工作提供依據(jù)，所以必須要做好接收管理工作，全面提升檔案資料的利用效率。

一、石油地質(zhì)文書檔案資料管理的意義

1.引領(lǐng)行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展

石油開采是一項十分困難且復(fù)雜的工作，為了確保開采、生產(chǎn)的安全性，需要加強各項管理工作，并且不斷創(chuàng)新技術(shù)和方法。在各項管理工作中，地質(zhì)文書檔案資料管理發(fā)揮著十分重要的作用。目前來看，石油企業(yè)的檔案管理工作正在向信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，通過高效、專業(yè)的管理措施，可以使檔案接收、存儲、使用等工作更加便捷有序，可以為各項工作落實奠定基礎(chǔ)，同時也可以為工作方法創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新提供經(jīng)驗和資料的支持，使文書檔案資料管理可以不斷完善，為石油企業(yè)的發(fā)展和進步奠定基礎(chǔ)。

2.發(fā)揮信息參考價值

通過文書檔案管理工作，可以保存各項地質(zhì)資料，包括曲線圖、數(shù)據(jù)表、照片等等。文書檔案則是由文書轉(zhuǎn)化的一部分檔案資料，包括報告、通知、會議記錄、總結(jié)等內(nèi)容，此類檔案可以充分反映地質(zhì)調(diào)查等活動內(nèi)容，記錄了石油企業(yè)采油廠從事地質(zhì)勘測、分析等管理活動的實際情況。文書檔案通過辦理完畢且具有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件可以采用文字、圖表等方式記錄信息[1]，蘊含與地質(zhì)活動有關(guān)的各項資料。在文書檔案管理的過程中，需要進行合理的分類歸檔，為檔案的使用、查詢提供便利。例如，延長油田股份有限公司杏子川采油廠以生產(chǎn)型的模式經(jīng)營，加工方式為生產(chǎn)型，服務(wù)領(lǐng)域為石油勘探、開采。本公司利用文書檔案對開采和勘探技術(shù)進行研究，更加深入地了解開采區(qū)和周邊的地質(zhì)情況，為勘探和開采工作提供便利。通過檔案資料信息的查閱和分析，可以了解具體的地質(zhì)條件，并且了解實際生產(chǎn)方案、管理措施等內(nèi)容，為管理和生產(chǎn)的優(yōu)化提供具有價值的參考依據(jù)，促進工作效率和質(zhì)量的提升。

二、石油地質(zhì)文書檔案資料管理現(xiàn)狀

1.投資欠缺力度

從目前的發(fā)展情況看，一些石油企業(yè)并沒有認(rèn)識到地質(zhì)文書檔案資料接收管理、利用開發(fā)的重要性，所以投入的資金和資源比較少，造成檔案管理水平低下，甚至一些資料、信息無法及時接收。尤其在信息時代背景下，各個行業(yè)都開始向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。但很多石油企業(yè)依舊全面采用紙質(zhì)文書檔案資料的管理方式，沒有構(gòu)建完善的文件資料共享傳輸網(wǎng)絡(luò)，所以文書檔案接收的效率比較低，很難充分滿足使用需求，在技術(shù)和設(shè)備方面都有所欠缺。

2.開發(fā)工作不足

在檔案資料利用的過程中，必須要基于完善的管理體系，確保檔案利用的有序性，避免借走不還的情況。但在實際管理的過程中，由于接收管理體系不夠完善，同時也缺少明確的管理制度，所以管理效果并不理想，文書檔案的開發(fā)和保存方式比較單一，并沒有真正發(fā)揮資料的作用和價值[2]。從目前接收和存儲的檔案資料來看，地質(zhì)文書檔案并不健全，存儲的信息內(nèi)容有限，所以利用價值也因此受到限制。

3.人才匱乏短缺

在文書檔案資料管理的過程中，需要建立專業(yè)的管理團隊，管理人員不僅要有良好的職業(yè)操守，還要掌握專業(yè)的管理知識，可以順利完成各項工作。在實際管理過程中，需要運用檔案管理、法律規(guī)范、信息技術(shù)等知識，在完成管理工作的同時，也要結(jié)合工作經(jīng)驗不斷創(chuàng)新和完善。但從目前的情況看，地質(zhì)文書檔案資料管理工作的人才短缺，管理人員雖然有一定的管理經(jīng)驗，對各個工作環(huán)節(jié)比較了解，但創(chuàng)新能力較差，對信息技術(shù)和法律知識的了解較少，導(dǎo)致接收管理、檔案利用等方面還存在漏洞，需要進一步改善和優(yōu)化。

三、加強石油地質(zhì)文書檔案資料接收管理的措施

1.明確接收原則，保障檔案完整

石油企業(yè)在油田地質(zhì)勘察的過程中會生成各種技術(shù)文書，包括圖幅、數(shù)據(jù)表、曲線圖、照片等等。同時也涉及各類知識產(chǎn)權(quán)、設(shè)計方案以及油田所在地的檔案資料，根據(jù)工程技術(shù)服務(wù)協(xié)議中的要求，施工作業(yè)單位的檔案管理部門承擔(dān)檔案匯總、管理的工作，要將檔案交接給對應(yīng)的檔案館，由檔案館落實統(tǒng)一管理工作。檔案主管部門和相關(guān)單位要承擔(dān)各類科研計劃的管理工作，嚴(yán)格按照歸檔規(guī)范要求進行檔案歸類、立卷和交接[3]。在檔案接收的過程中，應(yīng)該遵守相關(guān)法律規(guī)范和技術(shù)要求，確保文書檔案資料的完整性，同時保障歸檔存儲的及時性。如果因為某些原因沒有完成科技項目，則應(yīng)該存儲好終止說明和審批手續(xù)，根據(jù)歸檔要求進行歸檔整理，然后根據(jù)管理權(quán)限將檔案移交給檔案館，做好接收管理工作，避免檔案丟失、混亂等問題。

2.確定接收范圍，做好立卷分類

石油地質(zhì)文書檔案資料的接收范圍就是歸檔范圍，也就是“六卷一檔”的內(nèi)容。其中，“六卷”包括歸檔說明卷、成果獎勵卷、研究試驗卷等等；“一檔”就是科技項目電子文檔。除了科技項目外，各類設(shè)計、方案、儲量管理、油田開發(fā)建設(shè)、開發(fā)過程監(jiān)控等文書檔案資料的紙質(zhì)媒介和電子檔也應(yīng)該及時歸檔管理，但不需要組卷。歸檔說明卷是第一卷，包括封面、卷內(nèi)目錄、科技項目簡介等內(nèi)容。電子文檔就是采用數(shù)字化的方式進行存儲備份，可以刻錄光盤或使用移動硬盤等方式存儲。外協(xié)科技項目也需要歸檔管理，由科技項目承擔(dān)單位、基層部門負(fù)責(zé)立卷歸檔，根據(jù)“六卷一檔”的內(nèi)容要求進行歸檔。采油廠在落實檔案管理工作的過程中，做好檔案接收工作十分重要[4]。一方面，要確保檔案資料的完整性，并且根據(jù)檔案的類型、保密程度等要求采取相應(yīng)的管理措施，為檔案的查閱、利用提供便利條件；另一方面，立卷建檔單位編制的各項內(nèi)容包括檢索工具、全宗介紹等等，需要與檔案同時接收。此外，交接雙方根據(jù)移交目錄進行內(nèi)容的清點與核對，并且在交接文據(jù)上簽名蓋章。應(yīng)該注意接收和收集各類相關(guān)資料，尤其要做好歷史檔案的征集工作，確保檔案資料的全面性、完整性。

四、加強石油地質(zhì)文書檔案資料利用的對策

1.創(chuàng)新管理觀念，完善管理制度

石油企業(yè)采油廠要提升采油效率，不僅要加強技術(shù)的研究與開發(fā)，還要做好檔案資料的管理工作，使檔案資料可以充分發(fā)揮作用，為技術(shù)研究、工作創(chuàng)新提供更多依據(jù)。首先，應(yīng)該充分認(rèn)識到地質(zhì)文書檔案資料管理的重要性，根據(jù)上述內(nèi)容做好接收管理工作，明確具體的接收內(nèi)容和接收要求。應(yīng)該明確地質(zhì)文書檔案管理的工作定位，確認(rèn)管理人員的工作職責(zé)，保障各個工作環(huán)節(jié)可以順利落實。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，構(gòu)建完善的管理體系，確保各項管理手段可以發(fā)揮作用。其次，要建立完善的管理制度[5]。具體包括收集制度、存儲制度、查閱制度等等。在檔案接收方面，應(yīng)該先明確檔案的種類。文書檔案是其中一種，根據(jù)文書檔案的內(nèi)容進一步劃分為地質(zhì)文書檔案資料。石油地質(zhì)文書檔案資料記錄了石油企業(yè)采油廠的地質(zhì)勘察結(jié)果、地質(zhì)參數(shù)等內(nèi)容，包括文件、圖表、數(shù)據(jù)等內(nèi)容，對請示、決策、設(shè)計等內(nèi)容進行詳細(xì)記錄，在石油地質(zhì)勘探、石油開發(fā)過程中發(fā)揮著十分重要的作用。所以，在歸檔的過程中，要嚴(yán)格遵守歸檔制度，在規(guī)定的時間內(nèi)完成歸檔工作，確保歸檔質(zhì)量符合要求。收集文件材料的過程中，應(yīng)該明確材料的接收單位、部門，應(yīng)該根據(jù)材料的內(nèi)容、種類進行等級劃分，采取對應(yīng)的處理措施。在明確了歸檔范圍后，應(yīng)該確認(rèn)檔案資料是否完整，避免出現(xiàn)“有文必檔”的情況。根據(jù)具體的使用和管理需求確定歸檔時間，通常在第二年6月前就要完成歸檔工作[6]。歸檔文件應(yīng)該保持完整、齊全，公文格式正確且已經(jīng)生效。應(yīng)該符合檔案保護要求，包括材料耐久性要求等等。還要編制目錄，制定詳細(xì)的交接手續(xù)，對交接工作作出明確的記錄，為后續(xù)工作的開展打下基礎(chǔ)。只有完善接收管理，提升檔案管理的質(zhì)量，才能確保檔案的安全完整，為檔案利用提供基礎(chǔ)條件。

2.構(gòu)建專業(yè)團隊，運用信息技術(shù)

為了使檔案利用更加方便，需要建立專門的管理團隊，為檔案使用人員提供全方位的服務(wù)，使檔案的查閱、調(diào)取更加便捷。一方面，要提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，不僅要了解地質(zhì)文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握檔案存儲、管理的方法措施，確保管理工作的有效性。為了組建優(yōu)秀的管理團隊，企業(yè)不僅要加強人才選聘工作，還要適當(dāng)開展培訓(xùn)活動，與高校聯(lián)合開展教育工作，培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律知識、管理知識、立卷知識等內(nèi)容，促進檔案管理人才全面發(fā)展[7]。此外，開展專業(yè)考評工作，根據(jù)管理成果實施對應(yīng)的獎罰措施，提升工作人員的積極性，使工作人員可以提供更好的檔案管理服務(wù)，提升檔案利用效率；另一方面，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理工作投入更多資金和資源，不但要做好檔案統(tǒng)計工作，同時改進檔案保護技術(shù)，延長檔案的存儲壽命[8]。針對一些存儲時間較長的檔案，出現(xiàn)褪色、破損等問題，影響檔案的查閱和使用。以延長油田股份有限公司杏子川采油廠為例，杏子川采油廠已經(jīng)實現(xiàn)科技檔案全面電子化，采用一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，對電子文件產(chǎn)生、保存、銷毀等過程進行管理，實現(xiàn)全過程管理。針對檔案破損問題，采取了有效的修復(fù)技術(shù)，利用信息技術(shù)進行備份存儲，生成數(shù)字檔案，在數(shù)據(jù)庫中存儲，還便于檔案的共享，同時也延長了檔案壽命。對于不需要繼續(xù)存儲的檔案，可由專家委員會鑒定分析，征求有關(guān)部門意見之后，由領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才能銷毀。

綜合上述可見，在石油企業(yè)采油廠落實采油工作的過程中，需要依據(jù)當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)環(huán)境條件設(shè)計采油方案。為了不斷優(yōu)化采油技術(shù)，同時確保采油安全，需要參考地質(zhì)文書檔案，充分了解各項地質(zhì)信息。為了更有效地利用地質(zhì)文書檔案資料，不僅要做好接收管理，對檔案進行立卷分類，還要做好存儲管理，利用數(shù)字通信、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)，加強信息系統(tǒng)的開發(fā)和硬件設(shè)施的完善，在安全防護管理的過程中不斷創(chuàng)新方法、改進方案，也確保檔案資料的安全性、完整性。從而，更好地發(fā)揮檔案的利用與服務(wù)功能，為促進油田開發(fā)提供支撐與保障。