淺述企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)調(diào)研方案的制定

摘 要：企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期反復(fù)大量的調(diào)研比選，調(diào)研方案的制定和調(diào)研方法的選擇尤為重要，本文從調(diào)研意義、調(diào)研原則、調(diào)研準(zhǔn)備、調(diào)研實(shí)施等幾大步驟進(jìn)行論述如何制定調(diào)研方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè)數(shù)字;檔案館

企業(yè)數(shù)字檔案館調(diào)研是指運(yùn)用科學(xué)的方法，有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)地收集、整理和分析研究有關(guān)企業(yè)檔案信息化和數(shù)字檔案館方面的現(xiàn)有信息，并提出調(diào)研報(bào)告，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)了解檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并作為檔案信息化的決策依據(jù)。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要舉全公司之力進(jìn)行建設(shè)，因此對(duì)建設(shè)方案可行性、科學(xué)性要求較高，而一個(gè)科學(xué)的建設(shè)方案的制定是在廣泛了解情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。越是大型工程，越需要前期進(jìn)行周密、科學(xué)的準(zhǔn)備工作，因此，數(shù)字檔案館前期調(diào)研顯得十分必要。

1 調(diào)研意義

1）有利于把數(shù)字檔案館建設(shè)計(jì)劃建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。數(shù)字檔案館建設(shè)調(diào)研，有助于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，尋找檔案信息化問(wèn)題產(chǎn)生的原因。

2）有利于提出假設(shè)，進(jìn)一步明確調(diào)查目標(biāo)。

3）有利于防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，降低管理成本。在調(diào)研過(guò)程中，可以將模糊的、不清晰的問(wèn)題清晰化，并將關(guān)注重點(diǎn)聚焦在與數(shù)字檔案館建設(shè)直接相關(guān)的問(wèn)題上，有利于后期數(shù)字檔案館建設(shè)有針對(duì)性開(kāi)展，提高工作效率，減少資源浪費(fèi)。

2 調(diào)研方案制定原則

1）可行性原則。調(diào)研方案要貼合企業(yè)實(shí)際，按照由遠(yuǎn)及近的方式進(jìn)行調(diào)研，首先要選擇幾家有代表性的子企業(yè)，其次要選擇做的比較差的子企業(yè)，如果時(shí)間允許還應(yīng)該調(diào)研外部?jī)?yōu)秀企業(yè)。要注意的是，選擇的外部企業(yè)最好與本單位業(yè)務(wù)有相關(guān)性，而且企業(yè)管理模式、檔案管理傳統(tǒng)與本企業(yè)類(lèi)似，借鑒意義比較大。

2）經(jīng)濟(jì)性原則。調(diào)研應(yīng)本著務(wù)實(shí)經(jīng)濟(jì)的原則，盡量按照地區(qū)進(jìn)行內(nèi)部、外部集中調(diào)研，在每個(gè)地區(qū)都安排好時(shí)間，對(duì)本單位和外單位進(jìn)行調(diào)研，否則時(shí)間、人力、經(jīng)濟(jì)成本都很高。

3）靈活性原則。在調(diào)研過(guò)程中，如果遇到特殊情況無(wú)法接待調(diào)研，也應(yīng)該及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)同事溝通，隨時(shí)調(diào)整調(diào)研方案。

3 調(diào)研前準(zhǔn)備工作

1）組建調(diào)研組織機(jī)構(gòu)。在開(kāi)展調(diào)研之前，應(yīng)明確調(diào)研組織領(lǐng)導(dǎo)和人員組成。注意調(diào)研小組內(nèi)人員專(zhuān)業(yè)背景要合理搭配，盡可能配備檔案背景、信息化背景以及項(xiàng)目管理背景人員。同時(shí)，在調(diào)研開(kāi)展之前，要進(jìn)行動(dòng)員會(huì)，以便統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，明確基本目標(biāo)。結(jié)合業(yè)務(wù)工作，明確調(diào)研課題、具體責(zé)任人和參加人員、完成時(shí)間等，以?xún)?nèi)為主，兼顧外部。

2）明確調(diào)研背景。首先，要對(duì)本企業(yè)所在行業(yè)的狀況和企業(yè)所處社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等大環(huán)境進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以此說(shuō)明檔案管理發(fā)展趨勢(shì)和生存環(huán)境。其次，結(jié)合本企業(yè)自身信息化現(xiàn)狀和大環(huán)境進(jìn)行分析，清楚了解調(diào)研目的，從而確定本次調(diào)研的主題。

3）確定調(diào)研目的與內(nèi)容。確定調(diào)研目的，就是明確在調(diào)研中要解決哪些問(wèn)題，通過(guò)調(diào)研要取得什么樣的資料等問(wèn)題。數(shù)字檔案館的調(diào)研目標(biāo)一般可以是，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、研究問(wèn)題、解決問(wèn)題，了解所屬單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，掌握數(shù)字檔案館功能需求和利用需求;學(xué)習(xí)外部企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)優(yōu)秀單位;明確數(shù)字檔案館建設(shè)方向;實(shí)地考察檔案軟件公司部分成功案例;便于后期優(yōu)選檔案管理軟件公司;等等。

確定調(diào)研內(nèi)容，就是在調(diào)研目的的基礎(chǔ)上，把調(diào)研問(wèn)題展開(kāi)、細(xì)化的過(guò)程。在確定調(diào)研問(wèn)題的過(guò)程中，應(yīng)該高度精煉，而且要通欄全局看調(diào)研方案的設(shè)計(jì)是否體現(xiàn)調(diào)研目的的要求，是否符合客觀實(shí)際。調(diào)研的內(nèi)容一般包括：（1）基本情況。本單位檔案工作管理機(jī)構(gòu)、資金投入、人員管理、制度規(guī)范、檔案基礎(chǔ)工作、業(yè)務(wù)流程、發(fā)展計(jì)劃等。（2）信息化現(xiàn)狀。本單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、檔案系統(tǒng)、檔案信息化項(xiàng)目、檔案數(shù)字化、服務(wù)能力、網(wǎng)站建設(shè)、檔案信息資源開(kāi)發(fā)、保障體系、安全狀況、用戶(hù)滿(mǎn)意度等。

4）確定調(diào)研單位。明確了調(diào)研目的后，就要確定調(diào)研對(duì)象，這主要是為了解決向誰(shuí)調(diào)研和有誰(shuí)來(lái)具體提供資料的問(wèn)題。在確定調(diào)研單位前，應(yīng)對(duì)所有子企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀有基本了解，以便根據(jù)調(diào)研目標(biāo)有針對(duì)性地選擇;對(duì)于外部單位，主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話(huà)、協(xié)會(huì)等方式進(jìn)行了解和提前溝通，向?qū)Ψ矫鞔_調(diào)研意愿后看對(duì)方是否能提供接待。

5）確定調(diào)研方式。在調(diào)研方案中，還要明確采用什么樣的組織方式取得調(diào)研資料，具體包括文獻(xiàn)調(diào)查法、專(zhuān)家調(diào)查法、案例分析法、座談法等調(diào)研方式。在調(diào)研時(shí)，采用何種方式方法不是固定的，而主要取決于調(diào)研對(duì)象和調(diào)研任務(wù)。為準(zhǔn)確、及時(shí)、全面取得調(diào)研對(duì)象信息，尤其應(yīng)注意多重調(diào)研方式的結(jié)合運(yùn)用。

6）制定調(diào)研提綱和調(diào)研問(wèn)卷。在調(diào)研內(nèi)容確定后，將其科學(xué)分類(lèi)、排列，加以版面設(shè)計(jì)。

4 正式調(diào)研階段

1）確定調(diào)研單位。在調(diào)研問(wèn)卷基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地確定調(diào)研成員，對(duì)目標(biāo)調(diào)研單位發(fā)出調(diào)研通知或調(diào)研函，明確時(shí)間安排和調(diào)研內(nèi)容，準(zhǔn)備調(diào)研材料。

2）調(diào)研實(shí)施。（1）內(nèi)部調(diào)研。以業(yè)務(wù)片區(qū)為劃分標(biāo)準(zhǔn)，選取有代表性的單位、直管項(xiàng)目，深入實(shí)地調(diào)研，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察、座談等方式收集素材，掌握一手情況。（2）外部調(diào)研。學(xué)習(xí)優(yōu)秀政府、企業(yè)數(shù)字檔案館做法。（3）境外調(diào)研。學(xué)習(xí)國(guó)外優(yōu)秀企業(yè)數(shù)字檔案館做法。

5 調(diào)研成果

1）數(shù)據(jù)處理與分析。分別撰寫(xiě)各片區(qū)調(diào)研工作小結(jié);并將收集的材料分類(lèi)、整合。

2）報(bào)告撰寫(xiě)。匯總、分析調(diào)研情況，撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告。除了要書(shū)面匯報(bào)，還應(yīng)結(jié)合采用口頭匯報(bào)方式進(jìn)行。另外，也應(yīng)在報(bào)告中同時(shí)提供分析數(shù)據(jù)、調(diào)研問(wèn)卷等。

3）制定總體建設(shè)方案。召開(kāi)數(shù)字檔案館專(zhuān)家小組會(huì)議，邀請(qǐng)系統(tǒng)內(nèi)部、外部檔案信息化專(zhuān)家討論并制定數(shù)字檔案館編制項(xiàng)目建議書(shū)。

作者簡(jiǎn)介

朱明慧，中國(guó)交通建設(shè)股份有限公司辦公室，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案學(xué)碩士。