探究政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理措施

日照市政務(wù)服務(wù)中心 張麗

在信息時(shí)代背景下組織開展檔案管理工作的過程中，信息技術(shù)的應(yīng)用成為主要的發(fā)展方向，促進(jìn)信息化檔案管理模式的系統(tǒng)構(gòu)建，循序漸進(jìn)地凸顯政務(wù)服務(wù)中心檔案管理的價(jià)值和作用，促進(jìn)資源的有效整合和應(yīng)用，能顯著提升檔案管理工作的綜合發(fā)展成效，使檔案管理工作的開展能體現(xiàn)信息時(shí)代的發(fā)展特色和發(fā)展優(yōu)勢(shì)，借助科學(xué)的檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效化利用，確保檔案管理工作可以更好地為政務(wù)服務(wù)中心各項(xiàng)工作的開展服務(wù)。鑒于此，新時(shí)期要結(jié)合信息時(shí)代的影響，重點(diǎn)針對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的需求進(jìn)行系統(tǒng)的分析，促進(jìn)完善管理措施的構(gòu)建，支撐檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效化發(fā)展的目標(biāo)。

一、政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的重要性

在政務(wù)服務(wù)中心各項(xiàng)工作的組織開展過程中，重點(diǎn)促進(jìn)檔案管理工作的開展和創(chuàng)新，引入全新的檔案管理體系和組織模式，能夠發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，有助于提升檔案管理工作的綜合發(fā)展成效，促進(jìn)檔案資源在政務(wù)服務(wù)中心綜合管理實(shí)踐中的合理化應(yīng)用[1]。在結(jié)合新時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心發(fā)展情況進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確定位檔案管理工作的影響，對(duì)檔案管理模式的構(gòu)建進(jìn)行系統(tǒng)的分析和探索，能形成完善的檔案管理組織體系，切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的全面創(chuàng)新，為政務(wù)服務(wù)中心工作實(shí)踐中檔案資源的高效化利用創(chuàng)造便利。重點(diǎn)結(jié)合政務(wù)服務(wù)中心工作的基本組織實(shí)施情況看，積極探索檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，能對(duì)有價(jià)值的政府政策文件和單位相關(guān)文件進(jìn)行系統(tǒng)的整合，方便檔案文獻(xiàn)資源的綜合利用，有效促進(jìn)檔案資源的高效化利用。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的調(diào)整和系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，能夠遵循國(guó)家保密工作的要求，提高檔案資源管理的安全性水平，也能為檔案資源的利用提供良好的支持，增強(qiáng)政務(wù)服務(wù)中心綜合管理和服務(wù)工作的整體發(fā)展成效。因此，從政務(wù)服務(wù)中心服務(wù)需求的角度進(jìn)行分析，在中心的建設(shè)發(fā)展實(shí)踐中，需要準(zhǔn)確定位檔案管理工作的重要性，逐步促進(jìn)檔案管理工作的全面改革和創(chuàng)新，從而在完善檔案資源管理體系的支撐下，加快檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的總體進(jìn)程。

二、信息時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案管理存在的問題

結(jié)合信息時(shí)代背景的影響針對(duì)政務(wù)服務(wù)工作的開展進(jìn)行分析，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的研究，可以看出在當(dāng)前時(shí)代背景下，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的情況也出現(xiàn)了一定的變化，使傳統(tǒng)的檔案管理無法滿足新時(shí)代背景下檔案管理工作的需求，檔案管理問題明顯，需要在管理實(shí)踐中結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)整和規(guī)劃，從而保障檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)[2]。下面就對(duì)信息時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的論證。

（一）檔案管理資源整合度不足

在當(dāng)前信息時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心開展檔案管理工作的過程中，結(jié)合檔案資源的歸檔和管理做出了針對(duì)性的探索，但是在現(xiàn)有管理工作中，還沒有結(jié)合電子政務(wù)背景下檔案資源的特殊性促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的構(gòu)建，造成在開展檔案管理工作的過程中，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的系統(tǒng)整合和全面創(chuàng)新，會(huì)在一定程度上加大檔案管理工作的不良影響，檔案管理效能偏低的問題也會(huì)較為嚴(yán)重，甚至?xí)纬蓪?duì)信息時(shí)代背景下檔案管理工作的約束性作用[3]。

（二）檔案管理管控機(jī)制不健全

隨著信息技術(shù)在政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，要求管理部門在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，需要對(duì)管理體制機(jī)制進(jìn)行設(shè)計(jì)和完善，有效保障管理工作的系統(tǒng)貫徹落實(shí)。但是結(jié)合當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的基本組織實(shí)施情況看，檔案部門雖然已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案資源管理機(jī)制建設(shè)的重要性，也針對(duì)各項(xiàng)管理機(jī)制的建設(shè)和管理模式的創(chuàng)新做出了相應(yīng)的探索，但是仍然存在檔案資源管理體系不健全的情況，各項(xiàng)管理措施的制定存在局限性，會(huì)降低檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。

（三）檔案管理平臺(tái)功能不完善

受到信息時(shí)代的影響和電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，新時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)組織部門針對(duì)管理平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)行了探究，有效促進(jìn)了管理工作的高效化開展[4]。但是在當(dāng)前社會(huì)背景下，檔案管理平臺(tái)的建設(shè)存在一定的局限性，現(xiàn)階段還沒有結(jié)合電子化檔案管理的需求和政務(wù)服務(wù)中心電子政務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，不斷對(duì)檔案管理組織模式進(jìn)行改革和完善，使所建設(shè)的檔案管理平臺(tái)功能不齊全問題較為嚴(yán)重，會(huì)對(duì)功能建設(shè)產(chǎn)生消極影響，造成綜合管理能力弱化的問題，無法保障檔案資源的高效化利用和政務(wù)服務(wù)中心綜合服務(wù)工作的科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展，甚至?xí)?duì)檔案資源的整合和共享造成一定的沖擊。

三、信息時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新措施

在信息時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心組織開展檔案管理工作的過程中，重點(diǎn)針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)在需求進(jìn)行分析，把握時(shí)代背景對(duì)檔案管理工作的開展進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，能夠顯著改善檔案管理工作的基本組織實(shí)施情況，有效促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效化發(fā)展的目標(biāo)[5]。具體分析，結(jié)合新時(shí)代的影響，政務(wù)服務(wù)中心在積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)和創(chuàng)新化發(fā)展的過程中，可以重點(diǎn)從以下角度對(duì)檔案管理模式的構(gòu)建進(jìn)行系統(tǒng)的探究。

（一）積極推進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代背景下組織開展政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的過程中，構(gòu)建完善的管理體系，促進(jìn)管理效能的提升，能對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用。因此，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的影響和政務(wù)服務(wù)中心積極探索電子政務(wù)服務(wù)模式的系統(tǒng)變革，在開展檔案管理工作的過程中，要注意準(zhǔn)確定位電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的影響，積極促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中的數(shù)字化檔案資源進(jìn)行整合分析，并有意識(shí)地促進(jìn)傳統(tǒng)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的有效升級(jí)，在集中建設(shè)和管理的基礎(chǔ)上，按照政務(wù)服務(wù)中心電子政務(wù)工作現(xiàn)實(shí)需求，不斷對(duì)檔案管理模式進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)整和規(guī)劃，確保能第一時(shí)間完成對(duì)政務(wù)工作的有效對(duì)接，構(gòu)成檔案資源集成化管理和數(shù)據(jù)化創(chuàng)新的模式[6]。

其一，積極推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化信息存儲(chǔ)工作，針對(duì)不同類型的電子政務(wù)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的整合和模擬，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的形式，然后對(duì)數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行有效的歸檔，并完成對(duì)電子文件的接收，在各部門原有數(shù)據(jù)信息檔案資源的基礎(chǔ)上制定組織管理方案，確?？梢詫n案資源納入電子政務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，提高檔案管理工作的效率和效果，使檔案管理工作的開展能取得良好的發(fā)展成效。

其二，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化的綜合服務(wù)體系，在政務(wù)服務(wù)中心開展檔案管理工作的過程中，要有意識(shí)地調(diào)動(dòng)各部門的積極性，引導(dǎo)各部門主動(dòng)參與到檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，通過規(guī)范化管理工作的開展和系統(tǒng)化管理模式的逐步構(gòu)建，循序漸進(jìn)地增強(qiáng)檔案管理工作的綜合質(zhì)量和效能，提高檔案管理工作的綜合技術(shù)水平[7]。在制定管理規(guī)范的過程中，按照計(jì)算機(jī)安全法規(guī)以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)管理細(xì)節(jié)進(jìn)行確定，然后精準(zhǔn)定位檔案管理工作中各部門工作人員的職責(zé)，確保檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和有序化發(fā)展的目標(biāo)，能在實(shí)踐應(yīng)用中產(chǎn)生積極的影響。

其三，構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，重點(diǎn)針對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)行分析和探究，確保能增強(qiáng)多個(gè)數(shù)字檔案之間的相互操作性，在對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)整合的前提下，也可以保障檔案管理工作的整體發(fā)展成效，促進(jìn)檔案資源的多元化共享和應(yīng)用，借助檔案資源管理工作的開展為政務(wù)服務(wù)中心綜合管理和服務(wù)工作的開展創(chuàng)造便利[8]。這樣就能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的支撐作用，按照電子政務(wù)管理工作的現(xiàn)實(shí)需求不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，切實(shí)推動(dòng)新時(shí)代背景下檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)。

（二）積極推進(jìn)檔案資源管理和控制工作

在針對(duì)信息時(shí)代背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的過程中，探索完善檔案組織管理體系的構(gòu)建，全面提升檔案管理工作的綜合發(fā)展成效，能夠借助科學(xué)的管理和系統(tǒng)的控制，優(yōu)化檔案管理工作的整體水平，使管理工作的開展呈現(xiàn)出全新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在實(shí)際工作中，政務(wù)服務(wù)中心在實(shí)際推進(jìn)檔案管理工作的過程中，可以綜合分析信息化電子服務(wù)平臺(tái)的影響，對(duì)檔案管理體系建設(shè)進(jìn)行探究，引入信息化的檔案管理組織模式，支撐各項(xiàng)管理工作的科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展。

首先，重視安全管理，嚴(yán)格促進(jìn)各項(xiàng)管理工作的貫徹落實(shí)，在對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案管理業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)分的基礎(chǔ)上，使管理工作的開展能形成安全方面的優(yōu)勢(shì)，能在保障檔案數(shù)據(jù)信息安全的前提下，使檔案資源得到進(jìn)一步利用。具體而言，要對(duì)檔案管理涉及的責(zé)任制度和管理模式進(jìn)行明確，針對(duì)一線檔案管理工作者實(shí)施積極有效地管理培訓(xùn)，使他們的安全意識(shí)能得到顯著的提升，可以按照實(shí)際需求促進(jìn)檔案管理工作的逐步落實(shí)。

其次，完善管理網(wǎng)絡(luò)體系，在開展檔案管理工作的過程中，要依法促進(jìn)各項(xiàng)管理工作的系統(tǒng)貫徹落實(shí)，積極推進(jìn)政務(wù)云和檔案云的有效連接，采用多種不同的形式和不同的秘密等級(jí)要求開展管理工作，確保引入多元化的檔案管理技術(shù)，定期針對(duì)檔案管理涉及的軟硬件設(shè)施進(jìn)行檢查，做好檔案資源的備份工作。同時(shí)還要重點(diǎn)針對(duì)政務(wù)服務(wù)中心形成的實(shí)體檔案和電子檔案實(shí)施有效的風(fēng)險(xiǎn)管控工作，借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案資源管理工作實(shí)施全方位的監(jiān)管，從而使安全策略能夠向不同的管理環(huán)節(jié)移交，降低檔案管理活動(dòng)中安全漏洞的不良影響，從而確保在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的組織推進(jìn)能取得良好的發(fā)展成效[9]。

最后，要構(gòu)建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，針對(duì)檔案管理工作中可能遭遇的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行系統(tǒng)的分析，如果發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素，則要在預(yù)警系統(tǒng)中結(jié)合政務(wù)服務(wù)中心工作的開展和檔案資源管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，對(duì)可能產(chǎn)生的不良影響做出初步的判斷，在有必要的情況下要第一時(shí)間發(fā)出響應(yīng)，確保風(fēng)險(xiǎn)問題能得到針對(duì)性和有效性的處理，全面改善檔案管理工作的綜合發(fā)展成效[10]。

唯有如此，才能借助科學(xué)的管理和控制，使政務(wù)服務(wù)中心檔案管理呈現(xiàn)出信息化、時(shí)代化、安全化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，使檔案管理工作的組織效能得到進(jìn)一步提升，為科學(xué)地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行組織和規(guī)劃創(chuàng)造良好的條件。

（三）搭建電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)

檔案管理信息服務(wù)工作的開展需要平臺(tái)的支撐，新時(shí)期在政務(wù)服務(wù)中心結(jié)合電子政務(wù)工作的需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的過程中，促進(jìn)電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)的系統(tǒng)構(gòu)建，能形成對(duì)電子檔案管理工作的積極影響作用，有助于優(yōu)化檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。同時(shí)在搭建電子檔案管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，按照政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要對(duì)平臺(tái)的功能進(jìn)行系統(tǒng)的創(chuàng)新和完善，能使平臺(tái)更好地支持電子政務(wù)的推進(jìn)和檔案管理工作的開展，也能對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新組織推進(jìn)形成良好的促進(jìn)作用，保障新時(shí)代背景下我國(guó)檔案管理工作的開展能形成良好的發(fā)展體系和組織模式。

一方面，要在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上按照政務(wù)服務(wù)中心電子政務(wù)檔案工作的需求，構(gòu)建檔案云服務(wù)模式，在平臺(tái)上自動(dòng)針對(duì)電子政務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，使檔案服務(wù)工作水平可以得到進(jìn)一步的優(yōu)化。同時(shí)，在管理實(shí)踐中，還要注意下放工作權(quán)限，可以將檔案管理功能向業(yè)務(wù)平臺(tái)轉(zhuǎn)移，進(jìn)一步發(fā)揮各部門積極配合檔案管理工作的重要作用，使電子政務(wù)檔案管理的效能得到進(jìn)一步提升，確保檔案管理工作的開展能為電子商務(wù)管理工作的開展服務(wù)[11]。

另一方面，要針對(duì)用戶需求開展調(diào)研活動(dòng)，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理部門要結(jié)合政務(wù)中心其他部門對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用的現(xiàn)實(shí)需求，不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保能提供多元化的、針對(duì)性的檔案管理資源服務(wù)，使檔案管理工作的開展能滿足個(gè)性化的需求，可以構(gòu)建統(tǒng)一完善的信息服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，面向重點(diǎn)人群實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案服務(wù)功能的系統(tǒng)開發(fā)，最大限度地提升檔案管理工作綜合影響力。這樣就能在服務(wù)平臺(tái)的支持下，使傳統(tǒng)檔案管理工作向平臺(tái)轉(zhuǎn)移，并且借助平臺(tái)功能的創(chuàng)新，有效促進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的系統(tǒng)優(yōu)化，使管理工作的開展能形成完善的發(fā)展規(guī)劃體系。

四、結(jié)語

綜上所述，政務(wù)服務(wù)中心綜合服務(wù)工作的開展需要檔案管理工作的支持，只有制定完善的檔案管理體系，促進(jìn)檔案資源在政務(wù)服務(wù)中心工作中的高效化利用，才能有效推動(dòng)檔案管理工作的高效化開展和系統(tǒng)化創(chuàng)新，為新時(shí)代背景下檔案管理工作體系的構(gòu)建提供良好的支持。

因此，新時(shí)期在有效組織開展檔案管理工作的過程中，可以重點(diǎn)對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的需求進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，從信息化管理模式建構(gòu)的角度針對(duì)具體管理工作的開展和創(chuàng)新進(jìn)行分析和探索，確保能打造全新的檔案管理服務(wù)模式，切實(shí)彰顯管理效能，借助檔案管理工作的科學(xué)組織規(guī)劃全面提升檔案資源的綜合利用率，為政務(wù)服務(wù)中心各項(xiàng)工作的開展奠定基礎(chǔ)。