淺談企業(yè)人事檔案管理中的風險與防范措施

四川省成都市西南油氣田分公司頁巖氣研究院 張靜

人力資源管理是企業(yè)管理工作的重點，人事檔案是人力資源管理的基礎(chǔ)，對人事檔案的正確管理及合理使用對人力資源管理工作提供合理依據(jù)及信息支撐。目前，科技發(fā)展及信息化時代的到來給人力資源管理工作也帶來了更多的挑戰(zhàn)。一個企業(yè)要想獲得長遠發(fā)展，人力資源管理工作需要提高整體管理水平，對人事檔案的管理工作提出更多、更高的要求。

隨著現(xiàn)代社會人才機制的不斷變化，人力資源管理對人事檔案管理工作的要求也在不斷更新與改進，人事檔案是記載員工基本信息及履歷等內(nèi)容的重要載體，不僅是人事任用的重要依據(jù)，同時對于維護正常的勞動關(guān)系、保障員工及用人單位權(quán)利起著重要的作用。但隨著社會的發(fā)展，人事制度改革以及人員流動性不斷加大，會導(dǎo)致部分人事檔案的缺失或信息不準確。其中不準確，不完善的信息檔案以及不正確地使用，可能導(dǎo)致人事管理出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)和員工帶來損失。在此針對人事檔案的管理工作中可能出現(xiàn)的風險問題做出分析，并探討在實際人事檔案管理中如何較好地解決問題，防范風險。

一、人事檔案管理流程中的風險

（一）人事檔案材料內(nèi)容空大，質(zhì)量欠佳

現(xiàn)代社會的進步要求人事檔案更加全面地反映員工多方面情況，但既往的人事檔案材料主要體現(xiàn)的是形式化的一般情況履歷、學歷等，不能突出體現(xiàn)道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和技術(shù)專長。

1．內(nèi)容真實度不夠

大多原因是大多數(shù)檔案是由個人填寫，由學校和單位人事機構(gòu)負責審核，由于相關(guān)信息證明不足，審核工作量大，人事信息的真實性、準確性不能得到保證，導(dǎo)致個別人因為入學、參工、入伍、晉升出現(xiàn)虛假不實信息問題，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性。

2．檔案的內(nèi)容填寫不完備

基礎(chǔ)信息包括履歷、學歷都不完整，主要原因是在人員升學、學校畢業(yè)分配，單位調(diào)配調(diào)動過程中人事檔案轉(zhuǎn)移不及時、不完整造成的，原所在學校、單位未能及時收集補充相關(guān)信息，就會造成上文所說的空檔、缺檔。

3．信息量少

不全面或者檔案的內(nèi)容過于臃腫。從內(nèi)容上看，對缺點和不良行為的記錄沒有或很少；除了缺檔，有的檔案填寫內(nèi)容空泛，個人總結(jié)和組織意見多是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。這在一定程度上使得企業(yè)在評價員工時出現(xiàn)偏差，影響企業(yè)的正常決策和判斷[1]。

（二）人事檔案的管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案丟件、損毀，主要原因有：

1．相關(guān)制度缺失或者不完善

一是相關(guān)制度不完善，由于檔案管理意識薄弱，未深刻認識到檔案管理的風險，檔案管理相關(guān)制度或者流程缺失或制定不完整，檔案管理工作無相關(guān)制度的制約，隨意性較大，導(dǎo)致人事檔案管理混亂。特別是現(xiàn)代電子信息技術(shù)的大力發(fā)展，無相關(guān)明確制度，導(dǎo)致電子資料缺少歸檔，未能有效分類和管理，造成泄露信息或者查閱困難。還有查閱制度的不完善，管理制度未對檔案借閱權(quán)限予以明確，未對檔案利用的不同類別（如閱覽，借出，復(fù)印，拷貝）的相關(guān)審批流程要求予以明確規(guī)定或者執(zhí)行不到位，反復(fù)查閱檔案的流程中責任沒落實到具體人員，不可避免地存在檔案資料能夠被無關(guān)人員接觸，或者導(dǎo)致原件受損、遺失、信息資料外泄等風險及困擾。

二是有相關(guān)制度，但執(zhí)行中不規(guī)范操作，如檔案資料借出未完成審批流程，檔案借閱登記表信息填寫不全（包括歸還時間、歸還人、經(jīng)辦人等），或借閱檔案很長時間未歸還，未見跟蹤信息或原因說明信息等，導(dǎo)致檔案管理人員無法有效跟蹤被借閱的檔案資料，借出的資料遺失而未能進行及時處理。

三是管理中還有對時間較長、按照規(guī)定非人事檔案歸檔材料未按規(guī)定退還或者及時移交文書檔案，導(dǎo)致占用人事檔案室，影響其他檔案的管理。

四是現(xiàn)有的制度沒有對電子檔案的安全性進行規(guī)定，導(dǎo)致電子資料損壞或被無關(guān)人員盜用，給企業(yè)造成損失，人員信息泄露等問題，沒有具體的懲處規(guī)定。

2．人事檔案資料收集歸檔不及時，保管不到位

一是由于各企業(yè)、單位生產(chǎn)、科研的工作強度大，大家對人事檔案工作的重要性了解不夠，人事檔案不能及時完善或者內(nèi)容不齊全，歸檔不及時。

二是由于電子信息化的大力發(fā)展，人事檔案歸檔有的選用電子檔案歸檔等各種因素，可能導(dǎo)致人事檔案中必要的重要信息沒有及時歸檔。

三是檔案特別是電子檔案的存放不符合要求，一些客觀因素或者人力不可抗拒的意外事件，可能使得原始電子檔案丟失、字跡褪色、霉變受潮受損，一些電子檔案出現(xiàn)后期無法讀取，都將會造成重要信息丟失。部分歸檔的資料因原件遺失而歸檔復(fù)印件，可能影響資料的真實性及后期使用[2]。

3．檔案的交接轉(zhuǎn)移中也存在一些問題

一是社會經(jīng)濟的發(fā)展，人員流動已經(jīng)成為一種常態(tài)，在人員流動的同時無法及時調(diào)動和管理其人事檔案，人事檔案有的在人才交流中心，有的還在原單位人事主管部門，有的在個人手中，甚至有造成檔案丟失的嚴重情況。

二是也有不少企業(yè)單位在招聘人才時，沒有把人事檔案及時交由相關(guān)職能部門保存，很容易出現(xiàn)檔案管理的盲區(qū)。以至于后續(xù)新的單位不能進行正常人事檔案的整理歸集補充資料等工作，人事檔案得不到嚴謹?shù)墓芾?，相關(guān)的人事管理工作也無法有效地進行開展。

4．人事檔案信息電子化過程中造成的管理遺漏

一是人事檔案紙質(zhì)材料歷時久遠，信息量龐大，人事檔案電子化是一項繁重的工作任務(wù)。由于檔案信息電子化是在計算機錄入紙質(zhì)材料內(nèi)容，是純粹的計算機操作，工作量大，管檔單位會委托一些外協(xié)機構(gòu)或聘用臨時人員有償進行該項工作，這樣就會出現(xiàn)錄入操作人員由于對實際工作的不熟悉或者有的臨時人員責任心不強，造成錄入信息錯誤、紙質(zhì)材料丟失或者檔案信息泄露的情況。

二是檔案信息電子化需要容量龐大的數(shù)據(jù)庫存儲，如果沒有建立系統(tǒng)安全防火墻，很容易被木馬病毒植入侵入，造成檔案信息外泄丟失。如果電子人事檔案的檔案資料沒有安全可靠的備份，或被病毒侵入，出現(xiàn)丟失損壞，修補和恢復(fù)困難的情況下，會造成無法挽回的損失。

5．當需要查詢檔案時

由于檔案管理不規(guī)范，在查閱檔案量巨大時，如果沒有配備相關(guān)的檢索工具，就需花費較多的時間和精力檢索；由于人事檔案電子信息化工作還處于進行中，大部分人事檔案并沒有完全電子化，不同步的信息化也給檔案查詢帶來一定困難。

二、改進人事檔案管理工作，防范風險

針對人事檔案管理存在的各類問題，為了防范因此引發(fā)的風險，結(jié)合當前管理水平與實際，單位可通過提高人事檔案的質(zhì)量、完善人事檔案管理制度及優(yōu)化管理流程等方面進行改進與完善，加強檔案管理，以防范風險。所以對人事檔案管理工作提出以下幾點防范措施。

（一）從三方面著手提高人事檔案材料的質(zhì)量

1．檔案工作人員思想及專業(yè)素質(zhì)的提高

人事檔案管理工作人員是檔案工作的主體，增強人事檔案工作質(zhì)量的首要就是管理人員的合理配備，應(yīng)當選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強的黨員干部從事人事檔案管理工作，嚴格篩查從業(yè)人員能力，強化管理人員的思想意識，要正確認識到檔案管理工作的重要性，樹立牢固的責任意識，堅守職業(yè)道德，嚴格把住檔案信息管理的安全關(guān)；要不斷提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，管理人員不僅要通過不斷的學習掌握較高的專業(yè)知識，還要拓寬知識面，更新現(xiàn)代科技信息技術(shù)知識，提升自身的綜合素質(zhì)，從而提高檔案管理水平；檔案管理員還要加強風險意識，不斷在學習和工作中積累經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)工作過程中的問題，提出合理化建議，堵住管理中的漏洞，起到規(guī)避風險的積極作用，才能高效優(yōu)質(zhì)完成檔案管理工作。

2．及時完善人事檔案，杜絕虛假信息，確保其真實性

人事檔案在流轉(zhuǎn)、收集、補充過程中可能出現(xiàn)信息失真或缺損情況，人事檔案管理工作應(yīng)該充分重視人事檔案信息的完整性、準確性。定期對在職人員的人事檔案信息進行補充、審核，對于在人員流動、人事變動時新增加的人事檔案信息，人力資源管理部門及時傳遞，確保檔案信息完整、真實。人事檔案中必要的基本資料必須有，不能無故缺失，比如三齡一歷的相關(guān)材料證明等，必須從實際出發(fā)，實事求是，個人基本信息要與本人情況一致，且清晰明了，不能出現(xiàn)差錯。否則一旦發(fā)生勞動糾紛，很可能由于在人事檔案中某一資料的缺失或者虛假，使企業(yè)或者員工的合法權(quán)利權(quán)益得不到保證。干部人事檔案要定期進行審核，在審核中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定及時進行整改和處理。涉及干部個人信息重新認定的，應(yīng)當及時通知干部所在單位和干部本人。檔案中要注意到的材料有：人事檔案中涉及需要員工簽名的文件、資料等，一定要員工本人進行確認簽字，不能隨意缺失或者代簽。

比如：勞動合同、法律文書送達地址確認書，員工手冊及各項制度的員工閱讀及承諾的簽字確認，以及培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等的員工簽字。人事檔案的時效性。這一點常被很多企業(yè)忽略，導(dǎo)致出現(xiàn)了問題后才亡羊補牢，使得企業(yè)、員工的權(quán)利利益受損。所以要特別注意建檔以及簽字的時效性，不能過期或者該簽不簽。

比如：勞動合同的續(xù)簽訂、員工試用期評估和轉(zhuǎn)正辦理等。如果在發(fā)生法律糾紛時，完整及時的簽字材料會成為有效的證據(jù)保護企業(yè)或者員工的合法權(quán)益。做好相應(yīng)的保密和查閱權(quán)限管理，妥善保存及保管等工作。人事檔案中涉及的薪資、競業(yè)協(xié)議等關(guān)乎企業(yè)機密的文件，一旦被泄露，直接會導(dǎo)致企業(yè)和員工關(guān)系不穩(wěn)定，以及可能損害企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的利益[3]。

3．入檔能全面反映個人素質(zhì)的檔案材料

人才的教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評鑒的重要基礎(chǔ)是人事檔案，所以，能全面反映身體、知識、能力、心理等各方面素質(zhì)的材料才是高質(zhì)量的人事檔案，特別是個人心理素質(zhì)（個性、合作與團隊精神、創(chuàng)新意識）和能力素質(zhì)的材料在現(xiàn)代管理學中是需要重點補充的內(nèi)容，要避免“千人一面”材料入檔。

各類材料要完善，不僅是一般履歷、干部基本信息審核認定、干部人事檔案任前審核登記表、表彰和嘉獎等材料，還要包括政治歷史情況審查，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責任審計、離任審計的審計結(jié)果及整改情況等材料，特別是有違規(guī)、違紀、違法、處理、處分類材料以及撤銷獎勵等必須及時入檔。保證入檔能反映個人全面素質(zhì)的檔案材料，才能為人事管理工作提供良好的幫助。

（二）將現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進行有效的完善、改革和創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)從“人治”走向“法治”，健全法制規(guī)章，依法依規(guī)管理才能促進可持續(xù)發(fā)展。管理制度必須不斷進行改革與完善，以防范管理流程中的風險。所以健全完善各項規(guī)章制度，做到工作有制度、操作有程序、流程可控、責任可追。人事檔案管理體系的日益完善，才能使企業(yè)、個人信息安全得到保障，人才發(fā)揮專業(yè)價值，企業(yè)也得到健康發(fā)展。

綜上所述，從以下幾方面建議對現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進行有效的改革和創(chuàng)新，提高人事檔案管理水平。

（1）建立健全有效的人事檔案管理制度，完善管理辦法。對一些現(xiàn)有的制度規(guī)定、標準流程進行不斷的補充完善，并及時制定新的制度、工作流程和工作標準，在實際工作中對規(guī)章制度進行持續(xù)漸進式的改進，不斷優(yōu)化。建立適應(yīng)時代要求和本單位實際情況的人事檔案管理體制，制定人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、查閱借閱制度等，做到有據(jù)可依。為優(yōu)化人力資源配置、提高事業(yè)發(fā)展水平起到積極的推動作用。

（2）有了完善的制度，如果執(zhí)行不到位就是如同虛設(shè)，所以還必須抓好規(guī)章制度的學習、宣傳和貫徹執(zhí)行，不僅是各級檔案管理人員，還包括利用人事檔案的人員，明白嚴格按照規(guī)章制度、工作標準、工作流程執(zhí)行的必要性和重要性，一定要做到章法觀念牢固，保證嚴格按照各項規(guī)章制度貫徹落實，做好規(guī)范化管理工作，杜絕違規(guī)問題發(fā)生。

（3）明確各級責任人，各級責任人負有申請、執(zhí)行、審批、監(jiān)督的責任，嚴格要求自己和流程中各級人員，自覺用制度管人、用制度管事，用制度規(guī)范工作，各項工作程序化。規(guī)章制度制定以后，一定要認真貫徹執(zhí)行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規(guī)定手續(xù)辦事，做到用制度規(guī)范行為、有法必依、執(zhí)法必嚴。對各種利用檔案進行造假或謀取私利現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴加處理，做到違法必究。

（三）深入開發(fā)和利用人事檔案信息資源，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理工作中的運用

（1）挖掘人事檔案信息的價值，深入開發(fā)和利用人事檔案信息資源。人事檔案信息記錄了該企業(yè)員工既往的履歷、業(yè)績等，企業(yè)應(yīng)該積極挖掘人力檔案信息的價值，開發(fā)并高效利用人事檔案信息對人力資源工作順利展開的積極作用，將人事檔案充分運用于錄聘用、考核、考察、任免、調(diào)配、選人用人、職級晉升、職稱評聘、人才引進培養(yǎng)、違規(guī)選人用人問題查核及涉嫌違法犯罪的調(diào)查取證、案件查辦等。當然，人事檔案信息不能作為企業(yè)用人的唯一標準，但企業(yè)在人才利用及人事調(diào)配時必須參考人事檔案信息，對職員加以充分了解，進而更加科學地配置企業(yè)人力資源，提升企業(yè)人力資源管理工作水平。

（2）提高對人事檔案信息資源的整合，促進人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、自動化及智能化，進而提升企業(yè)人事檔案信息管理工作質(zhì)量及效率。應(yīng)積極利用現(xiàn)代計算機信息技術(shù)來開展人事檔案管理工作，提高信息資源的整合，為提升企業(yè)人力資源管理工作服務(wù)。

一是推動人事檔案的信息化建設(shè)，健全并完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案電子信息庫，建立完善的信息并完成管理、利用等。利用現(xiàn)代信息技術(shù)將人事檔案管理工作更智能信息化，更利于管理、更新及傳遞。這樣一來就能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的整合，提高資源利用效率。加快信息化建設(shè)步伐的同時，要做好信息的保存、備份以及建立相應(yīng)的系統(tǒng)防火墻等措施，保證信息資源的安全性，防止信息的泄露。

二是加大力度培養(yǎng)人事檔案數(shù)字化管理人才，加強專業(yè)人才的引進以及信息技術(shù)培訓(xùn)工作，為信息化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。著重提高管理人員擁有數(shù)字化操作能力與管理能力，確保管理人員具備檔案專業(yè)知識的能力，也能利用計算機進行檔案檢索、查詢、分析、提取與利用，更好實現(xiàn)人事檔案信息資源的整合。

三、結(jié)束語

從現(xiàn)在人事檔案管理的工作來看，還存在許多管理上的不足，可能引發(fā)人事管理的風險，需要在管理工作中不斷進行調(diào)整并加以完善。

只有不斷提高，順應(yīng)社會的發(fā)展和需求，才能更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源改革中的積極作用，增強企業(yè)在市場中的競爭力。