關(guān)于物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化策略的若干思考

劉燕文 深圳市航天物業(yè)管理有限公司

一個(gè)物業(yè)公司若要獲得可持續(xù)發(fā)展，那么其中一個(gè)關(guān)鍵性的因素就在于積極開展財(cái)務(wù)管理工作，從而使得物業(yè)公司免受外界因素的影響。隨著信息化技術(shù)水平的不斷提升，各種信息技術(shù)均廣泛地應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)管理之中，其所獲得的信息化渠道也越來越多，目前很多物業(yè)公司信息化程度均非常高，從根本上提升了財(cái)務(wù)管理工作的效率，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程。本文著重闡述了當(dāng)前時(shí)期下我國物業(yè)公司如何強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理信息化，從而促進(jìn)公司財(cái)務(wù)管理效率的提升。

一、當(dāng)前時(shí)期下物業(yè)公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要意義分析

（一）使得物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理部門工作效率顯著提升

財(cái)務(wù)管理過程之中，面對(duì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息非常大，工作量也較多，而且因?yàn)橄嚓P(guān)原因很容易出現(xiàn)各種各樣的問題。然而，財(cái)務(wù)信息技術(shù)地出現(xiàn)，促使財(cái)務(wù)管理效率以及質(zhì)量得以顯著提高，工作人員再也無需像以往那樣面臨海量的信息數(shù)據(jù)開展財(cái)務(wù)管理方面的工作，這樣不僅能夠在很大程度上規(guī)避各種錯(cuò)誤的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，而且還能夠使得財(cái)務(wù)工作相關(guān)人員更加關(guān)注管理工作。使得財(cái)務(wù)管理人員能夠?qū)⒕劢褂谛畔⒓夹g(shù)地實(shí)際應(yīng)用及其應(yīng)用成果方面，從中將其中的規(guī)律以及實(shí)際內(nèi)容加以總結(jié)和分析，從而管理者能夠從中汲取更多的管理經(jīng)驗(yàn)，獲得更多管理方面的經(jīng)驗(yàn)。最終，在信息技術(shù)的大力應(yīng)用下，財(cái)務(wù)管理部門的工作效率、管理效率顯著提升，物業(yè)公司整體運(yùn)營(yíng)水平顯著改善。

（二）促進(jìn)物業(yè)公司經(jīng)濟(jì)效益水平地顯著提升

物業(yè)公司在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過程當(dāng)中，極有可能存在不合理的開支以及浪費(fèi)等情況，從而使得物業(yè)公司經(jīng)濟(jì)效益水平下降，而物業(yè)公司通過開展全面預(yù)算管理工作，從而有效規(guī)避此種問題的出現(xiàn)，合理運(yùn)用資金，經(jīng)營(yíng)成本水平顯著下降，從而提高了物業(yè)公司的經(jīng)濟(jì)效益水平，增強(qiáng)物業(yè)公司綜合實(shí)力。

（三）促進(jìn)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理水平顯著提高

物業(yè)公司關(guān)注財(cái)務(wù)管理，不僅是要對(duì)財(cái)務(wù)管理本身加以關(guān)注，還應(yīng)該積極關(guān)注財(cái)務(wù)管理所牽涉的相關(guān)范圍及內(nèi)容，這主要是由于財(cái)務(wù)管理還牽涉物業(yè)公司的資金支配等方面的工作。而資金合理支配關(guān)乎著物業(yè)公司成本控制以及市場(chǎng)布局等方面，所以說，財(cái)務(wù)管理關(guān)乎著物業(yè)公司整體發(fā)展以及今后的規(guī)劃等。隨著物業(yè)公司信息化管理程度越來越深入，財(cái)務(wù)管理已經(jīng)進(jìn)入了智能化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)之下。所有相關(guān)財(cái)務(wù)信息均可以經(jīng)過信息化入口轉(zhuǎn)化為數(shù)字化地信息內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)等。此外，此種類型的存儲(chǔ)與傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式存在較大的差異性，在實(shí)際過程中應(yīng)該將存儲(chǔ)進(jìn)行分類處理，并對(duì)其進(jìn)行一定的排序。所以說，將信息化作為根本手段，物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理工作效率得到顯著提升，物業(yè)公司整體管理效率與質(zhì)量也隨之而顯著提高，管理水平顯著提高。

二、新時(shí)期下物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理存在的問題分析

（一）物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行水平普遍不高

當(dāng)前，我國很多物業(yè)公司均存在財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行效率及水平低下的問題，主要體現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：（1）物業(yè)公司在財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行管理意識(shí)方面的水平不高。目前，很多物業(yè)公司尚未健全工作機(jī)制，管理人員對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)狀況關(guān)注度過高，在財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行方面卻不盡如人意，從而使得這項(xiàng)工作處于一種形式化的狀態(tài)，甚至還有管理層認(rèn)為此項(xiàng)工作與財(cái)務(wù)管理工作相關(guān)性不大，且與公司業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系不夠密切。還有一些觀點(diǎn)認(rèn)為：財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行工作會(huì)對(duì)物業(yè)公司的發(fā)展產(chǎn)生束縛效應(yīng)，會(huì)使得物業(yè)公司工作效率低下，不能更好地提供物業(yè)服務(wù)，難以滿足市場(chǎng)發(fā)展需求。在這樣的意識(shí)下，財(cái)務(wù)內(nèi)控形式化十分嚴(yán)重，不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，而且還會(huì)導(dǎo)致物業(yè)公司中長(zhǎng)期管理目標(biāo)無法按時(shí)實(shí)現(xiàn)。（2）物業(yè)公司制定的財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行目標(biāo)未能落實(shí)到位。雖然有一些物業(yè)公司制定了財(cái)務(wù)內(nèi)控目標(biāo)，但是由于形式化比較嚴(yán)重，導(dǎo)致這些公司財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行目標(biāo)未能真正落到實(shí)處。對(duì)此，物業(yè)公司就應(yīng)該積極構(gòu)建規(guī)范化的財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行體系。但是，新形勢(shì)下大多數(shù)物業(yè)公司均未能很好地落實(shí)財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行相關(guān)工作，主要原因在于執(zhí)行部門僅僅為財(cái)務(wù)部門，物業(yè)公司高層管理者對(duì)于財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行管理工作的重視度不足，這就會(huì)使得相關(guān)財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行人員開展財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行工作只是一種形式化，其操作方式不夠科學(xué)、規(guī)范。

（二）未能構(gòu)建一套完善的全面預(yù)算管理體系

全面預(yù)算管理體系的構(gòu)建對(duì)物業(yè)公司管理效果以及發(fā)展會(huì)產(chǎn)生一定的影響。若物業(yè)公司未能構(gòu)建一套完善的全面預(yù)算管理體系，就會(huì)對(duì)自身發(fā)展造成一定的影響。當(dāng)前時(shí)期下，物業(yè)公司在構(gòu)建全面預(yù)算管理體系方面并未投入過多的精力。從整體上而言，物業(yè)公司并未構(gòu)建完善的全面預(yù)算管理體系。主要表現(xiàn)為：物業(yè)公司管理人員很少參與和關(guān)注全面預(yù)算管理方面的工作，極易引起物業(yè)公司自身出現(xiàn)全面預(yù)算管理工作混亂等方面的問題。同時(shí)，物業(yè)公司未構(gòu)建全面預(yù)算管理部門及其構(gòu)建責(zé)任機(jī)制等，那么在落實(shí)全面預(yù)算管理任務(wù)方面就會(huì)嚴(yán)重缺乏。同時(shí)，物業(yè)公司部門與部門之間缺乏必要的溝通及聯(lián)系，從而使得全面預(yù)算管理工作出錯(cuò)率顯著提高?？傊?，在未構(gòu)建全面預(yù)算管理體系的條件下，物業(yè)公司全面預(yù)算管理工作不能順利實(shí)施與開展。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建一套健全的全面預(yù)算管理體系。

（三）信息系統(tǒng)嚴(yán)重滯后

物業(yè)公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建不僅需要構(gòu)建一套完善的管理制度，尚需先進(jìn)的信息技術(shù)作為重要支撐。目前，相當(dāng)一部分物業(yè)公司雖然構(gòu)建信息化系統(tǒng)，然而未能實(shí)時(shí)更新財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，從而使其很難與物業(yè)公司現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理方面的需求完全相符。由于信息系統(tǒng)處理過程耗時(shí)較長(zhǎng)、信息處理速度較慢，從而使得財(cái)務(wù)管理效率明顯下降。此外，還存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)與現(xiàn)有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息之間不相符等方面的突出性問題，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作開展極為不利。

（四）未能構(gòu)建一套完善的財(cái)務(wù)管理制度

目前，信息化技術(shù)在物業(yè)公司管理中的應(yīng)用變得越來越深入，職務(wù)侵占行為也變得越來越普遍，而且還呈現(xiàn)出隱蔽化以及智能化等方面的特點(diǎn)，物業(yè)公司未將財(cái)務(wù)管理人員崗位職責(zé)進(jìn)行合理化地設(shè)置，權(quán)力過于集中，每個(gè)崗位不能做到互相牽制以及互相監(jiān)督等局面。常常發(fā)生財(cái)務(wù)管理人員利用職務(wù)權(quán)限，挪用以及侵占物業(yè)公司的財(cái)務(wù)，故意將物業(yè)公司財(cái)產(chǎn)據(jù)為己有，會(huì)導(dǎo)致物業(yè)公司出現(xiàn)重大損失，而且補(bǔ)救措施為時(shí)過晚，那么對(duì)物業(yè)公司造成的影響也是非常大的。

三、當(dāng)前時(shí)期下物業(yè)公司構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的具體策略

（一）構(gòu)建一套完善的物業(yè)公司全面預(yù)算管理制度

物業(yè)公司全面預(yù)算管理制度存在一定的復(fù)雜性與特殊性，因此，在后續(xù)的管理過程中，還應(yīng)該強(qiáng)化完善制度體系，確保全面落實(shí)全面預(yù)算管理制度。結(jié)合物業(yè)公司管理模式與行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，有效分析物業(yè)公司預(yù)算執(zhí)行力，對(duì)物業(yè)公司成本經(jīng)營(yíng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以確定，不斷完善全面預(yù)算管理制度體系。具體措施如下：（1）構(gòu)建完善的預(yù)算控制體系，授權(quán)預(yù)算組織及機(jī)構(gòu)，促進(jìn)全面預(yù)算管理工作有效實(shí)施；（2）制定完善的預(yù)算報(bào)告制度，使得預(yù)算在監(jiān)督下實(shí)施，更好地發(fā)掘其中的問題，并采取相應(yīng)的措施加以應(yīng)對(duì)。

（二）優(yōu)化以及完善物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度

制度是任何工作得以順利實(shí)施與開展的“綱”。物業(yè)公司應(yīng)該注意科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)管理人員崗位，對(duì)于不相容的崗位，設(shè)置時(shí)應(yīng)堅(jiān)持“互相分離”的基本原則，內(nèi)部相互牽制，制定完善的物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度，并嚴(yán)格按照制定的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行實(shí)施與執(zhí)行。物業(yè)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)該對(duì)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理部門日常業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行監(jiān)督性檢查，科學(xué)評(píng)估其中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，并針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施加以應(yīng)對(duì)，并實(shí)施監(jiān)督。積極引導(dǎo)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理人員樹立正確的價(jià)值觀念，做到整齊劃一以及上下同欲。在選拔財(cái)務(wù)管理人才時(shí)，應(yīng)該堅(jiān)持對(duì)其綜合素質(zhì)進(jìn)行深入考察。

（三）基于財(cái)務(wù)管理角度強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

物業(yè)公司管理者應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)給予高度重視以及密切關(guān)注，強(qiáng)化這個(gè)方面的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的投入力度，淘汰傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，配齊專業(yè)化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)維工作人員，積極開發(fā)系統(tǒng)日常報(bào)錯(cuò)以及財(cái)務(wù)人員提出的系統(tǒng)改進(jìn)需求?；谪?cái)務(wù)管理角度，將物業(yè)公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合，打破傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù)信息壁壘。財(cái)務(wù)管理人員能夠在平臺(tái)上面對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)等進(jìn)行查詢，促使其工作效率與質(zhì)量顯著提高，財(cái)務(wù)核算工作更進(jìn)一步精細(xì)化。同時(shí)，還應(yīng)該采取大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等對(duì)充實(shí)財(cái)務(wù)信息化工作，更好地為物業(yè)公司服務(wù)。

（四）多措并舉構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)內(nèi)控體系

具體對(duì)策如下：（1）構(gòu)建一套完善的審計(jì)保障體系。積極設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門，對(duì)物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控異常狀況進(jìn)行及時(shí)審計(jì)、追查，增強(qiáng)審計(jì)強(qiáng)度，促使物業(yè)公司自身管理水平顯著提升。（2）不斷將財(cái)務(wù)內(nèi)控機(jī)制加以優(yōu)化與完善。物業(yè)公司應(yīng)該與自身發(fā)展現(xiàn)狀相結(jié)合，科學(xué)合理設(shè)置財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，將相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行科學(xué)配置，結(jié)合實(shí)際的內(nèi)控工作細(xì)節(jié)，制定崗位輪值制度，促使財(cái)務(wù)內(nèi)控工作水平顯著提高。如：物業(yè)公司管理人員應(yīng)該全面地了解和把握內(nèi)部會(huì)計(jì)工作內(nèi)容以及控制職責(zé)，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)相關(guān)人員工作積極性，使其能夠?qū)?nèi)控體系各項(xiàng)規(guī)定嚴(yán)格遵守。為了能夠更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)內(nèi)控的效用，構(gòu)建有效的監(jiān)督機(jī)制，將內(nèi)部審計(jì)制度加以完善，設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，獨(dú)立發(fā)揮監(jiān)督職能，將財(cái)務(wù)內(nèi)控工作中存在的問題與不足之處及時(shí)加以發(fā)掘，從而促進(jìn)物業(yè)公司管理水平顯著提高。

四、結(jié)論

綜上所述可以得知，當(dāng)前時(shí)期下我國物業(yè)公司取得了較快發(fā)展與進(jìn)步。物業(yè)公司傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理存在著諸多方面的突出性問題亟待解決，諸如：物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控執(zhí)行水平低下、未能構(gòu)建一套完善的全面預(yù)算管理體系、信息系統(tǒng)嚴(yán)重滯后、未能構(gòu)建一套完善的財(cái)務(wù)管理制度等方面的突出性問題，嚴(yán)重阻礙了物業(yè)公司快速發(fā)展與進(jìn)步。對(duì)此，物業(yè)公司應(yīng)該借助信息技術(shù)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理信息化管理，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，促進(jìn)公司可持續(xù)發(fā)展。