創(chuàng)新意識在事業(yè)單位綜合檔案管理中的應(yīng)用研究

鄭黎明 周穎 王穎

（保定市人才交流服務(wù)中心）

為了與現(xiàn)代社會的發(fā)展需求相適應(yīng)，事業(yè)單位需要積極改進自身的檔案管理工作，合理采取管理措施。而在事業(yè)單位綜合檔案管理工作的實際開展過程中，通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)，可以有效實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，使其由傳統(tǒng)人工化和紙質(zhì)化的檔案管理模式，有效轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和信息管理的方式。對此，相關(guān)檔案管理工作人員需要具有良好的創(chuàng)新意識，積極創(chuàng)新檔案管理工作方法，從而提高檔案管理工作質(zhì)量，促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)、信息化等技術(shù)的有效推廣與運用，事業(yè)單位的檔案管理工作，也面臨著全新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。通過有效應(yīng)用信息技術(shù)和創(chuàng)新傳統(tǒng)管理技術(shù)，可以使事業(yè)單位的綜合檔案管理工作質(zhì)量和效率得到有效提升。事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案資料管理工作，通常采取人工管理的方式，而檔案資料的主要載體為紙張。隨著事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴大，相關(guān)檔案資料的數(shù)量也在不斷增加，因此傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已無法滿足事業(yè)單位的檔案管理需求。對此，需要在事業(yè)單位綜合檔案管理工作中有效運用創(chuàng)新理念，以此來使檔案管理工作得到突破性的發(fā)展。具體而言，相關(guān)事業(yè)單位可以計算機為檔案管理的主要載體，以此來使紙質(zhì)檔案的保存空間得到節(jié)省，同時在信息共享、文件傳輸以及資料借閱等方面還有著明顯優(yōu)勢，可以使相關(guān)信息資源的利用效率得到有效提升，進一步提高事業(yè)單位的綜合檔案管理水平。

二、事業(yè)單位綜合檔案管理原則

（一）規(guī)范性和靈活性相統(tǒng)一

相關(guān)事業(yè)單位在實際開展綜合檔案管理工作時，需要嚴格按照我國的相關(guān)標準和要求進行落實，以此來促進綜合檔案管理的規(guī)范化和標準化開展。與此同時，在具體開展檔案管理工作時，應(yīng)對不同事業(yè)單位的工作內(nèi)容和性質(zhì)進行充分考慮，明確其差異所在，以此來保證檔案管理工作的針對性，有效統(tǒng)一檔案管理的靈活性與規(guī)范性。

（二）兼顧職責權(quán)益

對于事業(yè)單位的綜合檔案管理部門而言，其需要嚴格履行自身職責，并要兼顧職責與權(quán)益，對各崗位的實際工作內(nèi)容與責任進行明確，確保能夠按照具體要求嚴格執(zhí)行各項工作，防止有權(quán)責不清的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）制定與執(zhí)行并重

現(xiàn)如今，我國事業(yè)單位正在有效推進內(nèi)部改革，這對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。在此背景下，事業(yè)單位需要同步創(chuàng)新綜合檔案管理的相關(guān)制度、機制以及工作方法，并要嚴格落實相關(guān)制度，合理優(yōu)化與完善具體的檔案管理工作，以此來使檔案管理工作質(zhì)量得到有效提高。

（四）靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合

針對事業(yè)單位的綜合檔案管理進行分析，該類工作需要做到與時俱進，緊隨時代的發(fā)展步伐合理進行調(diào)整，及時轉(zhuǎn)變管理理念，有效創(chuàng)新工作方式，同時還需要提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在此過程當中需要有效實現(xiàn)動態(tài)與靜態(tài)的有機結(jié)合，確保檔案管理工作能夠與國際和網(wǎng)絡(luò)相接軌，以此來創(chuàng)新檔案管理模式，發(fā)揮出綜合檔案管理工作具有的重要作用[1]。

三、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）忽視檔案管理工作的重要性

目前，我國部分事業(yè)單位的相關(guān)管理人員，未高度重視檔案管理工作的有效開展，也未全方位地了解內(nèi)部檔案管理制度以及管理方式。在實際的檔案管理工作中，管理層往往更為重視人才的引進與培養(yǎng)等工作。而檔案管理人員通過長期工作，已習(xí)慣了人工檔案管理這一方式，這也使其思維有所局限，未對檔案管理工作的創(chuàng)新產(chǎn)生足夠重視，也未深刻認識到創(chuàng)新檔案管理模式的重要性。該部分人員往往缺乏對新知識和新鮮事物的學(xué)習(xí)與了解熱情，自身的思想意識也相對落后，未能有效結(jié)合時代的發(fā)展趨勢，進而降低了自身的檔案管理工作質(zhì)量[2]。

（二）檔案管理制度不夠完善

結(jié)合事業(yè)單位綜合檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，可以發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位的檔案管理制度和規(guī)范還相對單一化，所采取的檔案管理方式，未充分結(jié)合單位的實際發(fā)展情況，這也導(dǎo)致其管理工作與自身發(fā)展需求不符。與此同時，還有一些管理人員未對此項工作產(chǎn)生足夠重視，而單位自身也未對檔案管理工作的開展提供充足資金支持，員工的獎懲機制不夠健全，進而導(dǎo)致在實際工作中員工的工作態(tài)度相對懶散，往往容易安于現(xiàn)狀。除此之外，部分事業(yè)單位雖對檔案管理工作的作用進行發(fā)揮，并采取相關(guān)措施對檔案管理方式進行創(chuàng)新，但還存在系統(tǒng)性不足的問題，未能明確劃分職責范圍，相關(guān)管理工作也缺乏執(zhí)行力度[3]。

（三）檔案管理模式缺乏創(chuàng)新意識

在我國進入信息化時代后，通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以使傳統(tǒng)工作方式得到極大改變。但目前，部分事業(yè)單位由于缺乏足夠的創(chuàng)新意識，進而對檔案管理模式的創(chuàng)新未能產(chǎn)生正確認識，這也導(dǎo)致相關(guān)單位的檔案管理意識和管理方式相對落后，對檔案管理工作的實際開展效率產(chǎn)生影響，無法維持檔案管理的良好開展狀態(tài)。

（四）檔案管理的專業(yè)性人才缺乏

對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作質(zhì)量具有直接影響。通過確保相關(guān)管理人員具有較高的專業(yè)水平和較強的工作能力，可以進一步保障檔案管理工作質(zhì)量與效率。但結(jié)合目前事業(yè)單位的檔案管理人員現(xiàn)狀來看，可以發(fā)現(xiàn)一些單位所采用的人才招聘機制相對單一，存在嚴重的人員老齡化問題，缺乏具有較高專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)秀人才，進而對事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作造成了嚴重阻礙。在以往事業(yè)單位的檔案管理工作開展過程當中，其相關(guān)工作內(nèi)容相對枯燥，而且十分繁雜，相關(guān)管理人員需要不斷裝訂檔案材料，并要確保檔案內(nèi)容的完整性與真實性。而隨著時代的快速發(fā)展，相關(guān)檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，已無法滿足現(xiàn)今階段的工作要求，尤其對信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠科學(xué)與有效。除此之外，一些事業(yè)單位由于未及時創(chuàng)新人才招聘工作模式、機制以及管理制度，進而導(dǎo)致單位自身缺乏相關(guān)的信息化專業(yè)人才[4]。

四、創(chuàng)新意識在事業(yè)單位綜合檔案管理中的實際應(yīng)用

（一）加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)

隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)緊隨時代的發(fā)展步伐，有效創(chuàng)新綜合檔案管理工作，同時還應(yīng)加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)，對當前形勢下檔案管理工作中的重點和難點內(nèi)容進行充分了解，并采取合理建設(shè)與規(guī)劃等相關(guān)方式，確保檔案信息化管理工作的有效開展。在這一背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作可以得到創(chuàng)新發(fā)展，并顯著提高檔案管理工作質(zhì)量。為了使此目標得到有效實現(xiàn)，相關(guān)工作人員應(yīng)對檔案信息化管理方面的專業(yè)知識與技能進行掌握。以某事業(yè)單位為例，首先，事業(yè)單位需要加強建設(shè)電子檔案，從而使相關(guān)數(shù)據(jù)能夠在互聯(lián)網(wǎng)平臺得到有效共享與傳輸。事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)在電子檔案建設(shè)方面加大投入，為其提供充足的人才、技術(shù)和資金，而且還需要對相關(guān)硬件配置加以完善，強化人員的專業(yè)培訓(xùn)。其次，相關(guān)工作人員需要具有良好的互聯(lián)網(wǎng)思維，對自身的思想意識進行轉(zhuǎn)變。對于檔案管理工作的信息化建設(shè)而言，其并非是為了事業(yè)單位盈利，而是要使檔案管理工作質(zhì)量和效率得到提升，從而促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。再次，相關(guān)管理人員應(yīng)對新時代背景下的檔案管理工作方法進行掌握，并對檔案管理未來的發(fā)展做好規(guī)劃，從而為相關(guān)工作開展打好基礎(chǔ)。最后，相關(guān)管理人員應(yīng)有效結(jié)合紙質(zhì)檔案與電子檔案，并結(jié)合單位的實際需求，對網(wǎng)絡(luò)管理平臺進行建立[5]。

（二）創(chuàng)新工作思路

對于事業(yè)單位的綜合檔案管理工作而言，其在短時間內(nèi)難以看到具體成效，這也使該項工作具有系統(tǒng)性和長期性的特點。由于檔案管理無法帶來直觀效應(yīng)，這也使得事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)容易對該項工作產(chǎn)生忽視。在實際開展綜合檔案管理工作時需要體力和腦力并存，并要對檔案管理部門與其他部門間的關(guān)系進行合理協(xié)調(diào)，從而使相關(guān)檔案資料的實際利用率得到提升。例如，事業(yè)單位應(yīng)加強宣傳工作，對檔案管理的相關(guān)主題活動進行組織，具體包括經(jīng)驗分享交流會議以及知識競賽等，從而使相關(guān)從業(yè)人員自身的責任意識和職業(yè)意識得到提升。領(lǐng)導(dǎo)班子則需要充分發(fā)揮自身的模范帶頭作用，并要對檔案管理工作的重要性產(chǎn)生正確認識，充分借鑒與學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位的成功經(jīng)驗和先進工作理念，從而有序和系統(tǒng)化地開展綜合檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新工作模式

在創(chuàng)新事業(yè)單位的綜合檔案管理工作時，需要嚴格按照雙向制約的方向進行改革。具體來說，需要將事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和職工作為具體制約對象，以此來規(guī)范化開展此項工作。在過去由于事業(yè)單位的檔案數(shù)量和類型相對較少，因此通常采用紙質(zhì)檔案的形式，并將相關(guān)檔案資料保存在庫房中。隨著時代的快速發(fā)展，事業(yè)單位自身的發(fā)展規(guī)模也在不斷擴大，并有效拓展了自身的業(yè)務(wù)范圍，這也極大地增加了單位檔案數(shù)量，檔案類型也變得更加多樣化。在此背景下，如采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，則無法有效保證檔案工作質(zhì)量與效率。因此，應(yīng)對檔案管理工作模式進行有效創(chuàng)新，具體可對分卷立冊的管理模式進行推廣，采取分類登記的方式，防止由于檔案資料分散而出現(xiàn)管理混亂現(xiàn)象。與此同時，我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使其在許多領(lǐng)域當中都得到了有效運用，并取得了十分顯著的成果。事業(yè)單位也應(yīng)對先進的科學(xué)技術(shù)進行有效應(yīng)用，如可將信息技術(shù)結(jié)合綜合檔案管理，對電子檔案、紙質(zhì)檔案的雙軌制管理方式進行采用。在此過程中需要相關(guān)事業(yè)單位增大資金投入，并引進專業(yè)人才，對相關(guān)硬件設(shè)施加以完善，以此來為檔案的信息化管理提供支持。相關(guān)檔案管理人員需要對計算機和掃描儀等設(shè)備進行有效運用，掃描相關(guān)資料，并將其在系統(tǒng)不同類目中錄入，方便后期開展查詢工作。而通過信息平臺的構(gòu)建，可以極大地提升信息資料的實際傳輸效率，并使信息孤島得到有效打破，提高單位自身的檔案管理工作成效[6]。

（四）創(chuàng)新監(jiān)督管理

在新時代發(fā)展背景下，相關(guān)事業(yè)單位都深化改革了自身的檔案管理工作，并對相關(guān)的體系和制度進行建立。但一些單位的制度還未得到嚴格執(zhí)行，對此需要加大監(jiān)督管理力度，有效警示與處罰未嚴格落實制度和制度存在缺陷的單位。在事業(yè)單位的發(fā)展過程當中，檔案資料可以對單位的人員變動情況、項目開展以及發(fā)展歷史進行詳細記錄，從而為事業(yè)單位的各項工作開展提供有力依據(jù)。一旦檔案出現(xiàn)隨意涂改、丟失以及盜竊等相關(guān)問題，需要及時追究責任人。對于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，其透明程度較低，也未按照具體要求有效落實監(jiān)督工作。而隨著事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展水平的不斷提升，其需要對檔案管理工作方式進行創(chuàng)新，并對自身的組織結(jié)構(gòu)加以優(yōu)化，建立起檔案監(jiān)督管理小組，并為檔案資料的上傳、入庫以及借閱等環(huán)節(jié)制定出相應(yīng)標準與規(guī)定，從而嚴格監(jiān)督與管理檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)對檔案信息化管理系統(tǒng)及時進行更新，在紙質(zhì)檔案的保存?zhèn)}庫中增設(shè)監(jiān)控探頭等，以此來提高檔案管理的安全性。

（五）創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制

針對事業(yè)單位的綜合檔案管理工作進行分析，其工作內(nèi)容十分復(fù)雜，管理難度相對較大，需要有效收集、整理、分類以及編輯檔案，這也對相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求。對此，事業(yè)單位需要針對檔案管理人員加大培養(yǎng)力度，并合理創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制，使管理人員的專業(yè)水平得到有效提升。例如，以某事業(yè)單位為例，首先，事業(yè)單位應(yīng)對管理人員的聘用標準進行明確，并要采用競聘上崗的方式，從而確保相關(guān)檔案工作人員具有突出的專業(yè)能力和豐富的工作經(jīng)驗。其次，事業(yè)單位還需要對崗前培訓(xùn)制度進行有效落實，做好新入職員工的崗前培訓(xùn)工作，使其對實際工作流程和內(nèi)容加以了解，能夠獲取到具體的工作經(jīng)驗。最后，事業(yè)單位還需要對人才培訓(xùn)方式進行創(chuàng)新，使其能夠掌握先進的計算機技術(shù)應(yīng)用方法，提高自身的專業(yè)技能。

（六）創(chuàng)新管理制度

事業(yè)單位在開展綜合檔案管理工作時，除了要及時轉(zhuǎn)變自身的思想理念，對工作模式進行創(chuàng)新以外，還應(yīng)完善具體的管理制度。具體來說，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身情況，有效建設(shè)檔案管理體系，并對目前檔案工作中存在的問題進行深入分析，采取有效的解決對策。在全新的時代發(fā)展背景下，需要對檔案資料的實際收集范圍進行拓展，創(chuàng)新相關(guān)體系，以此來為事業(yè)單位發(fā)展提供充足動力。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)提升自身的服務(wù)水平，通過有效管理綜合檔案資料，為相關(guān)使用者提供具體服務(wù)和便利。在具體建設(shè)管理制度時，需要結(jié)合檔案服務(wù)的相關(guān)要求，使資源利用率得到有效提升，并提高相關(guān)管理人員的工作能力，從而全面提升檔案管理水平。除此之外，還需要明確事業(yè)單位的綜合檔案管理工作思路，有效結(jié)合傳統(tǒng)工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)，對員工的工作積極性進行充分調(diào)動，完善獎懲機制，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。

（七）做好保密工作

現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變得更加復(fù)雜，在事業(yè)單位綜合檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，雖然可為檔案管理工作的開展提供技術(shù)支持，但在傳輸與管理電子檔案時還存在一些安全問題，容易有數(shù)據(jù)遺漏以及丟失等問題出現(xiàn)，不利于單位自身的健康發(fā)展。為了使此問題得到有效解決，相關(guān)工作人員需要及時創(chuàng)新工作理念，并在綜合檔案管理工作中有效落實保密以及安全等內(nèi)容。首先，在借閱檔案時需要驗證人員身份，并詳細記錄檔案借閱的用途、類型以及時間，一旦出現(xiàn)異常情況需要能夠及時明確責任人。其次，需要提高檔案的保密性，做好檔案備份處理，避免資料丟失給單位造成相關(guān)損失。

五、結(jié)束語

綜上所述，在新時期，事業(yè)單位需要有效創(chuàng)新自身的綜合檔案管理工作，及時轉(zhuǎn)變工作理念，合理運用信息化技術(shù)，以此來優(yōu)化檔案管理制度和方式，提高事業(yè)單位的檔案管理水平，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。