試論如何做好城建聲像檔案的收集及管理工作

殷 翔

（蘇州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，江蘇 蘇州 215000）

近些年我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度日益加快，在城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程不斷加快的時(shí)代背景下，會(huì)產(chǎn)生大量聲像檔案資料，主要包括照片、錄像帶、影片等，并輔以文字作為說明。作為城建檔案中的重要組成部分，城建聲像檔案具有更加直觀、生動(dòng)等特點(diǎn)，可以如實(shí)反映出城市在不同時(shí)期建設(shè)中的各項(xiàng)活動(dòng)、場景以及發(fā)展面貌。但是目前城建聲像檔案的收集、管理工作還存在著多方面問題，例如先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用不足，沒有制定完善統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)等，這些都加大了管理難度。如何做好城建聲像檔案管理工作，在實(shí)踐中創(chuàng)新工作模式，優(yōu)化管理制度體系，更好地為城市建設(shè)而服務(wù)，是每個(gè)檔案工作者都需要思考和解決的問題。因此，對城建聲像檔案的收集以及管理工作進(jìn)行分析，具有重要意義。

1 轉(zhuǎn)變思想理念

隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷發(fā)展，城建聲像檔案的重要性日益凸顯，也是城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展的一手資料，能夠通過圖文并舉、視聽結(jié)合的方式，如實(shí)反映城市建設(shè)的成就，將城市以前的發(fā)展和當(dāng)前建設(shè)進(jìn)行對比，這對研究城市歷史、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、城市規(guī)劃等都有著重要作用。作為城建檔案中的重要分支，城建聲像檔案管理工作需要專業(yè)素質(zhì)過硬的人才擔(dān)任，從業(yè)人員要轉(zhuǎn)變思想理念，充分意識到該工作的重要性。除了要轉(zhuǎn)變思想之外，有關(guān)部門要利用互聯(lián)網(wǎng)，廣泛發(fā)布招聘信息，從源頭上提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，為城建聲像檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的血液。其次，加大教育培訓(xùn)力度，全面提升有關(guān)人員的理論知識儲備、政治水平、鑒賞能力，要熟悉城建檔案管理方面的政策以及法律法規(guī)，提升檔案資料信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

2.1 落實(shí)“城市記憶工程”

每一段文字、每一張照片、每一段錄像都記錄了城市建設(shè)的發(fā)展歷程，能夠?yàn)槿藗冄芯砍鞘袣v史提供寶貴參考資料，也展現(xiàn)了不同的時(shí)代城市的真實(shí)景觀。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城鎮(zhèn)化建設(shè)的背景下，很多城市的自然景觀已經(jīng)消失殆盡，只能通過之前的記錄來展現(xiàn)，在對城建聲像檔案進(jìn)行收集和管理時(shí)，可以應(yīng)用多種不同的技術(shù)手段，讓人們對城市發(fā)展歷史有更深刻的認(rèn)識，貫徹落實(shí)“城市記憶工程”，了解城市發(fā)展歷程。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)意識

在檔案管理工作開展過程中，需要檔案管理人員具備服務(wù)意識，在實(shí)踐中提升服務(wù)水平，要盡可能滿足資料使用者的需求。在城市規(guī)劃和建設(shè)中，要如實(shí)進(jìn)行記錄，充分發(fā)揮聲像資料的應(yīng)用優(yōu)勢，記錄的內(nèi)容包括施工整體過程，例如基坑開挖、鋼筋綁扎、混凝土澆筑等施工工藝，以及各種突發(fā)事件，對原有工程的改造等。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想理念，提升主動(dòng)作為，明確城建聲像檔案管理工作制度，一切工作都嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。檔案管理人員要全面提升自身服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化服務(wù)意識，從而完整的形成有價(jià)值的聲像檔案資料。

2.3 拓寬城建聲像檔案收集渠道

當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，先進(jìn)技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯(cuò)成效，在信息技術(shù)的應(yīng)用下，城建聲像檔案收集工作能夠更順利地開展。信息技術(shù)在數(shù)據(jù)收集、整理、分類、保存方面擁有天然優(yōu)勢，可以以此來拓寬城建聲像檔案收集渠道。首先，要有針對性、有目的性的拍攝城市的建設(shè)過程；其次，可以利用報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、新媒體等，向社會(huì)公眾征集有價(jià)值的信息，包括城市建設(shè)中的新舊照片；最后，可以通過舉辦攝影大賽、展覽等多樣化的活動(dòng)，激發(fā)廣大人民群眾對城建聲像檔案收集的興趣，讓其參與其中。

3 制定城建聲像檔案收集制度

首先，從制度層面對城建聲像檔案收集工作進(jìn)行明確要求，規(guī)范城建聲像檔案的收集范圍，凡是和城市建設(shè)、工程建設(shè)有關(guān)的活動(dòng)、建設(shè)過程等產(chǎn)生的資料信息，都要納入收集范圍。其次，聲像檔案必須要符合以下要求。1）不管是用哪種方法獲得的聲像資料，都要力求其真實(shí)性和完整性，確保和實(shí)際情況相符合，對不同工程的檔案進(jìn)行編碼、分類。音頻、視頻、圖片資料要清晰，能夠輕易辨認(rèn)，可以對其進(jìn)行備份處理，避免遺漏。與此同時(shí)，在制作成錄像帶、錄音帶時(shí)，要有簡要的文字說明，包括拍攝人、審核人、被拍攝單位、被拍攝項(xiàng)目、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)等；2）除了要對城建聲像檔案收集方面進(jìn)行嚴(yán)格要求之外，還要明確歸檔要求。照片資料要具有價(jià)值，能夠如實(shí)反映主題，對數(shù)字照片的格式、分辨率等也要制定標(biāo)準(zhǔn)。3）要對聲像資料是否真實(shí)進(jìn)行鑒定，按照國家的相關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行整理和歸檔處理，部分資料屬于機(jī)密文件，在借閱或訪問時(shí)，要設(shè)置訪問權(quán)限，可以對重要信息進(jìn)行備份處理。對具有永久和長期保存價(jià)值的城建聲像檔案，可制作成光盤，按照檔案的級別、類型等進(jìn)行分類，定期對保存情況進(jìn)行檢查。

4 加強(qiáng)日常管理

在檔案收集完畢之后，要加強(qiáng)管理，這是充分發(fā)揮城建聲像檔案作用的關(guān)鍵，加強(qiáng)日常管理，是讓檔案能夠長時(shí)間保存的重要手段。聲像檔案很容易出現(xiàn)消磁、腐蝕等問題，如果管理不當(dāng)，則難以為后續(xù)工作的順利開展提供必要保障，造成無法挽回的損失。因此想要提升管理水平，可以采取以下幾種方法。1）完善硬件設(shè)備，配備檔案管理專柜，保持溫度、濕度、環(huán)境的適宜，避免對文件造成損壞；2）利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將音頻、圖片、視頻等資料錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行分類管理，做好備份之后，即便計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備發(fā)生損壞，也可以通過賬號密碼及時(shí)找回資料信息。

5 加大投入

加大投入主要可以分為三個(gè)方面。首先是要加大人力資源投入，選擇有責(zé)任心、攝影攝像技術(shù)過硬的人員擔(dān)任此職務(wù)，全面提升城建聲像檔案收集和管理水平。其次是加大資金投入，當(dāng)?shù)卣约皺n案管理部門要適當(dāng)投入資金，包括完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升從業(yè)人員薪酬福利待遇等。最后是要加大物質(zhì)投入，例如配備先進(jìn)的城建聲像檔案管理設(shè)備，購置攝像機(jī)、掃描儀，配備完善的監(jiān)控系統(tǒng)等，讓檔案使用更加便捷，保存時(shí)間能夠更長。

6 抓好開發(fā)利用

在城建聲像檔案管理工作中，需要專業(yè)人員跟拍城市建設(shè)的重大活動(dòng)，包括各項(xiàng)重大新建工程、翻新工程等，將其中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)通過音頻、圖畫等形式記錄下來，對不同類型的文件進(jìn)行收集和歸檔，豐富檔案館藏，為后續(xù)城市建設(shè)，以及相關(guān)研究工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。對于從業(yè)人員而言，要充分意識到自身工作的重要性，完善制作標(biāo)準(zhǔn)，既要體現(xiàn)出檔案的價(jià)值和社會(huì)意義，又要具備觀賞效果。從本質(zhì)上來看，檔案管理就是要為使用者提供服務(wù)，要將管理重點(diǎn)放在開發(fā)利用，這樣既能夠豐富館藏，又能夠?yàn)槭褂谜咛峁┍匾膮⒖假Y料。

7 做好城建聲像檔案管理工作

在收集、管理城建聲像檔案的過程中，真實(shí)性、可靠性一定是重要基礎(chǔ)，這就要求有關(guān)人員在制作和整理檔案時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度中的有關(guān)規(guī)定來要求自己，秉承一絲不茍的工作態(tài)度，避免出現(xiàn)工作失誤，按照要求對檔案進(jìn)行分類保存，將制度中的內(nèi)容落到實(shí)處，全面提升城建聲像檔案管理水平。

7.1 完善城建聲像檔案管理制度

完善的管理制度是各項(xiàng)工作能夠順利開展的重要前提和必要保障，檔案管理部門工作人員要對城建聲像檔案的收集、借閱、保管等制定配套的制度，明確各部門管理責(zé)任和工作義務(wù)，確保檔案管理有章可循。與此同時(shí)，可以將制度的落實(shí)情況作為績效考核的重要參考標(biāo)準(zhǔn)，從而全面激發(fā)檔案管理人員工作積極性。

7.2 實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案資料共享

檔案管理的主要目的就是為了提升資料利用率，城建聲像檔案對城市建設(shè)、城市發(fā)展有著重要意義，具有強(qiáng)烈的社會(huì)效益，可利用先進(jìn)技術(shù)，向廣大人民群眾科普城市發(fā)展歷史，實(shí)現(xiàn)資料共享，讓人們對城市發(fā)展有更深入地了解，使其逐漸養(yǎng)成文化保護(hù)、歷史遺產(chǎn)保護(hù)的思想，優(yōu)秀文化傳承下去。因此，檔案管理部門要結(jié)合實(shí)際工作要求，可制作專題片、專題畫冊，拓寬城建聲像檔案展覽的空間，讓很多人參與其中，也可以提供視聽服務(wù)、咨詢服務(wù)等，進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域和渠道。

8 明確城建聲像檔案收集管理范圍

城建聲像檔案收集、管理制度的制定，要以實(shí)際工作情況為主，要盡可能簡化管理流程，提升管理工作效率。在城建聲像檔案收集和管理時(shí)，有關(guān)人員要明確歸檔范圍，不能盲目地將所有資料信息都錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這樣只會(huì)增加工作量，無法從中篩選出有價(jià)值的資料。首先，要從城市總體建設(shè)的角度出發(fā)思考問題，所拍攝的照片、視頻等，要包括城市的面貌，既能夠突出當(dāng)?shù)赜蛱厣?，又要展現(xiàn)出建筑物的文化內(nèi)涵。不僅如此，即將翻新或要拆除的城區(qū)，也是城建聲像檔案收集中需要關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。其次，還要記錄城市主要基礎(chǔ)設(shè)施以及重點(diǎn)工程建設(shè)的主要活動(dòng)，包括施工過程，存在的重難點(diǎn)，開工、竣工儀式等。最后，在情況允許的條件下，還要對工程進(jìn)行時(shí)的各項(xiàng)手續(xù)、文件等進(jìn)行妥善收集和保管，這些能夠作為日后研究的重要參考依據(jù)。

9 結(jié)語

總而言之，隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，在城建系統(tǒng)中，城建聲像檔案管理的重要性日益凸顯，有關(guān)人員要充分意識到其作用，在收集和管理過程中，注重資料的真實(shí)性，不斷提升服務(wù)質(zhì)量，開創(chuàng)城建檔案事業(yè)的新局面。為了進(jìn)一步提升城建聲像檔案收集和管理水平，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想理念；優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，落實(shí)“城市記憶工程”，創(chuàng)新服務(wù)意識，拓寬城建聲像檔案收集渠道；制定城建聲像檔案收集制度；加強(qiáng)日常管理；加強(qiáng)人力、物力、財(cái)力投入；全面提升檔案資料信息的開發(fā)和利用水平；做好城建聲像檔案管理工作，例如完善城建聲像檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案資料共享；明確城建聲像檔案收集管理范圍，如此一來能夠推動(dòng)城建聲像檔案管理工作的順利開展。