數(shù)字化設(shè)計(jì)背景下的型號檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展研究

楊娟

（中國直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

1.背景

數(shù)字化設(shè)計(jì)已經(jīng)在航空制造行業(yè)廣泛應(yīng)用，航空產(chǎn)品研制從二維設(shè)計(jì)、三維建模發(fā)展到全三維設(shè)計(jì)（MBD技術(shù)），設(shè)計(jì)人員將設(shè)計(jì)思想轉(zhuǎn)化為空間的三維模型，并將制造和檢驗(yàn)的相關(guān)要求及部分制造所需信息集成在三維模型中，利用零件的三維模型對產(chǎn)品進(jìn)行全面直觀的定義，制造部門的工藝及檢驗(yàn)人員直接從三維模型中提取信息指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)。MBD技術(shù)在型號研制上的應(yīng)用推進(jìn)了設(shè)計(jì)與制造的高度并行和快速協(xié)調(diào)，也給型號檔案管理提出了新的要求。型號檔案是在型號立項(xiàng)論證、初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、產(chǎn)品鑒定/定型等過程中形成的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、知識積累，是國家和單位的重要資產(chǎn)，檔案部門必須要積累和保存好型號研制檔案，延續(xù)型號研制經(jīng)驗(yàn)、保護(hù)知識資產(chǎn)[1]。

在數(shù)字化設(shè)計(jì)背景下，型號研制的環(huán)境和研究方式都發(fā)生了巨大變化，型號檔案從形式、管理方式等方面也隨之產(chǎn)生了新的變化，傳統(tǒng)的型號檔案模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的信息化環(huán)境，型號檔案工作需要探索創(chuàng)新發(fā)展模式。目前，部分單位的檔案管理與信息化已經(jīng)開始進(jìn)行融合，檔案管理系統(tǒng)的建立、數(shù)字檔案館的建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的探索……檔案部門正在探尋型號檔案管理新的轉(zhuǎn)型方向，提升檔案工作的適應(yīng)性。

2.數(shù)字化設(shè)計(jì)給型號檔案管理工作帶來的變化

2.1 檔案的載體、記錄方式的變化

伴隨設(shè)計(jì)數(shù)字化的發(fā)展，型號檔案的載體也在發(fā)生變化，在以2D工程圖樣設(shè)計(jì)的階段，型號研制工作參與單位較少，單位之間依靠紙質(zhì)圖樣、文件進(jìn)行研制、制造信息的溝通，型號研制產(chǎn)生的檔案主要有幾個(gè)類型：產(chǎn)品圖樣、零件明細(xì)表、技術(shù)單和各類文件等，在這一階段，型號檔案的載體與信息統(tǒng)一為一體。在數(shù)字化設(shè)計(jì)、MBD技術(shù)應(yīng)用之后，型號研制的參與單位轉(zhuǎn)變?yōu)榭珙I(lǐng)域、多部門協(xié)作，型號數(shù)據(jù)的來源也更加多元，型號檔案的載體也更加豐富，型號檔案的類型在原有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上增加了電子文件、三維數(shù)字化模型及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息和裝配位置信息等，數(shù)據(jù)類型更加多樣，包含了結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。電子數(shù)據(jù)可在各種計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)上備份、交換，新的檔案載體具有不穩(wěn)定、極易流逝、背景信息難以獲取的特點(diǎn)，如果沿用紙質(zhì)檔案的管理方法，只關(guān)注存儲(chǔ)實(shí)體的管理，已難以滿足數(shù)據(jù)保存的需求。

2.2 檔案的管理方式的變化

傳統(tǒng)的型號檔案管理方式中，檔案管理屬于后置的環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)圖樣文件設(shè)計(jì)、審簽，到達(dá)歸檔狀態(tài)或者型號部分工作告一段落后，將紙質(zhì)圖樣、文件拿到檔案部門歸檔，檔案人員再進(jìn)行歸檔審查，審查合格歸檔，不合格退回更改，工作之間交集較少。檔案人員接收紙質(zhì)圖樣文件歸檔之后按照型號檔案類別分類，再完成編目、分發(fā)、組卷、上架等工作，按照單位保密和知識產(chǎn)權(quán)的要求對紙質(zhì)檔案提供利用。在數(shù)字化設(shè)計(jì)的背景下，檔案人員管理的不再是紙質(zhì)圖樣文件，設(shè)計(jì)的三維數(shù)模也無法進(jìn)行直接打印，管理方式無法沿用之前的紙質(zhì)審查、整理的后置工作模式，檔案管理由實(shí)體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)移，管理過程中更多的是對數(shù)據(jù)的審核。針對電子數(shù)據(jù)具有依賴信息系統(tǒng)，具有特定要求和格式等特點(diǎn)，在PDM系統(tǒng)前期設(shè)計(jì)的時(shí)候檔案部門就需要參與進(jìn)來，將檔案相關(guān)的需求融入系統(tǒng)，檔案部門在型號研制數(shù)據(jù)產(chǎn)生之前也要和形成部門進(jìn)行檔案需求的宣貫溝通，保證電子檔案的正常歸檔?，F(xiàn)階段的管理方式依賴于信息系統(tǒng)，型號研制數(shù)據(jù)通過信息系統(tǒng)集成歸檔，業(yè)務(wù)和系統(tǒng)二者之間更加緊密，借助信息系統(tǒng)管理、分發(fā)、存儲(chǔ)檔案。檔案的整理工作也在不斷地拓展業(yè)務(wù)范圍，超越單一的數(shù)據(jù)條目整理，開始探索信息的整理、聚合[2]。

2.3 檔案的利用方式的變化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的利用方式也隨之改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)利用服務(wù)是被動(dòng)的等用戶上門，用戶如果有需要到檔案部門提出檔案的查詢、借閱等需求，辦理相應(yīng)的利用手續(xù)，進(jìn)行查閱/借閱登記，檔案部門進(jìn)入庫房找出需要利用的文檔，提供利用，日常通過借閱登記表來定位超期文件，進(jìn)行催還。隨著數(shù)字化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化利用更加便利，用戶也提出了更高的利用需求，用戶希望快速、簡便、及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取檔案信息。檔案部門需要將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，減少紙質(zhì)檔案的利用，可以更好地保護(hù)檔案。搭建用戶訪問平臺，建立專業(yè)的搜索引擎，收集、分析用戶瀏覽、搜索習(xí)慣，構(gòu)建用戶需求模型，根據(jù)用戶需求將檔案信息推送給用戶，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案服務(wù)，電子檔案在利用時(shí)設(shè)定訪問期限，到期權(quán)限自動(dòng)收回，減少傳統(tǒng)的人工催還過程。

3.型號檔案管理方式轉(zhuǎn)型趨勢

面對數(shù)字化設(shè)計(jì)帶來的變化，型號檔案管理要開闊思路，主動(dòng)作為，結(jié)合型號檔案管理需求，利用信息技術(shù)手段，針對性地對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化和轉(zhuǎn)型，如從單一末端到并行管理，從粗放管理到精準(zhǔn)定位，從手工操作到人工智能，提高型號數(shù)據(jù)處理速度，提升型號檔案信息精度，充分拓展型號檔案管理的發(fā)展空間。

3.1 系統(tǒng)集成—型號檔案管理的宏觀轉(zhuǎn)型

型號檔案管理的主要數(shù)據(jù)來源是型號研制數(shù)據(jù)，為保證型號研制數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、一致性，需將檔案管理系統(tǒng)與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)接口集成，利用系統(tǒng)狀態(tài)集成的方式讓檔案人員清晰地了解目前型號研制的狀態(tài)信息，對型號的各個(gè)環(huán)節(jié)及可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及時(shí)掌握，為下一步檔案管理策劃提供參考。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成，可將歸檔檢查合格的數(shù)據(jù)通過接口寫入檔案管理系統(tǒng)，避免手工錄入，有效地保障電子數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性，確保型號歸檔和發(fā)放的數(shù)據(jù)統(tǒng)一。檔案管理系統(tǒng)接收產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，解析、自動(dòng)創(chuàng)建層級以及子節(jié)點(diǎn)，并將數(shù)據(jù)掛接到對應(yīng)裝備件和零件的節(jié)點(diǎn)上，檔案管理系統(tǒng)記錄完整的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，包含所有初始及更改版本，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的發(fā)放、管理與利用[3]。

通過系統(tǒng)集成，減少人工干預(yù)，可有效保證型號檔案的歸檔質(zhì)量，使檔案管理更加高效、便捷，實(shí)現(xiàn)檔案管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中型號電子數(shù)據(jù)在檔案管理系統(tǒng)中完整的保存。同時(shí)需要關(guān)注其他相關(guān)信息系統(tǒng)中型號檔案的數(shù)據(jù)，還有大量有價(jià)值的信息存儲(chǔ)在各個(gè)信息系統(tǒng)中，未進(jìn)入產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。由于數(shù)據(jù)管理成本不高，樹立型號檔案“大數(shù)據(jù)”概念，可適當(dāng)擴(kuò)大歸檔范圍，做到“數(shù)據(jù)連通，應(yīng)歸盡歸”，結(jié)合現(xiàn)有的系統(tǒng)集成技術(shù)，將型號相關(guān)的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)、適航管理系統(tǒng)等典型業(yè)務(wù)系統(tǒng)資源庫進(jìn)行集成，在信息系統(tǒng)中辦結(jié)的數(shù)據(jù)都及時(shí)歸檔至檔案數(shù)據(jù)庫，豐富檔案數(shù)據(jù)庫。同時(shí)構(gòu)建檔案共享空間，將未進(jìn)入信息系統(tǒng)但已經(jīng)形成知識積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納收集，為建立檔案知識庫、提升檔案信息資源質(zhì)量奠定基礎(chǔ)[4]。

檔案系統(tǒng)將各類型號研制數(shù)據(jù)通過接口進(jìn)行收集、整理，在建立檔案知識庫、長久保存的基礎(chǔ)上，還要發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理的作用，保證歸檔數(shù)據(jù)的重用性，檔案系統(tǒng)保存的數(shù)據(jù)應(yīng)可通過集成接口再次導(dǎo)入產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)中進(jìn)行恢復(fù)，確保型號研制數(shù)據(jù)的可追溯性、可重用性。

3.2 協(xié)同管理—型號檔案管理的組織轉(zhuǎn)型

數(shù)字化設(shè)計(jì)背景下，設(shè)計(jì)與制造的高度并行和快速協(xié)調(diào)，型號研制速度加速，檔案部門要想實(shí)現(xiàn)高效率的數(shù)據(jù)處理，必須以型號研制需求為中心，與設(shè)計(jì)部門、信息化部門進(jìn)行實(shí)現(xiàn)跨流程的、高效率的數(shù)字業(yè)務(wù)協(xié)同。

型號研制數(shù)據(jù)最終會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)樾吞枡n案，為保證研制數(shù)據(jù)的規(guī)范歸檔，檔案的前期介入顯得非常重要，前期介入包含在型號策劃時(shí)需將檔案的要求、規(guī)劃納入，在下達(dá)型號研制計(jì)劃的同時(shí)下達(dá)型號數(shù)據(jù)歸檔的計(jì)劃，在設(shè)計(jì)型號管理流程時(shí)充分融入檔案部門的需求。檔案部門在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就要積極和信息化部門協(xié)同，關(guān)注信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)情況，及時(shí)融入檔案審查重點(diǎn)項(xiàng)要求，如圖樣文件必填屬性項(xiàng)的設(shè)置、發(fā)送單位規(guī)則等要求設(shè)計(jì)到流程中，采用系統(tǒng)控制，在數(shù)據(jù)審簽完畢后再次檢查，保證系統(tǒng)形成的電子文件滿足歸檔要求[5]。

構(gòu)建用戶服務(wù)為導(dǎo)向的協(xié)同管理機(jī)制，促進(jìn)檔案部門與型號設(shè)計(jì)部門之間的互動(dòng)，探索檔案數(shù)據(jù)庫和型號設(shè)計(jì)部門的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。開展問卷調(diào)查或針對性走訪，收集設(shè)計(jì)部門需求。通過用戶利用檔案數(shù)據(jù)庫的瀏覽記錄，分析規(guī)律，建立用戶需求模型，預(yù)測用戶需求，根據(jù)需求主動(dòng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)信息的推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)與利用需求的精準(zhǔn)對接。同時(shí)提升型號設(shè)計(jì)部門參與檔案管理、型號檔案資源整合、型號檔案服務(wù)形式等方面的話語權(quán)，突破檔案人員管理數(shù)字檔案資源的慣性思維，打破形式固化的局限，最終形成多方需求融為一體的開放性的數(shù)字檔案館。在型號到達(dá)重要節(jié)點(diǎn)時(shí)，如詳細(xì)設(shè)計(jì)、轉(zhuǎn)入鑒定、型號定型等階段，檔案部門要對此階段的檔案歸檔情況進(jìn)行審查，查缺補(bǔ)漏，確保型號檔案的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)，全過程控制型號檔案管理[6]。

3.3 知識管理—型號檔案管理的理念轉(zhuǎn)型

檔案管理的目的是知識管理，型號檔案工作不再僅是收集、分發(fā)、整理和保管型號圖樣文件，充分發(fā)揮型號檔案的參考、查證作用，提升檔案資源價(jià)值才是型號檔案管理的最終目標(biāo)。因此，檔案管理應(yīng)提升服務(wù)意識，由管理實(shí)體檔案向深度開發(fā)、知識管理型轉(zhuǎn)型，將收集、管理的信息資源進(jìn)行層次化分析，建立相應(yīng)的知識體系，支撐新型號研發(fā)的運(yùn)轉(zhuǎn)，創(chuàng)造檔案的價(jià)值。

型號檔案數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含了大量的知識，可為后期工作的開展作為參考，但知識比較分散，目前檢索只能通過文件號、文件標(biāo)題等著錄項(xiàng)去查找，設(shè)計(jì)人員很難精確地知曉哪些文件里面含有想要的知識。因此，需要利用信息技術(shù)建立檔案利用服務(wù)平臺，對目前館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，再進(jìn)行數(shù)據(jù)化提取，提供檔案資源網(wǎng)上利用。借助數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)中包含的圖表、知識進(jìn)行細(xì)化，梳理，并以一定層次呈現(xiàn)出來。對檔案信息資源進(jìn)行多角度、深層次的開發(fā)和集成，細(xì)分處理檔案信息，將以份為單位的型號數(shù)據(jù)細(xì)化成一個(gè)個(gè)的知識單元，對知識單元進(jìn)行說明標(biāo)識，再通過關(guān)聯(lián)關(guān)系來反映不同的知識單元之間、知識單元與所屬檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)系將相同類別的知識單元進(jìn)行聚類、分層，可形成有體系的知識架構(gòu)[7]。

設(shè)計(jì)部門在有利用需求時(shí)登陸檔案利用服務(wù)平臺輸入關(guān)鍵字段可快速的進(jìn)行知識定位，檔案利用平臺將用戶需求的知識和檔案知識庫進(jìn)行對比，在保護(hù)國家秘密和知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上通過語義聯(lián)想、主題或概念的關(guān)聯(lián)，將相似度高、關(guān)注度高地知識推薦給設(shè)計(jì)人員。如果涉及國家秘密，需審批后才能利用的數(shù)據(jù)，可由設(shè)計(jì)人員選中數(shù)據(jù)后調(diào)用利用流程優(yōu)化流程審批環(huán)節(jié)快速完成線上審批后可進(jìn)行知識的瀏覽與利用，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、精準(zhǔn)化、優(yōu)質(zhì)化檔案信息服務(wù)。

4.結(jié)語

型號檔案工作目前正處于挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的時(shí)代，檔案部門應(yīng)拓寬視野，積極應(yīng)對傳統(tǒng)檔案管理向管數(shù)據(jù)為主體的新型檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)檔案人員數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)管理、知識開發(fā)等能力，造就一批檔案管理、信息技術(shù)均精通的復(fù)合型專業(yè)人才。由專業(yè)隊(duì)伍引領(lǐng)型號設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)建立數(shù)據(jù)意識，針對性地吸納部分型號設(shè)計(jì)人員，共同參與檔案管理活動(dòng)，形成多元化型號檔案治理體系。

就轉(zhuǎn)型路徑而言，應(yīng)從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)采集、協(xié)同管理等不同維度入手對型號相關(guān)的數(shù)字資源進(jìn)行整合，利用系統(tǒng)存儲(chǔ)、聚類分析、知識提取等手段對各種類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、整理和科學(xué)存儲(chǔ)。以知識服務(wù)和用戶服務(wù)為導(dǎo)向增加搜索引擎的語義關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析等功能，利用檔案數(shù)據(jù)挖掘、檔案資源開發(fā)、知識服務(wù)等方案對檔案服務(wù)進(jìn)行不斷優(yōu)化，使檔案潛在的價(jià)值得以更好的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)型號檔案智慧化管理。