軍工單位電子檔案管理的應(yīng)用分析

趙昕

（中國直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

0.引言

隨著多媒體信息技術(shù)的飛速發(fā)展，著力推進(jìn)檔案資源的信息化建設(shè)已逐漸成為一種新興的發(fā)展趨勢。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，新增“檔案信息化建設(shè)”專章，明確提出要將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，以保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用?；谶@一時(shí)代背景，檔案管理模式的革新與優(yōu)化進(jìn)程也隨之開始。由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。

1.電子檔案的概念

電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合[1]。通常電子檔案涉及的“檔案源”包括電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件）、檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件）、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件）等。

2.電子檔案特點(diǎn)

2.1 存儲(chǔ)高密度性

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案因其存儲(chǔ)介質(zhì)的不同而對存儲(chǔ)環(huán)境的要求較低，高密度壓縮存儲(chǔ)降低了檔案資源的需求空間，貯存空間的節(jié)約為擴(kuò)大貯存容量帶來了有利條件—相同空間內(nèi)可存儲(chǔ)的電子檔案資源數(shù)量更多。一張容量可達(dá)600MB～4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息[2]。

2.2 載體繼承性

電子檔案脫機(jī)保存在光、磁介質(zhì)上，這類載體受存儲(chǔ)環(huán)境影響顯著，不同于紙質(zhì)存儲(chǔ)，光、磁介質(zhì)的使用壽命較短、脆弱性更高，易折損、難保存。檔案資源需不斷變更存儲(chǔ)載體以延續(xù)其使用壽命，從而達(dá)到檔案資源內(nèi)容存續(xù)的目的?；谶@一特點(diǎn)，電子檔案數(shù)據(jù)對存儲(chǔ)載體的依賴性不強(qiáng)，臨近載體壽命完結(jié)時(shí)，可借助信息化技術(shù)和平臺(tái)變更檔案資源的存儲(chǔ)載體，完成載體之間的繼承與數(shù)據(jù)之間的遷移過程。

2.3 利用高效性

電子檔案依托信息平臺(tái)的高速率傳輸大大提升了檔案檢索速度，便于多人實(shí)時(shí)進(jìn)行信息共享與傳遞，摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案塵封不動(dòng)的使用弊端，促使檔案資源“流動(dòng)”起來，顯著提高檔案利用效率。此外，針對電子數(shù)據(jù)訪問頻次和瀏覽、下載數(shù)量的統(tǒng)計(jì)也將清晰客觀，為軍工單位了解多元化用戶檔案需求及評價(jià)、改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)提供優(yōu)化方向。電子檔案的應(yīng)用與普及，使得檔案資源的信息化集成程度有了明顯增強(qiáng)，依托于計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，加強(qiáng)了檔案之間的關(guān)聯(lián)性，促使檔案資源整體實(shí)現(xiàn)了多元融合，也為后續(xù)檔案保存及利用提供了便利條件。

3.電子檔案管理模式

3.1 電子檔案單套制管理

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用和信息傳輸技術(shù)的不斷成熟，相較于紙質(zhì)文件，電子文件已顯露出明顯優(yōu)勢，在國家政策的大力推進(jìn)下，全生命周期式的電子檔案管理已呈現(xiàn)出不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展態(tài)勢，電子檔案單套制將成為未來檔案管理的主流模式。所謂電子檔案“單套制”管理是指對于由電子設(shè)備生成的源生電子文件，在進(jìn)行歸檔時(shí)只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質(zhì)檔案的歸檔管理制度。2014年頒發(fā)的《中國（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)條例》中第四十四條明確規(guī)定：“自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，在行政管理領(lǐng)域推廣電子簽名和具有法律效力的電子公文，實(shí)行電子文件歸檔和電子檔案管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”[3]。由此，上海自貿(mào)區(qū)作為試點(diǎn)，率先推行電子檔案“單套制”管理模式。這是基于檔案用戶資源需求和國家政策推進(jìn)下的檔案管理模式發(fā)展新方向。

電子檔案“單套制”管理模式在系統(tǒng)對接的基礎(chǔ)上，通過采用電子簽章、電子認(rèn)證等技術(shù)，嚴(yán)格管控人員權(quán)限以確保各單位、各部門對于電子檔案信息的互信、互認(rèn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的優(yōu)化管理。具體操作為：歸檔文件由歸檔人上傳到辦公應(yīng)用系統(tǒng)后，文件將自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PDF格式，歸檔人在系統(tǒng)中指定各層級審簽人員，提交流程，便可逐一完成審簽，最終到達(dá)歸檔系統(tǒng)，由檔案人員審核無誤后，進(jìn)行歸檔。電子檔案單套制管理模式的實(shí)施，可以使歸檔文件在不脫離應(yīng)用辦公系統(tǒng)的情況下完成流轉(zhuǎn)、審簽、歸檔、發(fā)放等一系列流程。確保了歸檔文件的原始性和真實(shí)性，降低了人工篡改、遺失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，縮短了各審簽環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)間，顯著提高歸檔效率。在軍工單位中，由于檔案資源的安全性和保密性被視為檔案管理工作的重中之重，確保和維護(hù)檔案資源安全已成為日常檔案管理工作的基本要點(diǎn)。因此，革新檔案資源流轉(zhuǎn)方式，推進(jìn)電子檔案單套制管理無疑是為檔案管理工作增添一重強(qiáng)有力的保障。

3.2 電子檔案雙套制管理

電子檔案雙套制是指將電子文件以紙張和數(shù)字化載體（如磁盤、磁帶光盤等）制作雙重備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。這一管理模式多見于合同管理，考慮到合同簽章具有法律效力等問題，需要保留其憑證價(jià)值，因此，在當(dāng)前檔案管理工作中，電子版與紙質(zhì)版需同時(shí)保存。此外，受信息化水平限制或由于更新、改造經(jīng)費(fèi)不足等原因，電子檔案雙套制管理依然是目前檔案管理工作的常態(tài)模式。

4.電子檔案管理中存在的問題

4.1 電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)穩(wěn)定性不高

與傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)不同，電子檔案通常以計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備為存儲(chǔ)載體，雖然以電子形態(tài)存儲(chǔ)，可以承載更多的檔案數(shù)據(jù)，但此類載體的使用壽命一般為5～20年，需不斷更換以確保檔案資料的完整可讀。新舊載體迭代更替時(shí)能否良好、完整傳輸也是對電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)穩(wěn)定性的一大考驗(yàn)。此外，除了載體的使用壽命，其自身物理性能的變化也時(shí)刻影響著檔案存儲(chǔ)的有效性。磁盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)所用材料的穩(wěn)定性與紙質(zhì)載體相比較差，且易受摩擦、震動(dòng)、溫濕度變化等環(huán)境因素影響，產(chǎn)生消磁、退磁、老化、線路燒毀等問題，從而造成檔案信息失真、無法讀取、數(shù)據(jù)丟失等嚴(yán)重后果[4]。介質(zhì)材質(zhì)敏感、脆弱，為電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)穩(wěn)定性帶來一定風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 電子檔案安全性存在風(fēng)險(xiǎn)

（1）電子檔案權(quán)限問題。電子檔案具有較強(qiáng)的靈活性，能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時(shí)在線查詢、瀏覽、下載、共享，極大提高了檔案資源的利用效率，但鑒于軍工單位屬性較為特殊，人員的密級程度因其崗位不同而略有差異，與之對應(yīng)的所屬權(quán)限也就不盡相同，因此，難以面向軍工單位所有員工開放全部檔案權(quán)限。電子檔案訪問利用權(quán)限限制，是間接保障電子檔案安全的有效手段之一。（2）計(jì)算機(jī)安全問題。電子檔案對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，其安全性是維系在計(jì)算機(jī)安全保障之上的。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身及硬件設(shè)備可能會(huì)存在病毒入侵、黑客攻擊、篡改泄露等巨大風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的隱藏漏洞將會(huì)成為威脅電子檔案安全性的重要隱患。

4.3 檔案人員專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊

在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案存儲(chǔ)的載體形式會(huì)發(fā)生變化，由傳統(tǒng)紙質(zhì)逐漸向計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備轉(zhuǎn)化，相應(yīng)地，檔案管理模式也會(huì)發(fā)生一定改變。部分檔案人員對于電子檔案這種信息化檔案管理模式接受程度較低，在思想意識方面略顯保守，依然傾向于原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。此外，電子檔案管理模式則需要將檔案工作與信息化技術(shù)相結(jié)合，這無疑是對檔案工作者信息技術(shù)水平的嚴(yán)峻考驗(yàn)。當(dāng)前，隨著國家及企業(yè)對檔案工作的重視程度不斷提升，檔案人才隊(duì)伍也在逐漸壯大，但由于計(jì)算機(jī)實(shí)操技能為檔案管理過程中的輔助手段。因此，從業(yè)者對其重視程度不高，在計(jì)算機(jī)技能操作上稍顯不足，整體的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較為低下，導(dǎo)致檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的提升成為阻礙檔案信息化建設(shè)中不可忽視的重要因素。

5.對策及建議

5.1 加強(qiáng)載體物理防護(hù)，做好異地異質(zhì)備份工作

由于電子檔案主要依托于磁盤、光盤等硬件介質(zhì)存在，對環(huán)境的存儲(chǔ)要求較高，為實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存，需要對電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢測和維護(hù)。存放載體的庫房應(yīng)注重物理防護(hù)，防磁防震，避免磁化造成的信號失落或信噪比降低，控溫控濕，最好將溫度控制在17℃～20℃，相對濕度控制在35%～45%，為檔案載體提供良好的存儲(chǔ)環(huán)境。在實(shí)際檔案管理工作中，有效的物理防護(hù)手段是維持或延長電子檔案存儲(chǔ)載體使用年限的重要方法。此外，應(yīng)建立電子檔案異地異質(zhì)備份制度。檔案資源的異地異質(zhì)備份保存，其目的就是要實(shí)現(xiàn)對檔案資源的風(fēng)險(xiǎn)防范，以求達(dá)到數(shù)據(jù)內(nèi)容的“雙保險(xiǎn)”。異地異質(zhì)備份工作的開展需要結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、微縮拍攝技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等各種技術(shù)手段，采用多種載體定期進(jìn)行脫機(jī)備份，通過云傳輸實(shí)現(xiàn)異地備份，可大大降低因地震火災(zāi)等不可抗力因素發(fā)生時(shí)，檔案數(shù)據(jù)失效的風(fēng)險(xiǎn)，以確保檔案資源的長期可讀，無形中延長了載體的使用壽命。但需注意的是，異地異質(zhì)備份尤其是遠(yuǎn)程異地異質(zhì)備份工作在管理過程中難度加大，需要建立健全一套針對存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)載體、歸檔程序、安全檢驗(yàn)、補(bǔ)救措施等各方面的流程規(guī)則，以確保檔案資源的收錄保管程序科學(xué)、合理。在此過程中，軍工單位需秉承因情而異、穩(wěn)妥可靠、經(jīng)濟(jì)實(shí)用的原則[5]。

5.2 建立嚴(yán)格保密制度、定期優(yōu)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)

軍工單位的檔案資源通常涉及國家的秘密，其重要性不言而喻。作為國家軍事工業(yè)領(lǐng)域?qū)氋F的知識財(cái)富，檔案價(jià)值無可估量。在此背景下，軍工單位針對檔案資源開展的安全與保護(hù)顯得格外重要，也十分必要。建立健全嚴(yán)格的保密制度，以條例形式從源頭處把控電子檔案管理權(quán)限，引入傳輸加密技術(shù)與用戶認(rèn)證機(jī)制，增設(shè)檔案訪問流程，實(shí)行重要檔案人員訪問權(quán)限審批制度，及時(shí)做好相關(guān)訪問人員的檔案資源權(quán)限開通及關(guān)閉工作，并指定專人負(fù)責(zé)定期審計(jì)檔案系統(tǒng)管理員及安全管理員的操作記錄，以降低檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，注重軟規(guī)則的同時(shí)，對于硬件水平的優(yōu)化也是電子檔案管理工作中的重要一環(huán)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)存儲(chǔ)軟件應(yīng)用安全是電子化檔案管理實(shí)施過程中不可忽視的重要問題。作為檔案資源的承載體，技術(shù)人員日常需做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及硬件設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)能夠良好運(yùn)行。同時(shí)，也需要定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全檢測，及時(shí)查補(bǔ)漏洞、排查故障，完成系統(tǒng)及存儲(chǔ)設(shè)備的更新優(yōu)化，為檔案信息的安全提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障。只有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及其存儲(chǔ)設(shè)備處于良性運(yùn)行狀態(tài)下，電子檔案資源才能得到安全性的保障。

5.3 提升檔案人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)是檔案管理工作能否順利開展的關(guān)鍵因素。當(dāng)前，檔案管理正處于由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡轉(zhuǎn)型階段。因此，需要從思想意識和專業(yè)技能兩方面進(jìn)行提升。在思想意識方面，電子化檔案管理是檔案管理的新形態(tài)，是未來我國檔案信息化發(fā)展的主要方向，實(shí)行電子檔案管理不僅可以提高檔案資源的利用效率，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的革新與優(yōu)化，電子化檔案管理儼然已成為檔案工作領(lǐng)域中不可阻擋的發(fā)展趨勢。因此，正確樹立信息化檔案革新思想顯得至關(guān)重要，增強(qiáng)軟實(shí)力的同時(shí)還需注重硬實(shí)力水平的提升。新時(shí)代下，檔案的收集整理、編研存儲(chǔ)、開發(fā)利用逐漸與信息技術(shù)相結(jié)合，對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。通過定期組織計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)、開展電子檔案管理應(yīng)用講座等形式能夠逐步提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。針對計(jì)算機(jī)技能的學(xué)習(xí)可以促使檔案管理人員擁有多元化的復(fù)合知識背景，軍工單位檔案人才的培養(yǎng)體系也能逐漸趨于完善。因此，必須著力提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，以期能夠適應(yīng)信息化建設(shè)的迫切需要。

6.結(jié)語

檔案信息化建設(shè)工作的順利開展是推進(jìn)檔案資源高效整合的重要舉措，也是實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)電子檔案管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)條件，加快推動(dòng)檔案信息化管理模式對于提升軍工單位檔案管理能力與檔案利用效率都有積極的現(xiàn)實(shí)意義。與時(shí)代背景及社會(huì)發(fā)展要求相結(jié)合，不斷完善、優(yōu)化檔案管理模式，豐富檔案管理工作實(shí)踐思路，為軍工單位檔案管理水平的進(jìn)一步提升提供堅(jiān)實(shí)保障。