企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件歸檔研究

曹瑾珩

（中國直升機設(shè)計研究所，江西景德鎮(zhèn) 333001）

0.引言

近年來，隨著云計算、人工智能、大數(shù)據(jù)等新興信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)業(yè)務(wù)活動得以優(yōu)化升級，業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并存、多元多態(tài)數(shù)據(jù)并存的特點。傳統(tǒng)的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔方式已無法滿足新特點業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件的歸檔，不利于檔案價值的發(fā)揮，因此新時代背景下，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件的有效歸檔是當(dāng)代企業(yè)檔案部門必須考慮的問題。

1.企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件材料歸檔存在的問題

1.1 歸檔缺失，有價值資源未能及時歸檔、完整歸檔

一方面，歸檔范圍模糊，2012年，我國檔案局制定了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，從宏觀層面闡釋了企業(yè)文件材料的歸檔范圍及保管期限，而具體到企業(yè)的歸檔工作實踐，則需要根據(jù)企業(yè)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)類型及所產(chǎn)生的文件材料的特征進行細致化、差異化以及可操作化處理。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)信息化建設(shè)不斷推進，企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料多形態(tài)多來源多結(jié)構(gòu)并存的特點更為突出，加劇了企業(yè)文件材料的歸檔難度[1]。當(dāng)前，對于多形態(tài)多來源多結(jié)構(gòu)的文件材料，許多企業(yè)尚未形成明確的歸檔范圍及保管期限，使得企業(yè)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的有價值的文件材料未能及時、有效、完整地歸檔，造成歸檔缺失。另一方面，檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的歸檔集成建設(shè)不成熟。當(dāng)前，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)類型多樣，既包括通用職能系統(tǒng)例如OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)以及財務(wù)系統(tǒng)等通用系統(tǒng)，也包括專業(yè)性強的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不同系統(tǒng)各具特點，考慮到不同系統(tǒng)之間參照的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)架構(gòu)、開發(fā)時間以及升級優(yōu)化等方面可能存在差異性，使得檔案系統(tǒng)與不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的歸檔集成建設(shè)成為難題。當(dāng)前在企業(yè)文件材料歸檔實踐中，歸檔集成系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏，檔案系統(tǒng)對接所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成系統(tǒng)仍處于探索階段，難以從系統(tǒng)集成的整個過程進行統(tǒng)籌規(guī)劃，不利于業(yè)務(wù)文件材料的完整、及時、有效歸檔[2]。

1.2 歸檔質(zhì)量低

（1）文件材料的重復(fù)歸檔。一方面，雙套制歸檔模式下出現(xiàn)數(shù)字文件和紙質(zhì)文件重復(fù)二次歸檔的情況。另一方面，企業(yè)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間存在交叉情況，容易造成相同的文件材料在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同時歸檔。此外，由于缺乏對企業(yè)所形成的全部文件材料的全局考慮，集團公司和子公司間經(jīng)常發(fā)生重復(fù)歸檔的情況。（2）歸檔資源與利用需求存在不匹配。隨著新技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的深入應(yīng)用，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量文件材料，從海量的文件資源中挑選具有保存價值的文件材料并進行歸檔是當(dāng)前企業(yè)歸檔工作面臨的重要問題，成為許多企業(yè)檔案歸檔工作的難點，容易出現(xiàn)造成所歸檔的文件材料利用率低和有價值文件材料未能歸檔的窘境。（3）所歸檔的文件材料之間的關(guān)聯(lián)性不足。當(dāng)前企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動存在不同程度的交叉，相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間也存在交集情況，基于此在不同業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件具有共享共用的特點。然而，目前企業(yè)歸檔工作中，未能充分考慮不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)文件之間的交集性，對所歸檔文件之間的關(guān)聯(lián)性考慮不足，影響了歸檔文件材料的質(zhì)量。（4）對歸檔文件材料的四性保障不充分。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子文件具有內(nèi)容的易更改性、系統(tǒng)載體的依賴性等特點，因此對于電子文件的歸檔，應(yīng)保證其真實性、完整性、可用性和安全性。當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)文件歸檔中四性檢測的技術(shù)手段及檢測內(nèi)容仍不成熟，未能有效保證歸檔數(shù)據(jù)的質(zhì)量，成為企業(yè)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成亟待解決的難點。

1.3 歸檔路徑不明確

數(shù)字環(huán)境下，企業(yè)不同業(yè)務(wù)活動形成的業(yè)務(wù)文件各具特點，對原生的業(yè)務(wù)系統(tǒng)表現(xiàn)出具有較強的依賴性，脫離原生系統(tǒng)，容易產(chǎn)生系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)丟失、無法讀取等問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料相比，其歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求以及歸檔的存儲環(huán)境都表現(xiàn)出明顯的差異，因此采用傳統(tǒng)的歸檔范圍對不同形態(tài)不同來源及不同結(jié)構(gòu)的數(shù)字資源進行收集無法滿足現(xiàn)實歸檔需求，容易造成有價值的文件材料未能歸檔或者歸檔泛化等問題。因此，當(dāng)前企業(yè)歸檔工作中，數(shù)據(jù)庫文件材料如何有效收集歸檔、所存儲的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是否可靠、檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)存儲系統(tǒng)的有效銜接等問題仍亟待解決。

1.4 企業(yè)文檔管理權(quán)責(zé)割裂，檔案部門和業(yè)務(wù)部門在歸檔工作中的協(xié)作性弱

雖然檔案部門和業(yè)務(wù)部門相互協(xié)作，共同制定企業(yè)文件材料的歸檔范圍已成為學(xué)界研究中的共識，但在企業(yè)檔案工作實踐中，業(yè)務(wù)部門對歸檔工作仍不夠重視，歸檔需求模糊，歸檔的主動性積極性不高。另一方面，檔案部門受傳統(tǒng)的“后院看護者”思維影響，在歸檔工作中，表現(xiàn)出“業(yè)務(wù)部門歸什么，檔案部門就收什么”的被動狀態(tài)，不能主動挖掘歸檔文件材料的“業(yè)務(wù)價值”，實現(xiàn)歸檔文件對業(yè)務(wù)工作的有效反哺，以強化業(yè)務(wù)部門對歸檔工作的重視和動力。

2.企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件材料歸檔解決策略

2.1 對歸檔文件材料的四性進行有效保障

（1）完整性，即歸檔文件材料的完整齊全，這是企業(yè)歸檔工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前，企業(yè)文件材料呈現(xiàn)出來源多樣，形態(tài)多樣，結(jié)構(gòu)多樣以及歸檔差異化等特點，此外，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文件之間存在多元對應(yīng)關(guān)系，這些成為歸檔工作完整性必須解決的問題。因此對于企業(yè)文件材料歸檔范圍的確定，要充分考慮不同來源、不同形態(tài)和不同結(jié)構(gòu)的文件，以確保歸檔范圍涵蓋各項業(yè)務(wù)活動，保證有價值的文件材料得以歸檔。對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)文件的多元對應(yīng)關(guān)系，要建立體系化、細顆粒度的歸檔方案，梳理二者存在的交叉和銜接關(guān)系，充分考慮多元關(guān)系的可能性，在此基礎(chǔ)上對所產(chǎn)生的文件材料進行分類統(tǒng)計，例如設(shè)置規(guī)則，對于重復(fù)歸檔的文件材料進行系統(tǒng)提示，減少歸檔活動中重復(fù)歸檔的情況。通過鏈接手段建立所歸檔文件材料之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系展現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的全貌，從而保障歸檔文件材料的完整性[3]。（2）真實性，即始終保存來源、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)的真實性，保證歸檔的電子文件材料在收集、移交、檢測、保管、遷移等各個環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)的完整性，不可修改性以及用戶身份的真實性，對此，一方面，要制定對歸檔文件材料的操作權(quán)限，避免對歸檔文件材料的修改操作。另一方面，利用“數(shù)字簽名”技術(shù)，將其嵌入歸檔接口中，對歸檔的電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景3個要素是否被篡改進行自動監(jiān)測[4]。（3）可用性，即歸檔的電子文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、軟硬件環(huán)境的可用性。對此企業(yè)應(yīng)規(guī)范電子文件格式，一方面，可根據(jù)《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009），在確定電子文件歸檔格式時要充分考慮跨系統(tǒng)的兼容性、一致性以及易用性，以保證歸檔電子文件的長期保存和可讀性。另一方面，要積極對不同類型電子文件的瀏覽以及編輯軟件進行備份，以確保其長期可用。（4）安全性，包括電子文件內(nèi)容的安全性、載體的安全性以及歸檔過程的安全性?？赏ㄟ^殺毒軟件的有效應(yīng)用、訪問權(quán)限的制定以及防火墻技術(shù)等手段保障歸檔文件材料的安全性。

2.2 制定差異化歸檔策略

對于文件材料的歸檔，要充分考慮文件材料本身的特點，當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)活動所形成的文件材料呈現(xiàn)出多來源、多結(jié)構(gòu)、多形態(tài)，相應(yīng)的歸檔需求具有差異性，因此要充分考慮歸檔需求的差異性，制定有效的歸檔策略。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的歸檔要采取實物歸檔方式，即將實體由業(yè)務(wù)部門移交至檔案部門。對于數(shù)字文件的歸檔則遵循邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的方式。其中，邏輯歸檔是指不改變原存儲方式和位置，而只將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。物理歸檔則是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，再向檔案部門進行移交。對于二者的選擇，可依據(jù)歸檔文件材料的技術(shù)依賴性以及檔案管理系統(tǒng)的存儲容量?？紤]到當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量巨大，業(yè)務(wù)文件的系統(tǒng)依賴性較強等特點，邏輯歸檔提供了良好的解決思路，即將具有歸檔價值的文件材料繼續(xù)保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同時實現(xiàn)檔案部門對文件數(shù)據(jù)在邏輯上的集中管理[5]。

2.3 從全生命周期視角出發(fā)，堅持前端控制和全程管理原則

一方面，要堅持前端控制原則，即加強對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的集成管理[6]。首先，對于檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間存在的技術(shù)異構(gòu)等問題可通過開發(fā)通用接口的方式進行解決，實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動和檔案活動的有效交融。在實踐中，可采用中間庫接口方式和Web Service接口技術(shù)。中間庫數(shù)據(jù)接口是連接業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的介質(zhì)，既接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，又臨時存儲數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)傳輸至檔案管理系統(tǒng)。通過中間庫接口方式可有效降低檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的耦合度實現(xiàn)系統(tǒng)間雙向適配的要求，且方便系統(tǒng)和接口的維護。同時，對于臨時存儲在中間庫的數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)均可瀏覽查詢，但不能對數(shù)據(jù)進行改動，既方便業(yè)務(wù)工作對歸檔的數(shù)據(jù)的利用，同時又可以保障數(shù)據(jù)的真實性。相比之下，Web Service直接通過XML文檔進行連接，對于所集成的系統(tǒng)具有兼容XML的要求。此外，SFTP技術(shù)也是常用的接口技術(shù)，通過SFTP技術(shù)安全文件傳送協(xié)議，具有加密/解密技術(shù)，通過SFTP技術(shù)的應(yīng)用可對傳輸?shù)奈募M行加密，可保障傳輸文件的安全性。在企業(yè)歸檔工作的實踐應(yīng)用中，對通用接口的選擇可參考傳輸數(shù)據(jù)的類型以及機密程度，對于元數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可以采用Web Service接口進行傳輸，而對于音頻、音像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則可以采用SFTP協(xié)議進行傳輸。其次，要發(fā)揮檔案管理規(guī)則的前端控制作用，將管理規(guī)則前置到業(yè)務(wù)活動中，在文件形成過程中發(fā)揮業(yè)務(wù)工作人員的在文件內(nèi)容上的專業(yè)性，對文件材料的歸檔價值進行初步判定。在此基礎(chǔ)上，對于物理歸檔的文件材料，可按照檔案管理規(guī)則制定符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的文件模板，并以此為規(guī)范創(chuàng)建文件，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件內(nèi)容，檔案部門負(fù)責(zé)文件格式及相關(guān)要素。對于邏輯歸檔的文件材料，業(yè)務(wù)部門工作人員在文件產(chǎn)生之初添加相應(yīng)的歸檔的標(biāo)識，并將歸檔信息推送至檔案部門，由檔案部門添加檔案信息，并且規(guī)定操作權(quán)限，以避免文件材料被篡改。此外，對于以數(shù)據(jù)形態(tài)存在的文件材料，通過檔案管理規(guī)則的前置，如將可組配、可解析、可還原、可編碼等利于規(guī)則描述和自動執(zhí)行的要求等，將其納入對前端業(yè)務(wù)工作中環(huán)境歸檔的要求，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的可讀性和長期保存，以保證歸檔文件材料的可用性。

另一方面，要堅持全過程管理原則，確定完整的歸檔流程，表現(xiàn)為歸檔前的準(zhǔn)備工作，歸檔的實施工作以及歸檔的登記反饋工作3大環(huán)節(jié)[7]。首先，歸檔準(zhǔn)備工作，包括確定歸檔范圍、制定保管期限表、形成待歸檔文件目錄，采集歸檔元數(shù)據(jù)以及格式轉(zhuǎn)換等準(zhǔn)備工作。這一環(huán)節(jié)應(yīng)該由檔案部門和業(yè)務(wù)部門共同完成，且盡可能發(fā)揮業(yè)務(wù)部門的作用。其次，歸檔實施工作，即業(yè)務(wù)部門將待歸檔的文件材料傳輸至檔案管理系統(tǒng)，并交由檔案部門進行檢驗。最后，歸檔的登記反饋工作，對于歸檔的文件材料，符合檔案管理要求的則由檔案管理人員登記，進行著錄、歸檔保存等操作，對于不符合歸檔要求的文件則退回業(yè)務(wù)部門。

2.4 提升歸檔文件的“業(yè)務(wù)反哺能力”，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門和檔案部門的協(xié)作雙贏

檔案部門應(yīng)該積極挖掘歸檔文件材料對于業(yè)務(wù)工作的價值，在歸檔準(zhǔn)備工作中積極思考歸檔工作對于業(yè)務(wù)工作的價值，即利用所歸檔的檔案數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)活動進行優(yōu)化，從而提高業(yè)務(wù)工作質(zhì)量，以實現(xiàn)“文件的業(yè)務(wù)化”，對業(yè)務(wù)工作進行反哺，從而提升業(yè)務(wù)部門對于歸檔工作的積極性和主動性，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門和檔案部門的雙贏。

3.結(jié)語

本文基于新時代背景下，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件歸檔存在的問題和困境進行梳理，在此基礎(chǔ)上從保障歸檔文件的四性、制定差異化歸檔策略、全生命周期視角出發(fā)，堅持前端控制原則和全程管理原則以及提升歸檔文件的“業(yè)務(wù)反哺能力”，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門和檔案部門的協(xié)作雙贏4個角度提出解決策略，以期對企業(yè)檔案工作中的歸檔實踐提供啟示。