關(guān)于新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理的思考及探索

鄧 茜

（中鐵廣州工程局集團(tuán)有限公司，廣州 511459）

引 言

黨選擇人才和分配干部，往往都要依賴于對干部人事檔案的剖析和管理，因此干部人事檔案是主要的選人、用人依據(jù)。在新形勢下，國有企業(yè)干部人事檔案管理制度和體系不斷完善化，各項(xiàng)工作不斷系統(tǒng)化，干部人事檔案管理工作也面臨很多挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了很多需要解決的問題。要想從根本上解決這些問題，就必須在明確國有企業(yè)干部人事檔案管理和體系建設(shè)方向的基礎(chǔ)上，探索出有效的問題解決對策。

一、新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理和體系建設(shè)的方向分析

（一）實(shí)現(xiàn)從宏觀指導(dǎo)到微觀指導(dǎo)的有效轉(zhuǎn)化

要想落實(shí)新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理和體系建設(shè)工作，工作人員應(yīng)該在做好調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上開展座談會(huì)，發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)干部人事管理和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)當(dāng)中的不足之處，進(jìn)而和有經(jīng)驗(yàn)的人事專員及網(wǎng)絡(luò)化體系建設(shè)人員展開討論，針對不足之處進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)共性問題。最后，還要按照從上級(jí)轉(zhuǎn)化到下級(jí)的順序和方式，對相關(guān)工作人員進(jìn)行專門的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)和培訓(xùn)。通過實(shí)現(xiàn)這種指導(dǎo)性的轉(zhuǎn)化，相關(guān)工作人員能夠利用外力和主管部門的力量，充分彰顯出主管工作人員的工作指導(dǎo)職能。

（二）實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)式指導(dǎo)到現(xiàn)代化指導(dǎo)的有效轉(zhuǎn)化

在當(dāng)前信息化發(fā)展的時(shí)代下，國有企業(yè)必須合理利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)干部人事檔案管理和體系建設(shè)。國有企業(yè)當(dāng)中的上級(jí)人事管理工作者要根據(jù)企業(yè)的規(guī)定和要求，對下級(jí)做出專業(yè)化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在這個(gè)過程中，可以合理利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)軟件和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理信息化。此外，還要改變傳統(tǒng)式的手工指導(dǎo)方法，不斷學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代技術(shù)和指導(dǎo)方法，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫對下級(jí)展開指導(dǎo)，提高指導(dǎo)效率。

（三）實(shí)現(xiàn)從常規(guī)指導(dǎo)到關(guān)鍵點(diǎn)指導(dǎo)的有效轉(zhuǎn)化

作為國有企業(yè)中的檔案管理工作者，必須轉(zhuǎn)變以往的常規(guī)指導(dǎo)方法，抓住工作關(guān)鍵點(diǎn)，明確干部檔案資料管理的核心，按照以點(diǎn)帶面的順序，明確找到檔案管理工作開展的方向，抓住典型，進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)指導(dǎo)。

二、新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理的主要問題分析

（一）國有企業(yè)對干部人事檔案管理的重視度不足

國有企業(yè)干部人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜的、潛在性較強(qiáng)的工作，往往無法在短期內(nèi)展示出非凡的成果。部分微小型國企內(nèi)還未開設(shè)專業(yè)的部門來實(shí)施干部人事檔案管理工作，反而是以別的行政部門管理者兼任為主導(dǎo)。此外，國有企業(yè)干部人事檔案的產(chǎn)生是在干部發(fā)展運(yùn)動(dòng)軌跡的記述上實(shí)現(xiàn)的，涉及多個(gè)部門，周期長，必須由多方面協(xié)作，相互配合。但是，目前除人事部門外，別的很多部門都沒有對干部人事檔案的管理方法和觀念創(chuàng)新進(jìn)行研究，更別說積極主動(dòng)地收集、存放、歸檔有關(guān)材料。在這樣的大環(huán)境下，國有企業(yè)在干部人事檔案材料收集的觀念更新、管理上更無法獲得對應(yīng)的發(fā)展。

（二）國有企業(yè)干部對人事檔案的管理不夠關(guān)注

對于大部分國有企業(yè)干部而言，在職業(yè)發(fā)展中很少使用人事檔案，本人不關(guān)心，也不給予高度重視。對于一部分國有企業(yè)干部來說，只要不涉及日常職位管理與調(diào)整，則不會(huì)意識(shí)到檔案管理的必要性，導(dǎo)致檔案參考的數(shù)據(jù)不足，最終導(dǎo)致國有企業(yè)人事部門在運(yùn)用檔案評(píng)估和考察干部的情況下耗費(fèi)很多時(shí)間與人力去核實(shí)，影響了檔案管理工作效能的提高。此外，許多國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部對干部人事檔案管理的了解存有觀念上的錯(cuò)誤，認(rèn)為在檔案資料管理工作中只需不泄露、不遺失信息，能解決核查問題就可以了，沒有從多方面了解干部人事檔案對干部提拔任用的價(jià)值和意義。

（三）國有企業(yè)干部人事檔案管理工作不夠規(guī)范

隨著國有企業(yè)薪酬管理制度的改革、創(chuàng)新及其社會(huì)化發(fā)展，以及社保綜合標(biāo)準(zhǔn)的不斷優(yōu)化，當(dāng)前國企對干部人事檔案管控工作的關(guān)注度越來越低，造成干部人事檔案管理水準(zhǔn)降低、管理不標(biāo)準(zhǔn)的問題普遍存在，檔案資料的收取、發(fā)送、轉(zhuǎn)寄、存放、閱覽及其應(yīng)用等程序流程不標(biāo)準(zhǔn)，管理較為隨意。一部分國有企業(yè)的檔案資料管理工作人員收集到干部的有關(guān)檔案信息和材料后，通常會(huì)將填完的情況表放進(jìn)檔案資料中保存，不注重相關(guān)信息的審查，導(dǎo)致不正確的信息產(chǎn)生，如“三齡兩歷”等重要信息不精確、不全面等難題經(jīng)常存在。盡管全國各地早已進(jìn)行國有企業(yè)干部人事檔案專審，但是“歷史欠款”較多，導(dǎo)致專審工作沒有實(shí)現(xiàn)明確預(yù)估。

（四）國有企業(yè)干部人事檔案管理方法落后

在國有企業(yè)干部人事檔案管理中，還存在欠缺科學(xué)研究、管理方式不足等問題，導(dǎo)致精細(xì)化管理的人事檔案復(fù)雜且不容易投入操作，檔案管理的疏漏與管理人員粗心大意等問題時(shí)有發(fā)生。此外，當(dāng)今的國有企業(yè)干部人事檔案管理欠缺合理性與創(chuàng)新性，內(nèi)容不詳細(xì)且存檔不系統(tǒng)，一部分管理者對原材料欠缺認(rèn)真而細(xì)致的核查，影響了干部人事檔案的真實(shí)性、有效性與一致性，給后期人力資源部門與相關(guān)組織掌握有關(guān)工作人員的具體情況產(chǎn)生了一定影響，也不利于檔案管理下一步工作的正常開展。

（五）國有企業(yè)干部人事檔案管理和編研不合理

現(xiàn)階段，國有企業(yè)的干部人事檔案一般放在人力資源部門的檔案室，或是放在綜合性檔案室，由專職人員管理。管理者大多數(shù)以紙版檔案為主導(dǎo)，絕大部分干部人事檔案的使用方式是查看初始的檔案材料，以單一的紙質(zhì)檔案來展示干部信息，缺乏專業(yè)化的檔案管理倉庫，沒有建立和創(chuàng)新電子信息檔案管理平臺(tái)，無法確保檔案管理及檔案編研的有效性。

（六）國有企業(yè)干部人事檔案的存放與管理不系統(tǒng)

國有企業(yè)干部填好自己的檔案表格并通過審核之后，往往會(huì)交給相關(guān)部門做好保存工作，以利于后期的專門檢查和調(diào)研。但是從裝運(yùn)到最后存放的環(huán)節(jié)中，卻存在較多的問題，非常容易導(dǎo)致檔案的破損與遺失。在裝運(yùn)層面，檔案可能會(huì)被外部因素影響，產(chǎn)生檔案信息模糊不清、核心檔案信息遺失的狀況。而在干部人事檔案保存工作中，也會(huì)出現(xiàn)檔案受潮和破損的情況，不利于檔案信息的查找。

三、新形勢下國有企業(yè)干部人事檔案管理的有效對策分析

（一）強(qiáng)化國有企業(yè)對干部人事檔案管理工作的重視

新形勢下的社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)環(huán)境給國有企業(yè)干部人事檔案管理人員帶來了新的挑戰(zhàn)。管理者必須結(jié)合新形勢，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從長久的戰(zhàn)略思維考慮，搭建新形勢下的干部人事檔案管理體系。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首先必須強(qiáng)化國有企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視。國有企業(yè)管理者要根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，大力宣傳這一管理工作的重要性，為后期各項(xiàng)管理工作的正常開展奠定用人基礎(chǔ)。

（二）提升國有企業(yè)干部人事檔案管理人員的地位

對于國有企業(yè)來說，必須從意識(shí)上重視干部人事檔案管理工作，而且要和相關(guān)工作放到同等位置，不斷優(yōu)化升級(jí)干部人事檔案管理工作者的薪資待遇和獎(jiǎng)勵(lì)模式，不斷提升國有企業(yè)干部人事檔案管理工作人員的工作積極性，使他們?nèi)缙?、高效地完成檔案信息填寫、檔案資料審查及信息保存等工作。此外，國有企業(yè)要改變?nèi)耸聶n案管理人員的固有意識(shí)，引導(dǎo)他們認(rèn)真審核、填寫檔案信息，并將檔案管理工作和他們的最終業(yè)績相關(guān)聯(lián)。

（三）加大對國有企業(yè)干部人事檔案的審核力度

國有企業(yè)干部人事檔案管理人員面對每一份干部人事檔案，必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核。尤其是對一些重要的信息，除審核其一致性外，還必須審核其準(zhǔn)確性，查詢檔案中所填報(bào)的信息是不是與具體情況相一致，分辨檔案是不是可以通過審批，最后進(jìn)行封檔儲(chǔ)存。如果干部人事檔案中欠缺需要填寫的內(nèi)容及專用章，或是存有與具體情況不一致的狀況，應(yīng)當(dāng)直接將其返回干部本人的手上，再次完善。

（四）實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)干部人事檔案各管理系統(tǒng)間的有效融合

要想真正實(shí)現(xiàn)智能化的國有企業(yè)干部人事檔案管理，務(wù)必合理利用好各個(gè)部門的檔案管理系統(tǒng)和軟件，消除信息不對稱的問題，進(jìn)一步擴(kuò)大國有企業(yè)干部人事檔案的運(yùn)用范疇，使其使用價(jià)值達(dá)到最大化。國有企業(yè)干部人事檔案管理是一項(xiàng)兼顧了服務(wù)性與時(shí)代性職能的綜合性工作。其中，服務(wù)性反映在檔案管理的終極目標(biāo)體系中，是為相關(guān)企業(yè)人才團(tuán)隊(duì)規(guī)劃與綜合利用提供服務(wù)的，每一個(gè)階段的運(yùn)行都需要和檔案系統(tǒng)軟件及數(shù)據(jù)信息應(yīng)用部門密切相連，充分發(fā)揮出檔案管理系統(tǒng)和軟件的作用。當(dāng)然，這中間一定要做好有關(guān)保密工作，進(jìn)行信息優(yōu)化歸類，設(shè)立信息查看和管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和軟件的有效融合。

（五）合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化的干部人事檔案存放技術(shù)

國企要想做好干部人事檔案管理工作，就必須抓住信息技術(shù)發(fā)展的契機(jī)，合理運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好人事檔案信息的查找、保存工作，而不必再通過紙質(zhì)檔案管理來落實(shí)相關(guān)工作，避免相關(guān)檔案信息管理出現(xiàn)問題。另外，在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案寄存時(shí)必須留意突發(fā)問題，保證互聯(lián)網(wǎng)的穩(wěn)定性。

（六）建立健全國有企業(yè)干部人事檔案管理的機(jī)制

要想提升國有企業(yè)干部人事檔案管理效率，還必須建立健全國有企業(yè)干部人事檔案管理的機(jī)制。具體有以下兩點(diǎn)。

第一，從管理內(nèi)容上入手進(jìn)行管理創(chuàng)新。要不斷優(yōu)化和豐富干部人事檔案管理內(nèi)容，在全面掌握國有企業(yè)干部基本情況的前提下，建立業(yè)績檔案和綜合素質(zhì)檔案系統(tǒng)。

第二，從資料整理方式上入手進(jìn)行管理創(chuàng)新。一方面，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)式的資料歸檔方法，如年度考核表整合、個(gè)人檔案管理的方法。另一方面，轉(zhuǎn)變以往的書本式檔案管理方式，合理運(yùn)用活頁式檔案管理方式，消除裝訂檔案的問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息的徹底保護(hù)。

（七）加強(qiáng)對國有企業(yè)干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

為了更好地推動(dòng)國企干部人事檔案管理工作的開展，可以合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體管理向互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的有效轉(zhuǎn)化。在科學(xué)運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)方法的基礎(chǔ)上，建立內(nèi)容豐富的檔案信息查詢數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建干部人事檔案信息和資料的電子信息系統(tǒng)和網(wǎng)站。具體來說，要想有效搭建該體系，必須以人機(jī)對戰(zhàn)為核心，建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對干部人事檔案資料的信息化管理，從根本上彰顯電子計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用下的資料查找、存儲(chǔ)和管理價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息管理的精確性、多元性和動(dòng)態(tài)性，并完成對檔案的系統(tǒng)化管理，為干部提供多方位的服務(wù)。

（八）加強(qiáng)國有企業(yè)干部人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)干部人事檔案管理的規(guī)范性，必須提升檔案人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)專業(yè)化隊(duì)伍的管理和建設(shè)，對檔案管理人員開展職業(yè)道德規(guī)范文化教育、管理知識(shí)教育和當(dāng)代科學(xué)知識(shí)的培訓(xùn)，持續(xù)提升他們的工作能力。

第一，從根本上培養(yǎng)國企干部人事檔案管理的專業(yè)能力和檔案管理人員肯吃苦的精神品質(zhì)。國有企業(yè)干部人事檔案管理所涉及的工作內(nèi)容是比較多元化的，檔案管理人員必須十分細(xì)心和有足夠的耐心，且檔案管理工作者必須不追逐名利，必須不怕苦，腳踏實(shí)地地工作，有非常強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。

第二，國企干部人事檔案管理工作的順利開展，必須以提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)為核心。檔案管理工作人員要重視本職工作的落實(shí)，要有非常強(qiáng)的責(zé)任心。管理人員要高度重視和提升自己的基礎(chǔ)知識(shí)水平和政治素養(yǎng)，尤其要高度重視對新規(guī)章知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升自身素養(yǎng)，遵守嚴(yán)格的工作紀(jì)律和職業(yè)道德規(guī)范，具有“依規(guī)治檔”“依規(guī)用檔”觀念，維護(hù)檔案信息。

第三，企業(yè)干部人事檔案管理人員要有極強(qiáng)的服務(wù)宗旨。檔案管理工作自身便是一項(xiàng)服務(wù)型較強(qiáng)的工作，該工作的服務(wù)宗旨便是聽從上級(jí)的指導(dǎo)。

第四，企業(yè)干部人事檔案管理人員要有較高的業(yè)務(wù)水平，要能夠勝任本職工作，不但要具有扎實(shí)的專業(yè)技能和知識(shí)，還需要靈活運(yùn)用智能化的管理模式和操控技術(shù)軟件，且要深入學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)。因而，務(wù)必加強(qiáng)對管理工作人員的培訓(xùn)力度，在培訓(xùn)上突出主題，采用集中化培訓(xùn)與以干代訓(xùn)的培訓(xùn)方式。此外，可定期選取一些管理人員“出門”參觀學(xué)習(xí)，拓寬他們的視野，提高他們的綜合素質(zhì)。

結(jié) 語

綜上所述，在我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體系不斷信息化和創(chuàng)新化的形式下，國有企業(yè)已經(jīng)成為非常強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)力量，必須加強(qiáng)國有企業(yè)干部人事檔案管理，培養(yǎng)出更多更優(yōu)秀的干部人才，實(shí)現(xiàn)對專業(yè)化干部人才隊(duì)伍的系統(tǒng)化建設(shè)，增強(qiáng)國有企業(yè)的綜合實(shí)力。