中小企業(yè)內(nèi)控架構(gòu)的建立

王景洪

（北京建升房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，北京 101300）

什么是內(nèi)控？內(nèi)控是不是例會越開越多，流程越設(shè)越多，風(fēng)險就真的越來越少？對于一個中小型企業(yè)如何建立行之有效又高效的內(nèi)控機制呢？又如何將風(fēng)險擋在門外呢？面對IMABCD時代的到來，中小企業(yè)如何高效地發(fā)揮內(nèi)控作用？無疑財務(wù)內(nèi)控（會計核算和審計監(jiān)督）是最簡單高效、最必不可少的內(nèi)控機制之一，律師、稅務(wù)師或注冊會計師的有效參與更能達到錦上添花的效果。

一、目前企業(yè)內(nèi)控存在的問題

（一）制度執(zhí)行困難，審核流于形式

很多中小企業(yè)為了應(yīng)付檢查，照搬大型企業(yè)的財務(wù)制度，沒有針對性、推行困難、沒有執(zhí)行價值；審核也是存在于表面的票據(jù)規(guī)范審核。比如年長的財務(wù)人員仍依靠經(jīng)驗記賬，更新知識較慢，不能與時俱進，其知識面與崗位職能不匹配；工作經(jīng)驗少的年輕會計，喜歡凡事都依賴上級領(lǐng)導(dǎo)，工作缺乏主動性，級別又較低且不具有發(fā)現(xiàn)問題的能力，由此對內(nèi)控管理工作產(chǎn)生不利的影響。

（二）不注重培訓(xùn)

財稅知識應(yīng)該說是一個更新很頻繁很快的領(lǐng)域。國家財稅體制一直在和世界接軌，經(jīng)濟形式具有多樣性，《會計準(zhǔn)則》不停地修訂，稅法時時更新。作為一名財務(wù)人員，如果不能堅持不懈地學(xué)習(xí)，就不會具有擔(dān)任主管會計的能力。而中小型企業(yè)往往忽視培訓(xùn)，認為學(xué)習(xí)是財務(wù)人員自己的事情，企業(yè)沒必要在這方面增加支出，其實是為企業(yè)經(jīng)營埋下了隱患。

（三）認為管理者、會計核算就是內(nèi)控

中小企業(yè)管理者往往認為自己就是監(jiān)督、是內(nèi)控。他們一方面開拓市場、抓業(yè)務(wù)、談合作，另一方面控制成本、抓管理，要兼顧的事情很多，往往顧此失彼；還有些管理者認為會計審核票據(jù)就是在給企業(yè)把關(guān)，沒必要再增加內(nèi)控。實際上會計審核票據(jù)過程中往往注重的是發(fā)票真?zhèn)?，對于?jīng)濟業(yè)務(wù)的實質(zhì)是忽視的，或者高度不夠、沒有能力識別風(fēng)險要素，加大了風(fēng)險的存在。

（四）缺少專業(yè)的人員進行風(fēng)險把控

風(fēng)險存在于每一個角落，只是沒有爆發(fā)而已，簡單到一個未完成合同的訴訟時效問題，合同的稅率問題，這所有的一切都需要一個既專業(yè)、經(jīng)驗又豐富的人員為企業(yè)提供指導(dǎo)和支持。目前，很多中小型企業(yè)在經(jīng)營經(jīng)濟活動中忽視這一點，只有等發(fā)生了訴訟才去請律師，稅務(wù)罰款了才去請稅務(wù)師或者注冊會計師，采取亡羊補牢的辦法修補漏洞。此時聘請的律師或者稅務(wù)師也是對已接受的案件評估風(fēng)險，提出建議，對日常風(fēng)險不能有效控制，不能將風(fēng)險防患于未然。

二、財務(wù)內(nèi)控的構(gòu)建

構(gòu)建適用于本企業(yè)切實可行的內(nèi)控制度，制定培訓(xùn)計劃，構(gòu)建財務(wù)內(nèi)控小體系。首先以財務(wù)審核作為第一道關(guān)口，審計監(jiān)督作為第二道關(guān)口。財務(wù)審核作為第一道關(guān)口要掌握發(fā)現(xiàn)問題的能力，企業(yè)每年對財務(wù)審核人員進行會計準(zhǔn)則、稅法知識、和簡單的經(jīng)濟法培訓(xùn)；審計監(jiān)督作為第二道關(guān)口，審計監(jiān)督人員要定期不定期地對企業(yè)財務(wù)進行審計、加強業(yè)務(wù)管理，加強關(guān)于內(nèi)控的培訓(xùn)。這兩道關(guān)口尤其重要，是財務(wù)內(nèi)控架構(gòu)的重要組成部分。這兩類專業(yè)人員要具備發(fā)現(xiàn)問題、處理和解決問題的能力，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

（一）人員培訓(xùn)

針對會計核算人員和審計監(jiān)督人員要定期進行政治素養(yǎng)和職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)。首先，會計工作崗位，一定是本著為國家、企業(yè)、自己負責(zé)任的態(tài)度，嚴(yán)格按照國家的法律法規(guī)和《會計準(zhǔn)則》處理會計事務(wù)，保守企業(yè)秘密，站在企業(yè)的角度思考和解決問題。其次，針對專業(yè)水平等級制定培訓(xùn)計劃，中小企業(yè)應(yīng)建立有針對性、分層次的專業(yè)培訓(xùn)，會計核算和審計監(jiān)督人員可通過線上線下培訓(xùn)考取證書的形式提高職業(yè)技能；審計監(jiān)督人員還要將工作中發(fā)現(xiàn)的問題進行整理歸集，定期組織各科室負責(zé)人、職工學(xué)習(xí)，提高全體員工的風(fēng)險識別能力，將內(nèi)控工作滲透到每個環(huán)節(jié)和崗位上，打造出風(fēng)清氣正、全員參與的企業(yè)文化。企業(yè)內(nèi)控工作是一項持續(xù)推進的工作，培訓(xùn)與學(xué)習(xí)應(yīng)持之以恒。

（二）完善財務(wù)內(nèi)控制度

1．崗位責(zé)任劃分

財務(wù)內(nèi)控制度的建立應(yīng)滿足各崗位之間的相互監(jiān)督、相互制約，同時中小企業(yè)還需要依照高效精簡、優(yōu)化流程的原則來設(shè)計組織結(jié)構(gòu)和匹配工作崗位。

首先，出納崗位人員要熟練掌握現(xiàn)金管理辦法和企業(yè)財務(wù)制度，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，審核發(fā)票的真?zhèn)危徊坏眠`規(guī)使用現(xiàn)金，現(xiàn)金及時送存銀行，日清月結(jié)；按要求編制銀行調(diào)節(jié)表，且調(diào)節(jié)表中不能出現(xiàn)長時間不入賬的項目等等。

其次，成本復(fù)核會計崗位人員，復(fù)核出納已經(jīng)審核的票據(jù)，對每一項支出要和合同比對，有比對不符的拒絕出納付款，并向主管會計匯報；隨時整理合同臺賬，審核合同內(nèi)容和發(fā)票流、資金流、合同流是否一致，及時匯報；要審核各種審批手續(xù)、付款時間與合同約定付款時間是否一致，不一致的拒絕簽字，并聯(lián)系負責(zé)人，重新走流程；歸集成本，滾動化管理成本，監(jiān)督預(yù)算和已發(fā)生成本之間的差異，查找原因，隨時匯報。

再次，主管會計崗位人員是財務(wù)核算工作的核心人物，一定要熟練掌握財稅知識，具有較高管理會計的能力，能夠全面監(jiān)督會計核算，指導(dǎo)、監(jiān)督出納和成本復(fù)核會計的工作，為企業(yè)負責(zé)人提供真實、有效的數(shù)據(jù)；審核收、付款工作，對于未按照合同約定方式的收款和付款業(yè)務(wù)能及時制止；做好預(yù)算和決算；要完善財務(wù)手續(xù)、組織運用資金、報送稅務(wù)統(tǒng)計等外部報表；與內(nèi)部其他部門相互協(xié)作溝通；配合審計崗位人員協(xié)調(diào)工作中的問題，及時整改。

最后，審計崗位可以是財務(wù)總監(jiān)兼職，審計崗位人員直接領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)財務(wù)人員，搭建財務(wù)內(nèi)控體系，監(jiān)督日常工作，協(xié)助布局企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略。日常監(jiān)督工作，具體審核本企業(yè)所有部門工作執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，參與“三重一大”的會議，組織指導(dǎo)各部門重大事項的實施工作；熟練掌握財務(wù)、法律知識，具有較強的溝通能力，能夠把各部門真實的問題匯總整理，出具整改意見，工作中發(fā)現(xiàn)有營私舞弊、串通的情況，或者有消極怠、明知故犯的情況具有考核權(quán)，每月出具對企業(yè)的審計情況書；既能夠發(fā)現(xiàn)問題還能夠解決問題、化解矛盾，真正地做到業(yè)財融合，推行全面預(yù)算管理，參與布局長期發(fā)展規(guī)劃。

2．優(yōu)化大額資金管理與財務(wù)內(nèi)控流程

企業(yè)內(nèi)控制度是與資金活動相關(guān)的內(nèi)控活動，是為了保障企業(yè)實現(xiàn)高效經(jīng)營的手段，是讓各部門相關(guān)人員自覺遵守的依據(jù)。比如：資金管理方面，重點是保證資金安全，提高資金周轉(zhuǎn)速度和使用效益。在大額資金的使用方面設(shè)立專門的規(guī)章制度，首先，要明確大額資金的內(nèi)容：第一，使用年度計劃外的資金；第二，大額度的非生產(chǎn)性資金及重大捐贈、資助等；第三，非生產(chǎn)性項目5萬元的支出；第四，工程款（建安、裝修、消防、電梯維保、監(jiān)理等）涉及金額較大，約50萬元起，前期合同（含設(shè)計、咨詢、測量、招投標(biāo)等）10萬元起為大額度資金，零星采購合同原則上每年至少召開一次會議，其他（勞保、五金、審計、法律等）10萬元以上為大額資金；第五，員工獎金；第六，對外擔(dān)保；第七，資產(chǎn)的出租、處置；第八，其他大額度資金。

其次，完善內(nèi)控流程。第一，重大資金的支出必須開會，參加會議人員包含具體經(jīng)手人員、財務(wù)負責(zé)人、辦公室負責(zé)人、審計負責(zé)人、總經(jīng)理等職能科室參加。依據(jù)公司章程要求召開董事會、股東會。第二，經(jīng)手人持有效合同和票據(jù)到采購、預(yù)算、工程、會計處審核；采購、預(yù)算審核材料是否合格、施工進度是否與合同約定一致；工程部門審核施工是否符合工程驗收標(biāo)準(zhǔn)；出納審核票據(jù)的合法性；成本復(fù)核會計審核合同支付方式和時間與實際是否一致，同時審核要有會議紀(jì)要，對于沒有會議紀(jì)要的拒絕出納付款直接退回；主管會計全面審核，全部沒有問題，上報審計審核。第三，審計崗位，隨時監(jiān)督業(yè)務(wù)是否真實、流程是否有疏漏，大額資金會議紀(jì)要是否齊全，抽查各科室人員對所批款內(nèi)容的熟悉程度，有沒有玩忽職守的情況。對于存在問題的及時發(fā)表審計意見，督促整改并上報總經(jīng)理。

（三）對于銀行預(yù)留大額資金的使用

為了保證資金安全，提高資金使用效率，原則上不允許購買理財產(chǎn)品，將結(jié)余資金采用銀行定期的方式進行存儲。定期存款順序存取，確保每月都有資金到賬。出納隨時關(guān)注銀行存款余額和定期存單到期時間，關(guān)注定期存款的利息變動情況，隨時向主管會計、審計匯報。遇到有利息上升時或下降時及時請示并調(diào)整資金結(jié)構(gòu)。定期存款利息及時入賬，編制會計憑證，及時與銀行對賬，不得擅自調(diào)整資金結(jié)構(gòu)。擅自調(diào)整資金結(jié)構(gòu)者嚴(yán)格按照績效考核管理制度執(zhí)行。

（四）其他事項的內(nèi)控管理

1．固定資產(chǎn)的管理

主管會計對本企業(yè)固定資產(chǎn)情況要清楚，每半年要組織相關(guān)人員對固定資產(chǎn)進行一次盤點。對折舊已提足，不能使用的資產(chǎn)及時督促相關(guān)部門進行固定資產(chǎn)清理。批量清理固定資產(chǎn)或者金額較大的單個固定資產(chǎn)，按照重大事項處理，必須請有資質(zhì)的評估機構(gòu)進行評估，價格公允可溯。

2．檔案管理

原則上兩年以上的會計檔案移交給檔案管理人員，沒有辦理移交的檔案要妥善保管，不得擅自撕毀、更改、拆裝憑證和賬簿，會計檔案原則上不得借出。查閱檔案、資料時，只允許在指定閱覽范圍內(nèi)查閱，不得翻閱與其無關(guān)的檔案。查閱檔案時，不得在會計檔案資料圈點、涂改、污損和撕扯等。查閱會計檔案未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自摘抄、復(fù)印、拍攝、傳閱。經(jīng)同意可以自帶相機或有拍攝功能的手機，拍照后自行打印。查閱后將案卷歸還所存放的架子前，由工作人員認真查驗，點交清楚，及時歸位。對于違規(guī)操作的人檔案管理員有權(quán)拒絕其繼續(xù)查閱，將其請出查閱地點，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3．公章、合同章、財務(wù)章、人名章、發(fā)票專用章的使用管理

建立合同章、公章用章管理制度，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，登記合同章、公章臺賬，蓋章要有審批手續(xù)，審批內(nèi)容必須明晰，不超范圍用章；財務(wù)章和人名章遵循雙人分管、保險柜另行存放的原則；發(fā)票專用章使用要符合發(fā)票管理辦法中關(guān)于蓋章的規(guī)定。

4．財務(wù)軟件的管理

財務(wù)軟件承載著企業(yè)的核心機密，建立嚴(yán)格的軟件管理制度也是財務(wù)內(nèi)控的重要方面。其中包括財務(wù)人員使用權(quán)限的設(shè)置、服務(wù)器的存放、電子檔案的管理、軟件錄入人員刪改憑證的權(quán)限、打印和裝訂電子憑證的期限、賬表的備份、病毒的防范等等，本著專線專人的管理原則，拒絕交叉管理。

三、聘請專業(yè)的律師和注冊會計師

（五）財務(wù)內(nèi)控如何應(yīng)對偶然發(fā)生事件

面對偶發(fā)事件，財務(wù)內(nèi)控是不是就處于沒有控制狀態(tài)呢？偶發(fā)事件是指在事件發(fā)展過程中遇到的事先難以預(yù)料、出現(xiàn)頻率較低，但必須迅速做出處理的事件。越是緊急的事情越應(yīng)該冷靜思考、沉著面對。2021年夏天的一場大暴雨，把企業(yè)所有員工的心緊緊捆在一起，安全科迅速組織人力物力，各部門積極配合，共同鑄就汛期防護墻。此時購買防汛物資，就不能按照平時采購流程執(zhí)行，快速啟動應(yīng)急預(yù)案。找長期合作的廠家采購，按“先用后付”的原則。既保證防汛物資及時到位，又不浪費企業(yè)資金。汛期過后，采購科將采購合同和實際使用的物資清單提供給安全科確認，安全科和采購科一起對所用物資和使用情況向總經(jīng)理匯報，會計審核，總經(jīng)理審批。

（一）聘請律師提高法律風(fēng)險防控意識

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，法律相關(guān)問題是企業(yè)面臨的最大風(fēng)險，僅僅依靠財務(wù)內(nèi)控是不能滿足企業(yè)風(fēng)險防控的要求。聘請專業(yè)的律師，無疑是有效規(guī)避法律風(fēng)險、保證交易風(fēng)險能夠控制在企業(yè)可以接受的范圍之內(nèi)、促進交易行為的良好發(fā)展、維護企業(yè)根本利益、降低經(jīng)營風(fēng)險的重要手段。律師要參與企業(yè)重大合同的起草、審核合同條文、參與合同談判、監(jiān)督合同履行，對于合同執(zhí)行過程中違規(guī)的行為及時制止，及時收集有利證據(jù)，為合同糾紛打基礎(chǔ)。

律師在企業(yè)合同管理、生產(chǎn)經(jīng)營、銷售等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，能夠有效地避免購銷合同法律風(fēng)險，杜絕不合規(guī)現(xiàn)象，從而有效地預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。另外，律師還要參與到企業(yè)勞動用工合同的制定，規(guī)避用工風(fēng)險。

（二）聘請有經(jīng)驗的稅務(wù)師或注冊會計師防控稅務(wù)風(fēng)險

隨著稅收政策越來越規(guī)范，發(fā)條越來越明細，稅務(wù)風(fēng)險往往伴隨企業(yè)整個經(jīng)營過程，僅僅依靠審核票據(jù)和內(nèi)審，已經(jīng)滿足不了風(fēng)險管控的要求，還要聘請有經(jīng)驗的稅務(wù)師、注冊會計師。稅務(wù)師、注冊會計師要參與重大合同的簽訂，對會計和審計人員提出的問題積極解答，對合同的執(zhí)行過程進行監(jiān)督，參與完善財務(wù)內(nèi)控制度。稅務(wù)師、注冊會計師的參與不僅僅能夠把控稅務(wù)風(fēng)險，還能夠幫助企業(yè)完善各種財務(wù)內(nèi)控制度、降低經(jīng)營風(fēng)險。

四、建立內(nèi)控績效考核機制

企業(yè)內(nèi)控績效考核機制是維護內(nèi)控系統(tǒng)健康、良好運行的保證。企業(yè)建立健全內(nèi)控績效考核機制，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限?？冃Э己艘獜娬{(diào)積極的薪資激勵機制，給每一名員工提供升職加薪的渠道和方法；也要有嚴(yán)格的考核機制，明確每項工作的底線，規(guī)定懲罰內(nèi)容、措施、方法。在執(zhí)行過程中要不斷發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度的缺陷和不足，充分發(fā)揮績效考核作用，不斷改進完善內(nèi)控考核機制。

五、結(jié)束語

不難看出，中小企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，外部形勢也在不斷發(fā)生變化，IMABCD時代的到來，要求企業(yè)管理升級，財務(wù)轉(zhuǎn)型。完善的內(nèi)控系統(tǒng)可以減低財務(wù)風(fēng)險、降低經(jīng)營風(fēng)險、提高企業(yè)核心競爭力，加上有經(jīng)驗的律師和稅務(wù)師或者注冊會計師參與，能夠提高內(nèi)控人員發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力，做到未雨綢繆，防患于未然，提高經(jīng)營效益，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。