陳健
(四川華西集團(tuán)有限公司,四川 成都 610081)
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)市場(chǎng)已經(jīng)開(kāi)始向產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)型,從服務(wù)于用戶(hù)的C端市場(chǎng)向服務(wù)于企業(yè)和政府的B端市場(chǎng)演進(jìn)。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)即“互聯(lián)網(wǎng)+”,是指充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì),將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)結(jié)合,完成產(chǎn)業(yè)升級(jí)進(jìn)而完成生產(chǎn)力的拉升。在“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷推進(jìn)的過(guò)程中,云計(jì)算技術(shù)得到了較大的發(fā)展,許多云計(jì)算廠商和互聯(lián)網(wǎng)公司都能夠提供SaaS(軟件即應(yīng)用)、PaaS(平臺(tái)即應(yīng)用)和IaaS(基礎(chǔ)設(shè)施即應(yīng)用)的服務(wù),幫助企業(yè)完成從傳統(tǒng)企業(yè)到數(shù)字企業(yè)的轉(zhuǎn)型。
因?yàn)樨?cái)務(wù)共享的建設(shè)需要投入較大的財(cái)力和物力,所以需要集團(tuán)明確財(cái)務(wù)共享在集團(tuán)中的戰(zhàn)略定位,一般都是圍繞成本、風(fēng)險(xiǎn)和轉(zhuǎn)型來(lái)確定戰(zhàn)略方向。財(cái)務(wù)共享的基本目標(biāo)是集團(tuán)上下一套賬目和管理制度,但是,這需要考慮到下屬單位的特異性與其推進(jìn)財(cái)務(wù)共享的動(dòng)力,需要考慮到財(cái)務(wù)共享中心的職能和下屬單位相應(yīng)部門(mén)的職能劃分,并且按照實(shí)際情況進(jìn)行差異化轉(zhuǎn)變,對(duì)不同的下屬單位要有不同的側(cè)重點(diǎn)。
之前國(guó)有建筑企業(yè)都采用向外部采購(gòu)現(xiàn)成SaaS服務(wù)的方式來(lái)完成財(cái)務(wù)共享。這樣做的好處是能夠直接使用現(xiàn)成的服務(wù)以減少企業(yè)自身的研發(fā)成本,只需要支出服務(wù)費(fèi)即可,且使用行業(yè)定制的通用SaaS產(chǎn)品在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)初期一般都能滿(mǎn)足企業(yè)當(dāng)下的需求,建設(shè)周期短,及時(shí)將服務(wù)部署上線(xiàn),讓企業(yè)快速推進(jìn)財(cái)務(wù)共享轉(zhuǎn)型。但這樣做的問(wèn)題也很明顯,SaaS產(chǎn)品應(yīng)用的服務(wù)商往往提供的都是通用產(chǎn)品,即使做了行業(yè)定制也不能和一個(gè)企業(yè)的需求完全契合,這一方面要求服務(wù)商能夠提供可定制化的開(kāi)發(fā)接口供企業(yè)自行做適配,另一方面要求企業(yè)自身有相應(yīng)的研發(fā)人力能夠支持對(duì)已有應(yīng)用進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)和改造。目前大部分國(guó)有建筑企業(yè)對(duì)自主研發(fā)重要性的認(rèn)識(shí)都不足,沒(méi)有充足的研發(fā)人力進(jìn)行自身的財(cái)務(wù)信息化開(kāi)發(fā),導(dǎo)致自身需求受外部服務(wù)商的限制,從而影響了企業(yè)的發(fā)展和管理轉(zhuǎn)型。
大型國(guó)有建筑企業(yè)一般有多個(gè)信息系統(tǒng),包括報(bào)表系統(tǒng)、報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)底層沒(méi)有做好數(shù)據(jù)聯(lián)通,導(dǎo)致集團(tuán)與子公司之間也存在差異。在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的過(guò)程中,需要避免多個(gè)舊系統(tǒng)與新系統(tǒng)同步進(jìn)行造成大量重復(fù)性工作。因此,在財(cái)務(wù)共享建設(shè)之初就要將信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題考慮在內(nèi)。
財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)過(guò)程中,會(huì)存在一段舊系統(tǒng)與新系統(tǒng)并行的時(shí)期。在此期間,需要考慮如何將歷史數(shù)據(jù)向新系統(tǒng)做批量遷移。遷移過(guò)程中需要保證數(shù)據(jù)的完整性、安全性和一致性。這對(duì)財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)提供商與企業(yè)來(lái)說(shuō)都是挑戰(zhàn),大型國(guó)有建筑企業(yè)的數(shù)據(jù),包括組織架構(gòu)數(shù)據(jù)、客商名錄數(shù)據(jù)、工料數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),出于業(yè)務(wù)原因都十分復(fù)雜,且集團(tuán)和子公司底層的數(shù)據(jù)口徑可能不一致,導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入新系統(tǒng)出現(xiàn)困難。
從業(yè)務(wù)角度出發(fā),企業(yè)的財(cái)務(wù)共享至少應(yīng)包含三大功能和兩大權(quán)限管理,三大功能包括資產(chǎn)管理功能、稅務(wù)管理功能和分析管理功能,兩大權(quán)限管理包括用戶(hù)權(quán)限管理和審批流管理。
資產(chǎn)管理功能主要實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)與其子公司資金、合同、賬戶(hù)等信息在底層數(shù)據(jù)的打通。分為橫向和縱向兩個(gè)部分:縱向打通集團(tuán)到子公司的財(cái)稅信息,建立能夠以業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)信息的一體化信息處理流程;橫向打通各個(gè)部門(mén)之間的數(shù)據(jù),避免出現(xiàn)部門(mén)之間的信息差異。
1.資金管理:支持操作員完成集團(tuán)、子公司或部門(mén)的資金管理,查看資金使用明細(xì),實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨子公司的資金拆借和審批。
2.預(yù)算管理:支持操作員按照項(xiàng)目粒度上報(bào)預(yù)算計(jì)劃,交由審核員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,持續(xù)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行過(guò)程,實(shí)時(shí)指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
3.報(bào)銷(xiāo)管理:支持公司各級(jí)人員自主完成費(fèi)用支出報(bào)銷(xiāo),財(cái)務(wù)人員和直屬領(lǐng)導(dǎo)可以進(jìn)行費(fèi)用審批,簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)流程,提高工作效率。
4.報(bào)表管理:支持集團(tuán)與其子公司的財(cái)務(wù)人員錄入財(cái)務(wù)報(bào)表信息統(tǒng)一管理,集團(tuán)可以根據(jù)不同業(yè)務(wù)訴求制定財(cái)務(wù)報(bào)表模板供相關(guān)方使用,幫助集團(tuán)總部快速進(jìn)行財(cái)務(wù)匯算,減少信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象。
5.檔案管理:完成集團(tuán)合同、人員、資產(chǎn)的管理。
稅務(wù)管理功能是公司內(nèi)的專(zhuān)業(yè)人士基于對(duì)國(guó)家稅務(wù)政策的理解打造的,包括稅務(wù)知識(shí)管理、發(fā)票管理、納稅信息管理等重要模塊。公司財(cái)務(wù)共享的稅務(wù)管理系統(tǒng)可以與政府稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,完成快速納稅、查稅以及自身風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的功能。
分析管理功能是在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)底層打通的基礎(chǔ)上,利用大數(shù)據(jù)技術(shù),根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求完成日常分析任務(wù),并完成關(guān)鍵財(cái)稅指標(biāo)監(jiān)控。其能夠從子公司層面、集團(tuán)層面提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐,為相關(guān)決策層提供指導(dǎo)性意見(jiàn)。
用戶(hù)權(quán)限管理模塊是給財(cái)務(wù)共享中心提供完善的角色管理與數(shù)據(jù)隔離功能,支持由超級(jí)管理員自定義劃分財(cái)務(wù)總監(jiān)、出納、稅務(wù)會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)等角色,不同角色設(shè)有不同的數(shù)據(jù)權(quán)限和項(xiàng)目權(quán)限,從而完成數(shù)據(jù)隔離和功能隔離,保證數(shù)據(jù)的安全性和各職能人員工作的獨(dú)立性。
審批流管理模塊結(jié)合業(yè)務(wù)提供完整的審批流,保障資金往來(lái)的安全性,對(duì)操作人員行為進(jìn)行監(jiān)控。
結(jié)合大型國(guó)有建筑企業(yè)的特征來(lái)看,上面提到的“三大功能+兩大權(quán)限”是基本的財(cái)務(wù)共享能力。
四川H集團(tuán)有限公司始建于1950年5月,經(jīng)過(guò)70多年的發(fā)展演進(jìn),現(xiàn)已成為在西部、全國(guó)乃至海外都具有巨大影響力的大型國(guó)有建筑集團(tuán)。集團(tuán)擁有4個(gè)房屋建筑施工總承包特級(jí)資質(zhì)企業(yè),業(yè)務(wù)涉及工程承包、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、建材、對(duì)外投資、海外業(yè)務(wù)、科研設(shè)計(jì)、金融、周材租賃、醫(yī)院等多個(gè)領(lǐng)域。對(duì)四川H集團(tuán)來(lái)說(shuō),隨著其業(yè)務(wù)在全國(guó)范圍內(nèi)的不斷擴(kuò)大,財(cái)務(wù)共享建設(shè)迫在眉睫。為此,其用業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)管理迅速轉(zhuǎn)型,從信息不對(duì)稱(chēng)向透明公開(kāi)迅速轉(zhuǎn)型;用財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)迭代,底層通過(guò)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,推進(jìn)集團(tuán)財(cái)稅一體化,從而推動(dòng)全產(chǎn)業(yè)鏈數(shù)字化。其數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)方案如下。
在底層數(shù)據(jù)口徑統(tǒng)一方面,H集團(tuán)采取建立統(tǒng)一編碼體系的思路,統(tǒng)一集團(tuán)與子公司的數(shù)據(jù)口徑,包括組織機(jī)構(gòu)(單位、部門(mén)、人員、崗位等)、客商名錄(客戶(hù)、分包、物資、機(jī)械等)、工料機(jī)字典(材料、機(jī)械等)等數(shù)據(jù)。在財(cái)務(wù)共享功能方面,可以看到H集團(tuán)對(duì)內(nèi)縱向統(tǒng)一集團(tuán)財(cái)會(huì)制度,將財(cái)務(wù)共享中心和公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)化平臺(tái)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息互通,避免出現(xiàn)“信息孤島”;對(duì)外對(duì)接銀行系統(tǒng)、金融機(jī)構(gòu)和財(cái)稅系統(tǒng),提高人效。
核算共享包括應(yīng)收共享、應(yīng)付共享、總賬共享、結(jié)算共享和會(huì)計(jì)平臺(tái)。支持從各內(nèi)外部系統(tǒng)接收與推送相關(guān)數(shù)據(jù),根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)置規(guī)則及平臺(tái)算法自動(dòng)生成憑證。其具有資源池功能、任務(wù)分配功能、功效統(tǒng)計(jì)排名等功能。有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不得手工錄入,無(wú)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的由共享中心統(tǒng)一設(shè)計(jì),依據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要求提供數(shù)據(jù)并錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
核算共享考慮到了新舊數(shù)據(jù)的兼容,為了避免多個(gè)系統(tǒng)并行帶來(lái)的問(wèn)題,共享中心可以統(tǒng)一設(shè)置導(dǎo)入規(guī)則。
支持與稅務(wù)系統(tǒng)直聯(lián)、與基本檔案關(guān)聯(lián),支持多場(chǎng)景的數(shù)據(jù)錄入功能(包括直接導(dǎo)入、API批量數(shù)據(jù)接入及OCR技術(shù)),支持稅額自動(dòng)計(jì)算、一鍵納稅申報(bào)、一鍵納稅合并及多維度查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能。
稅務(wù)共享考慮到了人效提升,直接和稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,底層基于專(zhuān)業(yè)稅務(wù)人士理出的規(guī)則設(shè)計(jì),做到風(fēng)險(xiǎn)控制、全流程可控。
1.將集團(tuán)的所有資金結(jié)算、外部融資及所有賬戶(hù)管理集中到資金共享中心。建立資金到賬系統(tǒng),接收業(yè)務(wù)合同和業(yè)務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù),與銀行到賬資金匹配,不能匹配的由業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)確認(rèn),然后由共享中心進(jìn)行收款結(jié)算處理。
2.建設(shè)集團(tuán)票據(jù)池,對(duì)接銀行票據(jù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)票據(jù)收票、出票、背書(shū)、貼現(xiàn)、承兌共享處理。要求商業(yè)承兌匯票、銀行承兌匯票實(shí)現(xiàn)全程電子化管理。應(yīng)付票據(jù),包括出票申請(qǐng)、出票登記、提示承兌、提示收票、到期兌付、未用退票等應(yīng)付票據(jù)管理功能。應(yīng)收票據(jù),提供全生命周期管理,包括收票登記、票據(jù)背書(shū)、貼現(xiàn)、質(zhì)押、托收等票據(jù)交易功能。
3.對(duì)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)各成員單位與銀行、金融機(jī)構(gòu)間發(fā)生的信貸融資業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理,包括授信管理、擔(dān)保管理、貸款管理、保函管理、質(zhì)押管理、信用證管理。
4.滿(mǎn)足集團(tuán)對(duì)內(nèi)部單位的融資,對(duì)公司、項(xiàng)目的評(píng)級(jí)和年度融資進(jìn)行預(yù)算管理,對(duì)各單位進(jìn)行授信管理,集團(tuán)(股份)公司內(nèi)部進(jìn)行貸款管理、供應(yīng)鏈支付申請(qǐng)。完成信用證辦理、銀行承兌匯票和商業(yè)匯票辦理。
資金共享在縱向考慮到內(nèi)部管理,對(duì)全部結(jié)算賬戶(hù)進(jìn)行匯總管理,避免出現(xiàn)信息差。在橫向和外部多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通,實(shí)現(xiàn)全流程透明管理,明確每一筆資金的走向。
資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)及抵入資產(chǎn)管理。理清不同資產(chǎn)的來(lái)源,包括但不限于購(gòu)置、自建、創(chuàng)設(shè)、抵入、重組等來(lái)源,實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)申請(qǐng)、審批、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)到轉(zhuǎn)讓報(bào)廢的全生命周期管理。采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、預(yù)算、財(cái)務(wù)系統(tǒng)緊密集成,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)實(shí)物管理與價(jià)值管理的統(tǒng)一。包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)購(gòu)置、資產(chǎn)檔案、資產(chǎn)租賃、使用管理、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)臺(tái)賬、知識(shí)管理、運(yùn)行維護(hù)、資產(chǎn)維修、決策支持等功能。
打通與商旅平臺(tái)、項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,同步接收商旅平臺(tái)的費(fèi)用、支付等數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接提交報(bào)賬單,無(wú)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的手動(dòng)提交報(bào)賬單。報(bào)銷(xiāo)時(shí)關(guān)聯(lián)預(yù)算,進(jìn)行過(guò)程控制,對(duì)費(fèi)用類(lèi)預(yù)算進(jìn)行管控。系統(tǒng)能夠?qū)Ω黜?xiàng)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制,自動(dòng)計(jì)算出差天數(shù)、補(bǔ)貼、差旅標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)如差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、招待費(fèi)等進(jìn)行合規(guī)性審核。
支持單預(yù)算組織、多預(yù)算組織體系,并可分部啟用和實(shí)施;支持多套預(yù)算體系獨(dú)立運(yùn)行;自定義維度、自定義組織、自定義期間、自定義表樣、自定義公式、自定義匯總關(guān)系;支持集團(tuán)管控模式,多組織自定義管控模式;支持預(yù)算模型、控制條件、所屬組織的隨時(shí)變更功能;支持預(yù)算分析、匯總、自定義匯總、預(yù)警、監(jiān)控、控制功能。
支持影像采集、影像處理、影像加密、影像管理統(tǒng)計(jì)功能;支持?jǐn)?shù)據(jù)共享、權(quán)限管理、查閱審批流程、一鍵推送、自動(dòng)歸檔等功能。
電子檔案系統(tǒng)需要支持原始憑證和記賬憑證歸檔、賬簿歸檔、財(cái)務(wù)報(bào)告歸檔、固定資產(chǎn)卡片歸檔、索引可配置。
自動(dòng)采集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的合同數(shù)據(jù),并更新合同臺(tái)賬信息,合同臺(tái)賬應(yīng)包含合同基本情況、合同履約情況、合同歸檔情況等與合同相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息,支持個(gè)性化的數(shù)據(jù)展示、數(shù)據(jù)查詢(xún)、數(shù)據(jù)分析及合同預(yù)警功能。
實(shí)現(xiàn)海外項(xiàng)目的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)線(xiàn)上管理,海外項(xiàng)目支持一次數(shù)據(jù)分別生成國(guó)內(nèi)與所在國(guó)兩套賬,重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)的傳輸問(wèn)題。
支持無(wú)代碼從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)取數(shù)能力,不使用財(cái)務(wù)機(jī)器人實(shí)現(xiàn)報(bào)表業(yè)務(wù)功能;支持對(duì)內(nèi)、對(duì)外管理報(bào)表一鍵出表功能,實(shí)現(xiàn)自定義報(bào)表生成與一鍵匯總功能,實(shí)現(xiàn)多維度自定義組織實(shí)時(shí)匯總報(bào)表功能。其在財(cái)務(wù)共享中心規(guī)劃之初考慮了數(shù)據(jù)底層的口徑統(tǒng)一問(wèn)題,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中考慮了安全風(fēng)控與歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入問(wèn)題,最終能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,通過(guò)橫向各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)互通與縱向公司與項(xiàng)目的互通,最終創(chuàng)造數(shù)據(jù)協(xié)同價(jià)值,以數(shù)據(jù)洞察業(yè)務(wù)趨勢(shì),從而幫助制定財(cái)務(wù)決策。
未來(lái)大型國(guó)有建筑企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心轉(zhuǎn)型一定以數(shù)智化為方向,整合自身業(yè)務(wù)系統(tǒng),鏈接內(nèi)外產(chǎn)業(yè)鏈。在公司內(nèi)部,財(cái)務(wù)共享中心不僅需要扮演好“數(shù)字化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)”的角色,還需要幫助公司會(huì)計(jì)角色實(shí)現(xiàn)從核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型,沉淀的海量數(shù)據(jù)可以作為決策分析的依據(jù)。在公司外部,財(cái)務(wù)共享中心需要和相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合。在此過(guò)程中,大型國(guó)有建筑企業(yè)可以整合內(nèi)外部數(shù)據(jù),建立公司內(nèi)部的業(yè)財(cái)大數(shù)據(jù)平臺(tái),創(chuàng)造額外價(jià)值。
大型國(guó)有建筑企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心之前需要評(píng)估建設(shè)的難度和風(fēng)險(xiǎn),在設(shè)計(jì)方案時(shí)應(yīng)綜合考慮集團(tuán)自身情況和行業(yè)情況。在推進(jìn)的過(guò)程中需要充分考慮財(cái)務(wù)共享中心的戰(zhàn)略地位,將財(cái)務(wù)共享中心當(dāng)作一個(gè)長(zhǎng)效機(jī)制不斷進(jìn)行優(yōu)化,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)不斷演進(jìn),可以遵循數(shù)據(jù)管理—大數(shù)據(jù)平臺(tái)—大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)的路線(xiàn),使財(cái)務(wù)共享的角色從財(cái)務(wù)管理向財(cái)務(wù)分析轉(zhuǎn)型,為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。