干部人事檔案信息化管理的探索與實踐

吉云婷，韓林

（中國船舶科學(xué)研究中心，江蘇 無錫 214082）

一、引言

干部人事檔案管理是具有中國特色的人力資源管理工作，是指組織人事部門對反映干部個人政治品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、家庭成員等情況的歷史記錄材料加以收集、鑒別、審核、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等一系列的專業(yè)性工作。干部人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，也是組織人事部門依據(jù)黨和國家干部管理相關(guān)政策全面考察、管理干部和人才的重要工作。隨著2018年《干部人事檔案條例》的頒布和干部人事檔案專項審核工作在機關(guān)企事業(yè)單位中的全面鋪開，干部人事檔案管理不再僅停留在紙質(zhì)管理層面，信息化管理進入大眾視野。只有對干部人事檔案進行信息化管理，才能全面規(guī)范干部人事檔案的建立、管理和使用流程，才能充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用。要整合各類人事檔案資源，真正用好用活干部人事檔案，從而推動人力資源精細化管理，增強決策的合理性和規(guī)范性。因此，進行高效、科學(xué)、準(zhǔn)確的干部人事檔案信息化管理勢在必行。

二、干部人事檔案信息化管理的意義

（一）有利于改變干部人事檔案的管理格局

傳統(tǒng)的人事檔案管理過于看重實體管理，相關(guān)管理人員需要收集、整理及錄入大量的信息，僵化的管理流程使其疲于應(yīng)付機械性、重復(fù)性的基礎(chǔ)檔案工作，不僅工作量大，耗時費力，而且工作效率難以得到保障，無法創(chuàng)新、系統(tǒng)地開展人事檔案管理工作。構(gòu)建相關(guān)信息化管理平臺，將人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)全部整合到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，系統(tǒng)運用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)及云計算處理技術(shù)實現(xiàn)干部檔案信息的精準(zhǔn)化管理，自動完成收集、分類、整理、輸出、分析等基礎(chǔ)性工作，可以有效提升干部人事檔案管理的自動化和網(wǎng)絡(luò)化水平，進而大幅提升人事檔案數(shù)據(jù)利用率和工作效率。同時，改變以往局限的干部人事檔案服務(wù)方式，讓有需求的部門或機構(gòu)通過信息化管理平臺，自行查詢干部人事檔案。這樣一來，“重藏輕用”的管理格局將得到有效改變。

（二）有利于提高干部人事檔案管理的價值

干部人事檔案管理工作的價值在于檔案信息的真實記錄和檔案材料的完整收集。首先，干部人事檔案記錄了干部人生重要節(jié)點，其憑證價值要求干部檔案信息必須是真實有效的。國家于2014年啟動、2019年深入開展的干部人事檔案專項審核工作，就是為了提高干部人事檔案的誠信度。其次，干部人事檔案收集的材料種類涵蓋了履歷、自傳、學(xué)歷、考核、獎懲、職稱、工資、任免等各類材料，只有手續(xù)齊全、辦理完畢、內(nèi)容完整的有效檔案材料才能歸入干部人事檔案，以確保干部人事檔案的憑證價值。利用現(xiàn)代化的應(yīng)用軟件和數(shù)字設(shè)備，對傳統(tǒng)檔案資料進行信息化加工，形成數(shù)字化、信息化的檔案數(shù)據(jù)，生成電子版的干部人事檔案資料，方便線上查閱和利用，不僅能大幅度增強干部人事檔案的完整性、真實性，還能確保干部人事檔案管理作用的有效發(fā)揮。

（三）有利于推動人力資源管理改革

干部人事檔案管理作為人力資源工作的重要一環(huán)，全面記錄了單位所有干部的年齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、獎懲等基本信息。完善的人事檔案內(nèi)容可為單位組織人事部門提供寶貴的人事信息。分析和整合信息化管理數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)掌握干部的素質(zhì)能力，對其作出客觀、準(zhǔn)確的評價，能為崗位調(diào)整、選拔任用、考核評價等提供重要依據(jù)。因此，干部人事檔案的信息化管理是提高人力資源管理質(zhì)量和效率的重要手段。同時，信息化要求的提高能倒逼組織人事部門和其他相關(guān)部門不斷加強對干部人事檔案信息的整合和利用，把握崗位人才缺口或冗余情況，采取科學(xué)的人才評估機制，進行人才盤點、人才評價和人力資源管理改革。

三、干部人事檔案信息化管理的探索

（一）干部人事檔案信息化管理的系統(tǒng)目標(biāo)

干部人事檔案信息化管理的系統(tǒng)目標(biāo)就是在干部人事檔案信息需要實時更新、動態(tài)管理的前提下，發(fā)揮信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工作平臺在數(shù)據(jù)處理上的專業(yè)特長和快速、批量的效率優(yōu)勢，將人事檔案從紙質(zhì)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，全面納入OA辦公的信息化網(wǎng)絡(luò)建構(gòu)中，利用專業(yè)化軟件、數(shù)字化設(shè)備、現(xiàn)代化技術(shù)加工、存儲和利用人事檔案信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)表示規(guī)范化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)接口模塊化、用戶界面友好化，做到干部人事檔案信息的全方位錄入、全過程跟蹤、全周期管理，有效保障干部人事檔案信息的時效性和真實性。

（二）干部人事檔案信息化管理的建設(shè)路徑

干部人事檔案信息化管理需要以組織人事部門的實際需求為基礎(chǔ)，結(jié)合實際工作流程，涵蓋干部人事檔案信息收集、材料整理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)字化查閱、接收轉(zhuǎn)遞、專項審核、批量輸出等管理過程的模塊和功能。其建設(shè)路徑大體如下：需求分析→方案設(shè)計→規(guī)則梳理→模塊開發(fā)→測試分析→系統(tǒng)整合→發(fā)布與試運行→政策支持→系統(tǒng)培訓(xùn)。

依據(jù)建設(shè)路徑，在信息化建設(shè)中，須做好人員、物資、技術(shù)等準(zhǔn)備工作，投入硬件設(shè)備、開發(fā)軟件、相關(guān)人員培訓(xùn)等所需的經(jīng)費，配備基礎(chǔ)設(shè)施、制度依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織機構(gòu)等支持保障體系。同時要考慮到安全保密問題、大量數(shù)據(jù)存儲問題，以及用戶需求和政策的變化。

（三）干部人事檔案信息化管理的人力資源配套

信息化建設(shè)并不是信息化部門的事，需要組織人事部門從頂層設(shè)計開始，將專業(yè)性的人才評價、考核選拔作為人事管理工作的前提和重點，利用人力資源的專業(yè)性和信息化手段的科學(xué)性，為人才評價提供更準(zhǔn)確的專業(yè)分析和更科學(xué)的綜合評判，搭建干部人事檔案管理工作綜合化、專業(yè)化的有效信息利用平臺和基本信息管理結(jié)構(gòu)。

組織人事部門要進一步完善干部人事檔案的崗位目標(biāo)責(zé)任制，確保招聘、入職、考核、選拔、評聘的人才能在人事管理工作中各司其職、各負其責(zé)，在規(guī)定的時限內(nèi)完成檔案資料的收集、審核、鑒定、錄入、存檔、掃描等工作。另外，需要提升檔案管理人才隊伍的檔案信息化技術(shù)能力，定期對相關(guān)管理人員進行檔案信息化相關(guān)課程的培訓(xùn)，保持管理隊伍的穩(wěn)定性，以確保平臺的后期維護。最后，干部人事檔案信息平臺豐富了干部人事檔案的信息內(nèi)容，也對管理人員提出了更高要求，如在海量信息中提取有效信息，識別干部人事檔案信息的內(nèi)在邏輯，進行“三齡兩歷”專審，辨別檔案真?zhèn)蔚取?/p>

四、干部人事檔案信息化管理探索實例

以某事業(yè)單位為例，該單位現(xiàn)有干部980余人，干部人事檔案1200余卷。在接到中組部干部人事檔案專項審核全覆蓋的工作要求后，由于時間緊、任務(wù)重、人手不足，決定采用信息化手段進行專項審核，初步探索干部人事檔案的信息化管理，并開發(fā)設(shè)計出干部人事檔案信息化平臺的專項審核模塊。該模塊采用個人線上填報、線下審核、線上反饋、系統(tǒng)認定的方式，自動生成相關(guān)歸檔表格，最終高效高質(zhì)、準(zhǔn)確無誤地完成干部人事檔案專項審核工作。

該人事檔案信息化管理平臺主要功能設(shè)計包含三個模塊。

（一）推送管理模塊

第一，預(yù)先設(shè)置常用的推送人員范圍，如全員推送，選擇人員推送，指定人數(shù)推送等。

第二，如為指定人數(shù)推送，由組織人事部門事先提供人員名單，以工號關(guān)聯(lián)。

第三，可自行選擇人員推送。

（二）檔案審核過程模塊

第一，分為個人、部門、全體三個權(quán)限，個人僅限查看個人模塊，部門領(lǐng)導(dǎo)和部門檔案工作小組成員可查看部門模塊，組織人事部門可查看全體人員模塊。

第二，職工本人在個人模塊詳細頁面中填報個人信息，也可由部門檔案工作小組成員代填。需要填寫的個人信息大部分由原人事系統(tǒng)自動采集，專長、健康狀況、特殊經(jīng)歷等由個人自行填寫。另外將簡歷拆分為全日制教育經(jīng)歷、在職教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和待業(yè)等其他經(jīng)歷，便于信息提取。家庭成員情況對稱謂、職務(wù)進行了固定描述，以下拉選擇形式填寫。

第三，個人填報列表中顯示當(dāng)前所處環(huán)節(jié)、編號、姓名、工號、部門等基本信息。當(dāng)前所處環(huán)節(jié)分為“個人填報、部門審核、人事審核、審核通過、問題審核完結(jié)、材料齊全”六個環(huán)節(jié)，根據(jù)審核進展實時更新。

第四，個人填報完可預(yù)覽干部（職工）基本信息審核表，該表由填報信息自動生成。

第五，個人確認無誤后提交部門審核，列表中顯示當(dāng)前所處環(huán)節(jié)為“部門審核”。

第六，部門根據(jù)單位通知要求進一步審核，退回填寫不規(guī)范、不完整的審核表，回退后該人當(dāng)前所處環(huán)節(jié)自動更改為“個人填報”。已經(jīng)審核通過的，部門可批量勾選提交給組織人事部門，當(dāng)前所處環(huán)節(jié)顯示為“人事審核”。

第七，部門領(lǐng)導(dǎo)可在部門列表中查看所需審核人員名單及審核進展情況，以便及時提醒和監(jiān)督。

第八，組織人事部門再次審核部門提交的填報情況，將填寫不規(guī)范、不完整的審核表回退給個人。已經(jīng)審核通過的，組織人事部門批量勾選并點擊“審核通過”鍵，當(dāng)前所處環(huán)節(jié)顯示為“審核通過”。

第九，待全部審核完成后，按工號順序批量生成干部（職工）基本信息審核表，并合并在一個文檔內(nèi)便于輸出打印，也可選擇個別人員打印。打印后在線下查閱檔案時進行比對和審核。

（三）檔案審核結(jié)果模塊

第一，分為個人、部門、全體、完成池四個權(quán)限。已經(jīng)完成審核且材料補充無誤、認定完成的，自動進入完成池中。

第二，檔案審核結(jié)果詳細界面共列出生日期、入黨時間、參加工作時間、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、考核材料、職稱材料、獎懲材料、工資材料、任免材料等十大類問題，每類問題設(shè)置固定可選項和自填項，固定項以“是”和“否”進行選擇，便于錄入。

第三，以上十類問題由組織人事部門經(jīng)線下完成檔案審核后逐一錄入填寫，保留隨時修改、反復(fù)保存提交的功能。錄入完成的人員，可批量勾選提交“問題審核完結(jié)，待個人補充材料”，個人列表狀態(tài)更新為“問題審核完結(jié)”。

第四，檔案審核結(jié)果列表界面以一人一條記錄的形式展示，十個字段對應(yīng)十大類問題，詳細界面中選項為“是”和自填項有內(nèi)容的均在列表中顯示，沒有問題的字段內(nèi)容顯示為“無問題”。

第五，設(shè)置檔案審核具有問題輸出和篩選功能，形成一張干部人事檔案“三齡兩歷”初審問題匯總表。在已補充完成的材料后顯示“已補齊”，在未補充的材料后顯示“待補齊”。

第六，根據(jù)檔案審核結(jié)果問題清單形成需補充材料清單。如詳細界面中選項為“是”和自填項有內(nèi)容的，補充材料清單中則出現(xiàn)相關(guān)提醒。

第七，此清單由本人和部門審核人查看，審核人和組織人事部門設(shè)有材料核對權(quán)限和功能，即每項后設(shè)置打鉤鍵，補充完成后由審核人在“已補齊”對應(yīng)項后打鉤，最后提交組織人事部門。

第八，對已經(jīng)上交補充材料且無其他問題的人員，組織人事部門可批量勾選提交“材料已齊全”，將這些人員自動調(diào)整到完成池中。

第九，根據(jù)檔案審核問題情況和組織認定情況，系統(tǒng)生成認定表。附上電子公章和電子簽名后可批量導(dǎo)出打印。

第十，設(shè)置檔案目錄導(dǎo)入功能，事先設(shè)定頁眉和分頁，原目錄導(dǎo)入后，系統(tǒng)自動按規(guī)范版本導(dǎo)出，并可批量打印。

該單位通過開發(fā)干部人事檔案專項審核模塊，在短時間內(nèi)迅速完成相關(guān)人員信息的采集和檔案問題的反饋，并能第一時間在線上將檔案問題反饋到個人，以及實時跟蹤檔案材料的收集補充情況，最重要的是實現(xiàn)了線上批量生成和打印，大大減少了工作量和人工錯誤，是干部人事檔案信息化管理的有益探索，具有實際借鑒和操作意義。

五、結(jié)語

干部人事檔案信息化管理雖然只是單位檔案管理或人力資源管理的一部分，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理的理念和模式已漸漸滲透并開始覆蓋其他管理領(lǐng)域，如財務(wù)管理、質(zhì)量管理、項目管理等。組織人事或相關(guān)管理部門對干部進行選拔任用、考核評價、崗位調(diào)動、入黨政審時，均會查看或使用人事檔案資料。借助干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效性、準(zhǔn)確性，能有效提高干部人事檔案資源的利用價值，促進干部人才管理的規(guī)范化，進而開拓信息化管理思路，推動干部人事檔案管理工作的變革，乃至革新企業(yè)管理工作。