檔案管理歸檔整理分類技巧淺析

文/珠海市文件管理中心 羅小亮

我國(guó)引入現(xiàn)代化管理模式與先進(jìn)理念之后，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值。一方面，不斷實(shí)施檔案管理改革；另一方面，進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行探討。

一、檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，在檔案管理過(guò)程中，缺乏先進(jìn)的管理理念，是當(dāng)下最應(yīng)重視的問(wèn)題。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作在進(jìn)行相應(yīng)的改革和深化，過(guò)去的管理理念顯然和當(dāng)下的管理工作有出入，無(wú)法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。現(xiàn)在幾乎各個(gè)行業(yè)都可尋覓檔案管理的身影。檔案管理的方式和內(nèi)容都發(fā)生了巨變，也因此給管理人員帶來(lái)更多的挑戰(zhàn)。在檔案管理過(guò)程中，個(gè)別工作人員并不具備專業(yè)背景，管理意識(shí)薄弱，因此降低了管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，制約了檔案管理工作的有序開展。

（二）歸檔整理中出現(xiàn)的問(wèn)題。在具體實(shí)踐過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，許多工作人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，也沒(méi)有建立全面的、熟練的歸檔整理技巧。比如說(shuō)，在實(shí)際管理檔案的過(guò)程之中，工作人員缺乏對(duì)檔案準(zhǔn)確、清晰的判斷和認(rèn)知。面對(duì)內(nèi)容比較多的檔案，他們不知道應(yīng)該刪除還是應(yīng)該保留。這樣帶來(lái)的后果就是，在歸納整理檔案時(shí)，存在著非常多的不必要文件，占據(jù)了大量的儲(chǔ)存空間，造成了精力和時(shí)間的浪費(fèi)。

（三）檔案分類過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行分類的時(shí)候，并沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況，缺乏對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的充分了解，無(wú)法制定出合理、科學(xué)的檔案分類計(jì)劃。分類標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案在歸檔的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)分散性的情況。按照相關(guān)的檔案管理?xiàng)l例，檔案歸檔一般有三種方式：第一種是保管期限—年度—機(jī)構(gòu)；第二種是保管期限—年度—問(wèn)題；第三種是保管期限—年度。不同的歸檔方式，操作流程各不相同。然而在開展檔案管理工作時(shí)，工作人員并沒(méi)有嚴(yán)格按照歸檔模式進(jìn)行，往往借助收文發(fā)文和級(jí)次分類法開展工作。這種歸檔模式，存在著較多模糊地帶，導(dǎo)致歸檔行為缺乏標(biāo)準(zhǔn)性與一致性。在檢索文件時(shí)，往往無(wú)法查詢到有效 結(jié)果。

二、檔案管理歸檔整理分類技巧淺析

在進(jìn)行分類之前，管理人員需要建立一個(gè)合理完整的檔案整理程序，一方面可以以官方的分類標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，另一方面可以以建設(shè)子項(xiàng)來(lái)進(jìn)行劃分，劃分的標(biāo)準(zhǔn)也有很多，可以是檔案的基本類型、歸檔時(shí)間以及所屬部門等。整理人員在整理程序的限制之下，需要保證分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性，一旦確定了分類標(biāo)準(zhǔn)，就不要輕易對(duì)其進(jìn)行變動(dòng)，防止不必要的工作量。針對(duì)具體的檔案材料來(lái)對(duì)分類檔案的方法進(jìn)行確定，使程序簡(jiǎn)化。

（一）有序開展檔案管理工作。檔案管理工作應(yīng)隨著時(shí)代的變化而不斷調(diào)整，以便于滿足社會(huì)需求，促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作不是一成不變的，需要及時(shí)改革。所以，檔案管理工作的技巧，也在不斷變化。在此背景下，作為一名檔案管理人員，要學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，多多學(xué)習(xí)，充實(shí)自我，站在時(shí)代的前沿，明確時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，豐富檔案管理體系，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。在日常的工作中，實(shí)踐并落實(shí)管理理念，以提升檔案管理效率，保障檔案管理質(zhì)量。在管理檔案的時(shí)候，工作人員需要堅(jiān)持以下策略：首先，保障檔案的完整性。當(dāng)檔案出現(xiàn)殘缺的情況時(shí)，要及時(shí)登記與記錄，以免因?yàn)闄n案的不可恢復(fù)，造成不可挽回的損失。其次，保障檔案的安全性。檔案記錄著人們重要的生產(chǎn)活動(dòng)，影響著相關(guān)決策，一旦其安全性降低，那么就會(huì)給單位帶來(lái)不可估量的安全威脅。尤其是一些涉及國(guó)家重要戰(zhàn)略的檔案，一旦泄露，必將帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。最后，保障檔案壽命。工作人員要結(jié)合多種管理手段，延長(zhǎng)檔案壽命?，F(xiàn)在是信息時(shí)代，可有效借助信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，提升檔案管理效率，節(jié)約檔案管理成本，保障檔案管理工作，便于日常檢索。

（二）歸檔整理的相關(guān)技巧。在歸檔整理檔案的時(shí)候，要堅(jiān)持以下原則：第一，了解檔案文件，明確其價(jià)值。每一個(gè)檔案信息都有所不同，有的檔案信息至關(guān)重要，有的檔案信息則過(guò)于冗長(zhǎng)，可以直接刪除和淘汰。在歸檔整理的過(guò)程之中，工作人員必須要構(gòu)建合理、科學(xué)的整理計(jì)劃。遵循重要性原則，分析檔案信息。第二，關(guān)聯(lián)性原則。檔案與檔案之間存在著一定的聯(lián)系。在歸納整理的時(shí)候，要注重關(guān)聯(lián)性原則，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，避免將檔案進(jìn)行強(qiáng)制性分離。第三，完整性原則。檔案信息越是完整，那么檔案管理質(zhì)量就越高。工作人員要提升搜集力度，保證檔案信息的完整性，杜絕出現(xiàn)檔案信息缺失的現(xiàn)象，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。第四，及時(shí)修訂原則。在歸納整理的時(shí)候，一旦出現(xiàn)檔案類目不同的現(xiàn)象，工作人員需要及時(shí)修訂，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。修訂完成以后，進(jìn)行更正和修改，提升檔案管理質(zhì)量。

（三）分類技巧。在對(duì)檔案進(jìn)行分類的時(shí)候，工作人員必須要全面了解檔案文件，結(jié)合其具體內(nèi)容，開展分類工作，保證工作的合理性與科學(xué)性。在管理檔案時(shí)，分類是必不可少的組成內(nèi)容。只有保證了分類的精準(zhǔn)度，才能夠保證檔案信息的有效利用，提升檔案信息的價(jià)值。明確標(biāo)注分類文件，便于咨詢與查找，提升檔案管理效率。一是行業(yè)分類。在管理檔案時(shí)，以行業(yè)進(jìn)行分類。比如說(shuō)水利、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等行業(yè)，根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，開展歸檔整理工作。不同的行業(yè)可以進(jìn)行具體劃分，比如說(shuō)水利行業(yè)，可以細(xì)分為小流域治理、治沙檔案等；林業(yè)可以分為防沙治沙、退耕還林等檔案。借助行業(yè)分類，進(jìn)行細(xì)化管理，可以有序歸檔不同行業(yè)。二是密級(jí)分類。一般來(lái)說(shuō)，根據(jù)保密程度，檔案可以分為公開檔案、一般檔案和絕密檔案。公開檔案，顧名思義，所有人都可以查看，主要是一些公式類的檔案文件；一般檔案，比公開檔案的查詢門檻高一些，需要辦理相關(guān)手續(xù)，進(jìn)行查看和調(diào)閱；絕密檔案涉及國(guó)家機(jī)密，能夠調(diào)閱和查看的人不多。普通人不可以隨便調(diào)閱。三是保存期限分類。按照保存期限，可以將檔案管理分為臨時(shí)檔案、定期檔案和永久檔案。臨時(shí)檔案，也就是說(shuō)該檔案具有臨時(shí)性，在某一時(shí)間段用完以后，就喪失了價(jià)值；定期檔案存在著一定的管理期限，三年到十年不等；永久檔案則具備重要價(jià)值，需要進(jìn)行永久保存。

檔案管理工作是長(zhǎng)期工作，不是一朝一夕就能夠完成的。工作人員在管理的過(guò)程之中，要將分類與歸檔進(jìn)行有效結(jié)合，不能夠單獨(dú)割裂。在信息時(shí)代背景下，電子檔案發(fā)展趨勢(shì)更為明顯，日后也必將成為主流。所以，工作人員必須要掌握熟練的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，提升管理技巧，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。區(qū)別對(duì)待狀態(tài)不同的紙質(zhì)檔案與電子文檔，紙質(zhì)檔案可以作為原始憑證，電子檔案可以使檔案管理人員的工作更加輕松。在對(duì)檔案材料進(jìn)行分類的時(shí)候，檔案整理者要將這兩類檔案的分類方法進(jìn)行區(qū)分。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，需要盡量將整理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，但是要簡(jiǎn)中有序，完成收集工作之后，對(duì)檔案材料進(jìn)行全方位檢查，開展分類工作時(shí)，要盡量節(jié)約時(shí)間。對(duì)于紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，可以減少時(shí)間的原因是，管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換的時(shí)候，已經(jīng)實(shí)施了一次檔案分類工作，因此完全沒(méi)有必要再重復(fù)工作，這就對(duì)檔案一次分類工作提出了高要求，管理人員需要通過(guò)簡(jiǎn)化以及細(xì)化的工作，保證分類工作的精準(zhǔn)度、有效度以及完整度。對(duì)電子檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，檔案管理人員可以直接使用可信度較高的具有分類功能的軟件，由于一些軟件的運(yùn)行程序比較復(fù)雜，因此整理人員需要先開展與軟件使用相關(guān)的培訓(xùn)工作，保證高效率使用軟件。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都得到廣泛普及和運(yùn)用，有效提升了信息管理效率，人們的生產(chǎn)活動(dòng)得到詳細(xì)記載。要通過(guò)有效分類，對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存。作為檔案管理人員，要學(xué)會(huì)在時(shí)代的洪流下，保持先進(jìn)管理理念與手段，優(yōu)化管理策略，促進(jìn)檔案管理工作有序開展。