大數(shù)據(jù)時(shí)代航空企業(yè)數(shù)字檔案資源的建設(shè)與利用

文/鄭州飛機(jī)裝備有限責(zé)任公司 楊閆慧杰

航空企業(yè)是國(guó)家高新技術(shù)和科研力量的重要基地。企業(yè)檔案館記載著科研生產(chǎn)的整個(gè)歷史過程和發(fā)展演變流程，擁有大量科研生產(chǎn)工作的寶貴信息，是國(guó)有軍工企業(yè)乃至整個(gè)國(guó)家的寶貴財(cái)富。建設(shè)航空企業(yè)數(shù)字檔案館，既能促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效率的提高，及早預(yù)判并發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)環(huán)節(jié)存在的問題，縮減生產(chǎn)成本，保障產(chǎn)品質(zhì)量，也是一個(gè)企業(yè)文化“軟實(shí)力”的體現(xiàn)，對(duì)產(chǎn)品的交付和企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

一、航空企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)管理模式效率低下。傳統(tǒng)檔案資源多以紙質(zhì)為載體，整理工作耗時(shí)長(zhǎng)，工作量大，工作內(nèi)容相對(duì)枯燥。還存在著查找速度慢、準(zhǔn)確率低等特點(diǎn)。尤其是航空企業(yè)，涉及國(guó)家秘密，借閱和審批流程繁瑣，影響檔案使用效率和正常工作的進(jìn)展，也制約著企業(yè)的 發(fā)展。

（二）庫(kù)房壓力逐步突顯。隨著檔案工作的規(guī)范化和工作人員歸檔意識(shí)的增強(qiáng)，每年新增檔案數(shù)量也呈幾何倍增態(tài)勢(shì)。僅僅依靠擴(kuò)容檔案庫(kù)房面積、提高檔案庫(kù)房的容積率已遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需要，檔案數(shù)字化建設(shè)的需求日益突顯。

（三）人員素質(zhì)亟待提高。檔案資源數(shù)字化過程，不能僅停留在對(duì)檔案資源的簡(jiǎn)單整理中，更要投入精力到檔案的開發(fā)、利用和維護(hù)中。對(duì)檔案工作者進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，打造復(fù)合型專業(yè)人才，以適應(yīng)工作方式的 轉(zhuǎn)變。

二、航空企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)

檔案資源的數(shù)字化是檔案資源信息化的基礎(chǔ)和前提，也是航空企業(yè)檔案館完成由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型的重要一步。做好航空企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，需要做如下 工作：

（一）積極推進(jìn)紙質(zhì)資源向數(shù)字化資源的轉(zhuǎn)化。首先，要轉(zhuǎn)變管理理念，將檔案工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。做好這項(xiàng)工作，離不開企業(yè)決策者的重視和檔案工作者的大力宣傳?？梢酝ㄟ^組織檔案宣傳周等活動(dòng)，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案宣傳工作，明確檔案宣傳目標(biāo)，也可以將航空檔案的文化建設(shè)與企業(yè)文化特征相結(jié)合，在工作中讓企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)的重要性，并參與到檔案文化的建設(shè)中來。其次，推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，離不開資金和技術(shù)的支持。此項(xiàng)工作的開展，需要配備專業(yè)的器材和從業(yè)人員。受環(huán)境和時(shí)間影響，部分紙質(zhì)檔案因年代久遠(yuǎn)，存放時(shí)間過長(zhǎng)，溫濕度變化不定和使用頻率過高等原因，出現(xiàn)紙質(zhì)破損、內(nèi)容模糊等問題。要想解決這些問題，需做到如下兩點(diǎn)：一是加強(qiáng)檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括配備相應(yīng)的溫濕調(diào)節(jié)裝置，高清掃描設(shè)備和專業(yè)修復(fù)機(jī)器；二是配備能夠操作和使用現(xiàn)代設(shè)備的專業(yè)人才。與此同時(shí)，檔案技術(shù)人員既要具備檔案分類整理的相應(yīng)知識(shí)，又要有修裱破損文件的能力以及相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能，甚至需要一些跨學(xué)科的復(fù)合型專門人才。最后，要完成檔案資源的數(shù)字化工作，離不開基層工作人員的努力。此項(xiàng)工作既包括前期的整理和登記、數(shù)據(jù)庫(kù)目錄的建立，也包括對(duì)檔案的掃描、著錄、掛接、組卷和移交入庫(kù)，以及后期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資源的不斷更新和維護(hù)。這一工作系統(tǒng)而龐大，不僅工作量大，而且考驗(yàn)檔案工作者的細(xì)心與耐心。

（二）規(guī)范后續(xù)電子檔案的歸檔和移交。航空企業(yè)每年在科研生產(chǎn)環(huán)節(jié)新增的檔案數(shù)量呈遞增態(tài)勢(shì)。隨著信息技術(shù)在航空企業(yè)建設(shè)中的普及與應(yīng)用，由此產(chǎn)生的電子文檔廣泛散布于各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，缺乏對(duì)該資源的集中管理和利用。有鑒于此，需要業(yè)務(wù)部門與檔案部門的協(xié)作。一方面，企業(yè)要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不同部門在不同階段產(chǎn)生的檔案資料要及時(shí)進(jìn)行電子歸檔，并制定電子檔案資源歸檔的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則。另一方面，加強(qiáng)檔案?jìng)鬏數(shù)那岸耸占幚砟芰ΓI(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)傳輸接口，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案文件的實(shí)時(shí)自動(dòng)在線歸檔，保障和維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸和接收能力的順暢，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全生命周期管理，節(jié)約企業(yè)各部門的工作時(shí)間，提高工作效率。此項(xiàng)工作的順利開展，有助于打破“數(shù)據(jù)孤島”“信息孤島”的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的集中管理、存儲(chǔ)、資源的開發(fā)和利用，建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將檔案建設(shè)工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。

（三）做好數(shù)字化檔案資源后期數(shù)據(jù)的更新與維護(hù)。為確保數(shù)字化檔案信息資源的合理有效利用，需要不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)資源，做好電子檔案的后期建設(shè)與維護(hù)。做好此項(xiàng)工作需要注意以下事項(xiàng)：一要安排專門的電子檔案運(yùn)營(yíng)和維護(hù)人員，掌握專業(yè)的檔案知識(shí)，熟悉電子檔案系統(tǒng)的操作流程，并具備一定的綜合檔案管理能力，協(xié)調(diào)各部門各系統(tǒng)之間的工作。還要在檔案流通的不同環(huán)節(jié)配置相應(yīng)的負(fù)責(zé)人處理專項(xiàng)業(yè)務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案變動(dòng)情況，以便檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)人員進(jìn)行后續(xù)的檔案追蹤與維護(hù)，實(shí)時(shí)更新檔案變動(dòng)情況，定期處理作廢檔案，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源的有效性，充分發(fā)揮電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用功能。二要協(xié)同調(diào)動(dòng)相關(guān)部門，配合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息更新與維護(hù)。對(duì)部分業(yè)務(wù)員手中新生成的電子檔案及部分產(chǎn)品鑒定環(huán)節(jié)的文件和上會(huì)資料，要及時(shí)進(jìn)行歸檔，通過數(shù)據(jù)的傳輸系統(tǒng)以及相應(yīng)的歸檔手續(xù)，及時(shí)完成數(shù)字檔案及紙質(zhì)檔案的移交，以便更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息。另外，注重對(duì)數(shù)字信息資源的遷移、備份、還原恢復(fù)工作，確保計(jì)算機(jī)的信息資源安全和信息加密，設(shè)定訪問控制，完善密件傳閱流程，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)和流程辦理的同時(shí)，保障密件管理的安全性。

三、航空企業(yè)數(shù)字檔案館的利用

數(shù)字檔案館的價(jià)值在于開發(fā)和利用，在于為用戶服務(wù)。如何將浩如煙海的數(shù)據(jù)信息通過智能化的手段進(jìn)行處理并加以利用，是提高電子文檔利用效率的關(guān)鍵。

（一）提升智能檢索能力，增強(qiáng)數(shù)字檔案館可利用性?，F(xiàn)代人的日常工作要面對(duì)浩如煙海的資源與數(shù)據(jù)。如何在數(shù)量繁多的數(shù)據(jù)信息庫(kù)中快速檢索并準(zhǔn)確獲得有效信息，是提升數(shù)字檔案館使用率的關(guān)鍵。軟件的研發(fā)人員和數(shù)字檔案館的建設(shè)者們首先應(yīng)當(dāng)思考的是如何讓數(shù)據(jù)庫(kù)的使用和檢索變得更為智能和便利。首先，要盡可能簡(jiǎn)化操作流程，輔以簡(jiǎn)潔的操作界面，進(jìn)而提升數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的使用感和可操作性，以滿足不同文化程度和不同年齡層次使用者的需求。其次，通過引入串聯(lián)、詞匯聯(lián)想、關(guān)鍵詞查詢等方法進(jìn)行檔案查閱，既可以便捷檔案檢索功能，又能夠?yàn)橛袡n案利用訴求但無法提供準(zhǔn)確查詢線索的利用者提供智能服務(wù)，讓數(shù)字檔案館變得更為智能化和人性化。同時(shí)，將大數(shù)據(jù)的發(fā)展成果引入數(shù)字檔案館建設(shè)之中，提供熱門查詢專欄服務(wù)。通過后臺(tái)服務(wù)器提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息，將檔案閱覽者經(jīng)常訪問和檢索的資源信息進(jìn)行排序與整合。將訪問量較大、使用頻率較高的電子文檔推送至熱門檢索查詢專欄，實(shí)時(shí)更新專欄內(nèi)容。有針對(duì)性地為檔案查詢閱覽者提供特色服務(wù)，分析不同用戶對(duì)不同門類檔案使用頻率和使用方式的不同需求，提供個(gè)性化的服務(wù)，將用戶經(jīng)常訪問的檔案及檔案周邊文檔通過數(shù)據(jù)推送的方式發(fā)送給用戶，方便使用者對(duì)文檔的利用與學(xué)習(xí)。

（二）增強(qiáng)文檔智能化水平，將檔案利用由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。伴隨企業(yè)的發(fā)展與改革，科研人員對(duì)電子檔案的使用需求已不再局限于文件本身，更希望獲取這些文件資源背后的價(jià)值。檔案部門不能僅僅停留在對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管和查詢利用這樣比較基礎(chǔ)的工作，而應(yīng)該思考如何挖掘、分析、提煉檔案資源中有價(jià)值的關(guān)鍵信息，為企業(yè)提供檔案知識(shí)服務(wù)。對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行充分挖掘和深度處理，能夠彰顯檔案的文化價(jià)值，也能夠幫助企業(yè)預(yù)測(cè)危機(jī)防范風(fēng)險(xiǎn)；從檔案資源中提取成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，可以幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，助力企業(yè)發(fā)展。

（三）對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行分析，提供特色專題檔案信息服務(wù)。通過對(duì)館藏信息資源的整合，定期推送特色專題服務(wù)。組織問卷調(diào)查，結(jié)合數(shù)據(jù)后臺(tái)的統(tǒng)計(jì)信息，了解不同階段工作人員的不同需求。利用微信、微博、公眾號(hào)等信息推送手段，定期將檔案特色專題建設(shè)板塊推送至工作人員手中，營(yíng)造良好的檔案利用氛圍和使用環(huán)境，提高檔案知識(shí)服務(wù)的效果。結(jié)合企業(yè)管理運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)際情況，整合檔案知識(shí)，推送企業(yè)管理相關(guān)信息給管理層。多方面、全方位打造檔案文化產(chǎn)品，將檔案利用由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，提升檔案有效利用率，變 “死”檔案為“活”信息。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。但就目前航空企業(yè)檔案館的現(xiàn)狀而言，仍存在著傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下、檔案庫(kù)房壓力逐步突顯、人員素質(zhì)亟待提高等一系列的現(xiàn)實(shí)問題。因此對(duì)航空企業(yè)檔案館進(jìn)行數(shù)字化資源的建設(shè)變得尤為必要，建設(shè)并利用好電子檔案館，發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價(jià)值，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要的戰(zhàn)略意義。完成此項(xiàng)工作，需要積極推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范后續(xù)電子檔案的歸檔和移交，并做好后期信息資源的建設(shè)與維護(hù)。誠(chéng)然，數(shù)字化檔案館建設(shè)的目的，是為了滿足利用者的需求，進(jìn)而為產(chǎn)品的生產(chǎn)和企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。提升數(shù)字檔案館的智能檢索能力，提高文檔的智能化水平，將檔案利用由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)；通過對(duì)館藏檔案資源的加工，提供特色專題檔案信息服務(wù)，能夠有效提高數(shù)字檔案館檔案資源的使用效率，提升數(shù)字檔案館的文化價(jià)值，并助力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。