政務(wù)公開背景下機(jī)關(guān)檔案信息資源的開發(fā)與利用

文/柘榮縣雙城鎮(zhèn)人民政府 林雅娟

信息資源的開發(fā)與利用和政務(wù)公開有著緊密聯(lián)系。在國家信息資源體系建設(shè)中，信息資源開發(fā)和利用要依靠政務(wù)公開提供科學(xué)合理化的手段與方式。

一、政務(wù)公開與檔案服務(wù)發(fā)展

（一）政務(wù)公開。政務(wù)公開指的是：行政機(jī)關(guān)在國家公共管理職權(quán)執(zhí)行的過程中，需要按照規(guī)定的法律程序，主動向特定個人單位或組織進(jìn)行申請，并公開公共管理和服務(wù)過程中履職的行為。其實(shí)質(zhì)就是希望政府能夠以透明化的形式向大眾提供更多的信息資源。

（二）政務(wù)公開對檔案工作的挑戰(zhàn)。第一，檔案工作數(shù)據(jù)庫有待完善。檔案管理的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)是檔案管理工作的重要內(nèi)容，同時也是政務(wù)公開的關(guān)鍵?；谡?wù)公開的背景之下，要想做好檔案的開發(fā)與利用工作，需要有完善的檔案工作數(shù)據(jù)庫。第二，工作人員的素養(yǎng)有待加強(qiáng)。員工始終是單位發(fā)展的直接影響者，在政務(wù)信息公開過程中，政府檔案工作管理人員需要具備一定的專業(yè)能力及政治素養(yǎng)，這樣才能對政府機(jī)關(guān)中的檔案信息有良好的把握。第三，需要慎重處理利用與保密的關(guān)系。政府機(jī)關(guān)檔案信息資源中，不是所有信息都能夠公開的，其中一部分信息由于其自身的特殊性需要保密，公開內(nèi)容需要一一審查，慎重對待。在實(shí)際工作中，筆者始終把好文件借閱關(guān)，嚴(yán)格按借閱、保密等規(guī)章制度，辦理借閱登記手續(xù)；對涉及秘密事項(xiàng)的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。

二、政務(wù)公開對信息資源開發(fā)和利用的意義

（一）有利于社會的發(fā)展與進(jìn)步。政務(wù)公開對于整個國家的發(fā)展而言，不僅能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還能夠降低國民經(jīng)濟(jì)的運(yùn)營風(fēng)險，提高國民經(jīng)濟(jì)水平，進(jìn)而為各項(xiàng)建設(shè)提供強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐，給予民眾一定的監(jiān)督權(quán)與知情權(quán)，降低腐敗的發(fā)生幾率。

（二）檔案管理水平要求更高。檔案管理部門不僅是服務(wù)于政府的部門，同時也是各種信息的保管部門。對于檔案管理工作而言，政務(wù)公開就是文件檔案的公開，檔案管理工作是政務(wù)公開的基礎(chǔ)條件。所以在政務(wù)公開的背景之下，自然要求檔案管理工作水平隨之 提升。

（三）有利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。政務(wù)公開的過程中，檔案管理部門協(xié)同參與，是新時期對于檔案管理工作的創(chuàng)新舉措。政務(wù)公開有利于提高公眾對檔案管理工作的認(rèn)知，也利于檔案管理工作的未來發(fā)展。在政務(wù)公開的背景下，檔案管理工作的服務(wù)性更強(qiáng)，隨著不斷創(chuàng)新和完善，檔案管理的功能更加全面。

三、政務(wù)公開背景下檔案信息開發(fā)和利用現(xiàn)狀

（一）政務(wù)公開與檔案網(wǎng)絡(luò)平臺相結(jié)合。政務(wù)公開的過程中，網(wǎng)絡(luò)平臺是當(dāng)下政務(wù)信息資源共享的主要平臺。政府部門需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，建設(shè)富有自身特色的政務(wù)公開形式，對網(wǎng)站進(jìn)行適當(dāng)設(shè)計(jì)，并設(shè)置相應(yīng)的查詢系統(tǒng)以及信息公開欄目。公眾可以通過查詢檢索的方式尋找需要的信息，進(jìn)而為公眾的知情權(quán)提供良好的保障，如此一來，政務(wù)公開便具有一定的廣 泛性。

（二）民生類檔案服務(wù)得到加強(qiáng)。我國作為人民民主專政的社會主義國家，執(zhí)政宗旨就是為人民服務(wù)。為此，民生類檔案應(yīng)最大程度上對公眾實(shí)現(xiàn)信息資源共享，真正地服務(wù)于人民。

（三）公務(wù)公開范圍界定不明確。在政務(wù)公開實(shí)際執(zhí)行過程中，還會出現(xiàn)各種各樣的問題，導(dǎo)致政務(wù)信息公開的范圍界限越來越模糊，且在不同地區(qū)，其開放程度也有各種差異，內(nèi)容、形式等都不盡相同，導(dǎo)致政務(wù)公開有些混亂。

（四）檔案信息資源開發(fā)利用不深入。在政務(wù)公開過程中，檔案信息資源的開發(fā)與利用始終進(jìn)行得不夠深入，并且檔案信息的內(nèi)在資源也始終得不到有效發(fā)揮。這主要是因?yàn)闄C(jī)關(guān)單位工作人員對檔案信息資源開發(fā)與利用的意識較弱，且管理制度不完善、管理人員素質(zhì)較差等因素，阻礙了檔案信息資源開發(fā)與利用。

四、政務(wù)公開背景下檔案信息開發(fā)和利用策略

（一）嚴(yán)格把控檔案管理工作質(zhì)量關(guān)。為了確保歸檔文件的質(zhì)量，要認(rèn)真負(fù)責(zé)地把好關(guān)。首先，把好文件登記關(guān)。做到收文當(dāng)日拆封登記，及時送閱，及時分發(fā)，按時催辦，定期收回。其次，把好歸檔文件質(zhì)量關(guān)。嚴(yán)格把好每份文件底稿、正文的格式，做到凡是正式文件必須有正文和底稿；請示文件有批復(fù)必須同時歸檔，保證立卷歸檔的文件材料系統(tǒng)、完整、連貫。最后，把好文件借閱關(guān)。在文件借閱方面，嚴(yán)格按借閱、保密等規(guī)章制度，辦理借閱登記手續(xù)；對涉及秘密事項(xiàng)的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。在案卷整理過程中，嚴(yán)格按照本單位制定的《文件材料歸檔范圍及保管期限表》對文件逐份進(jìn)行鑒定，合理確定保管期限，以“年度—期限—流水號”進(jìn)行分類組卷，使組卷后的檔案類目清晰，能完整反映各種職能活動。除了收集、整理檔案資料以外，要對綜合檔案室的資料定期核對數(shù)量，對庫房溫度及時調(diào)控，對庫房衛(wèi)生定期清理，并進(jìn)行安全 檢查。

（二）明確檔案信息開放的范圍。檔案法規(guī)定，一般是在其形成之日起滿25年可對外開放。但目前各個方面的檔案信息資源都早于25年開放。隨著我國改革開發(fā)的不斷推進(jìn)，國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案信息資源的價值也逐漸變低。面對復(fù)雜多變的社會，很多檔案信息在未被公開前，就已經(jīng)失去了社會價值，以至于信息資源嚴(yán)重浪費(fèi)。所以，政府部門應(yīng)做好檔案信息資源公開的時間管理，確定信息開放的范圍，并制定相應(yīng)的開放規(guī)定，根據(jù)社會的需求，不斷為公眾提供多方面的信息參考。特別是在科技與經(jīng)濟(jì)方面，要盡可能多地將信息公開透明。

（三）加強(qiáng)電子信息檔案的共享。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)信息化步伐，引進(jìn)電子政務(wù)，并建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案信息資源進(jìn)行線上共享。最重要的是，檔案信息資源需要及時電子化，并將電子檔案歸納到網(wǎng)絡(luò)平臺中，便于國家和政府部門建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。所以，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分了解社會實(shí)際要求，樹立良好的服務(wù)意識，提升檔案信息的開發(fā)與利用效率，要盡可能滿足社會各行各業(yè)的發(fā)展需求。檔案管理過程中，為進(jìn)一步滿足多方需求，可以建立專門的政府信息公開查閱中心，公開醫(yī)療、保險、建筑、經(jīng)濟(jì)等多方面的信息，進(jìn)而為社會各界提供更多有價值的參考 信息。

（四）擴(kuò)展檔案管理功能。隨著政府檔案信息資源的公開力度和范圍不斷擴(kuò)大，檔案管理部門更應(yīng)該以人為本，為公眾提供更多便捷的服務(wù)，真正惠及百姓。檔案對于普通公眾而言，具有很強(qiáng)的神秘性，檔案管理部門多處于政府辦公場所之中，普通公眾在日常工作和生活中很少接觸檔案信息。公眾對于檔案信息具有一定的知情權(quán)與利用權(quán)。所以，檔案部門的大量信息資源，檔案管理人員在日常工作中有開發(fā)的職責(zé)和義務(wù)，需要針對公眾對信息的實(shí)際需求來進(jìn)行。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源在公開與傳播方面相對較為容易，但同時也為“有心人”創(chuàng)造了更多鉆空子的機(jī)會。為此，政府部門要結(jié)合國家法律法規(guī)及自身實(shí)際情況，合理完善相關(guān)制度，確保政務(wù)信息公開的過程中，保證各類信息的安全性。

（五）創(chuàng)新檔案開發(fā)和利用方式。首先，檔案管理部門應(yīng)在發(fā)展過程中注重“以人為本”，為公眾提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在政務(wù)信息公開的背景下，政府部門應(yīng)不斷創(chuàng)新自身發(fā)展與服務(wù)理念，以此不斷適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。將自主提供信息資源的理念作為政務(wù)信息公開的標(biāo)準(zhǔn)，逐漸由保管型向公共服務(wù)類型轉(zhuǎn)變，提高各項(xiàng)信息的有效利用率，滿足公眾對于檔案信息資源的需求。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。機(jī)關(guān)檔案由于類別和數(shù)量較多，對各類檔案還需要進(jìn)行一一審核和甄別。一要提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)和政治敏銳度。二要提升管理人員的綜合素養(yǎng)以及服務(wù)意識。檔案管理人員在工作中要仔細(xì)甄別檔案內(nèi)容，進(jìn)行科學(xué)化的政治站位，進(jìn)而從客觀的角度對待檔案工作；通過開展各項(xiàng)測評及專業(yè)技能競賽，不斷提升管理人員的專業(yè)技能及服務(wù)意識；通過多項(xiàng)活動來調(diào)動管理人員的積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)注重對自身知識的完善與更新，學(xué)習(xí)最新法律法規(guī)，熟悉政府部門相關(guān)業(yè)務(wù)，根據(jù)自身的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及技能提升信息的透明度，為檔案的開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的條件。最后，搭建檔案利用平臺，為了更加符合新時代的發(fā)展需求，對平臺進(jìn)行不斷創(chuàng)新，提升檔案信息服務(wù)水平，進(jìn)而提升政務(wù)檔案的開發(fā)和利用率，便于更好地開展后續(xù) 工作。

五、結(jié)語

綜上所述，政務(wù)公開是新時代發(fā)展的潮流，既提高了對檔案的開發(fā)與利用率，又能夠在公開信息的過程中盡可能多地滿足大眾的需求。為此，在政務(wù)公開的背景之下，盡管檔案信息在開發(fā)和利用過程中存在些許問題，但只要通過不懈的努力，解決相關(guān)問題，構(gòu)建相關(guān)的管理制度，就能更好地為開展檔案信息資源的開發(fā)與利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。