地方高校辦公室行政管理工作思考及對策

文/鞍山師范學(xué)院 龐祥武

隨著高等教育從精英化向大眾化普及，隨著地方高校的不斷擴(kuò)招，高校的辦公室業(yè)務(wù)逐漸增加。地方高校的辦公室是連接學(xué)校、教師、學(xué)生的橋梁，是連接高校各部門的紐帶，是高校的對外窗口。地方高校辦公室行政管理涉及的內(nèi)容非常多，涉及的范圍非常廣，直接影響學(xué)校教學(xué)秩序和正常運轉(zhuǎn)。做好地方高校辦公室行政管理工作，使其作用發(fā)揮到最大是本文要研究的重要問題。

一、地方高校辦公室行政管理職能

（一）管理職能。地方高校辦公室是學(xué)校、院、系管理工作的執(zhí)行者，負(fù)責(zé)制度的制定與實施。辦公室的管理職能包括院系對學(xué)校布置工作執(zhí)行的管理，學(xué)校、院、系固定資產(chǎn)及辦公資產(chǎn)的管理，院系宣傳及信息化建設(shè)，院系財務(wù)管理及日常綜合管理等。除此之外，辦公室管理職能還包括對高校決策及部署的執(zhí)行過程中存在的問題進(jìn)行監(jiān)督的職能，目的是維護(hù)高校決策的權(quán)威性，保證各部門高效執(zhí)行相關(guān)部署。

（二）協(xié)調(diào)職能。地方高校辦公室是高校、院、系的核心部門，是各項事務(wù)的協(xié)調(diào)者。辦公室在高校中起承上啟下的作用，且負(fù)責(zé)溝通內(nèi)外，承擔(dān)著聯(lián)系、溝通、協(xié)調(diào)的責(zé)任，為學(xué)校、教師、學(xué)生的聯(lián)系構(gòu)建橋梁。辦公室是高校信息和事務(wù)的中轉(zhuǎn)站，需要上傳下達(dá)，需要傾聽意見，需要反饋協(xié)調(diào)，以保障高校教學(xué)秩序的正常運轉(zhuǎn)。辦公室的協(xié)調(diào)職能涉及黨政協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等，主要是依托黨的政策、方針，依照正確的方向，從高校發(fā)展全局出發(fā)，對高校中所有發(fā)生的事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)。

（三）保障職能。地方高校辦公室是學(xué)校教學(xué)秩序運轉(zhuǎn)的保障者，為院、系提供舒適、便捷的辦公環(huán)境和條件，保證院、系的所有工作順利開展。辦公室為師生的人身財產(chǎn)安全提供保障，屬于后勤服務(wù)部門。辦公室隨時關(guān)注學(xué)校師生的思想動態(tài)及反饋的問題，并第一時間予以解決；辦公室隨時關(guān)注師生的需求，并提前布局；辦公室以服務(wù)為基本宗旨，以師生為本，為廣大師生排憂解難。以人為本是辦公室保障職能落實的前提，辦公室的保障工作應(yīng)以尊重廣大師生為基礎(chǔ)，目的是保障校內(nèi)各項活動的順利開展。辦公室工作人員高效的服務(wù)意識、良好的組織協(xié)調(diào)能力、及時的突發(fā)事件應(yīng)變能力等，能為其保障職能的落實奠定基礎(chǔ)。

二、地方高校辦公室行政管理存在的問題

（一）師生不重視。地方高校辦公室雖然是高校運轉(zhuǎn)的核心行政部門，從宏觀上參與高校發(fā)展決策與規(guī)劃的制定，從微觀上處理領(lǐng)導(dǎo)、部門之間的矛盾，保證各類大小文件的上傳下達(dá)。但整體來說，師生對辦公室工作不重視、不認(rèn)可，不能積極配合辦公室完成各項任務(wù)，使辦公室工作不能順利有序開展。

（二）目標(biāo)不明確。地方高校在不斷擴(kuò)招的背景下，辦公室工作內(nèi)容發(fā)生了變化，行政管理工作范圍在不斷拓展。新拓展的業(yè)務(wù)內(nèi)容雖從表面上看難度不大，但具體執(zhí)行起來有一定難度。新拓展的業(yè)務(wù)導(dǎo)致辦公室日常行政管理目標(biāo)被打亂，如果學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)直接將某項業(yè)務(wù)交由辦公室的工作人員處理，會導(dǎo)致辦公室工作秩序混亂。長此以往，辦公室工作人員將分不清本職工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的界限，會導(dǎo)致辦公室工作沒有明確指標(biāo)，進(jìn)而使得辦公室工作效率低下。

（三）素質(zhì)能力不強(qiáng)。地方高校辦公室工作人員要具備良好的政治素養(yǎng)、思想素養(yǎng)、技能素養(yǎng)，并以服務(wù)意識投入工作中。但實際情況是隨著高校的擴(kuò)招，辦公室業(yè)務(wù)增強(qiáng)，辦公室工作人員也在增加。辦公室工作人員素質(zhì)能力不同，工作態(tài)度、處事方法不同，影響辦公室工作效率。部分辦公室工作人員存在雙面臉的情況，對上級領(lǐng)導(dǎo)一副笑臉，對下面師生一副冰臉，這嚴(yán)重影響辦公室在師生中的聲譽(yù)，進(jìn)而影響學(xué)校的 發(fā)展。

三、地方高校辦公室行政管理創(chuàng)新對策

（一）重視辦公室行政管理工作。地方高校要重視辦公室行政管理工作，確定辦公室的服務(wù)職責(zé)。一是上傳下達(dá)，構(gòu)建學(xué)校與教師、學(xué)生溝通的橋梁；二是監(jiān)督學(xué)校各項政策、制度的落實；三是以立德樹人為目標(biāo)，解決師生在學(xué)校學(xué)習(xí)和生活中的各種問題。高校辦公室要以學(xué)校發(fā)展全局為核心，將管理職能、保障職能、協(xié)調(diào)職能落實到位，將學(xué)校各部門的關(guān)系協(xié)調(diào)好，依托公平、公開、公正原則開展工作。

（二）轉(zhuǎn)變理念，明確目標(biāo)。在新時期，地方高校辦公室要想做好日常工作，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的行政管理理念，明確工作目標(biāo)，依托管理制度使辦公室工作職責(zé)清晰，杜絕推諉現(xiàn)象。高校從頂層設(shè)計的角度對辦公室的業(yè)務(wù)進(jìn)行明確，按照崗位制定責(zé)任目標(biāo)，保證每名工作人員都明確自身的職責(zé)和工作目標(biāo)，在工作中能按照輕重緩急的順序進(jìn)行。在完成日常工作，沒有最新指示的情況下，辦公室工作人員能及時及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并為后續(xù)工作做準(zhǔn)備。辦公室領(lǐng)導(dǎo)者要根據(jù)學(xué)校布置的任務(wù)召開會議，目的是使所有工作人員明確職責(zé)和義務(wù)，并傾聽工作人員對工作開展的想法，目的是依托眾家思想將目標(biāo)分解，最終提高辦公室行政管理工作 效率。

（三）依托培訓(xùn)，提高辦公室工作人員素質(zhì)。辦公室行政管理的執(zhí)行者是辦公室工作人員，為了提升辦公室行政管理效果，要依托高校的頂層設(shè)計對辦公室管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校要建立辦公室工作人員培訓(xùn)制度，依托一年一次或兩次的培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力、服務(wù)能力、專業(yè)能力。參加培訓(xùn)后，高校要對參培人員進(jìn)行考核，要在學(xué)校范圍內(nèi)組織工作交流會，將自己的培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)感想進(jìn)行分享，目的是通過交流提升其他辦公室工作人員的工作能力和 效率。

（四）建立完善的監(jiān)督、考勤、反饋制度。制度是工作的依托，是辦公室工作人員開展工作的有效支撐。除高校層面對辦公室工作進(jìn)行制度約束外，辦公室還要依托實際工作的開展進(jìn)行制度制定，目的是通過框架制度和細(xì)化的制度對辦公室進(jìn)行約束和監(jiān)督。首先，依托制度加強(qiáng)對辦公室工作人員的監(jiān)督。辦公室可以設(shè)置監(jiān)督人員，對辦公室工作人員的工作狀態(tài)、工作效率等進(jìn)行監(jiān)督?？梢詾檗k公室工作人員的考核提供數(shù)據(jù)支持，并選出優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行獎勵。對辦公室工作人員的監(jiān)督，可以有效提高其工作效率，并使其長期處于正常的工作狀態(tài)，養(yǎng)成良好的服務(wù)與工作習(xí)慣，進(jìn)而全面提高自身綜合素養(yǎng)。其次，設(shè)置考勤工作制度。考勤工作制度是依托學(xué)校大政策的背景下，辦公室進(jìn)行的細(xì)化考核。依托考勤能合理制約辦公室工作秩序，能通過對辦公室工作內(nèi)容的合理分配，使人力資源得到最優(yōu)化的配置。依托考勤制度，可對辦公室工作進(jìn)行合理規(guī)劃，讓兩人或多人協(xié)同完成一項工作。一是在最短耗時內(nèi)完成最大量的工作，二是幫助工作人員養(yǎng)成集體意識和互助的習(xí)慣，使其在日后的工作中能針對類似的事件依托合作解決，最終提高工作效率。最后，設(shè)置反饋機(jī)制。反饋能讓辦公室工作人員對自身的工作有直觀的了解，進(jìn)而對反饋的問題進(jìn)行反思，并能依托創(chuàng)新提出解決方案，最終促進(jìn)辦公室服務(wù)水平的提高。辦公室工作人員可以根據(jù)不同部門的工作反饋召開會議，通過集思廣益，不斷提高自身的服務(wù)水平，實現(xiàn)辦公室行政管理的穩(wěn)定 開展。

（五）強(qiáng)化辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置。地方高校辦公室行政管理工作涉及的事務(wù)非常繁雜，每項工作都要細(xì)致完成，目的是保證學(xué)校層面的政策落實到位，保證對師生的服務(wù)到位。地方高校辦公室行政管理是高校管理的重要組成部分，依托執(zhí)行職能、協(xié)調(diào)職能、管理職能等助力高校教學(xué)秩序等順利進(jìn)行。辦公室要做好自身結(jié)構(gòu)的建設(shè)，規(guī)定工作人員的職責(zé)，并要求工作人員在完成自身工作的基礎(chǔ)上隨時與其他同事進(jìn)行協(xié)作，以提高工作效率。高校辦公室是一個綜合部門，肩負(fù)高校正常運轉(zhuǎn)的重任，其工作涉及財務(wù)、檔案、人事、文秘、宣傳等工作內(nèi)容，辦公室要根據(jù)工作類型進(jìn)行結(jié)構(gòu)的設(shè)置，目的是通過不同關(guān)系的處理，高效完成工作。首先，處理好服務(wù)中心與日常事務(wù)的關(guān)系。中心工作是學(xué)校辦公室的主要工作，日常工作是依托中心工作開展的，目的是通過預(yù)見性的意見為后續(xù)的工作做指導(dǎo)。其次，處理好參與決策和抓好落實之間的關(guān)系。在日常工作中，辦公室要對各項工作的新情況進(jìn)行分析，依托主要矛盾落實好中心工作。再次，處理好政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)的關(guān)系，依托事務(wù)保證政務(wù)的落實，進(jìn)而提高工作質(zhì)量。最后，處理好行政工作和單位組織的關(guān)系。辦公室要做好承上啟下的工作，在維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的核心地位的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮下級單位的作用。

總之，高校要重視辦公室行政管理工作，要從學(xué)校的角度和辦公室自身的角度制定辦公室行政管理制度，加強(qiáng)辦公室工作人員的培訓(xùn)，通過辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，通過監(jiān)督、考勤、反饋制度等明確辦公室行政管理目標(biāo)，提升辦公室工作人員的服務(wù)意識，通過辦公室工作人員整體素質(zhì)的提升，發(fā)揮辦公室樞紐和橋梁的作用，最終促進(jìn)地方高校有序運轉(zhuǎn)。