提升辦公室管理能力的思考

文/蘇州城市學(xué)院 王曉莉 王旭 談一真

一、完善應(yīng)用型本科人才培養(yǎng)質(zhì)量保障體系

高等院校是我國教育體系中一個(gè)重要組成部分。蘇州大學(xué)文正學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱文正學(xué)院）作為一所應(yīng)用型本科院校，肩負(fù)著區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的使命。加快中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)高層次應(yīng)用型人才的培養(yǎng)以及為推進(jìn)中國高等教育大眾化進(jìn)程負(fù)有重要的職責(zé)。文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)管理中心（以下簡(jiǎn)稱中心）下設(shè)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心和實(shí)習(xí)中心，作為綜合性的窗口部門，是與實(shí)驗(yàn)教師溝通的“紐帶”，是教師與學(xué)生統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的“中樞”，是校企合作的“橋梁”。

二、辦公室管理工作的特點(diǎn)

工作性質(zhì)決定了工作特點(diǎn)。從職能上看，包含組織協(xié)調(diào)課務(wù)管理、監(jiān)督教學(xué)執(zhí)行進(jìn)度、聯(lián)系校企合作、溝通師生等，其主要特點(diǎn)有綜合性、安全性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性四個(gè)方面。

（一）綜合性。中心辦公室作為綜合性的職能部門，是與實(shí)驗(yàn)教師溝通的“紐帶”，是教師與學(xué)生統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的“中樞”，是校企合作的“橋梁”。需要面向教師、學(xué)生、合作單位以及實(shí)習(xí)基地等不同人群。

（二）安全性。正所謂“安全無小事，責(zé)任大于天”，面對(duì)有各種儀器設(shè)備的實(shí)驗(yàn)室，如何遵照《實(shí)驗(yàn)室安全制度》，保護(hù)好教師及學(xué)生的人身安全及規(guī)范使用儀器設(shè)備成為頭等重要的大事。

（三）服務(wù)性。中心辦公室的服務(wù)貫穿于學(xué)院的實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的采購維修、實(shí)驗(yàn)耗材的采購及管理工作、聯(lián)系校企合作等各個(gè)領(lǐng)域之中。服務(wù)工作做得好，可以和諧工作環(huán)境，便于順利開展工作。

（四）協(xié)調(diào)性。文正學(xué)院現(xiàn)有教師性質(zhì)比較復(fù)雜，有蘇大教師，文正自聘教師，和蘇大、文正共同聘用教師這三種。中心辦公室作為實(shí)踐教學(xué)管理中樞，為保障學(xué)院實(shí)踐教學(xué)的順利開展，其性質(zhì)決定了我們必須經(jīng)常、大量與這三類性質(zhì)的教師聯(lián)系課務(wù)安排；與企業(yè)聯(lián)系校企合作等事宜。

（五）時(shí)效性。中心辦公室的工作通常時(shí)效性特別強(qiáng)，若不及時(shí)處理，就會(huì)導(dǎo)致問題增多，影響井然有序的教學(xué)秩序。

三、提高教師及管理人員的素質(zhì)

提高教師的素質(zhì)是提高工作質(zhì)量的前提。隨著文正學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷加快，中心辦公室的管理層面和功能也在隨之拓寬，這無疑對(duì)管理人員提出了更高的要求，主要體現(xiàn)在思想道德素質(zhì)和運(yùn)用先進(jìn)的辦公資源兩方面。

（一）愛崗敬業(yè)、踏實(shí)本分、刻苦鉆研是每位高校辦公室管理人員都必須具備的素質(zhì)。每位教師需做到廉政自律、克己奉公，為學(xué)校廣大師生做好服務(wù)工作，以積極的心態(tài)、飽滿的工作情緒提高工作效率。作為一名教師，不但要把知識(shí)傳授給學(xué)生，更重要的是必須提升學(xué)生思想品德和素養(yǎng)。思想道德素質(zhì)包含政治修養(yǎng)與職業(yè)道德。政治修養(yǎng)是指教師需要自覺學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，提高思想道德品質(zhì)，辦事講原則，愛崗敬業(yè)，提升工作效率。職業(yè)道德是指教師在履行工作職責(zé)的過程中，行為和思想上都應(yīng)遵守的原則與規(guī)范。熱愛祖國、熱愛中國共產(chǎn)黨，遵守學(xué)院各項(xiàng)規(guī)章制度，不做違反國家和學(xué)院利益的事情。

（二）首先進(jìn)入高校工作的每位教師上崗前都需要參加高等教育崗前培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及考試。主要包括《高等教育政策與法規(guī)》《高等教育學(xué)》《高等教育心理學(xué)》和《高校教師職業(yè)道德規(guī)范》四門課，意在陶冶教師的職業(yè)情操，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)，嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的良好師德，幫助大家盡快進(jìn)入角色，勝任工作。在日常工作之余，還要不斷提升自己的文化素養(yǎng)，只有不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，才能更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的辦公資源。熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公技能，是努力提升辦公效率的前提。中國已進(jìn)入信息時(shí)代，隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公方式將不斷被改進(jìn)，電子文件、無紙化辦公、教務(wù)軟件、財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及利用微信、QQ等網(wǎng)絡(luò)通信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了資源共享，成功替代了繁瑣的勞動(dòng)任務(wù)。

四、制定與執(zhí)行中心管理制度

制度是規(guī)范行為的準(zhǔn)則和依據(jù)，制度化和規(guī)范化的管理是搞好管理的基礎(chǔ)工作，也是提高高等院校中心辦公室管理工作質(zhì)量的重要保證。為健全實(shí)踐教學(xué)管理工作，制度制訂表現(xiàn)在以下兩方面。

（一）建立實(shí)踐教學(xué)管理制度文件。實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)管理中心制度保障體系為切實(shí)提高管理水平，制定了一系列的相關(guān)管理制度文件，為實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理和實(shí)習(xí)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提供質(zhì)量保障（見表1）。

表1 實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)相關(guān)管理制度文件

實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理規(guī)章制度文件名稱蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理規(guī)定蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員實(shí)驗(yàn)室管理工作考核實(shí)施細(xì)則蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理規(guī)定（修訂）蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)室安全管理工作條例（試行）實(shí)習(xí)教學(xué)管理蘇州大學(xué)文正學(xué)院學(xué)生畢業(yè)（生產(chǎn)）實(shí)習(xí)管理補(bǔ)充條例蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)與管理?xiàng)l例蘇州大學(xué)文正學(xué)院藝術(shù)類專業(yè)遠(yuǎn)途寫生、采風(fēng)等實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)管理辦法（試行）蘇州大學(xué)文正學(xué)院校外實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)使用管理規(guī)定

（二）人員配置與分工協(xié)作體系。融通系科、建設(shè)符合應(yīng)用型人才培養(yǎng)的實(shí)踐教學(xué)體系。負(fù)責(zé)學(xué)院實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理工作、實(shí)踐基地建設(shè)及實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)管理工作、學(xué)院教學(xué)儀器設(shè)施設(shè)備和體育教學(xué)設(shè)施設(shè)備管理與維護(hù)工作，同時(shí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心技術(shù)人員承擔(dān)相關(guān)專業(yè)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作任務(wù)。中心辦公室所有崗位有主任、副主任、教學(xué)中心主任、科員、教師等，根據(jù)工作任務(wù)明確崗位職責(zé)，并且用文字描述記錄并公之于眾。這樣既可以提醒各位老師應(yīng)履行的工作職責(zé)，提高工作質(zhì)量，亦可在晉級(jí)與年終考評(píng)時(shí)作為監(jiān)督的依據(jù)。

（三）實(shí)踐教學(xué)檔案的保管與整理。中心辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)注重檔案建設(shè)，具體體現(xiàn)在中心發(fā)展計(jì)劃、總結(jié)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室安全建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室文化建設(shè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案、實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購合同、校企合作協(xié)議書等。

五、中心辦公室精神文明環(huán)境建設(shè)

團(tuán)結(jié)融洽的辦公環(huán)境、積極向上的文化環(huán)境、科學(xué)民主的管理環(huán)境，是和諧辦公環(huán)境建設(shè)中軟環(huán)境建設(shè)的重要組成部分，也是辦公室整體精神風(fēng)貌的集中體現(xiàn)。

（一）愉快的工作氛圍，是提高工作效率的前提。工作氛圍是讓人看不見、摸不著的東西，是在同事之間相互交流和互動(dòng)中逐步形成的。自由、真誠和平等的工作環(huán)境能夠令人感到身心愉悅，并能促使教師們積極工作，積極貢獻(xiàn)自己的力量，這將會(huì)直接影響團(tuán)隊(duì)的工作效率以及每位教師的身心健康，創(chuàng)建愉快的工作環(huán)境，是提高工作效率的前提。

（二）提升管理工作的能力，積極主動(dòng)思考工作。中心辦公室工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理信息、協(xié)調(diào)部門內(nèi)外關(guān)系、管理部門綜合事務(wù)，以確保該機(jī)構(gòu)高效能運(yùn)轉(zhuǎn)。因此要求辦公室教師不但具有專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)具有廣博的學(xué)科知識(shí)。比如在教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等學(xué)科領(lǐng)域都有豐富的專業(yè)知識(shí)，積極主動(dòng)思考的工作態(tài)度，這不僅表現(xiàn)在對(duì)本職工作的熟悉程度以及簡(jiǎn)單完成好本職工作，更應(yīng)當(dāng)具有積極主動(dòng)思考問題的意識(shí)，推進(jìn)工作的動(dòng)力，從而提升部門的美譽(yù)度。

（三）熱情服務(wù)師生，努力提高服務(wù)質(zhì)量。中心辦公室作為實(shí)踐教學(xué)的管理部門，更是學(xué)院的“窗口”部門，教師必須具備良好的政治修養(yǎng)，了解學(xué)院相關(guān)方針政策，在堅(jiān)持實(shí)驗(yàn)室安全工作原則的基礎(chǔ)上，想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急；想教師所想，急教師所急，辦事及處理問題要考慮全面周到。主動(dòng)做好教師與學(xué)生的工作，樹立師生服務(wù)意識(shí)，待人熱情，做事不敷衍，要將傳統(tǒng)的“管理型”工作態(tài)度向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變。牢固樹立為人師表、服務(wù)大局的窗口意識(shí)。時(shí)刻保持牢固的服務(wù)意識(shí)，在愉快工作的環(huán)境下努力提升個(gè)人管理水平，從而增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，才能更好地對(duì)外展示部門的良好精神面貌。

（四）提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)，努力完成工作。中心辦公室管理工作分工不分家，實(shí)行分工負(fù)責(zé)制，各司其職，互相支持，互相配合，密切協(xié)調(diào)，齊心協(xié)力，共同推動(dòng)各項(xiàng)工作快速、健康、有序發(fā)展。以人為本的思想，凸顯出精誠合作、團(tuán)結(jié)互助的作風(fēng)，體現(xiàn)出高風(fēng)亮節(jié)、甘于奉獻(xiàn)、顧大家舍小家的精神。以建設(shè)和諧的辦公室環(huán)境為目標(biāo)，推進(jìn)認(rèn)真、和諧向上的工作氛圍，創(chuàng)建愉快的工作環(huán)境，努力將辦公室打造成全院師生滿意，領(lǐng)導(dǎo)放心的“窗口”部門。

六、結(jié)語

成功的辦公室管理工作經(jīng)驗(yàn)，一定是在不斷總結(jié)與創(chuàng)新的基礎(chǔ)上逐步完善和提高的。隨著高等教育改革的不斷推進(jìn)，高校的辦公室工作面臨著更高更新的要求，只要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作思路、提升服務(wù)意識(shí)及本領(lǐng)，建立責(zé)任目標(biāo)，提升服務(wù)效能，加強(qiáng)管理能力建設(shè)，才能夠全面提升辦公室工作的服務(wù)質(zhì)量。這對(duì)提高管理水平以及實(shí)驗(yàn)管理質(zhì)量具有重要的意義。