“微模式”在城建檔案工作中的應用策略研究

文/乳山市建筑工程事務服務中心 孫心湖

將“微模式”應用于城建檔案工作中，是完善城建檔案管理信息化建設的關鍵內(nèi)容，包括檔案資源的有序整理、信息化檔案數(shù)據(jù)庫的建設以及檔案信息資源的利用開發(fā)等。在實踐中，要求相關部門能夠應用信息化手段和“微模式”的優(yōu)勢，研究在線提交、電子簽章等應用和軟件，提高城建檔案工作執(zhí)行和管理的效率，為城市的持續(xù)發(fā)展提供可靠的資源和信息保障。

一、“微模式”檔案工作的基本概述

（一）“微模式”的定義?！拔⒛Ｊ健笔窃凇按竽Ｊ健焙汀爸髂Ｊ健钡陌l(fā)展基礎之上，建立的一種微型的信息化通信發(fā)展模式。應用到檔案管理工作中，“微模式”是指基于智能終端、社交媒體以及即時通信平臺，所開發(fā)的一系列檔案業(yè)務實現(xiàn)模式和信息交互手段。與大模式、主模式相比，“微模式”的操作可以在平板或手機等智能移動終端上實現(xiàn)。雖然平臺規(guī)模相對較小，但是業(yè)務工作量卻大幅增加，是信息時代的特殊產(chǎn)物。

（二）“微模式”檔案工作的特點?！拔⒛Ｊ健睓n案工作是大模式、主模式檔案工作的補充，是基于信息時代產(chǎn)生的一種全新的技術形式和技術輔助手段，便于信息資源的發(fā)布或拓充。但通常情況下，“微模式”只能處理特定范圍內(nèi)的部分檔案工作和檔案業(yè)務，生命周期相對較短，無法對全流程的文件內(nèi)容加以動態(tài)的輸出和保存。而且“微模式”一般應用于移動智能終端，檔案工作人員無須進行繁雜的數(shù)據(jù)搜集和線下的文件處理，工作效率獲得升級。而且該工作模式還具有快捷、靈活和方便的特征。除此之外，“微模式”也積極地拓展了檔案管理工作內(nèi)容，包括檔案傳播的范圍，檔案信息利用和發(fā)布的手段等，使檔案業(yè)務在不斷外延的情況下，打破時空的局限，有利于共建全域、全類型的檔案工作模式。

在實際應用的過程中，“微模式”關注的是檔案工作完成后，客戶的交互性體驗。甚至在條件允許的情況下，部分檔案的管理和方案的執(zhí)行，能夠基于線上平臺，由客戶直接填寫或提交，極大地增強了檔案信息管理和檔案工作的執(zhí)行效率，也減輕了工作人員的壓力。

（三）“微模式”的類型。從技術理論的視角來看，“微模式”的實現(xiàn)手段十分豐富。例如可以通過APP或相應的軟件終端來刺激用戶閱讀，豐富用戶的體驗。將“微模式”應用到城建檔案工作當中，一般是指城建微視頻、城建檔案APP以及城建檔案微信公眾號等。

二、“微模式”在城建檔案工作中的應用價值

（一）推動城建檔案工作的信息化建設。21世紀以來，隨著我國進入信息化社會及5G技術的普及，各行各業(yè)都迎來了廣泛的發(fā)展先機，整個社會也沉浸在數(shù)據(jù)交互和信息移動的生態(tài)場景中?；诖?，將“微模式”應用到城建檔案工作中，能夠與時俱進地推動城建檔案工作的信息化建設，使城建檔案工作的內(nèi)容更具有即時性和創(chuàng)新性，提高了城建檔案工作的執(zhí)行效率和管理水平。例如，充分運用web2.0技術、大數(shù)據(jù)處理技術、物聯(lián)網(wǎng)技術等，構建全新的城建檔案工作“微模式”，可以為市民以及城市建設者搭建更多元的信息交流平臺和互助空間。一方面，滿足了市民的基本訴求和美好愿望；另一方面，引導市民為城市建設者提供決策信息和決策依據(jù)。

（二）滿足城市建設和發(fā)展的實際訴求。隨著城鎮(zhèn)化進程的逐漸加快，我國承建項目的空間分布也日益廣泛，再加上建筑群體規(guī)模龐大，類型多樣，城建檔案也呈現(xiàn)出紛繁復雜的特征，不僅跟蹤難度大，而且檔案的管理周期也更長，這些特征要求城市建設者除了要做好檔案的收集、信息的存儲以及后續(xù)的應用工作之外，也應該基于信息化的手段，利用“微模式”，提高城建檔案工作的互動性和信息化程度。例如通過搭建完善的檔案信息公開平臺或開發(fā)優(yōu)質(zhì)的移動終端，使市民能利用手機參與到城建檔案的管理和系統(tǒng)搭建工作中，使城建檔案工作的覆蓋面積更加廣泛，便于城市建設者了解市民的基本訴求和美好愿景。

（三）創(chuàng)新城建檔案業(yè)務的處理方式。城市檔案本身信息資源量十分豐富，而且構成較為復雜，及時性、現(xiàn)場性較強，需要城市建設者和檔案管理人員能夠積極做好業(yè)務處理等相應的工作，確保檔案內(nèi)容的安全存儲和有效應用。尤其在“微模式”的支持下，無論是即時性強的城建檔案資源，還是復雜的檔案類型，都能夠?qū)崿F(xiàn)在線的信息傳輸和互動，使檔案信息在安全存儲的情況下，能夠及時被披露出來，供城市建設者的科學決策以及市民的有效監(jiān)督。這不僅在很大程度上創(chuàng)新了城建檔案業(yè)務的處置方式，同時也拓展了其內(nèi)容的覆蓋范圍，提高了城建檔案的權威性。

（四）提升城市檔案信息開放能力和交互能力。城建檔案信息資源十分豐富，具有較強的開發(fā)價值和存儲價值，而且權威性高、專業(yè)度強，一旦被惡意竊取或隨意更改，很容易抹黑城市形象，甚至引發(fā)市民的不滿。因此，將“微模式”應用于城建檔案工作當中，可以補償以往主模式、大規(guī)模開發(fā)中缺乏精細化管理的弊端，同時還能夠提升城建檔案信息的開放能力和交互能力，使市民、用戶可以在任何場景或任何時間獲取這些檔案信息，并加以科學的利用。甚至在一些APP開發(fā)之后，市民、用戶能夠直接運用移動客戶端對相應內(nèi)容進行個性定制，實現(xiàn)大量信息的精準推送和主動發(fā)布，強化了城建檔案信息資源的服務效率和資源應用效率。

三、當前城建檔案工作中面臨的挑戰(zhàn)

（一）城建項目類型多，檔案管理工作難度大。改革開放以來，隨著城鎮(zhèn)化進程的逐漸加快，城市的空間規(guī)模也日益擴張，各種各樣的城市建設項目不僅數(shù)量多，類型復雜，而且分布范圍也相對較廣，在拉動城市經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展的同時，為城建檔案工作增添了不小的壓力。例如檔案預審、歸檔以及監(jiān)督執(zhí)法工作都面臨人員的缺失以及工作難度的激增。尤其近年來，城市在建設和發(fā)展的時候，智慧管控、文化休閑和綠色環(huán)保等理念被提出，客觀上調(diào)整了城市項目的規(guī)劃和產(chǎn)業(yè)結(jié)構布局。但與此同時，也增加了城建檔案工作的技術難度和業(yè)務量。

（二）城建檔案來源廣泛，跟蹤力度不足。我國城市的發(fā)展和變遷本身具有相對特殊性，再加上一個城市內(nèi)行政管理單位管轄權限分工不同，導致城建檔案的來源十分廣泛，業(yè)務范圍所涉及的內(nèi)容也相對龐雜且具體，需要檔案管理和工作人員多方協(xié)調(diào)。例如城建項目中，交通航運、文化旅游、商業(yè)教育、市政工程等項目包羅萬象，而且后續(xù)還可能涉及建筑的擴建、新建等，使城建檔案的內(nèi)容需要不斷更新，而且具有明確的分類。要求檔案工作人員在進行歸檔和資源拓充的時候，要實施針對性和差異化的對待，跟蹤、監(jiān)管的難度大幅增加。而且一些前期形成的紙質(zhì)檔案很容易受物理環(huán)境的影響，被銷毀或遺失，為后續(xù)的再次巡查和追蹤帶來了不小的難度。

（三）城建檔案管理意識不強，監(jiān)管效率低下。城建檔案所涉及的項目內(nèi)容十分復雜而且專業(yè)性較強，需要各企業(yè)單位以及項目主體的多方配合。但是部分參與承建的單位主體，如施工單位、業(yè)主等本身的城建檔案管理意識和信息提交意識相對較弱，不僅不關注、不重視城建檔案的程序化管理和信息化積累，而且在上交檔案信息的時候，也存在敷衍了事的態(tài)度，使檔案管理人員的業(yè)務協(xié)調(diào)工作變得更加復雜，檔案的歸檔質(zhì)量也難以得到保證。尤其針對一些編號規(guī)則、分類方法、文件構成各不相同的檔案信息，因為其專業(yè)性相對較強，需要由專業(yè)的主體或單位進行信息的歸檔和上交，如果洽談不到位，很容易導致關鍵信息的丟失或者被惡意篡改。

（四）檔案管理人員流動性大，業(yè)務能力不足。雖然大多數(shù)城建檔案工作交由專門的城建部門來完成，但是由于工作內(nèi)容繁雜，而且業(yè)務量較多，需要招聘一定數(shù)量的兼職人員或派遣人員，這就為檔案的積累、資源的拓展以及相關信息的歸檔帶來了一些不可控的因素。兼職或派遣人員本身并不具備專業(yè)的檔案管理能力，信息意識相對較差，流動性強，不利于一些連續(xù)性內(nèi)容的管理或輸出，歸檔工作的質(zhì)量無法得到確切的保障。再加上一些檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)相對較低，不具備一定的社交和協(xié)調(diào)能力。只是機械地進行數(shù)據(jù)上傳和文件抄寫等工作，導致后期檔案在進行調(diào)取和再利用的時候，經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問題或安全隱患。

四、“微模式”在城建檔案工作中的應用策略

（一）貫徹落實自動化開發(fā)和人性化管理的原則。城建檔案“微模式”建設中，其業(yè)務實現(xiàn)的主要渠道在于移動客戶端。運用這些移動客戶端的主體，既包括城建檔案的主要管理人員，也包括城建項目的建設者和承辦人以及普通市民等。因此，“微模式”的城建檔案工作，業(yè)務處置和信息交互內(nèi)容應該具有便捷性?？紤]到移動終端的特殊平臺，在開發(fā)信息資源以及平臺功能的時候，需要尊重用戶的操作習慣和思維，使其感受到良好的使用體驗，從而提高信息交互效率。

例如，城建部門可以通過開發(fā)智能微視頻終端、檔案APP以及建立城建檔案微信公眾號的形式，使檔案信息能夠及時且準確地公布在平臺之上，供用戶的使用和對接，盡可能減少人工操作或人工干預環(huán)節(jié)所帶來的信息誤差或信息失真情況。除此之外，在檔案業(yè)務功能的設計方面，需要確保檔案處置工作進度和專業(yè)工作進度同步進行，例如大型城建項目的對接、招標、建設、施工到完善每一個環(huán)節(jié)，都需要對檔案的跟蹤和落實。

（二）依托技術優(yōu)勢提高城建檔案工作的信息化效率。城建檔案信息最終的歸宿是服務于社會，促進城市的建設和發(fā)展。因此，要求城建檔案工作人員能夠依托先進的技術，打造城建檔案的“微模式”體系。例如針對承接城建項目的主體或單位，在進行檔案信息推送的時候，內(nèi)容包括項目的起始時間、對接平臺、參與主體、社會信息等，使每一位承建項目的相關利益主體，都能在有效的信息公開平臺上，尋找到符合自身利益的內(nèi)容，保障他們的參與度。與此同時，在處理城建檔案業(yè)務工作的時候，檔案工作人員需要向各類用戶或主體，解答檔案信息中與檔案業(yè)務相關或政策相關的問題。例如檔案預審和歸檔的時間段，信息披露的完整性以及個別城建項目順利實施的進度等，使每一位相關的用戶和主體都能夠基于“微模式”平臺，獲得針對性的信息反饋。

（三）培養(yǎng)全社會的城建檔案意識并做好文化宣傳。城建檔案工作的“微模式”客戶端，是每一位公民參與生活消費以及文化娛樂和工作學習的智能平臺，能夠滿足他們對檔案信息披露的需要。因此，為了能夠進一步提高內(nèi)容的專業(yè)性和權威性，要求檔案工作人員積極組織協(xié)調(diào)，確保相關責任人能夠有效配合，上傳專業(yè)的檔案信息和數(shù)據(jù)。例如通過開發(fā)在線提交程序或電子簽章業(yè)務，使參與城建項目的施工單位建設企業(yè)能夠?qū)⒐こ痰幕拘畔?nèi)容及時傳輸?shù)綑n案管理部門的信息系統(tǒng)當中，要求格式規(guī)整，內(nèi)容全面且信息不得有誤。

除此之外，檔案管理部門還需要向全社會普及和宣傳檔案文化，使社會公民能夠意識到檔案管理是推動城市建設的關鍵步驟，只有確保檔案信息的真實性、準確性和權威性，才能提升城市形象。同時，城市內(nèi)每一位公民能夠成為城建檔案信息的采集者和傳播者，利用線上反饋機制，向檔案工作人員輸送有用的城建檔案信息內(nèi)容，確保整個檔案體系更加嚴謹科學。在實踐中，要求城建檔案工作人員，能夠積極開展動態(tài)的業(yè)務跟蹤和實時性的檔案交互體系，例如針對一些隱蔽工程要實施預歸檔處理；對特定的具有專業(yè)性的文件，要實施提前驗收，處理和驗收的過程，需要監(jiān)管單位全程監(jiān)督，提高檔案獲取、歸檔以及后續(xù)應用的有效性。

五、結(jié)語

“微模式”在城建檔案工作中的有效應用，不僅能夠推動城建檔案工作的信息化建設，也能滿足城市建設和發(fā)展的實際訴求。在實踐中，要求城建檔案工作人員以及相關機構貫徹落實自動化開發(fā)和人性化管理檔案的原則，依托技術優(yōu)勢，提高檔案工作的信息化效率，做好檔案文化宣傳和培育的工作，從而為整個城市的規(guī)劃和建設提供決策基礎。