論高校辦公人員的語(yǔ)言文字能力

文/重慶大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院 馬前

語(yǔ)言文字能力作為高校辦公人員的基本能力，并沒(méi)有得到廣大高校辦公室工作人員的高度重視和深刻認(rèn)識(shí)。本文通過(guò)深入剖析學(xué)院辦公室工作，嘗試論證“站起來(lái)能說(shuō)”“坐下來(lái)能寫(xiě)”是高校辦公人員的兩大語(yǔ)言文字能力，也是高校辦公人員的核心競(jìng)爭(zhēng)力，并進(jìn)一步探尋提高語(yǔ)言文字能力的方式方法。

一、辦公室工作的三種類(lèi)型

一般認(rèn)為，辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的樞紐，主要職能就是圍繞單位的中心工作提供綜合協(xié)調(diào)服務(wù)。大學(xué)的學(xué)院辦公室主要圍繞學(xué)院的教學(xué)科研工作提供綜合協(xié)調(diào)服務(wù)，是學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)。通過(guò)深入剖析學(xué)院辦公室工作可以明晰其三種類(lèi)型（辦事、辦文、辦會(huì)）六個(gè)層次（辦事為一層，辦文有兩層，辦會(huì)有三層），其中每類(lèi)每層因其不同的復(fù)雜程度而各具層次性。當(dāng)然，這種分類(lèi)分層本身是邏輯上的，實(shí)踐中它們相互聯(lián)系，而理論上分類(lèi)分層又讓它們相互區(qū)別。

（一）辦事。辦公室的主要職責(zé)就是辦公共之事，當(dāng)然，這里指的是廣義的辦事。辦公室所做工作的目的就是把事務(wù)處理好。這些事務(wù)因?yàn)殛P(guān)系承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右而錯(cuò)綜復(fù)雜，所以辦公人員經(jīng)常要把自己當(dāng)作“全科醫(yī)生”。但事務(wù)的難易程度是有區(qū)別的，可以根據(jù)所辦事項(xiàng)的復(fù)雜程度，區(qū)分出不同的類(lèi)型和不同的層次。較簡(jiǎn)單、較純粹的辦事可以歸為第一類(lèi)，簡(jiǎn)稱(chēng)為“辦事”。通常是不需要起草文稿（辦文），不需要組織會(huì)議（辦會(huì)）就能解決的事情。如學(xué)院辦公室日常的OA簽報(bào)流轉(zhuǎn)、公文印發(fā)、單位蓋章等。當(dāng)然，這類(lèi)事務(wù)單獨(dú)來(lái)看，相對(duì)比較簡(jiǎn)單，但很多不同的簡(jiǎn)單的事務(wù)放在一起可能就不那么簡(jiǎn)單了。并且，簡(jiǎn)單并不意味著不重要，甚至有的事情只能成功不能失敗，否則沒(méi)有重來(lái)的機(jī)會(huì)。

（二）辦文。相對(duì)來(lái)說(shuō)，稍微復(fù)雜一點(diǎn)的辦事是需要起草文稿來(lái)解決的，可以歸為第二類(lèi)，簡(jiǎn)稱(chēng)為“辦文”。辦文很重要，是領(lǐng)導(dǎo)者行使職能、推動(dòng)工作、實(shí)施決策的重要手段。起草文稿是高校辦公人員的看家本領(lǐng)，當(dāng)然也是一項(xiàng)很艱苦的工作。進(jìn)一步分析，辦文可以再分為兩個(gè)層次：第一層是通過(guò)辦文直接辦事。如目前學(xué)院教職工的離渝申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)簽批和公文流轉(zhuǎn)完成，事情就辦結(jié)了；又如學(xué)校要求提交某個(gè)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告，報(bào)告起草經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后上報(bào)學(xué)校，事情就辦結(jié)了。第二層是辦文只能解決部分事務(wù)。如學(xué)院印發(fā)值班管理辦法，辦法印發(fā)后只解決了值班相關(guān)規(guī)定的問(wèn)題，并沒(méi)有解決每次具體值班的安排和實(shí)施問(wèn)題。具體而言，每逢節(jié)假日或寒暑假，相關(guān)工作人員還得具體安排值班表，協(xié)調(diào)值班人員等。又如學(xué)院印發(fā)公章管理辦法，辦法印發(fā)后只解決了蓋章相關(guān)規(guī)定和流程，并沒(méi)有解決每次蓋章的操作問(wèn)題?？梢?jiàn)，這里的第二層相對(duì)于第一層的復(fù)雜程度一般略大一些。它實(shí)際上包含了辦事，也可以表述為第一層的辦文加辦事。

（三）辦會(huì)。更復(fù)雜一點(diǎn)的辦事，是需要組織會(huì)議才能解決的事情，可以歸為第三類(lèi)，并簡(jiǎn)稱(chēng)為“辦會(huì)”。一般而言，一個(gè)單位的制度越健全，辦會(huì)的次數(shù)就相對(duì)越少，反之就越多。因?yàn)橛辛讼嚓P(guān)的制度依循，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和相關(guān)流程開(kāi)展工作即可。這同時(shí)也說(shuō)明，一個(gè)單位的制度建設(shè)通常是需要開(kāi)會(huì)才能完成的。當(dāng)然，這是相對(duì)而言的。如學(xué)院召開(kāi)黨政聯(lián)席會(huì)議，無(wú)論學(xué)院的制度如何健全，黨政聯(lián)席會(huì)議作為例會(huì)（本身就是一種制度）是不可避免要如期召開(kāi)的，因?yàn)樗饕芯繉W(xué)院的發(fā)展以及發(fā)展中遇到的新問(wèn)題。而這類(lèi)問(wèn)題是肯定會(huì)有的，如果沒(méi)有，說(shuō)明學(xué)院發(fā)展本身就有問(wèn)題，而反過(guò)來(lái)就說(shuō)明更需要召開(kāi)黨政聯(lián)席會(huì)議了。再仔細(xì)分析，辦會(huì)又可以分為三個(gè)層次：第一層是通過(guò)辦會(huì)直接解決辦事。如學(xué)院相關(guān)專(zhuān)題的學(xué)習(xí)交流會(huì)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)等，通過(guò)開(kāi)會(huì)就解決了。第二層是通過(guò)辦會(huì)解決辦文。如學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議審議通過(guò)學(xué)院的相關(guān)實(shí)施方案，審議通過(guò)后直接走發(fā)文程序（辦事）即可。第三層是通過(guò)辦會(huì)解決部分辦文或辦事。如學(xué)院召開(kāi)績(jī)效工資工作小組會(huì)議，會(huì)議主要研究制定學(xué)院績(jī)效工資方案，而方案需要充分發(fā)揚(yáng)民主、廣泛征求意見(jiàn)，需要經(jīng)學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)、學(xué)院工會(huì)（教代會(huì)）討論通過(guò)，由學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議審議通過(guò)，并上報(bào)學(xué)校批準(zhǔn)后執(zhí)行。因此，方案需要在不同的會(huì)議上反復(fù)研究和討論，會(huì)后需要根據(jù)會(huì)議精神不斷修改和完善。它實(shí)際上包含了前兩個(gè)層次，其復(fù)雜程度可以表述為第一層的辦會(huì)加第一層的辦文再加辦事。

二、高校辦公人員應(yīng)具備的兩大能力

通過(guò)對(duì)辦公室工作的三種類(lèi)型進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)辦公室工作集中體現(xiàn)出對(duì)高校辦公人員的兩大語(yǔ)言文字能力要求，即“站起來(lái)能說(shuō)”和“坐下來(lái)能寫(xiě)”。這兩大語(yǔ)言文字能力，也是高校辦公人員的核心競(jìng)爭(zhēng)力，一定程度上決定了高校辦公人員未來(lái)能走多好，能走多遠(yuǎn)。

（一）站起來(lái)能說(shuō)。“站起來(lái)能說(shuō)”是一種駕馭語(yǔ)言的口頭交際能力。語(yǔ)言是一種以音示義的靠聽(tīng)覺(jué)、憑口耳相傳的符號(hào)系統(tǒng)，其能力包括聽(tīng)和說(shuō)的能力，其中說(shuō)，是最主要的語(yǔ)言能力，是高校辦公人員必備的語(yǔ)言功底。高校辦公人員只有具備較好的“站起來(lái)能說(shuō)”的語(yǔ)言能力，才能勝任相關(guān)的工作。首先，辦事離不開(kāi)“站起來(lái)能說(shuō)”。辦的是事，處的是人；不僅服務(wù)對(duì)象是人，而且辦事主體也是人。如何承上啟下，如何溝通內(nèi)外，如何協(xié)調(diào)左右？主要靠“說(shuō)”，靠人與人之間的溝通、交流、對(duì)話(huà)。列舉一個(gè)辦公人員做好后勤服務(wù)保障日常工作的事例，如聯(lián)系維修打印機(jī)，過(guò)程通常是這樣的：一位教師發(fā)現(xiàn)打印機(jī)壞了，聯(lián)系辦公人員（通常是面對(duì)面說(shuō)或者通過(guò)電話(huà)說(shuō)）；辦公人員聯(lián)系商家來(lái)維修（通常是通過(guò)電話(huà)說(shuō)）；有時(shí)候還得協(xié)調(diào)不同商家（通常是通過(guò)電話(huà)說(shuō)）；商家派人到場(chǎng)維修時(shí)，還得具體溝通相關(guān)事宜（通常是面對(duì)面說(shuō)）；維修好后還得協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)事宜（通常是面對(duì)面說(shuō)）?？梢?jiàn)，這么一件小事，辦公人員卻一直在通過(guò)“說(shuō)”（至少四～五次）來(lái)處理，整個(gè)過(guò)程離不開(kāi)“站起來(lái)能說(shuō)”。其次，辦會(huì)離不開(kāi)“站起來(lái)能說(shuō)”。邏輯上，如前所述，辦會(huì)包括辦事，或者說(shuō)辦會(huì)是復(fù)雜的辦事，進(jìn)一步看，一次完整的辦會(huì)可能包括制定會(huì)議方案、下發(fā)會(huì)議通知、起草會(huì)議文件、做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、做好生活安排、組織好人員報(bào)到、開(kāi)好預(yù)備會(huì)議、寫(xiě)好會(huì)議主持詞、組織好大會(huì)發(fā)言、作好會(huì)議記錄、安排好分組討論、組織好現(xiàn)場(chǎng)參觀(guān)、編好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、回收好會(huì)議材料、做好與會(huì)人員返程、搞好財(cái)務(wù)結(jié)算、搞好會(huì)務(wù)總結(jié)、搞好材料合訂存留、會(huì)務(wù)用品的歸還和整理等辦文或辦事程序。當(dāng)然，一般的會(huì)議可能沒(méi)有這么多的環(huán)節(jié)，但可以發(fā)現(xiàn)其中的每件事情都離不開(kāi)“站起來(lái)能說(shuō)”。

（二）坐下來(lái)能寫(xiě)?！白聛?lái)能寫(xiě)”是一種駕馭文字的書(shū)面交流能力。文字是一種以形示義的靠視覺(jué)、憑眼手操作的符號(hào)系統(tǒng)，其能力包括讀和寫(xiě)的能力，其中寫(xiě)是最主要的文字能力，是高校辦公人員必備的文字功底?！白聛?lái)能寫(xiě)”，不只是記錄語(yǔ)言的書(shū)寫(xiě)符號(hào)，還要表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和自己的思想。可以說(shuō)是高校辦公人員的看家本領(lǐng)。高校辦公人員不具備較好的“坐下來(lái)能寫(xiě)”的文字能力，開(kāi)展工作就會(huì)捉襟見(jiàn)肘。

首先，“坐下來(lái)能寫(xiě)”決定辦文質(zhì)量。實(shí)質(zhì)上，辦文集中體現(xiàn)了對(duì)高校辦公人員的文字能力要求。辦文主要就是文稿起草，包括公文起草和其他材料起草。根據(jù)中共中央辦公廳發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)），公文主要包括上行文、平行文和下行文。對(duì)學(xué)院辦公室來(lái)講，上行文主要是報(bào)告、請(qǐng)示等；平行文主要是函件等；下行文包括決議、決定、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、批復(fù)、紀(jì)要等，其中最重要的下行文還是通知。其他材料起草常見(jiàn)的有講話(huà)稿、述職報(bào)告、致辭、主持詞、新聞稿件等。辦文要求辦公人員熟悉公文的文體類(lèi)型、具體格式等，而最重要的就是文字功底，即駕馭文字的基本能力。

其次，“坐下來(lái)能寫(xiě)”決定辦會(huì)水平。邏輯上，如前所述辦會(huì)通常包括制定會(huì)議方案、下發(fā)會(huì)議通知、起草會(huì)議文件、寫(xiě)好會(huì)議主持詞、編好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、搞好會(huì)務(wù)總結(jié)、搞好材料合訂存留等辦文。因此理論上辦會(huì)就包含了辦文，辦會(huì)是復(fù)雜的辦文，因而也特別需要寫(xiě)作能力。一次完整的辦會(huì)，通常要起草十余個(gè)文稿，包括起草會(huì)議方案、起草會(huì)議通知、起草會(huì)議文件、起草主持詞、起草會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、起草新聞稿等等。因此，某種程度上，“坐下來(lái)能寫(xiě)”的水平?jīng)Q定了辦會(huì)的總體水平。

三、提高語(yǔ)言文字能力的兩個(gè)建議

一般統(tǒng)稱(chēng)語(yǔ)言能力和文字能力為語(yǔ)言文字能力，其實(shí)語(yǔ)言能力（特別包括“站起來(lái)能說(shuō)”）和文字能力（特別包括“坐下來(lái)能寫(xiě)”）是兩種相對(duì)獨(dú)立的語(yǔ)言文字能力。有人具有語(yǔ)言能力但不一定具有文字能力；有人具有文字能力但不一定具有語(yǔ)言能力。但是，語(yǔ)言能力和文字能力在一定條件下可以相互影響、相互轉(zhuǎn)化。無(wú)論如何，提高語(yǔ)言能力和文字能力都在于不斷地學(xué)習(xí)和積累，不斷地練筆和實(shí)踐，尤其需要海量閱讀和任務(wù)驅(qū)動(dòng)。

（一）海量閱讀。語(yǔ)言文字能力是不斷學(xué)習(xí)和不斷積累而來(lái)的，而積累最重要的就是海量閱讀。習(xí)得語(yǔ)言能力是由聽(tīng)到說(shuō)，獲得文字能力是由讀到寫(xiě)，因此，人的語(yǔ)言表達(dá)能力主要是由聽(tīng)的能力決定的，文字表達(dá)能力主要是由閱讀能力決定的?！读x務(wù)教育語(yǔ)文課程標(biāo)準(zhǔn)(2011年版)》特別提倡“要高度重視積累”，提倡“多讀書(shū)，好讀書(shū)，讀好書(shū)，讀整本的書(shū)”，強(qiáng)調(diào)讀書(shū)在語(yǔ)文學(xué)習(xí)的關(guān)鍵作用，尤其體現(xiàn)了海量閱讀的意義。一方面，要深入學(xué)習(xí)并仔細(xì)琢磨范本。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15種公文類(lèi)型，每一種類(lèi)型都有自己的適用范圍、寫(xiě)作要求、固定格式和語(yǔ)言特點(diǎn)。這類(lèi)文稿要嚴(yán)格按照文體要求去寫(xiě)，文體一錯(cuò)，全盤(pán)皆錯(cuò)。常見(jiàn)公文寫(xiě)作一般遵循事前請(qǐng)示、事后報(bào)告、一事一請(qǐng)示、報(bào)告不夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的原則，不使用匯報(bào)、說(shuō)明、申請(qǐng)、辦法等不規(guī)范文種；另一方面，也是更重要的方面，要海量閱讀經(jīng)典。語(yǔ)文課程標(biāo)準(zhǔn)提倡高度重視積累，強(qiáng)調(diào)海量閱讀。而重點(diǎn)就在閱讀經(jīng)典，閱讀名著。通過(guò)閱讀經(jīng)典名著，使思維得到訓(xùn)練，并通過(guò)獲得深刻的文化教養(yǎng)進(jìn)一步提高語(yǔ)言文字能力。美國(guó)教育家赫欽斯在擔(dān)任芝加哥大學(xué)校長(zhǎng)期間便推行名著閱讀運(yùn)動(dòng)，其執(zhí)掌芝加哥大學(xué)的21年，對(duì)芝加哥大學(xué)、對(duì)美國(guó)，甚至對(duì)全世界，都產(chǎn)生了長(zhǎng)遠(yuǎn)而深刻的影響。

（二）任務(wù)驅(qū)動(dòng)。在2011年的語(yǔ)文課程標(biāo)準(zhǔn)修訂中，有一個(gè)突出變化就是進(jìn)一步明確了語(yǔ)文課程的性質(zhì)，認(rèn)為“語(yǔ)文課程是一門(mén)學(xué)習(xí)語(yǔ)言文字運(yùn)用的綜合性實(shí)踐性課程”，強(qiáng)調(diào)聚焦語(yǔ)言文字運(yùn)用，突出語(yǔ)言文字實(shí)踐，而督促練筆和實(shí)踐的重要方法之一是任務(wù)驅(qū)動(dòng)。不管說(shuō)還是寫(xiě)，首先需要實(shí)踐的機(jī)會(huì)，需要任務(wù)驅(qū)動(dòng)。語(yǔ)言文字的工具性決定了語(yǔ)言文字能力只有在實(shí)踐中才能不斷提高，只有通過(guò)實(shí)踐才能學(xué)會(huì)運(yùn)用或者說(shuō)駕馭語(yǔ)言文字這種工具。習(xí)得語(yǔ)言能力是由聽(tīng)到說(shuō)的，但只聽(tīng)不說(shuō)就永遠(yuǎn)不會(huì)說(shuō)；獲得文字能力是由讀到寫(xiě)的，但只讀不寫(xiě)就永遠(yuǎn)不會(huì)寫(xiě)。辦公室工作有大量“站起來(lái)說(shuō)”和“坐下來(lái)寫(xiě)”的任務(wù)。只有把握好這些機(jī)會(huì)，利用好這些任務(wù)，才能驅(qū)動(dòng)進(jìn)一步提高語(yǔ)言文字能力。這里以文稿任務(wù)驅(qū)動(dòng)為例：學(xué)院每年需要起草大量文稿，如前所述，一次完整的辦會(huì)通常需要起草多個(gè)文稿，而每個(gè)文稿起草后又必須反復(fù)修改。所以，文稿起草本身是很一項(xiàng)十分辛苦的工作，需要付出艱辛的努力。每個(gè)文稿都要細(xì)心琢磨，費(fèi)盡思量。但是寫(xiě)材料的過(guò)程，就是提高自己文字能力和水平的過(guò)程。只有通過(guò)任務(wù)驅(qū)動(dòng)，在反復(fù)的起草、修改過(guò)程中，文字表達(dá)才能更加樸實(shí)、更加簡(jiǎn)潔、更加準(zhǔn)確。

另外，建議高校形成常規(guī)性的語(yǔ)言文字方面的交流和培訓(xùn)機(jī)制，建立長(zhǎng)效化的制度。目前筆者所在學(xué)院，建立了兩周一次的“學(xué)院辦公室例會(huì)”制度，其規(guī)定動(dòng)作之一就是語(yǔ)言文字方面的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，建立主講領(lǐng)學(xué)人機(jī)制，以此形成常規(guī)性、長(zhǎng)效性的語(yǔ)言文字學(xué)習(xí)制度。學(xué)院也適時(shí)組織語(yǔ)言文字能力培訓(xùn)活動(dòng)，讓學(xué)院辦公人員接受科學(xué)規(guī)范的語(yǔ)言文字能力培訓(xùn)。最重要的是，要高度重視、深刻認(rèn)識(shí)作為高校辦公人員核心競(jìng)爭(zhēng)力的兩大語(yǔ)言文字能力：“站起來(lái)能說(shuō)”和“坐下來(lái)能寫(xiě)”。