物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智慧檔案建設(shè)中的應(yīng)用研究

文/山東省單縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 張志剛

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是萬(wàn)物互聯(lián)的技術(shù)，主要是通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物與物、人與物的互聯(lián)?？梢哉f(shuō)物聯(lián)網(wǎng)是現(xiàn)代智慧城市發(fā)展中最為重要的技術(shù)。智慧檔案作為智慧城市的重要組成部分，在建設(shè)發(fā)展過(guò)程中物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用必不可少，不僅可以有效提高檔案的使用效率，還能節(jié)約大量的人力物力資源，提高檔案的安全性，是檔案發(fā)展的必然方向。

一、傳統(tǒng)檔案建設(shè)存在的問(wèn)題與不足

（一）傳統(tǒng)檔案數(shù)字化改造及管理難度大。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化改造是必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案的保存條件要求高、檔案占地面積大、檔案查詢不便等問(wèn)題突出。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建大型數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化改造不僅可以極大地確保檔案的安全性，而且可以提高檔案的使用效率。因此，檔案的數(shù)字化改造是當(dāng)前的重要任務(wù)。但是，由于我國(guó)傳統(tǒng)檔案的數(shù)量大，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)字化改造存在一定的困難。而且智慧檔案在發(fā)展過(guò)程中，很多檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式，不同部分之間沒(méi)有完成信息化建設(shè)與溝通，管理網(wǎng)絡(luò)不健全，影響了智慧檔案的發(fā)展，并在一定程度上影響了電子檔案的管理。因此，僅僅依靠數(shù)字化或信息化來(lái)打造智慧檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要在其中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

（二）文件管理效率低，錯(cuò)誤率高。由于傳統(tǒng)的檔案主要以人工管理和服務(wù)為主，無(wú)論是存儲(chǔ)、查找等都完全依靠人工進(jìn)行。而海量的檔案資源與檔案管理人員的不足很容易導(dǎo)致人為錯(cuò)誤，不僅需要大量的勞動(dòng)力，而且工作量巨大。因此，傳統(tǒng)的檔案文件在管理上效率低下、出錯(cuò)率高，這就需要用到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

（三）文件安全管理存在漏洞。檔案內(nèi)有大量有價(jià)值的文件，對(duì)存儲(chǔ)提出了更高要求，必須做好檔案的保護(hù)工作。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，對(duì)于存儲(chǔ)的環(huán)境條件要求高，比如溫濕度等。此外，必須有健全的消防系統(tǒng)來(lái)避免意外火災(zāi)導(dǎo)致的威脅。但是再嚴(yán)格的管理也必然存在安全漏洞。此外，檔案還面臨失竊的威脅，如果電子文件和紙質(zhì)文件都沒(méi)有得到適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控和管理而導(dǎo)致丟失，將嚴(yán)重威脅文件管理的安全。

二、智慧檔案建設(shè)中的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用方向

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用極大地拓展了智慧檔案的功能，提高了檔案的服務(wù)效率，同時(shí)也提高了檔案的安全性。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)，智慧檔案實(shí)現(xiàn)了物理層面和信息層面的互聯(lián)，為社會(huì)檔案使用提供了一個(gè)高效的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。智慧檔案建設(shè)中的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用方向主要分為四個(gè)內(nèi)容，分別是：感知識(shí)別、文檔定位、文檔存儲(chǔ)、智能決策。比如RFID標(biāo)簽的應(yīng)用可以有效記錄文檔的所有信息，其可以在各類信息載體上，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的監(jiān)控。并可使用基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)和共享詳細(xì)的項(xiàng)目信息，以供各級(jí)檔案管理系統(tǒng)使用。詳情見(jiàn)表1。

表1 以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)的智慧檔案系統(tǒng)

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（一）感知識(shí)別。感知識(shí)別是物理世界與信息世界融合的重要環(huán)節(jié)。射頻識(shí)別(RFID)是1980年發(fā)展起來(lái)的一種新型自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。它利用射頻信號(hào)通過(guò)空間通信實(shí)現(xiàn)信息的無(wú)接觸傳輸，并通過(guò)傳輸?shù)男畔?shí)現(xiàn)個(gè)性識(shí)別。RFID標(biāo)簽包含檔案標(biāo)識(shí)、藏書地點(diǎn)、文件類別、書架信息、近期記錄、安全保護(hù)等多種信息。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，常用的是高頻無(wú)源標(biāo)簽，其通信頻率范圍為3～30MHz。除金屬材料外，該頻率波長(zhǎng)可透過(guò)大部分材料，但往往會(huì)縮短讀取距離，一般為1m左右，該頻段為全球通用，沒(méi)有特別限制。RFID標(biāo)簽還可以應(yīng)用于門禁系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)身份的識(shí)別認(rèn)證，并且引導(dǎo)人員完成檔案查閱的所有步驟，完成所有的感知識(shí)別活動(dòng)。

（二）定位系統(tǒng)。文檔位置攜帶三個(gè)關(guān)鍵信息：時(shí)間、空間和對(duì)象。對(duì)這些信息的使用不僅可以提供對(duì)時(shí)效性的服務(wù)，還可以提供個(gè)性化、定制化的服務(wù)。常用的定位技術(shù)包括TOA定位、TDOA定位、AOA定位和RSSI定位。在智慧檔案建設(shè)中常用的是RFID標(biāo)簽，優(yōu)點(diǎn)是成本低。定位系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)文檔的定位，還可以實(shí)現(xiàn)人員的定位，提高高效的服務(wù)，此外與GIS系統(tǒng)結(jié)合應(yīng)用，對(duì)于文檔的書目數(shù)據(jù)、借閱數(shù)據(jù)、檔案當(dāng)前所在位置都可以進(jìn)行定位，電子防盜系統(tǒng)也可以利用位置信息來(lái)追蹤文檔的軌跡。

（三）文檔存儲(chǔ)。文檔存儲(chǔ)數(shù)字化是近年來(lái)發(fā)展的主要方向。傳統(tǒng)的文檔介質(zhì)主要是紙質(zhì)，具有多種劣勢(shì)。隨著閱讀方式的網(wǎng)絡(luò)化，檔案數(shù)字化改造勢(shì)在必行，以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)距離應(yīng)用，滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。這就要求通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人與檔案的互聯(lián)，實(shí)時(shí)的感知檔案的信息。同時(shí)，與傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)相比，物聯(lián)網(wǎng)具有更深層次的智慧化特征，能夠處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析、聚合和計(jì)算，整合多維信息，從而支持智慧化管理決策。比如，大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，使得文檔的存儲(chǔ)以數(shù)據(jù)庫(kù)為主。通過(guò)分布式存儲(chǔ)與備份存儲(chǔ)大大提高了檔案的安全性，并通過(guò)各種應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)使用。所以云存儲(chǔ)是一個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)，以管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)。一旦智慧檔案嵌入云存儲(chǔ)平臺(tái)，所有檔案資源都可以通過(guò)虛擬化技術(shù)進(jìn)行管理和均勻分布。

（四）智能決策。智能決策體現(xiàn)在智慧檔案的使用階段，通過(guò)識(shí)別技術(shù)、定位技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的支撐，如何高效合理地使用檔案成為關(guān)鍵。其中數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過(guò)大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的合理應(yīng)用。通過(guò)不同的分類規(guī)則，數(shù)據(jù)挖掘可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的合理分類，在用戶使用檔案時(shí)通過(guò)識(shí)別需求后，對(duì)檔案進(jìn)行定位找到檔案的存儲(chǔ)位置，然后調(diào)取。整個(gè)過(guò)程是智能決策的過(guò)程，此外，智能決策還可以根據(jù)檔案的使用數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)，形成新的服務(wù)規(guī)則，不斷完善服務(wù)細(xì)節(jié)，以提高服務(wù)的效率。

三、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智慧檔案建設(shè)中的應(yīng)用

（一）智慧檔案中檔案存儲(chǔ)管理的應(yīng)用。在建設(shè)智慧檔案時(shí)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效提高檔案存儲(chǔ)管理的效率與安全性。通過(guò)RIFD技術(shù)，可以使用附加到文件的RIFD標(biāo)簽來(lái)定位文件。不僅方便管理文件存儲(chǔ)，也方便查閱文件，大大提高了檔案工作的效率，降低了存檔錯(cuò)誤的可能性，有效提升了智慧檔案管理的效率。應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造智慧檔案，是未來(lái)我國(guó)檔案管理系統(tǒng)智慧化建設(shè)的重要趨勢(shì)。

（二）檔案安全監(jiān)管的管理應(yīng)用。檔案安全是智慧檔案建設(shè)的重中之重，尤其在數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中如何防止檔案失竊尤為重要。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)不同檔案之間的聯(lián)系，并利用RIFD標(biāo)簽和WSN技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行定位跟蹤，不僅可以提高檔案的檢索效率，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)備份與防止盜竊。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)查詢，無(wú)須進(jìn)行定期盤點(diǎn)，在檔案出現(xiàn)缺失時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，因此物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效提高智慧檔案的安全監(jiān)管。

（三）在智慧檔案建設(shè)中的日常管理應(yīng)用。在智慧檔案管理的日常管理層面，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能起到很好的作用。比如，可以智能調(diào)整紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)溫濕度，利用溫濕度監(jiān)測(cè)裝置實(shí)時(shí)監(jiān)控并自動(dòng)調(diào)整；在火災(zāi)報(bào)警監(jiān)控和消防系統(tǒng)中，可以對(duì)與火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的煙霧傳感器進(jìn)行監(jiān)控，第一時(shí)間發(fā)送火災(zāi)報(bào)警信息；在檔案的通風(fēng)控制、照明控制上，都可以使用設(shè)備進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)整，并通過(guò)信息技術(shù)上傳到控制中心，實(shí)現(xiàn)真正的智慧管理。

（四）基于用戶需求的服務(wù)創(chuàng)新水平的管理應(yīng)用。智慧檔案的創(chuàng)建不僅限于自動(dòng)化，還要注意人們使用的感受和需要。因此，在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，智慧檔案的創(chuàng)建應(yīng)著眼于用戶的需求，引入創(chuàng)新的知識(shí)服務(wù)。利用RIFD技術(shù)，可以智慧判斷出用戶的需求，進(jìn)而分析用戶的需求，在此基礎(chǔ)上為用戶提供更精準(zhǔn)的信息服務(wù)。這種創(chuàng)新的知識(shí)服務(wù)不僅有效提高了文件搜索的效率，還簡(jiǎn)化了相應(yīng)的文件借閱流程，可以幫助用戶更快、更高效地找到所需文件。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)智慧化發(fā)展的程度越來(lái)越高，智慧檔案的建設(shè)發(fā)展越來(lái)越快。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程管理，并提高檔案文件存儲(chǔ)的安全性，不僅可以有效提高檔案的應(yīng)用效率，降低檔案管理中出現(xiàn)的差錯(cuò)，而且可以從根本上改變傳統(tǒng)檔案的管理方式?？梢哉f(shuō)，通過(guò)與現(xiàn)代信息技術(shù)的聯(lián)合應(yīng)用，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)從根本上改變了傳統(tǒng)檔案的管理與應(yīng)用方式，對(duì)于檔案在社會(huì)主義建設(shè)中發(fā)揮更大的作用意義重大。