汽車4S 店內(nèi)部控制現(xiàn)狀及策略研究

李 寧

(徐州文峰偉杰汽車銷售服務(wù)有限公司，江蘇 徐州 221000)

汽車4S 店主要是指在汽車行業(yè)內(nèi)由車輛銷售、零配件銷售、信息反饋與售后服務(wù)四個部分組成的四位一體特許經(jīng)營銷售模式，是整個汽車經(jīng)營業(yè)務(wù)的核心。 內(nèi)部控制是企業(yè)通過實施專業(yè)管理制度來有效監(jiān)管規(guī)避企業(yè)風險，遵循相關(guān)法規(guī)保證財務(wù)報告的真實可靠、維護資產(chǎn)完整、保障實現(xiàn)經(jīng)營目標等過程中，采取一系列自我規(guī)劃評價的約束和動態(tài)調(diào)整的行為所形成的管理規(guī)范。 現(xiàn)階段國內(nèi)的汽車行業(yè)市場環(huán)境受到新冠肺炎疫情、城市汽車限購令、環(huán)境保護政策、汽車網(wǎng)上銷售交易、綜合維修保養(yǎng)商不斷涌現(xiàn)等內(nèi)外因素的影響，導致汽車4S 店的綜合業(yè)務(wù)受到巨大沖擊并有日漸下降的趨勢，同時越來越低的利潤率、趨于白熱化的市場競爭等因素也給汽車4S 店模式帶來了新的嚴峻挑戰(zhàn)。 在這種新的形勢下，已有部分汽車4S 店因無法繼續(xù)運營而被迫關(guān)閉，此狀況下的汽車4S 店要想健康穩(wěn)步地提升業(yè)績并持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展，則更加需要科學有效的內(nèi)部控制體系來監(jiān)督內(nèi)控制度的執(zhí)行運營，防范并規(guī)避風險，提升自身的核心競爭力，以實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展戰(zhàn)略目標。

一、 汽車4S 店內(nèi)部控制體系的重要價值體現(xiàn)

(一)提高4S 店整體管理水平

汽車4S 店有一整套的內(nèi)部控制管理制度，在銷售和應(yīng)收賬款、采購和應(yīng)付賬款、現(xiàn)金和銀行存款、存貨和固定資產(chǎn)等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)方面，建立了執(zhí)行特定職能的授權(quán)機制。 汽車4S 店在高效運用內(nèi)部控制體系時能保證客戶和自身的資產(chǎn)安全，加強了各個環(huán)節(jié)的緊密銜接，促進了業(yè)務(wù)銷售部門與財務(wù)部門的交流。 例如銷售部門可以通過財務(wù)部編制的現(xiàn)金流量預(yù)算開展業(yè)務(wù)活動，有利于管理層更好地了解財務(wù)花銷。 在收款方面提醒客戶務(wù)必到收銀臺去交付車款或維修費用，業(yè)務(wù)人員不可代收或墊付，有利于資金和固定資產(chǎn)的控制。 汽車4S 店通過內(nèi)控打破了各部門之間的壁壘，促進了交流并提高了整體的管理水平。

(二)促進4S 店內(nèi)部管理規(guī)范

目前很多汽車4S 店執(zhí)行的是集團總部統(tǒng)一下發(fā)的內(nèi)控流程制度，在其理論化和程式化的指導下，內(nèi)部管理往往滯后于外在發(fā)展，無法與店內(nèi)實際情況相適應(yīng)，不能及時解決出現(xiàn)的問題。 汽車4S 店完善內(nèi)部控制管理規(guī)范機制，可以更好地明確各崗位管理職責，整合內(nèi)部資源，高效利用資金并明確資金流向，有利于公司開展監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)，及時修改和完善內(nèi)部存在的缺陷和不足，防止員工舞弊行為的發(fā)生。 加強內(nèi)部管理的執(zhí)行力度，能更好地規(guī)范自身內(nèi)部經(jīng)營活動。

(三)加強4S 店的市場競爭力

汽車行業(yè)內(nèi)的市場競爭已經(jīng)愈演愈烈，汽車4S店在外部整體規(guī)模擴張的帶動下，更需要建設(shè)科學合理的內(nèi)部控制體系，使得內(nèi)部控制系統(tǒng)能有效監(jiān)督和引領(lǐng)各項經(jīng)濟活動，結(jié)合當下實際的市場環(huán)境做出經(jīng)營方式的調(diào)整來提高公司運營效率。 利用合理的獎懲制度來監(jiān)督考核員工的工作情況，激發(fā)員工工作熱情的同時也能降低企業(yè)成本。 各部門之間有明確的分工職責和協(xié)作指導，能提高汽車4S店的合作力、凝聚力及盈利水平，為企業(yè)在激烈的市場競爭中提供了動力，最終使其在市場上占有一席之地并獲得更多資源。

二、 汽車4S 店內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)不相容崗位未分離，關(guān)鍵崗位定期輪崗制度缺失

汽車4S 店內(nèi)部控制管理制度的設(shè)計主體主要由不相容崗位分離、業(yè)務(wù)授權(quán)審批程序和企業(yè)風險評估三部分組成。 其目的分別為，不相容崗位分離以便確保企業(yè)資產(chǎn)安全完整，授權(quán)審批具體職責權(quán)限是用來保障有效處理經(jīng)營業(yè)務(wù)問題，根據(jù)實際狀況進行風險評估則能預(yù)防風險并及時堵塞企業(yè)內(nèi)部漏洞。 其中在汽車4S 店里的不相容崗位指的是，由一人擔任既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為又可能掩蓋這種錯誤和舞弊行為的職務(wù)。 比如出納和收銀是常見的不相容崗位，部分4S 店由于業(yè)務(wù)量下降而進行裁員，容易把出納和收銀合并由一人來擔任，會造成個別人員通過收款和到賬時間差利用各種優(yōu)惠券進行售后結(jié)算，利用內(nèi)控漏洞把優(yōu)惠券套用到正?？蛻艚Y(jié)算單上中飽私囊。 此外，關(guān)鍵崗位沒有定期輪崗也容易造成管理層無法識別某些錯誤，如財務(wù)和行政管理層長期在單店，個別行政人員通過預(yù)算編制人為做高費用，在財務(wù)報銷時候侵占多余費用。個別銷售顧問還會存在截留隨車贈予客戶的精品禮物，或以少交車輛購置稅為由進行低開機動車發(fā)票侵占公款。

(二)管理層未對業(yè)務(wù)進行嚴格審批

汽車4S 店必須通過主管領(lǐng)導審閱授權(quán)和總經(jīng)理審批程序，才能進行各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，比如簽訂汽車銷售打折、續(xù)保贈送或售后維修打折這些有權(quán)限的合同，但該授權(quán)審批制度在實際經(jīng)營過程中往往會出現(xiàn)管理上的漏洞。 個別銷售人員為了盡快簽單，不經(jīng)過財務(wù)部核價就直接收取客戶定金并口頭承諾贈送各種禮品、售后維修打折或保養(yǎng)等，在客戶提車結(jié)算時找各種理由延時或推脫管理層的審批。管理層沒有嚴格審批，導致失去有效控制業(yè)務(wù)和經(jīng)費的作用，從而失信于客戶，致使投訴增多，長此以往必然不利于4S 店的發(fā)展。

(三)汽車4S 店對審計工作不夠重視

汽車4S 店內(nèi)部控制中的審計部門保證了正確的財務(wù)信息和合法合規(guī)的經(jīng)營活動，但在實際履行過程中，汽車4S 店里往往缺少專業(yè)專職且有經(jīng)驗的審計人員，現(xiàn)有人員在制定業(yè)務(wù)流程和政策制度時太過于理論化，同時又沒有實際執(zhí)行權(quán)，導致不能落實審計制度，比如在以公司相關(guān)制度審計內(nèi)部重點賬目時，即使審計人員從理論中發(fā)現(xiàn)問題，也無權(quán)對責任部門采取懲罰措施。 還有的4S 店在審計項目時，管理層經(jīng)常是抽調(diào)單店財務(wù)人員進行交叉檢核，審計缺乏獨立性，甚至個別部門人員為了自身利益而篡改數(shù)據(jù)，不專業(yè)的審計人員不熟悉業(yè)務(wù)流程查不出存在的問題，在審計報告中缺少有針對性的整改意見，就造成了當事部門事后簡單應(yīng)付和稀泥的狀態(tài)，最終導致審計流于形式，無法發(fā)揮審計的真正作用。

(四)庫存管理不規(guī)范導致庫存積壓

當前很多汽車4S 店在存貨管理方面缺少科學合理的工具和方法，一些4S 店即使采用了相對先進的ERP 系統(tǒng)來推進庫存管理，但初期也僅限于在財務(wù)部門開展，這樣導致管理人員無法獲取有效信息數(shù)據(jù)進行存貨核算，影響4S 店整合共享內(nèi)部資源，在盤點庫存時容易造成賬實不符。 一部分4S 店通過加大存貨庫存量來獲取廠家更多的返利，但是廠家給4S 店設(shè)置了考核機制與返利掛鉤的政策，廠家系統(tǒng)提車計劃不符合4S 店實際情況，產(chǎn)生了庫存與銷售不匹配的問題，再加上現(xiàn)有庫存管理方法不規(guī)范，容易產(chǎn)生部分車型滯銷積壓、存貨時間過長的現(xiàn)象，致使4S 店的大量資金和多余財務(wù)費用被占用，增大了4S 店的管理成本。

(五)財務(wù)人員的流動導致數(shù)據(jù)失真

汽車4S 店的員工離職率偏高，財務(wù)人員流失現(xiàn)象嚴重，再加上財務(wù)管理基礎(chǔ)相對薄弱，財務(wù)人員沒有統(tǒng)一的處理事務(wù)方式，容易出現(xiàn)科目使用不規(guī)范、財務(wù)數(shù)據(jù)不連貫、會計記賬不嚴謹?shù)葐栴}，導致4S店收入和成本不匹配、往來賬目核對困難，不能反映真實的業(yè)務(wù)情況。 比如部分財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)預(yù)交定款與提車付款客戶不一致時，也會在銷售車款中籠統(tǒng)地按照最終開票入賬，售后結(jié)算也只根據(jù)賬上金額做收入而忽視不同贈券的變現(xiàn)，人員頻繁變動致使無人落實廠家返利情況及對接客戶應(yīng)收未收賬款，這些問題必然損害汽車4S 店的利益。

三、 汽車4S 店內(nèi)部控制優(yōu)化策略

(一)按照不相容崗位制度實施重要崗位定期輪崗制度

汽車4S 店在實際工作中應(yīng)當嚴格遵循不相容崗位的分離制度來進行活動，比如財務(wù)部門的出納、收銀崗位人員必須要分離。 汽車4S 店管理層還需要定期檢查和不定期審計該崗位以防出現(xiàn)財務(wù)風險問題，需要每日核對客戶車款收付是否一致，開具的發(fā)票、優(yōu)惠券的使用是否正確等工作，一旦該崗位有財務(wù)問題會讓4S 店出現(xiàn)重大損失。 汽車4S 店里的重要崗位也需要每隔三四年輪換一次，讓行政和財務(wù)等重要崗位上的負責人進行跨區(qū)域的輪崗，或者直接在不通知本人的情況下對相關(guān)崗位工作人員進行離崗檢查，該制度的實行可以有效監(jiān)督重要崗位工作人員的行為規(guī)范，規(guī)避人為因素造成汽車4S 店的損失。

(二)嚴格按照授權(quán)審批政策實施

財務(wù)人員收取定金時，必須以價格授權(quán)審批政策為依據(jù)嚴格審核訂單，業(yè)務(wù)人員在新車銷售過程中，銷售訂單及贈品與客戶當面簽字確認，并對空白合同進行入庫管理。 管理人員需要對售后部門事故車的維修、保養(yǎng)、贈券等確認并授權(quán)后，才可向客戶贈予，嚴禁出現(xiàn)先贈送后審批的現(xiàn)象。 行政部門審核公司日常費用，在審核無誤后統(tǒng)一立項并經(jīng)由公司負責人審批后執(zhí)行，嚴禁各部門出現(xiàn)無報備就自報自銷的行為。 對超出權(quán)限的特殊事項，由管理層報備上級領(lǐng)導，集團領(lǐng)導商討后通過特殊業(yè)務(wù)審批后執(zhí)行。

(三)加強專項審計和常規(guī)審計日?；?/h3>

內(nèi)部審計有效監(jiān)督了汽車4S 店內(nèi)部控制管理執(zhí)行情況，并能及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營決策錯誤和管理漏洞，降低了經(jīng)營風險。 汽車4S 店需要引進專業(yè)的審計人員來對所經(jīng)營的業(yè)務(wù)進行專項審計和常規(guī)審計。專業(yè)的審計人員需要精通4S 店的業(yè)務(wù)流程，并由銷售、財務(wù)等各部門管理級別人員組成審計小組去檢查汽車4S 店的經(jīng)營業(yè)務(wù)，結(jié)合店內(nèi)實際經(jīng)營狀況，對4S 店在運營過程中是否存在漏洞做出評判，對4S 店內(nèi)出現(xiàn)的異常情況進行追查，并分析原因直至找到源頭，這樣才能有效遏制各種舞弊行為，解決4S 店存在的真正問題。 4S 店的專項審計和常規(guī)審計相結(jié)合可針對性地重點整改店內(nèi)不合理的工作流程，促進企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展。

(四)優(yōu)化內(nèi)部控制流程，合理控制庫存

汽車4S 店需要動態(tài)管控庫存狀態(tài)。 在車輛入庫時工作人員要對廠家隨車商品交運單進行核對，并檢查車輛的整體狀況是否在運輸途中遭受撞擊破損，再由信息員、整車入庫管理員簽字確認。 在車輛出庫時也要全面核對整車收銀簽發(fā)的出門證是否有業(yè)務(wù)經(jīng)理、收款員、庫存管理人員的簽字確認。 同時，管理人員需要對在庫車輛進行定期盤點，及時更新車輛庫存臺賬。 此外，試駕車在賣給客戶時要按照市場的二手車價格，并對試駕車履行固定資產(chǎn)處置的審批流程，可以減少試駕車在倉庫滯留并占據(jù)4S 店監(jiān)管成本的情況。 這種嚴格的車輛出入庫的管理較好地實現(xiàn)了車輛庫存管理和整改，能夠使汽車4S 店盡可能做到動態(tài)管控庫存。

(五)加強員工培訓，控制人員流動性

汽車4S 店應(yīng)當保證員工的穩(wěn)定性，長期穩(wěn)定的財務(wù)人員能使4S 店的各項業(yè)務(wù)連貫一致，重視工作人員的培訓工作以便培養(yǎng)專業(yè)人才，尤其是財務(wù)人員的專業(yè)培訓，能使其深入了解4S 店的業(yè)務(wù)，再結(jié)合本身的財務(wù)專業(yè)崗位，為以后開展業(yè)財融合的工作打好基礎(chǔ)。 比如為避免出現(xiàn)代付款糾紛問題，需要客戶當面簽訂代付款證明，使用贈券時需要及時登記臺賬，專門人員要落實廠家返利是否順利到賬，禁止財物人員出現(xiàn)空崗現(xiàn)象等，同時4S 店還要在日常培訓中及時講解公司新政策，讓員工適應(yīng)新要求，加強企業(yè)文化建設(shè)，樹立全員內(nèi)控意識，讓員工認同公司理念，切實履行內(nèi)控職責，進而留住更多人才。

四、 結(jié)語

綜上所述，伴隨著4S 店在汽車領(lǐng)域內(nèi)數(shù)量和業(yè)務(wù)的不斷上升，其內(nèi)部控制必然會遇到更多問題。只有對汽車4S 店內(nèi)部控制現(xiàn)狀持續(xù)進行全面思考和探索，才能更好地做出內(nèi)部控制的措施和方案。明確各部門工作責任，嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，落實每位員工的執(zhí)行力，解決所存在的問題并實施切實可行的優(yōu)化方案才能有效規(guī)避風險，提高4S 店的整體盈利水平。 現(xiàn)階段的汽車4S 店的內(nèi)部控制工作依然任重道遠，只有使此項工作保持與時俱進，才能不斷提高內(nèi)部控制水平，規(guī)避財務(wù)風險，解決面臨的各種新型問題，促進4S 店整體前進。 4S 店各部門領(lǐng)導也需要促進各部門信息的交流，保證財務(wù)信息的準確性和真實性，為審計部門提供可靠的數(shù)據(jù)參考，便于制定相應(yīng)的發(fā)展決策，從根源上減少財務(wù)風險問題，促進企業(yè)未來的全面健康發(fā)展。 面對越來越激烈的市場競爭，加強內(nèi)部控制并不斷持續(xù)加深地優(yōu)化此項內(nèi)控制度，才能使4S 店在市場競爭中占據(jù)顯著優(yōu)勢，為4S 店在之后的業(yè)務(wù)開展中持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展保駕護航。