行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制研究

李夢(mèng)楠 黑河市文化和旅游服務(wù)中心

引言

貨幣資金是管理風(fēng)險(xiǎn)較大的資產(chǎn)，長(zhǎng)期以來(lái)貨幣資金都是行政事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)。為了確保貨幣資金得到合理、合法的應(yīng)用，有必要健全內(nèi)部控制體系。但是目前部分行政事業(yè)單位并沒(méi)有做好貨幣資金內(nèi)部控制工作，各項(xiàng)管理制度沒(méi)有落實(shí)到位，容易造成資源浪費(fèi)等問(wèn)題。因此，單位需要建立一套科學(xué)、完善的管理體系，形成全面的管控制度，減少舞弊現(xiàn)象發(fā)生的可能性，確保資金安全，促使單位活動(dòng)順利開(kāi)展。

一、行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制問(wèn)題與成因

(一)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

第一，在內(nèi)部控制環(huán)境方面。首先，行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員缺乏對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的意識(shí)。近年來(lái)我國(guó)對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的要求日趨嚴(yán)格，在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度背景下，財(cái)務(wù)人員需要對(duì)各類(lèi)知識(shí)融會(huì)貫通，要求采用的貨幣資金內(nèi)部控制方法能夠滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。但是部分行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員沒(méi)有對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制形成準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，單位也沒(méi)有組織財(cái)務(wù)人員開(kāi)展技能方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致部分人員在管理過(guò)程中缺乏相關(guān)知識(shí)。其次，單位內(nèi)部成員缺乏對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的了解。部分行政事業(yè)單位的成員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到貨幣資金內(nèi)部控制的重要性，管理意識(shí)薄弱影響了內(nèi)部控制效果的發(fā)揮。在行政事業(yè)單位內(nèi)部，成員不重視貨幣資金內(nèi)部控制的要求，沒(méi)有落實(shí)不相容職務(wù)相分離的管控要求，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)內(nèi)控工作的規(guī)劃，給單位的發(fā)展埋下隱患。

第二，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面。首先，貨幣資金管理方面內(nèi)部管控力度不足，部分行政事業(yè)單位為了工作便利，單位違規(guī)私設(shè)小金庫(kù)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一行為的危害，人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，給單位的發(fā)展埋下隱患。其次，缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。部分行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制機(jī)制形同虛設(shè)，沒(méi)有落實(shí)內(nèi)部控制的要求，缺乏風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，在單位的各項(xiàng)工作中沒(méi)有對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格管理。

第三，在控制活動(dòng)層面。首先，業(yè)務(wù)流程不完善。部分行政事業(yè)單位的人員沒(méi)有正確履行自身的職責(zé)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理流程不符合國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)要求。其次，票據(jù)管理不完善。在對(duì)票據(jù)管理的過(guò)程中，部分單位的人員沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算制度，還存在賬務(wù)處理不規(guī)范的問(wèn)題，甚至部分經(jīng)辦人員提供虛假發(fā)票，容易造成資金流失。

第四，在信息溝通層面。首先，部分行政事業(yè)單位的信息溝通不足。單位需要通過(guò)加強(qiáng)信息溝通改進(jìn)資金使用效果，但是部分單位內(nèi)部沒(méi)有形成有效的信息溝通機(jī)制，部分單位人員對(duì)于信息系統(tǒng)使用不夠熟練，沒(méi)有發(fā)揮內(nèi)控信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。其次，單位內(nèi)部沒(méi)有對(duì)貨幣資金的管理流程進(jìn)行有效的溝通，各部門(mén)之間存在信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題，影響了貨幣資金內(nèi)部控制效果。

第五，內(nèi)部監(jiān)督方面存在問(wèn)題。首先，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不健全。部分行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度不完善，制度執(zhí)行力不強(qiáng)，單位內(nèi)部監(jiān)督體系存在盲區(qū)，難以對(duì)貨幣資金使用的全流程進(jìn)行有效監(jiān)督。其次，會(huì)計(jì)監(jiān)督力度不足。近年來(lái)國(guó)家越來(lái)越重視行政事業(yè)單位的監(jiān)督工作，但是部分行政事業(yè)單位還存在會(huì)計(jì)管理的問(wèn)題，單位內(nèi)部從上到下對(duì)貨幣資金相關(guān)會(huì)計(jì)資料的真?zhèn)渭巴暾缘谋O(jiān)督力度不足，單位資金的收支監(jiān)督力度不足，授權(quán)審批等監(jiān)督力度也不夠。

(二)貨幣資金內(nèi)部控制問(wèn)題的成因

第一，內(nèi)部控制體系不夠完善。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系沒(méi)有受到足夠的重視，雖然近年來(lái)國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列管理的辦法，但是還有部分單位對(duì)于貨幣資金內(nèi)部控制管理的要求認(rèn)識(shí)不到位，基層的行政事業(yè)單位落實(shí)各項(xiàng)管理要求還需要一定的時(shí)間。

第二，缺乏改進(jìn)貨幣資金內(nèi)部控制制度的意識(shí)。我國(guó)行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的起步時(shí)間較晚，相關(guān)人員忽視貨幣資金內(nèi)部控制工作的重要性，容易導(dǎo)致制度不完善，給單位的工作帶來(lái)問(wèn)題，甚至部分單位還存在腐敗的問(wèn)題。當(dāng)今國(guó)家逐漸開(kāi)始簡(jiǎn)政放權(quán)，對(duì)行政事業(yè)單位貨幣資金的管理要求逐步重視，行政事業(yè)單位的貨幣資金內(nèi)部控制制度也在趨于完善，未來(lái)單位需要提高自身的管理意識(shí)。

第三，改進(jìn)貨幣資金內(nèi)部控制制度的動(dòng)力不足。長(zhǎng)期以來(lái)單位由國(guó)家撥款為支撐，沒(méi)有動(dòng)力規(guī)范單位貨幣基金內(nèi)部控制的制度，即便存在國(guó)有資產(chǎn)流失的問(wèn)題，單位內(nèi)部成員認(rèn)為國(guó)有資產(chǎn)流失與自身無(wú)關(guān)。加上上級(jí)的審計(jì)部門(mén)、紀(jì)委監(jiān)察等對(duì)單位的管理力度不足，很多單位的監(jiān)督長(zhǎng)期處于缺位狀態(tài)，導(dǎo)致單位忽視對(duì)貨幣基金內(nèi)部控制體系的完善。

第四，相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)能力不足。大部分行政事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人并非財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)出身，沒(méi)有了解過(guò)財(cái)務(wù)方面的工作，忽視對(duì)貨幣資金內(nèi)控制度的建設(shè)。雖然行政事業(yè)單位內(nèi)部管理層有部分人員具有財(cái)務(wù)方面的知識(shí)，但是沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的培訓(xùn)，缺乏貨幣資金內(nèi)部控制的理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力，相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)不足，財(cái)會(huì)知識(shí)體系也不夠完善，導(dǎo)致貨幣資金內(nèi)部控制體系不完善。

二、行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制對(duì)策

(一)健全貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境

第一，建立有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度。行政事業(yè)單位需要健全貨幣資金管理制度和內(nèi)部控制制度，健全財(cái)務(wù)人員的工作規(guī)范，依照法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的要求對(duì)內(nèi)部管理工作明確管理規(guī)定，確保會(huì)計(jì)資料真實(shí)完善，確保財(cái)務(wù)報(bào)告可靠。通過(guò)制定貨幣資金支出定額標(biāo)準(zhǔn)編制收支規(guī)劃，確保收支工作具有可追溯性，提高貨幣資金內(nèi)部控制的可操作性，加強(qiáng)資金撥付管控，并在單位內(nèi)部制定恰當(dāng)?shù)膷徫回?zé)任制和輪崗制度，按照內(nèi)部控制的要求對(duì)各項(xiàng)貨幣資金管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管。

第二，提高行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的重視。行政事業(yè)單位要建立良好的貨幣資金內(nèi)部控制體系，就需要樹(shù)立正確的內(nèi)部控制理念。首先，單位的領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化思想意識(shí)，明確帶頭責(zé)任，對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制工作有足夠認(rèn)識(shí)，從而對(duì)單位內(nèi)部的全體成員開(kāi)展思想教育。其次，單位要按照上級(jí)部門(mén)的要求定期對(duì)單位內(nèi)部的人員開(kāi)展講座培訓(xùn)，通過(guò)專(zhuān)題講座、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等方式，提高全體成員參與貨幣資金內(nèi)部控制工作的積極性。同時(shí)，單位還需要針對(duì)培訓(xùn)的效果制定合理的獎(jiǎng)懲措施，鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與到各項(xiàng)內(nèi)部控制體系的培訓(xùn)過(guò)程中，提高自身的內(nèi)部控制水平。

第三，加強(qiáng)對(duì)人員的管理。行政事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理，通過(guò)提高財(cái)務(wù)人員素養(yǎng)，讓財(cái)務(wù)人員對(duì)貨幣資金管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，并要求單位全體成員在日常工作中不斷學(xué)習(xí)與積累相關(guān)知識(shí)，以提高對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的掌握。財(cái)務(wù)人員要確保資金的支付和轉(zhuǎn)移得到有效管控，并針對(duì)可能存在的各類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行防范。單位要定期組織相關(guān)人員開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高貨幣資金相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，確保各崗位熟悉相關(guān)法規(guī)和制度，有效履行管理職責(zé)，提高工作水平和管理效率，促使內(nèi)部控制目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

第四，加強(qiáng)單位文化建設(shè)。內(nèi)部控制文化是員工在工作中形成對(duì)內(nèi)部控制機(jī)制的認(rèn)可，因此，單位需要在日常培訓(xùn)等過(guò)程中讓員工感受到貨幣資金內(nèi)部控制的重要性，并在企業(yè)文化中形成對(duì)內(nèi)控工作的認(rèn)可，促使員工主動(dòng)參與到內(nèi)控工作的管理中。行政事業(yè)單位內(nèi)部要形成有效的內(nèi)部控制文化，根據(jù)自身實(shí)際情況加強(qiáng)文化建設(shè)，通過(guò)下發(fā)文件、宣傳、培訓(xùn)等方式，讓全體成員認(rèn)識(shí)到貨幣資金內(nèi)部控制的要求，以培養(yǎng)全體成員的內(nèi)部控制意識(shí)，將內(nèi)部控制的要求主動(dòng)落實(shí)到日常工作中。

(二)提高風(fēng)險(xiǎn)管理能力

第一，重視風(fēng)險(xiǎn)管理。行政事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培訓(xùn)，提高單位成員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的了解程度，認(rèn)識(shí)到貨幣資金在使用過(guò)程中可能產(chǎn)生的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，按照風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和風(fēng)險(xiǎn)的影響程度分級(jí)管理。行政事業(yè)單位全體成員需要加強(qiáng)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制要求的執(zhí)行，避免違法犯罪行為的發(fā)生，規(guī)范單位內(nèi)部的各項(xiàng)審批，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)章制度對(duì)貨幣資金的使用權(quán)限進(jìn)行審批，對(duì)銀行賬戶(hù)進(jìn)行嚴(yán)格管理。

第二，建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。行政事業(yè)單位要定期對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，合理分析單位涉及經(jīng)濟(jì)的相關(guān)活動(dòng)與可能存在的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，并制定行之有效的應(yīng)對(duì)方法。在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程中，如果外部經(jīng)濟(jì)和內(nèi)部管理發(fā)生重大變化，需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估。行政事業(yè)單位要重點(diǎn)關(guān)注資產(chǎn)管理、收支管理、合同項(xiàng)目管理、建設(shè)項(xiàng)目管理幾個(gè)方面，動(dòng)態(tài)管控內(nèi)部控制機(jī)制，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果采取有效的改進(jìn)措施，在解決內(nèi)部控制問(wèn)題的同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的范圍內(nèi)。

(三)完善貨幣資金的控制活動(dòng)

第一，貫徹落實(shí)全面預(yù)算管理的要求。行政事業(yè)單位要完善預(yù)算的編制，確保各項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確性和恰當(dāng)性。單位在預(yù)算執(zhí)行中，要貫徹落實(shí)全面預(yù)算管理的相關(guān)制度，完善預(yù)算管理系統(tǒng)，確保各項(xiàng)資金支出符合預(yù)算要求。將預(yù)算編制、上報(bào)批準(zhǔn)、執(zhí)行、審核、等各環(huán)節(jié)統(tǒng)籌管理，健全管理監(jiān)督流程，統(tǒng)籌安排貨幣資金的流動(dòng)管控。

第二，規(guī)范會(huì)計(jì)核算。隨著新政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)施，行政事業(yè)單位需要完善會(huì)計(jì)核算制度，促使單位的會(huì)計(jì)核算工作走向合理化與規(guī)范化，確保會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確。行政事業(yè)單位要嚴(yán)格按照新政府會(huì)計(jì)制度的要求統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能，改進(jìn)預(yù)算會(huì)計(jì)功能，合理核算基建會(huì)計(jì)，形成規(guī)范的會(huì)計(jì)核算體系，確保會(huì)計(jì)發(fā)揮應(yīng)有的作用。在業(yè)務(wù)方面，單位要嚴(yán)格落實(shí)不相容的職務(wù)相分離的原則，對(duì)貨幣資金不相容職務(wù)明確管理要求，降低貨幣資金使用中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，防范舞弊的問(wèn)題，嚴(yán)格控制單位的資金收支。在票據(jù)管理方面，行政事業(yè)單位要明確票據(jù)管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做好備查登記，防范票據(jù)遺失等問(wèn)題。

第三，規(guī)范財(cái)務(wù)收支管理。行政事業(yè)單位應(yīng)該按照內(nèi)部授權(quán)審批制度、預(yù)決算制度落實(shí)審批責(zé)任，確保每筆收支清晰可靠。單位內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作要由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一管理，成立工作小組，避免私設(shè)賬簿和兩套賬的情況。單位的支出項(xiàng)目要嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)支出管理的要求，對(duì)票據(jù)自上而下開(kāi)展審批，經(jīng)過(guò)層層人員的簽字之后方可通過(guò)。在資金支付過(guò)程中，要符合國(guó)庫(kù)集中支付、政府采購(gòu)、公務(wù)卡結(jié)算等相關(guān)規(guī)定，避免不符合會(huì)計(jì)法規(guī)制度的開(kāi)支，避免違規(guī)操作的問(wèn)題。

第四，不斷規(guī)范貨幣資金管理的業(yè)務(wù)流程。首先，加強(qiáng)預(yù)算管理制度。資金預(yù)算體系是否完整直接影響到資金的使用狀況。行政事業(yè)單位要避免資金不足或過(guò)剩的問(wèn)題，高效使用資金，使其發(fā)揮最大的效用，促使單位的各項(xiàng)活動(dòng)都按照進(jìn)單位管理要求開(kāi)展。在資金運(yùn)用的過(guò)程中，不同單位的管理目標(biāo)有所差異，資金應(yīng)用需求也有差異，單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況合理利用資金，將資金發(fā)揮出最大的效益，促使單位的各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，并協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序運(yùn)作。單位要求全體員工懂法守法，在工作過(guò)程中按照法規(guī)開(kāi)展資金管控。其次，行政事業(yè)單位要以預(yù)算為依據(jù)，盡可能控制單位的支出。預(yù)算是為了控制資金的花銷(xiāo)，但并非一味節(jié)省資金。行政事業(yè)單位需要根據(jù)具體的業(yè)務(wù)方案改善資金管理體系，幫助單位更好地開(kāi)展各項(xiàng)工作。單位在每年年初，需要制定完善的資金管理方案，并將預(yù)算提交給管理層審批，形成有效的資金成本控制制度，并將資金管理的要求進(jìn)行分解，分解為具體的指標(biāo)，再分配到不同的工作人員，形成良好的獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)單位工作人員更好地運(yùn)用貨幣資金。

(四)促進(jìn)貨幣資金管理的信息傳遞信息溝通

作為幫助行政事業(yè)單位規(guī)避各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的有效手段，行政事業(yè)單位要建立完善的信息溝通系統(tǒng)，提高內(nèi)部控制的效果，建立信息溝通歸口管理機(jī)制，將單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)集成到信息系統(tǒng)中，盡可能避免人為操作給內(nèi)部控制造成的影響，提高財(cái)務(wù)信息的透明度，確保各類(lèi)信息管理工作具有規(guī)范性，最大程度地降低舞弊的可能性，促進(jìn)單位內(nèi)部形成相互交流、相互學(xué)習(xí)的氛圍。行政事業(yè)單位要特別關(guān)注資金分配、使用過(guò)程中的溝通，通過(guò)加強(qiáng)信息統(tǒng)建設(shè)自動(dòng)跟蹤資金的使用情況，確保各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)對(duì)貨幣資金信息的及時(shí)交流，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。

(五)加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的監(jiān)督

第一，加強(qiáng)審計(jì)力度。行政事業(yè)單位要對(duì)貨幣資金進(jìn)行全方位審核，健全審核辦法，明確審核重點(diǎn)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行、轉(zhuǎn)移支付、貨幣資金收支等環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)檢查工作需要積極配合，主動(dòng)安排排查工作，對(duì)開(kāi)展檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，避免貨幣資金內(nèi)控失效的問(wèn)題。

第二，完善外部監(jiān)督和內(nèi)部審計(jì)。單位要建立有效的內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，對(duì)單位貨幣資金管理過(guò)程中存在各類(lèi)問(wèn)題加強(qiáng)管理，對(duì)相關(guān)問(wèn)題予以調(diào)整，防范資金在管理過(guò)程中存在的各類(lèi)漏洞。同時(shí)單位需要建立舉報(bào)機(jī)制與反饋機(jī)制，設(shè)置舉報(bào)途徑，做好對(duì)舉報(bào)人的保密工作，并使舉報(bào)制度形成長(zhǎng)效機(jī)制。

三、結(jié)語(yǔ)

本文分析了行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題及成因，通過(guò)COSO委員會(huì)內(nèi)部控制五要素的角度，從五個(gè)角度論述了完善貨幣資金內(nèi)部控制體系的建議，認(rèn)為行政事業(yè)單位在未來(lái)發(fā)展的過(guò)程中，需要針對(duì)自身貨幣資金內(nèi)部控制情況對(duì)內(nèi)部控制體系不斷優(yōu)化與調(diào)整，以確保貨幣資金得到有效的管控。